UNIVERSIDAD CENTRAL DEL ECUADOR

FACULTAD DE INGENIERÍA Y CIENCIAS APLICADAS

CARRERA DE INGENIERÍA INFORMÁTICA

DISEÑO Y GESTION DE PROCESOS ORGANIZACIONALES

NOMBRE: Jair Semblantes

AURA PORTAL
INTRODUCCIÓN

Antes de hablar de AuraPortal debemos conocer lo que es un BPMS, significa “Business Process
Management Suite” (Gestión Empresarial por Procesos Suit) y es, sin ninguna duda, la tendencia ya
consolidada e imparable que está cambiando para siempre la forma de gestionar las operaciones de las
empresas y de cualquier organización en el mundo, permitiendo mucha mayor flexibilidad, mucha mayor
automatización y mucha mayor potencia.
BPMS puede ser definido como: “Una nueva categoría de software empresarial que permite a las
empresas modelizar, implementar y ejecutar conjuntos de actividades interrelacionadas, es decir, Procesos
de cualquier naturaleza, sea dentro de un departamento o permeando la entidad en su conjunto, con
extensiones para incluir los clientes, proveedores y otros agentes como participantes en las tareas de los
procesos”.
Con una herramienta BPMS de máximo nivel como AuraPortal, la empresa puede automatizar de manera
sencilla cualquier proceso, incluyendo los relativos a Recursos Humanos, Control de Calidad, Compras,
Relaciones con Clientes (CRM), Cadena de Suministro, Gestión del Riesgo, Ventas, Facturación y
cualquier otra clase de proceso que sea específico y particular de la empresa.
¿Qué son los Procesos de Negocio?
Los Procesos de Negocio o Procesos Inteligentes son las partes en las que se puede dividir la actividad u
operativa global de cualquier empresa u organización. Su gestión y control inteligente se lleva a cabo
mediante los sistemas llamados BPM.
Los Procesos de Negocio mejoran la eficiencia y la eficacia de la empresa sea del tamaño que sea.
Los procesos empresariales deben estar asentados sólidamente en un sistema reticular de “workflow”
permitiendo la comunicación instantánea y fluida entre todos los participantes en la actividad empresarial,
incluidos, además de los empleados, los agentes externos como clientes, proveedores, intermediarios,
administración central entre otros.

¿QUÉ ES AURAPORTAL?
AuraPortal o ahora llamado AuraQuantic fundada en 2001 que tiene más de 900 instalaciones en más de
40 países, es el sistema más potente, intuitivo y asequible para transformar las operaciones de la empresa
en soluciones eficientes de trabajo remoto. Una plataforma de código bajo para crear rápidamente
aplicaciones comerciales y sistemas de procesos comerciales que conectan personas, procesos y datos
para acelerar la transformación digital.
Además de ser una plataforma para diseñar y ejecutar, con gran facilidad y sin necesidad de añadir
programación, TODOS los procesos por muy complejos que sean en empresas y organizaciones de
cualquier tamaño, desde corporaciones con millones de procesos y/o millones de usuarios hasta pequeñas
empresas. AuraPortal BPM tiene como idioma de origen el español, pero ofrece módulos multi-idioma
que consta de 10 idiomas diferentes como inglés, portugués, catalán, euskera, etc. Lo cual es una
característica de gran valor para las empresas multinacionales y aquellas que quieran buscar su
internacionalización.

CARACTERISTICAS

1. Automatización De Procesos: AuraPortal es una plataforma dirigida a los equipos directivos para
convertir el caos de sus departamentos en productividad. Únicamente es necesario definir los
diagramas de flujo de procesos con los procedimientos que desean que sigan los equipos y AuraPortal
organiza el resto: envía las tareas correctas a las personas adecuadas en el momento preciso. Esto es
Automatización de Procesos.

2. Gestión Dinámica de Casos: La gestión de solicitudes generalmente involucra múltiples procesos,

un gran número de escenarios, información desconectada y diferentes roles dentro y fuera de la
empresa. Mejora los resultados de cada caso, reduce el tiempo de resolución, aumenta la satisfacción
de los clientes y usuarios y mantiene la flexibilidad a la hora de adaptar los procesos a cualquier
circunstancia.
3. Interfaz de Usuario: Deleita a los usuarios ofreciéndoles una experiencia personalizada. Proporciona
a los trabajadores las herramientas que necesitan para ser más eficientes, en su idioma y con la
interfaz que elijan. Permite configurar diferentes interfaces de usuario para clientes, empleados,
proveedores y socios, como una aplicación web responsive o una aplicación móvil.
4. Movilidad: Logra la máxima eficiencia empresarial trabajando en cualquier lugar, en cualquier
momento y desde cualquier dispositivo. La App Instant Workflow de AuraPortal y los formularios
responsive aportan agilidad y eficiencia con toda la seguridad para una experiencia de cliente de
primer nivel.
5. Inteligencia Artificial: Con Inteligencia Artificial, las máquinas pueden analizar imágenes,
comprender lenguaje oral, interactuar de un modo natural y hacer predicciones con el uso de datos.
Crea la próxima generación de aplicaciones usando funcionalidades de Inteligencia Artificial para
cualquier desarrollador y escenario.
6. Conectividad y API: AuraPortal cuenta con un amplio abanico de mecanismos que permiten la
integración con sistemas o aplicaciones externas para facilitar la administración centralizada.

7. AuraPortal es un programa de Software Empresarial por Procesos (BPM) que permite organizar y
controlar el funcionamiento de una empresa u organización de la manera más perfecta posible. En
tiempos de bonanza económica es la solución perfecta, pero en tiempos de crisis se convierte en
indispensable, no sólo para sobrevivir en la tormenta sino, además, para adelantarse y distanciarse de
los competidores que no dispongan de esta formidable herramienta.
8. AuraPortal no requiere programación adicional para empezar a funcionar. Cualquier persona sin
conocimientos informáticos puede diseñar y poner en marcha los procesos que requiere su empresa
 de manera sencilla, rápida y segura. Este ofrecimiento es, y ha sido desde siempre, exclusivo de
AuraPortal, pues, aunque otros fabricantes de software BPM pregonan también su no necesidad de
programación, lo cierto y verificable es que, al día de hoy, AuraPortal sigue siendo el único
fabricante que puede garantizar esta importantísima ventaja.
9. AuraPortal está considerado, por las más prestigiosas agencias de analistas y expertos en software
empresarial, como uno de los mejores, si no el mejor, software de Gestión por Procesos del mundo.
10. El coste de las licencias de AuraPortal es muy económico en comparación con productos de similar
nivel de la competencia. Pero, además, como ya se ha dicho, al no requerir programación adicional
para generar los procesos de la empresa, los trabajos de consultoría se realizan en un tiempo mucho
menor, generando ahorros de coste que rondan el 70% y además la aplicación está lista para trabajar
mucho antes.

ESTRUCTURA

El siguiente gráfico ilustra la forma en que está organizado AuraPortal:

 Motor de Procesos BPM

El Motor de Procesos BPM coordina la interacción entre Usuarios, Datos Empresariales y dispositivos de
todo tipo, permitiendo una comunicación continúa, rápida y eficaz.

 Colaboración Social
La Colaboración Social permite resolver problemas críticos y generar resultados conectando personas
dentro de los procesos de la empresa y de las aplicaciones que se utilizan de forma diaria.
  Analítica Inteligente
La Analítica Inteligente de AuraPortal Helium ayuda a las organizaciones a comprender, analizar e
incluso prever lo que va a pasar en el entorno general y en la empresa. Los tres principales niveles de
Análisis en AuraPortal Helium:

MÓDULOS

Core BPM

El Core BPM, es el corazón de AuraPortal. Contiene tres módulos residentes:

 1. El primero, llamado Procesos, controla el BPM (Business Process Management) o Gestión por
Procesos.
2. El segundo, llamado Intranet/Extranet, gestiona las comunicaciones entre empleados y también
con clientes, proveedores y otros agentes externos mediante un sistema de “workflow” de gran
potencia.
3. El tercero, llamado Gestión Documental, (textos, imágenes, vídeos, etc.) de la
organización. Este manejo documental puede ser llevado a cabo concurrentemente mediante dos
sistemas: el Microsoft SharePoint, incorporado de origen y el AuraPortal File System, de diseño
propio, altamente recomendado en general, pero sobre todo si se desea mayor rendimiento en
grandes volúmenes (millones) de documentos
Módulos Opcionales
Los Módulos Opcionales son muy potentes y su principal interés es implementar la sinergia que generan
en conjunción con los procesos del Core BPM.
La presencia de estos módulos unida al exclusivo sistema de Gestión por Procesos que aporta el Core
BPM de AuraPortal lo convierten en el más potente software para controlar las operaciones de cualquier
organización, por muy compleja que sea.

 Reglas de Negocio
AuraPortal ofrece un concepto innovador de las Reglas de Negocio, mucho más simple y más potente que
cualquier sistema visto hasta ahora. Este módulo sirve, tanto para contener las normas y procedimientos
de la organización como para almacenar la información que, siendo independiente de los procesos, puede
ser utilizada por éstos en el momento oportuno con sólo una llamada automática a la correspondiente
regla, la cual es calculada en el preciso momento y su valor es instantáneamente servido al proceso para
su utilización.
Siguiendo los más modernos estándares, las Reglas de Negocio de AuraPortal son 'declarativas' y no
ejecutivas. Esto significa que se mantienen separadas de los dominios de los procesos y sólo sirven la
información cuando ésta es solicitada por el motor del correspondiente proceso, sin que por ello se vean
afectadas lo más mínimo. Éste es el factor que proporciona a las Reglas de Negocio de AuraPortal su
extraordinaria potencia.
Hay cuatro naturalezas en las Reglas de Negocio de AuraPortal:

 WIP (Wide Interaction Platform)

El módulo WIP (Wide Interaction Platform) es una plataforma exclusiva de AuraPortal que ofrece la
posibilidad de que personas externas a la organización puedan participar en los procesos de la misma
cuando se requiera.
Cualquier persona puede ser ejecutor de tareas en los procesos de la organización una vez se convierte en
Usuario Invitado, lo cual ocurre cuando el visitante del sitio web de la organización rellena el
correspondiente formulario y éste resulta aceptado.
Todo Usuario Invitado tiene acceso a un área privada creada exclusivamente para su uso desde donde
puede: iniciar procesos para realizar peticiones, recibir notificaciones, realizar órdenes de compra,
comprobar el estado de sus pedidos y envíos no recibidos, ejecutar aquellas tareas que le llegan desde los
procesos, recibir emails y modificar los datos de su registro.

 Gestión de Contenidos
El módulo de Gestión de Contenidos de AuraPortal permite la publicación de Anuncios, Noticias,
Artículos, Vídeos, Documentos de toda clase y, en general, de cualquier contenido en formato digital. El
módulo está perfectamente integrado con el BPM para que cualquier empresa pueda crear su información
digital para una completa Gestión de Contenidos a la medida y sin tener que contratar un especialista.
Una faceta muy interesante del módulo de Gestión de Contenidos de AuraPortal es su capacidad para
construir sitios web interactivos con gran facilidad. Por ejemplo, -la web de AuraPortal ha sido
enteramente construida usando dicho módulo. AuraPortal ha tenido en cuenta la integración con los
motores de búsqueda (por ejemplo, Google) y ha incluido un sistema de creación automática del Mapa del
Sitio, el cual indexa todas las palabras de interés en índices internos de estos sistemas de búsqueda para su
rápida localización por los internautas.

 Comercio Online
El módulo de Comercio Online de AuraPortal permite la gestión automática de escaparates por Internet
para venta y cobros de los productos y servicios de la empresa. AuraPortal es el primer software BPM con
un sistema perfectamente integrado de comercio electrónico. Se caracteriza por su facilidad en el manejo
y en las operaciones de compra.
La integración total de los pedidos online con el suministro de los productos supone un extraordinario
avance, ya que permite una automatización sin precedentes de las operaciones de ventas. No se trata de
que las acciones de e-Commerce realizadas proporcionen datos a una base de datos, sino que se
convierten en información fluyendo en los procesos. Este módulo incluye Gestión de contenidos, Carrito
de compra y Pasarela de pago.
El hecho de que el entorno del Comercio Electrónico pueda manejarse completamente por los empleados
sin ningún recurso técnico es altamente beneficioso, ya que aporta una gran dosis de agilidad y
flexibilidad reduciendo significativamente su "time to market". Las páginas desarrolladas con el módulo
de Comercio Online pueden ser simples o muy complejas.

TIPOS DE USUARIOS
Hay tres tipos de usuarios en AuraPortal: Empleados, Usuarios Externos y Usuarios Invitados. Los
Empleados y Usuarios Externos necesitan que se hayan contratado sus respectivas licencias de acceso,
sean nominativas o concurrentes. Sin embargo, los Usuarios Invitados, aunque requieren la presencia del
módulo WIP (Wide Interaction Platform) pueden acceder a la aplicación sin límites.

 Empleados
El Empleado es el usuario con mayor margen de maniobra. Abre sesión en el Portal de Empleados
(Intranet) y desde allí tiene un amplio acceso, según sus permisos, a la información y las operaciones del
sistema incluyendo, además de las familias, los documentos y los diccionarios, la iniciación de procesos y
la ejecución de las tareas de proceso y tareas libres. Los empleados se ubican en el organigrama de la
empresa que es a la vez el árbol de la familia de empleados.

 Usuarios Externos
Este tipo de usuario está diseñado para albergar a los clientes, proveedores y otros agentes externos que
mantienen una interacción rica con la empresa. El Usuario Externo entra en AuraPortal a través de uno de
los Portales Externos (Extranet) diseñados por la empresa específicamente según la clase de organización
a la que pertenece el usuario. Puede iniciar procesos y ser ejecutor de tareas, aunque sus posibilidades son
menores que las de los Empleados.

 Usuarios Invitados
Sus posibilidades son menores respecto a los Usuarios Externos y los Usuarios Empleados, por lo que es
un tipo de usuario pensado para albergar a posibles clientes, posibles proveedores y otros agentes que
visitan la página web pública de la empresa y que desean, por el momento, una relación menos intensa.
Cuando estos visitantes se registran en la página web de la empresa, se convierten en Usuarios Invitados.
El Usuario Invitado (visitante que se ha registrado) se comunica con la empresa accediendo a un “área
privada” (diseñada con el Módulo Wide Interaction Platform – WIP) que está ubicada en la página web
pública. El Usuario Invitado puede iniciar y ser ejecutor de ciertos procesos, realizar consultas, etc.
También puede recibir correo electrónico con enlaces a formularios que le dirigen a procesos preparados
para ello.

¿CÓMO SE CREAN LOS PROCESOS CON AURAPORTAL?

Para crear un Proceso es necesario preparar un ‘MODELO’ del mismo con la información necesaria.

 FASE 1 – Dibujar el Diagrama del Proceso

Se realiza mediante una herramienta de creación de diagramas, la cual permite la disposición, en el lienzo
de dibujo, de los Objetos (clasificados en Tareas, Eventos y Compuertas) y las Líneas de Conexión que
establecen el flujo operativo del proceso.

 FASE 2 - Definir los atributos de los OBJETOS que aparecen en el diagrama

Con AuraPortal Modeler se tiene acceso directo a la introducción y modificación de los atributos
(ejecutores de las tareas, condiciones, formularios de trabajo, etc.) de los Objetos que figuran en el
Diagrama y que en conjunto definen completamente el proceso, todo ello con un solo clic.
  FASE 3 - Ejecutar el proceso
Activar el proceso diseñado. En el ejemplo anterior, al rellenar un formulario se inicia un proceso.
LICENCIAS
 Licenciamiento Corporativo
Permite la existencia de usuarios de tipo “Empleado” sin limitación. Las licencias de Usuarios Externos
se contratan aparte. Además, es necesario disponer del módulo WIP (Wide Interaction Platform) para que
puedan acceder los Usuarios Invitados.

 Licenciamiento por Usuarios

Esta modalidad diferencia entre Usuarios Empleados y Usuarios Externos, y dentro de cada tipo hay a su
vez dos modalidades:
1. Licencias Nominativas: Cada licencia ha de ser utilizada por un único usuario que accederá a la
aplicación identificándose con login y password. El usuario tiene siempre su acceso exclusivo y
disponible.
2. Licencias Concurrentes: No hay limitación en el número de usuarios que pueden acceder a la
aplicación, pero sí en su concurrencia. El número máximo de usuarios que pueden estar conectados
simultáneamente queda determinado por el número de Licencias Concurrentes contratadas.

PLANES
EJEMPLO DE APLICACIÓN
ChevyPlan implanta el BPM de AuraPortal para automatizar sus procesos de gestión entrega de vehículos
Sobre la Empresa
Entidad: Plan Automotor Ecuatoriano S.A.
Dirección: Av. Galo Plaza Lasso N47-67 y Pasaje Sánchez Melo (Ecuador)
Web: www.chevyplan.com.ec
Productos y Servicios: Plan de Ahorro programado para la obtención de vehículos nuevos Chevrolet
Mercado Objetivo: Ecuador

La Problemática
Debido al crecimiento de la empresa, el seguimiento y gestión de entrega de vehículos por cada uno de
los clientes demandaba una gran carga operativa de las diferentes áreas para llevarla a cabo, así como la
generación y revisión manual de documentación que generaba un tiempo excesivo en aprobaciones y
recolección de firmas, considerando además la alta probabilidad de errores que podrían causar reproceso.
Frente a esto, ChevyPlan consideró imperativo implementar un software que le permitiera controlar todas
las instancias del proceso de entrega de vehículos, con herramientas de generación de documentos y
sistema de notificaciones, y sobre todo conectividad con sus sistemas internos.

La Solución
ChevyPlan seleccionó la herramienta AuraPortal Helium iBPMS con el objetivo de gestionar sus procesos
internos integrando la información de sus sistemas, ampliando la participación de proveedores y empresas
externas y controlando el seguimiento de los mismos.
La implementación de procesos con AuraPortal se inició con un proceso base que permitió el envío de
órdenes de facturación y la generación de documentos y que, gracias a las capacidades de AuraPortal para
gestionar la Mejora Continua, ha ido optimizándose hasta que hoy en día se ha transformado en un
proceso que integra varias áreas de la empresa y empresas externas como Aseguradoras, Notarías y
Concesionarios, generando toda la documentación en línea.
El satisfactorio resultado de este primer proyecto ha impulsado a ChevyPlan a avanzar hacia la excelencia
empresarial a través de un nivel alto de maduración de la Gestión por Procesos. En este aspecto, ya se ha
utilizado AuraPortal para automatizar procesos como Compras, Mantenimientos, Cesión de Derechos,
etc., que permiten a la organización agilizar sus procesos y eliminar las actividades manuales.
Los Resultados
Con la plataforma AuraPortal Helium iBPMS se ha logrado que todas las áreas estén comunicadas y
reciban notificaciones y alertas de sus actividades, se ha disminuido sustancialmente la carga operativa
manual y la tendencia es a utilizar documentos electrónicos.
La potencialidad de AuraPortal ha logrado que se obtengan beneficios como: Generación de órdenes de
facturación. Generación de documentación automática. Integración con sistemas internos y sistemas de
proveedores (Concesionarios, Aseguradoras, Notarías). Notificaciones y alertas en las diferentes fases del
proceso. Adicionalmente se han integrado áreas como Tesorería y Seguros que realizan
procesos complementarios utilizando la información y Reglas de Negocio implementadas en el proceso.
La versatilidad para implementar procesos y realizar cambios en los procesos de manera ágil y rápida sin
necesidad de programación ha permitido a la organización responder de manera rápida a los diferentes
cambios del ámbito legal y de negocio.

BIBLIOGRAFÍA:
 https://www.auraquantic.com/es/modulos-y-licencias/
 https://www.solusoft.es/productos/auraportal-bpm
 https://leadsolutions.ec/auraportal-helium/
 https://leadsolutions.ec/a-diverse-and-numerous-selection-of-particles-to-facilitate-
creative-content/
 https://leadsolutions.ec/procesos-bpm/
 https://leadsolutions.ec/modulos-del-auraportal/
 www.auraportal.com
 https://silo.tips/download/informacion-general-sobre-auraportal-cloud
 https://leadsolutions.ec/estructura-de-auraportal/