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1-10-2016 TALLER MICROSOFT

EXCEL 2016
IDENTIFICACIN DE LOS ELEMENTOS
QUE CONFORMAN EL ENTORNO
GRAFICO DE MICROSOFT EXCEL 2016

LEYDI GAVIRIA SALCEDO


SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE | CENTRO
DE LA CONSTRUCCIN REGIONAL VALLE2016
1

ACTIVIDAD No. 1 Iniciar Excel 2016

1. Crear un acceso directo el escritorio y anclar a la barra de tareas y al men de inicio los
programas Excel, Word y PowerPoint 2010; y Tomar un pantallazo del escritorio de su
computador donde se evidencie claramente los accesos directos y los programas se
anclados, pguelo en el archivo de WORD creado, redacte una descripcin corta de la
actividad.

En este primer punto lo que se realizo fue buscar en los programas de Windows los 3 paquetes de
office llamados: Word, Excel y PowerPoint y se cre primero sus respectivos accesos directos en el
escritorio, se anclaron tambin al inicio y a la barra de tareas para de esta forma tener un fcil y
rpido acceso a ellos.
2

ACTIVIDAD No. 2 Identificar los elementos del entorno grafico de Microsoft office Excel 2016

2.1 Identifique cada uno de los elementos enumerados en la figura 2, rellenando los espacios en
blanco de la siguiente tabla: (no se permite que usted copie y pegue la informacin debe redactar
con sus propias palabras la descripcin o funcin que cumple el elemento), revise las referencias y
la web grafa al final de este taller para desarrollar estas actividades.

No NOMBRE ELEMENTO DESCRIPCIN DEL ELEMENTO


Barra de herramientas personalizable para tener a
1 Barra de herramientas de acceso rpido disposicin los comandos usados con mayor frecuencia.
La ficha nos permite administrar documentos y datos
2 Ficha Archivo relacionados sobre ellos, como crear, guardar y enviar
documentos.
Funcionan como indicadores generales que contienen
3 Fichas grupos y comandos especficos para ejecutas
determinadas acciones.
Sirve para dar formato a los nmeros de una celda
4 Ficha Nmero

Permite elegir entre varias opciones de formatos


especficos de contabilidad y especificar si deseamos
5 Formato de nmeros de contabilidad
agregar el smbolo de pesos, dlares americanos, el
smbolo de euros entre otros.
Algunos grupos tienen una pequea flecha diagonal en la
esquina inferior derecho; al hacer clic sobre esta, se abre
6 Selector de cuadro de dilogos
un cuadro de dialogo que nos permite ver ms opciones
relacionada con el grupo.
Permiten minimizar, maximizar, restaurar o cerrar la
7 Botones de control aplicacin que se est ejecutando
Muestra u oculta la cinta de opciones. Si la cinta de
8 Botn de control de la cinta de opciones opciones esta oculta, solo se muestra los nombres de las
fichas.
Abre la pgina de ayuda de Microsoft Office
9 Ayuda

Al igual que los botones de control de la ventana en la que


10 Botones de control del libro activo se ejecuta la aplicacin, los botones de control del libro
permiten minimizarlo, maximizarlo, restaurarlo o cerrarlo.
3

2.2 Seleccione cada una de las fichas que componen la cinta de opciones, tome un pantallazo de
cada una de ellas, demarque los diferentes grupos lgicos que las componen relacionando cada
nombre del grupo, recortando solo el rea de cada una de fichas del programa:

1. Ficha Inicio

2. Ficha Insertar

3. Ficha Diseo de pagina

4. Ficha Formulas

5. Ficha Datos

6. Ficha Revisar

7. Ficha Vista
4

2.3 Realice una tabla donde describa las funciones de cada una de las siete fichas de la cinta de
opciones. Consulte el material de apoyo disponible en la plataforma BLACKBOARD.

No NOMBRE ELEMENTO FUNCIN


La ficha inicio posee grupos y comandos vinculados con los formatos
de las celdas y con su alineacin; las opciones para copiar, cortar y
1 Ficha Inicio
pegar porciones de la plantilla y otras funciones asociadas con la
bsqueda y con el ordenamiento de datos.
Desde la ficha insertar podemos incluir tablas dinmicas, grficos,
2 Ficha Insertar monogrficos, e imgenes. Tambin es posible agregar cuadros de
texto o encabezados de pgina, entre otras opciones de insercin.
Desde la ficha diseo de pgina podemos configurar la pgina o
aplicar temas, que son un conjunto de formatos relacionados con el
3 Ficha Diseo de pagina
aspecto de nuestra plantilla, que ya se encuentran prediseados y
listos para ser aplicados.
La ficha formulas est orientada al manejo de las funciones propias
4 Ficha Formulas de Excel. Por otro lado, desde el grupo biblioteca de funciones
podemos acceder a las distintas funciones, agrupada por categoras.
Dentro de la ficha datos encontraremos comandos relacionados con
5 Ficha Datos el ordenamiento de datos, filtros y herramientas vinculada con el
manejo de datos, como las validaciones y las consolidaciones.
La ficha revisar incluye las herramientas destinada al control de la
ortografa y de la traduccin, adems de herramientas relacionadas
6 Ficha Revisar
con la inclusin de comentarios en las celdas y con la proteccin de la
informacin.
La ficha vista incluye grupos relacionados con las distintas formas de
visualizar datos que nos proporciona Excel; tambin encontraremos
7 Ficha Vista
comandos que nos permitirn administrar las ventanas con mayor
facilidad cuando trabajamos con varios libros al mismo tiempo.

2.4 Identifique cada uno de los elementos enumerados en la figura 3, rellenando los espacios en
blanco en la siguiente tabla: (no se permite que usted copie y pegue la informacin debe redactar
con sus propias palabras la descripcin o funcin que cumple el elemento)
5

Es la celda seleccionada, y se puede identificar por que


1 Celda seleccionada muestra un doble borde, adems se ilumina la letra y el
nmero de la columna y la fila a la cual pertenece.
Las filas son los espacios horizontales en los cuales se divide
2 Filas una hoja de Excel y se identifican con nmeros.
Las columnas con los espacios verticales en los que se divide
3 Columnas una hoja de Excel y estas se identifican con letras.
Aqu podemos ver la posicin referenciada con la letra y
4 Cuadro de nombres numero de la celda que se encuentra activa.
Aqu se muestra el contenido de la celda activa y si el
5 Barra de formulas contenido de la celda se obtiene a travs de una formula nos
muestra la formula.
La barra de estado nos mantiene informados sobre el modo
6 Barra de estado actual de Excel, aqu tambin podemos realizar auto clculos
con las tres operaciones bsicas.
Nos permite agregar una nueva hoja de Excel a nuestro libro.
7 Nueva hoja

Barra de desplazamiento Nos permita desplazarnos de manera horizontal a travs de la


8 hoja en la que estamos actualmente.
horizontal
El zoom nos permita cambiar el porcentaje de tamao a
9 Zoom nuestra vista de la hoja de clculo.
Nos permite cambiar la hoja de Excel entre tres tipos de vista
10 Seleccin de vista diferentes los cuales son vista normal, diseo de pgina y vista
previa de salto de pgina.
Si se para sobre el selector y se hace clic entonces se selecciona
11 Selector toda la hoja de Excel.
Botn de control de barra de Nos permite hacer ampliar el tamao de la barra de formulas
12
formulas
Este botn nos permite abrir un cuadro de dialogo para poder
13 Insertar funcin acceder a las diferentes opciones de funciones.

ACTIVIDAD DE APRENDIZAJE No. 3 Examinar los componentes, generalidades y opciones bsicas


de la hoja de clculo.

1. Cuntas hojas de clculo tiene un libro de Excel cuando abre un libro nuevo?
En el caso de Excel 2010 2013 un libro nuevo tiene 3 hojas, pero en el caso de versiones
ms actuales como Excel 2016 un libro nuevo solo tiene 1 hoja.

2. Qu nombre toma un archivo de Excel cuando se inicia el programa?


Toma el nombre de Libro1.

3. Qu es un libro de trabajo y una hoja de trabajo en Excel?


Un libro de trabajo es un archivo que contiene una o ms hojas de clculo que permiten
introducir y almacenar datos relacionados. Una hoja de trabajo en Excel se conoce tambin
6

como hoja de clculo Excel y est compuesta por filas y columnas, las cuales forman celdas
en las que se puede ingresar datos y formulas.

4. Cuntas columnas, filas y celdas componen una hoja de clculo en Excel 2010-2013?
Una hoja de Excel contiene 1,048,576 filas y 16,384 columnas para un total de
1.7179869181010 celdas.

5. Cmo se nombran las filas y las columnas dentro de una hoja de Excel?
Las filas se nombran con nmeros y las columnas se nombran con letras.

6. Cmo se determina en la pantalla cul es la celda activa actual?


Podemos ver cul es la celda activa actual mediante el cuadro de nombres ya que aqu se
muestra la letra y numero de la celda activa.

7. Cmo Excel nombra las celdas en su rea de trabajo?


Las celdas se nombran mediante la combinacin de filas y columnas, tomando una letra y
un nmero los cuales forman una celda.

8. Cmo se cambia el nombre de las celdas (describa el procedimiento)?


Se da clic derecho sobre la celda a la cual se le quiere cambiar el nombre y se selecciona la
opcin Definir nombre, luego de esto nos aparece una ventana donde nos pide el nombre
que le queremos dar a la celda, colocamos el nombre que deseamos y damos clic en aceptar.

9. Qu es un rango de celdas y como son nombrados por Excel dentro de las formulas y
funciones?
Un rango en Excel es un conjunto de celdas contiguas, es decir que estn una junto a la otra
y que pueden ser seleccionadas para realizar alguna operacin con ellas, los rangos son
nombrados tomando la celda de inicio por ejemplo A1 y la celda de fin del rango por ejemplo
A5, separados por dos puntos (:) es decir A1:A2 lo cual forma un rango.

10. Cmo Puedo asignar nombre a un rango de celdas en Excel (describa el procedimiento)?
Primero debemos seleccionar el rango en nuestra hoja de Excel y seguido al igual que para
nombrar una celda damos clic derecho sobre el rango y seleccionamos la opcin definir
nombre, damos el nombre que queremos darle al rango y clic en aceptar.

11. Qu opciones puedo utilizar para verificar que los nombres de las celdas y rangos fueron
creados en una hoja de clculo?
Podemos usar la ficha formulas en la cual tenemos la opcin Administrador de nombres en
el cual nos aparecen todos los nombres de celdas y rangos que se han creado y en la hoja
de clculo actual.
7

12. Realice una tabla donde identifique la funcin que cumplen los elementos del siguiente
grfico.

No NOMBRE ELEMENTO FUNCIN


Permite elegir el formato de las celdas, como por ejemplo
1 Tipo de dato numrico porcentaje, moneda, fecha u hora
Disminuye el nmero de decimales en la celda.
2 Disminuir decimales

Muestra ms decimales para obtener un nmero ms preciso.


3 Agregar decimales

Agrega al nmero en la celda un separador de miles si es


4 Agregar separador de miles necesario.
Muestra el valor de la celda como un porcentaje.
5 Formato de porcentaje

Da formato de pesos, dlares, euros u otra moneda a la celda.


6 Formato de moneda

13. Para qu sirve la opcin copiar formato? (brocha en el grupo lgico portapapeles)
La opcin copiar formato nos sirve para aplicar rpidamente el mismo formato de una celda
en otra tal como el color, el estilo de fuente, el tamao etc.

14. Copiar, cortar y pegar son prcticas bsicas en cualquier aplicacin ofimtica. Pero en Excel
existen varias formas diferentes de pegado que cubren muchas opciones, Identifique las
opciones de pegado de Excel 2010 en la siguiente grfica, cree una tabla donde consigne
esta informacin tal y como se muestra ms abajo.
8

No NOMBRE DE LA
FUNCIN QUE CUMPLE
OPCIN

Pega solo valores. Si las celdas de origen tienen formulas, pega


1 Valores
directamente su resultado. No mantiene formatos, enlaces ni comentarios.

Pega el contenido transponiendo la orientacin, es decir que lo que est


2 Transponer
en filas se pega en columnas y lo que est en columnas se pega en filas.

Pega un vnculo al contenido de origen, de tal modo que, si se cambia,


3 Pegar vinculo
tambin cambia el de la celda que est vinculada.

Pega el contenido tal como aparece en las celdas de origen, incluyendo


4 Pegar
formatos, enlaces, hipervnculos y cometarios.

5 Formulas Pega las formulas, pero sin formatos, vnculos ni comentarios

Pega los formatos de celda y nmero (General, Numero, Moneda, etc.)


6 Formato
pero no el contenido.

15. Realice una tabla y consigne en ella los diferentes errores que muestra Excel cuando
realizamos clculos o introducimos datos de manera incorrecta.

ERROR CAUSA

Cuando el valor no est disponible para una frmula es decir que faltan datos y es su
#N/A!
lugar se coloca #N/A!

Este error es de referencia, cuando Excel busca una celda que se ha utilizado y no es
#REF! vlida, puede ser caudada porque se ha eliminado la celda o se han pegado celdas
movidas sobre las que se haban utilizado formulas.

Este error se produce cuando se escriben valores numricos no validos en una


#NUM! formula por ejemplo se trata de multiplicar una celda que contiene un numero con
una celda que contiene un nombre.

Aparece cuando se digita mal el nombre de una formula o cuando la formula no


#NOMBRE?
existe.

Este error se muestra cuando se trata de realizar una divisin por cero o cuando se
#DIV/0!
divide por una celda vaca.
9

Este error aparece cuando le damos a la formula un argumento diferente al que est
#VALOR!
esperando por ejemplo se ha escrito un texto y la formula espera un nmero.

Cuando se especifica una interseccin de datos de dos reas que no forman una
#NULO!
interseccin, por ejemplo, cuando se utiliza un operador de rango incorrecto.

16. Cmo nos podemos desplazar en la hoja de clculo haciendo uso del teclado?
Nos podemos desplazar por las celdas de una hoja de clculo haciendo uso de las flechas de
direccin del teclado.

17. Cmo puedo moverme por las diferentes hojas de clculo que componen un libro haciendo
uso del teclado?
Nos podemos mover por las hojas de clculo haciendo uso de los siguientes atajos de
teclado:

18. Qu es una funcin en EXCEL (cite 5 funciones bsicas)?

Una funcin es una frmula predefinida que realiza los clculos utilizando valores
especficos en un orden particular. Una de las principales ventajas es que ahorran tiempo
porque ya no es necesario que la escribas uno mismo.

Suma: Con esta funcin lo que calculamos es la suma de todos los nmeros de un conjunto
de datos (tambin denominado rango) por ejemplo para calcular la suma del rango que va
de la celda A1 hasta la celda A5 seria:
=SUMA(A1: A5)

Producto: Multiplica todos los nmeros obteniendo el producto de dichos nmeros. Por
ejemplo, para multiplicar todos los numero del rango que va de la celda A1 hasta la celda
A5 seria:
10

=PRODUCTO(A1:A5)

Potencia: Eleva un nmero a una potencia especificada y su sintaxis seria.


= POTENCIA(nmero, potencia)

Raz: Obtiene la raz cuadrada de un nmero.


=RAIZ(nmero)

Promedio: Obtiene el promedio de los nmeros especificados, como por ejemplo:


=PROMEDIO(73, 52, 87, 13, 39)

Lo cual dara como resultado 52.8.

19. Realice un mapa conceptual donde relacione los operadores en Excel (aritmticos, de
comparacin, de texto y de referencia)

20. Qu es una formula en EXCEL (realice 3 ejemplos)?


Una formula en Excel es un cdigo especial que introducimos en una celda. Ese cdigo
realiza algunos clculos y nos regresa un resultado que se muestra en la celda.

=5+5 lo cual no mostrara en la celda el resultado en 10


=5/5 lo cual no mostrara en la celda el resultado en 1
=5+5*2 lo cual no mostrara en la celda el resultado en 15
11

21. Indique los rangos de los siguientes grupos de celdas mostrados en la grfica. Ejemplo.

Rango 3: (E2:F6)

Rango 1: (A2:C6)
Rango 2: (A8:F9)
Rango 4: (A11:F15)
Rango 5: (G2: G17)

22. Qu es la vista Backstage MS Excel 2010, describa brevemente las herramientas que la
componen?
La vista Backstage de Excel es el lugar donde se gestionan los archivos y sus datos, es decir,
es el lugar en Excel donde tienes acceso a las caractersticas del archivo y a las cosas que se
pueden hacer con l como por ejemplo guardarlo, cerrarlo, abrir uno nuevo, etc.

Informacin: se observa todas las caractersticas del documento. Se puede restringir,


comprobar la compatibilidad con versiones anteriores y recuperar archivos no guardados.

Imprimir
Se accede a los comandos imprimir tu documento. Adems, cuentas con una vista previa
que te mostrar un ejemplo de cmo se ver tu documento en el papel.

Nuevo
Te brindar diferentes para crear documentos en blanco o con plantillas.

Reciente
Encontrars una lista en el panel derecho, con los ltimos documentos.
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Opciones
Personaliza Word 2010, modificando la configuracin de ciertas caractersticas que vienen
predefinidas en el programa.

Ayuda
Podrs resolver las dudas que tengas en cuanto al funcionamiento de los programas
contenidos en el paquete de Office, adems buscar e instalar actualizaciones.

Guardar y enviar
Podrs compartir tus documentos en la red, enviarlos por correo electrnico o guardarlos
en formato PDF.

23. Al crear un libro nuevo aparecen las opciones de plantillas prediseadas en Excel, Cite por
lo menos 5 de estas plantillas disponibles en MS EXCEL 2010.

Libro en blanco
Anlisis de flujo de efectivo
Informacin de calendario
Conciliacin bancaria mensual
Informe de rendimiento

24. Listar las diferentes formas que adopta el puntero del Mouse segn la posicin y la funcin
que cumplen (Complete un cuadro descriptivo donde explique para que se usan cada uno).

FORMA PUNTERO DESCRIPCIN


Se muestra cuando se posiciona fuera del rea de
Normal trabajo. Permite la seleccin de opciones en las barras
de men, de herramientas, de desplazamiento,
controles minimizar, maximizar/restaurar y cerrar.
Cursor de seleccin Se muestra cuando estamos posicionados sobre las
celdas de la hoja de Excel y permite seleccionar una
celda haciendo clic sobre ella, o seleccionar un rango si
hacemos clic y sostenemos el mouse desplazndolo
Cursor de arrastre Cuando se selecciona una celda o un rango de celdas,
en la esquina de la seleccin el cursor toma la forma de
una cruz simple delgada y sirve para arrastrar el
contenido de la celda o rango, sea como una copia
idntica o para rellenar una serie.
Cursor de mover Se muestra sobre la celda seleccionada al
posicionarnos sobre los lmites de esta y sirve para
mover el contenido de una celda a otra.
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Copiar Formato de Se muestra cuando seleccionamos la opcin copiar


celda formato y sirve para copiar el formato de una celda a
otra.
Modificar Tamao de Se muestra cuando nos posicionamos sobre los
filas nmeros de las filas que aparecen en la parte izquierda
de la hoja de Excel y sirve para cambiar el alto de la fila.
Modificar Tamao de Se muestra cuando nos posicionamos sobre las letras
columnas de las columnas que aparecen en la parte superior de
la hoja de Excel y sirve para cambiar el ancho de las
columnas.
Seleccin de columnas Aparece cuando posicionamos el cursor sobre una
columna en una de las letras y sirve para seleccionar
toda una columna.
Seleccin de filas Aparece cuando posicionamos el cursor sobre una fila
en uno de los nmeros de las filas y sirve para
seleccionar toda una fila de la hoja Excel.

ACTIVIDAD DE APRENDIZAJE No. 4 Describir las funciones de las fichas contenidas en la cinta de
opciones del programa.

1. Es esencial tener en cuenta que en la cinta de opciones no aparecen todos los comandos
que existen, ya que muchos de ellos solo se muestran cuando est activa la operacin que
los pueda necesitar. Por ejemplo, si se inserta una forma aparece automticamente una
ficha con el nombre formato.

Inserte una forma y una imagen; tome un pantallazo de la nueva ficha emergente que
aparece una vez se inserta la forma nueva y una imagen, describa estas fichas

Ficha Formato de la herramienta dibujo

Esta ficha nos proporciona una variedad de opciones para modificar las formas que hemos
insertado, tales como modificar el color de relleno, los contornos, aplicar estilos de
WordArt, aplicar efectos de forma, cambiar el tamao, entre otros.

Ficha Formato de la herramienta imagen


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Esta ficha nos proporciona una variedad de opciones para modificar la imagen que se ha
insertado, tenemos las opciones de ajustar para cambiar el color los efectos artsticos,
tambin podemos darle estilos a la imagen, organizar y cambiar el tamao.

2. Si se observan con atencin las fichas, es posible detectar que algunos comandos contienen
una pequea flecha a su derecha o abajo. Esta flecha permite abrir ms opciones
relacionadas con el comando que acompaa.

Despliegue las opciones ocultas en los comandos combinar y centrar, formato de nmero
de la ficha inicio y formato en el grupo lgico celda, tome un pantallazo de estas opciones,
y describa las opciones del men contextual de formato.

Combinar y centrar

Combinar y centrar: combina y centra el contenido de las celdas que se encuentran


seleccionadas.

Combinar horizontalmente: combina las celdas seleccionadas de la misma fila en una ms


grande.

Combinar celdas: combina las celdas seleccionadas en una celda ms grande.

Separar celdas: divide la celda actual en varias celdas.

Formato nmero

El men que se despliega de formato numero permite cambiar el smbolo de la


moneda que se est usando al de varios pases diferentes.
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Formato celda

El men del formato celda permite varias opciones para ajustar nuestra celda, desde
cambiar el ancho o el alto, cambiar la visibilidad la organizacin y la proteccin de las
celdas y las hojas.

3. Adems, algunos grupos disponen de un pequeo botn en la parte inferior derecha


denominado, iniciador de cuadros de dilogo que indica que existen ms opciones para ese
grupo. Para acceder a ellas, solo es necesario hacer clic sobre dicho botn.

Despliegue el iniciador de cuadro de dialogo que se encuentra en el grupo lgico alineacin


de la ficha inicio. Tome un pantallazo de este cuadro.

Los comandos de la cinta de opciones tambin se pueden utilizar desde el teclado, con lo que
se evita memorizar complejas combinaciones de teclas. El mtodo es muy sencillo, se pulsa Alt
y luego la tecla correspondiente a cada ficha se muestra junto a su nombre.
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4. Despliegue el acceso por teclado mediante Alt oprima la letra que corresponde a la ficha
inicio y tome un pantallazo de la cinta de opciones.

ACTIVIDAD DE APRENDIZAJE No 5. Personalizar de la barra de acceso rpido y barra de estado.

1. La barra de acceso rpido contiene las operaciones ms habituales de Excel como Guardar,
Deshacer o Rehacer. Esta barra puede personalizarse para aadir todos los botones que quieras.
Para ello haz clic en la flecha desplegable de la derecha y selecciona Personalizar Banda de opciones
de acceso rpido.

Aada los siguientes iconos a la barra de acceso rpido y tome un pantallazo de la barra de acceso
rpido personalizada con estas herramientas:

a. Nuevo
b. Abrir
c. Impresin rpida
d. Vista preliminar
e. Ortografa

2. Ingrese datos numricos en 5 celdas contiguas, seleccione los datos y observe La barra de estado,
la cual nos muestra informacin variada cuando se selecciona el rango de dato, creado, por ejemplo:
el nmero de celdas seleccionadas (Recuento: 5 significa que hay cinco celdas seleccionadas) y, si
estas celdas contienen datos numricos, ofrece su media aritmtica (Promedio) y el resultado de
sumar sus contenidos (Suma)

Aadir por lo menos tres elementos que no se encuentren activos en la barra de estado y verifique
que funcin cumple cuando selecciona un rango de celdas que contengan datos numricos. Tome
un pantallazo de la barra de estado una vez que despliegue la informacin, cuando seleccione un
rango de datos numrico. Explique con sus palabras la actividad.
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Primero se dio clic derecho en la barra de estado y se agreg a esta los elementos Recuento
numrico, Mnimo y Mximo, luego se seleccin el rango numrico que se muestra en la imagen y
en la barra de estado se obtuvo los siguientes resultados:

El promedio = 26.6
El recuento = 5 que son el total de celdas seleccionadas
El recuento numrico = 5 ya que las 5 celdas contienen nmeros
El Mnimo = 5 ya que es el dato numrico de menor valor
El Mximo = 58 ya que es el dato numrico de mayor valor
La suma = 133

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