Facultad de Humanidades

Escuela de Comunicación Social

División de Postgrado y Educación Permanente
Maestría en Comunicación Estratégica y Relaciones Públicas

Asignatura: Protocolo y Ceremonial en Relaciones Públicas

Asignación: Planificación de evento: Reconocimiento oficial al equipo

dominicano campeones invictos Serie del Caribe 2022

Profesor: Himilce Tejada

Sustentantes:

Jennifer Germosen R.
Nikaury A. Pérez
Johanny Gil Almonte
Carolina Martínez Medina
Dania M. Batista Peña

Grupo: 3

Santo Domingo, República Dominicana

Junio 2022
Reconocimiento oficial al equipo
dominicano campeones invictos
Serie del Caribe 2022
 Reconocimiento oficial al equipo dominicano campeones
invictos Serie del Caribe 2022

Justificación

El béisbol dominicano es “marca país” en la República Dominicana. Es un deporte que levanta pasiones, une
ciudades y países, en ´Quisqueya La Bella´ el béisbol ha sido practicado por los dominicanos como deporte
nacional.

Es por ello que reconocer el buen trabajo de un equipo de béisbol en tierras extranjeras debería de llevarse a
cabo por todo lo alto, mediante una secuencia de procedimientos y estrategias deportivas que ponen en alto
nuestro país.

Para motivar a nuestros representantes deportivos y resaltar el brillante y arduo desempeño, debe quedar
plasmado en menciones y reconocimientos el orgullo que hacen sentir a cada dominicano/a.

Entre música, cantos y bailes, con banderas en mano y una distinción entregada por el presidente de la nación
pretendemos dar honor a quien honor merece.
 Reconocimiento oficial al equipo dominicano campeones
invictos Serie del Caribe 2022
Objetivos:

• Reconocer el trabajo realizado por el equipo de béisbol en tierras extranjeras.

• Aumentar la motivación e integración física y deportiva de los atletas dominicanos.

• Motivar en el pueblo dominicano el sentimiento de orgullo nacional.

Aspectos generales

Fecha: domingo 03 de Julio (la Serie del Caribe concluye el 29 de mayo).

Acto oficial: 3:00 PM (Salón Las Cariátides del Palacio Nacional).

Caravana: 5:00 PM (desde la Av. George Washington hacia el Estadio Quisqueya en Av. Tiradentes)

Concierto: 7:00 PM Estadio Quisqueya

Contexto
La Serie del Caribe es un torneo internacional de equipos de Béisbol que reúne anualmente a los equipos
ganadores de las ligas invernales profesionales de los países que integran la Confederación de Béisbol
Profesional del Caribe (CBPC): México, Puerto Rico, República Dominicana y Venezuela como
miembros plenos y a Colombia, Cuba y Panamá como invitados.

Este reconocimiento oficial consiste en la coronación deportiva presidencial que realizaría el presidente
dominicano Luis Abinader como representante de todos los dominicos, después de la victoria invita del
equipo dominicano en la Serie del Caribe 2022.

Los ganadores de la Serie del Caribe serán reconocidos con placas y la bandera tricolor entregadas por el
mandatario dominicano Luis Abinader Corona. Luego del acto oficial de reconocimiento se realizará una
caravana finalizada con un concierto para el disfrute de los campeones y el pueblo.
Reconocimiento oficial al equipo dominicano campeones invictos Serie del Caribe 2022

Decisiones de la reunión de coordinación

• Se conformaron los distintos equipos de trabajo: Coordinación,

Protocolo, Logística, Administración, Seguridad, Contenido y Prensa.

• La actividad será en el salón Las Cariátides del Palacio Nacional.

• La fecha escogida es el domingo 03 de julio de 2022.

• Se preparará el cronograma general. Fecha límite 24-06-2022.

• Se elaborará el borrador del programa. Fecha límite 24-06-2022.

• Se elaborará el borrador de la invitación. Se usarán colores patrios.

Fecha límite 24-06-2022.

• Se gestionará la maestría de ceremonia (Opción A: Jatnna Tavárez /

Opción B: Miralba Ruiz). Fecha límite 24-06-2022.

• Se preparará el borrador de la lista de invitados e invitadas. Se incluirán

autoridades deportivas, prensa especializada, jugadores, familiares y
dirigentes del equipo. Fecha límite 24-06-2022.

• La propuesta de planimetría estará lista a más tardar el lunes 27-06-2022.

• Se consensuó un montaje tipo escuela para el acto oficial y tipo coctel

para el brindis después del evento.

• En el kit de prensa se incluirá nota de prensa, discursos, perfiles de los

jugadores destacados e historia del equipo. Se incluirá un código QR
para que los y las periodistas puedan obtener los documentos en formato
digital. Fecha límite 27-06-2022.

• Se realizará transmisión en vivo a través de los canales digitales de la

Presidencia y del canal oficial CRTV.
Reconocimiento oficial al equipo dominicano campeones invictos Serie del Caribe 2022

EQUIPOS RESPONSABILIDADES
Coordinación Seguimiento a los distintos equipos de trabajo
general Monitoreo y verificación de tareas consignadas en el check list
Conceptualización general del evento
Logística Gestionar cotizaciones y contratación de refrigerios
Confirmar/visitar lugar del evento para verificar necesidades
Definir tipo de montaje
Solicitar/confirmar transporte de staff
Coordinar mesa de registro
Crear/imprimir lista de registro
Etiquetar asientos reservados y de la mesa principal
Coordinación de acceso al Palacio para invitados e invitadas especiales
Coordinación con seguridad para ingreso al Palacio de suplidores de
refrigerios y dispositivos tecnológicos
Verificación de las instalaciones sanitarias y los suministros
correspondientes
Impresión y distribución de invitaciones
Gestión y verificación de dispositivos electrónicos (sonido, proyector y
pantallas)
Colocación de astas y bajantes
Protocolo Conformación de la mesa principal
Ubicación de banderas, bajantes y otros elementos de visibilidad
institucional
Recibimiento y ubicación de invitados e invitadas especiales
Definición del orden de las intervenciones
Coordinación con maestra/o de ceremonia
Administración Identificación de recursos
Previsión de caja chica
Verificación de suplidores
Selección de las mejores ofertas de acuerdo a precio y calidad
Pagos
Seguridad Verificar lista de invitados e invitadas
Asegurar revisión de los invitados e invitadas (aparato de detección de
metales y/o revisión manual)
Custodiar el lugar del evento
Custodiar al Presidente de la República
Visitar el lugar del evento previamente para verificar las condiciones
de seguridad
Comunicaciones Elaborar borrador del programa
Conceptualizar y diseñar invitación
Enviar invitación a los medios de comunicación
Confirmación de los medios
Elaborar nota de prensa
Coordinar la realización de las fotos oficiales del evento
Preparar dossier/Entregables a la Prensa
Definir estrategia para las redes sociales
Elaborar y aprobar guion
Apoyar para la elaboración de los discursos
Selección de talento para maestría de ceremonia
Recibimiento de periodistas y fotorreporteros/as
Reconocimiento oficial al equipo dominicano campeones invictos Serie del Caribe 2022

Check list

Título del evento: Reconocimiento a Los Tigres del Licey por su

victoria en la Serie del Caribe Gran Caracas
2023
Fecha: 3/07/2023 Lugar: Salón Las Cariátides,
Palacio Nacional
LOGÍSTICA
Asignaciones Responsable Check Comentarios
Gestionar
cotizaciones y
contratación de
refrigerios
Confirmar/visitar
lugar del evento para
verificar necesidades
Definir tipo de
montaje
Solicitar/confirmar
transporte de staff
Coordinar mesa de
registro
Crear/imprimir lista
de registro
Etiquetar asientos
reservados y de la
mesa principal
Coordinación de
acceso al Palacio para
invitados e invitadas
especiales
Coordinación con
seguridad para
ingreso al Palacio de
suplidores de
refrigerios y
dispositivos
tecnológicos
Verificación de las
instalaciones
sanitarias y los
suministros
correspondientes
Impresión y
distribución de
invitaciones
Gestión y
verificación de
dispositivos
electrónicos (sonido,
proyector y pantallas)
Colocación de astas y
bajantes
PROTOCOLO
Asignaciones Responsable Check Comentarios
Conformación de la
mesa principal
Ubicación de
banderas, bajantes y
otros elementos de
visibilidad
institucional
Coordinar
recibimiento y
ubicación de
invitados e invitadas
especiales
Definición del orden
de las intervenciones
Coordinación con
maestra/o de
ceremonia
ADMINISTRACIÓN
Asignaciones Responsable Check Comentarios
Identificación de
recursos
Previsión de caja
chica
Verificación de
suplidores
Selección de las
mejores ofertas de
acuerdo a precio y
calidad
Pagos
SEGURIDAD
Asignaciones Responsable Check Comentarios
Verificar lista de
invitados e invitadas
Asegurar revisión de
los invitados e
invitadas (aparato de
detección de metales
y/o revisión manual)
Custodiar el lugar del
evento
Custodiar al
Presidente de la
República
Visitar el lugar del
evento previamente
para verificar las
condiciones de
seguridad
COMUNICACIONES
Asignaciones Responsable Check Comentarios
Elaborar borrador del
programa
Conceptualizar y
diseñar invitación
Enviar invitación a
los medios de
comunicación
Confirmación de los
medios
Elaborar nota de
prensa
Coordinar la
realización de las
fotos oficiales del
evento
Preparar
dossier/Entregables a
la Prensa
Definir estrategia
para las redes
sociales
Elaborar y aprobar
guión
Apoyar para la
elaboración de los
discursos
Selección de talento
para maestría de
ceremonia
Recibimiento de
periodistas y
fotorreporteros/as
Reconocimiento oficial al equipo dominicano campeones invictos Serie del Caribe 2022

Cronograma

Acciones Mayo Junio

S S S S S S S S4
1 2 3 4 1 2 3
Definición de la fecha.

Reservar la fecha con Protocolo de la Presidencia.

Escoger el lugar.

Reuniones regulares de planificación y

seguimiento.

Conformación de los equipos de trabajo:

Coordinación, Protocolo, Logística,
Administración, Seguridad y Comunicaciones.

Preparación del cronograma general.

Aprobación del programa.

Gestión para la maestría de ceremonia.

Aprobación de la invitación.
Aprobación de la lista de invitados e invitadas.

Aprobación de planimetría.

Preparación de kit de prensa.

Coordinación de transmisión en vivo.

Cotizaciones y contratación de refrigerios.

Confirmar/visitar lugar del evento para verificar
necesidades
Definir tipo de montaje
Solicitar/confirmar transporte de staff
Coordinar mesa de registro
Crear/imprimir lista de registro
Etiquetar asientos reservados y de la mesa
principal
Coordinación de acceso al Palacio para invitados
e invitadas especiales
Coordinación con seguridad para ingreso al
Palacio de suplidores de refrigerios y dispositivos
tecnológicos
Verificación de las instalaciones sanitarias y los
suministros correspondientes
Impresión y distribución de invitaciones
Gestión y verificación de dispositivos electrónicos
(sonido, proyector y pantallas)
Colocación de astas y bajantes
Conformación de la mesa principal
Ubicación de banderas, bajantes y otros elementos
de visibilidad institucional
Recibimiento y ubicación de invitados e invitadas
especiales
Definición del orden de las intervenciones
Coordinación con maestra/o de ceremonia
Identificación de recursos
Previsión de caja chica
Verificación de suplidores
Selección de las mejores ofertas de acuerdo a
precio y calidad
Pagos
Visitar el lugar del evento previamente para
verificar las condiciones de seguridad
Conceptualizar y diseñar invitación
Enviar invitación a los medios de comunicación
Confirmación de los medios
Elaborar nota de prensa
Coordinar la realización de las fotos oficiales del
evento
Definir estrategia para las redes sociales
Elaborar y aprobar guion
Apoyar para la elaboración de los discursos
Selección de talento para maestría de ceremonia
Recibimiento de periodistas y fotorreporteros/as
Reconocimiento oficial al equipo dominicano campeones invictos Serie del Caribe 2022

Invitados

Nombre Cargo Confirmación

Mesa directiva
Luis Abinader Corona Presidente de la república Si
Raquel Peña vice presidenta de la república
Francisco Camacho Ministro de deportes Si
Junior Novoa Comisionado de béisbol dominicano Si
Vitelio Mejía Presidente LIDOM Si
Milagros German Ministra de cultura

Nombre Cargo Confirmación

Invitados de honor
Raquel Arbaje Primera dama de la república Si
Samuel Pereira Administrador general del Banco de Reservas
Jose Offerman Manager
Tony Diaz Manager
José Offerman Manager
Franklin Domingo de la Mota Viceministro de deportes y recreación
Johnny Armando Peña Viceministro de deportes y recreación
Juan Antonio Vila Viceministro de deportes y recreación
Santos Kennedy Vargas Viceministro de deportes y recreación
Franklin León Presidente de Cervecería Nacional Dominicana
Reconocimiento oficial al equipo dominicano campeones invictos Serie del Caribe 2022

Nombre Cargo Confirmación

Premiaciones
José Offerman Manager Si
Tony Diaz Manager Si
José Offerman Manager Si
Manny Martínez Coach 1B Si
Flemming Báez Coach Bullpen Si
Fred Ocasio Coach 3B Si
Anderson Hernandez Coach de infield Si
Raywilly Gomez Replay coordinator Si
Emilio Bonifacio Jugador Si
Oliver Ortega Jugador Si
Dany Jiménez Jugador Si
José Marte Jugador Si
Jean Carlos Mejía Jugador Si
Elvin Rodríguez Jugador Si
Adonis Medina Jugador Si
Jeisson Rosario Jugador Si
Ronny Mauricio Jugador Si
Luis Barrera Jugador Si
Anderson Tejeda Jugador Si
Ulises Joaquín Jugador Si
Gabriel Arias Jugador Si
Carlos Franco Jugador Si
Dawel Lugo Jugador Si
Yermín Mercedes Jugador Si
Michael De La Cruz Jugador Si
Erick Mejía Jugador Si
Marco Hernández Jugador Si
Jorge Bonifacio Jugador Si
Esmil Rogers Jugador Si
Lisalverto Bonilla Jugador Si
Ervin Santana Jugador Si
Jairo Asencio Jugador Si
Erick Aybar Jugador Si
Hanley Ramírez Jugador Si
César Valdez Jugador Si
Reconocimiento oficial al equipo dominicano campeones invictos Serie del Caribe 2022

Nombre Cargo Confirmación

Otros Invitados
Luis Ureta Ex manager
Pat Kelly Ex manager
Robby Hammock Ex manager
Pedro Lopez Ex manager
Silvestre Campusano
Josell Hernandez Influencer
Joel Lopez Influencer
Franklin Mirabal Cronista de deportes
Hector Tatis Encargado de la liga paralela
Vladimir Perez Encargado de la liga paralela
Timoniel Perez Encargado de la liga paralela
Invitación
Reconocimiento oficial al equipo dominicano campeones invictos Serie del Caribe 2022

Logística de envío y confirmación de invitaciones

I. OBJETIVO

Organizar la distribución y confirmación de recepción de cien (100) invitaciones para el acto de

reconocimiento oficial a Los Tigres del Licey por su victoria en la Serie del Caribe Gran Caracas 2023.

II. ACCIONES REQUERIDAS

1. Validación de lista de invitados e invitadas: Solicitar y dar seguimiento para la validación de la lista
de invitados e invitadas.

2. Recepción de invitaciones impresas: Retirar las impresiones en Print City, o coordinar que el
suplidor entregue en las instalaciones de la institución.

3. Adquisición de material gastable a utilizarse: Verificar en almacén si se tiene disponibilidad para

usar cien (100) sobres e igual número de etiquetas. Proceder a comprarlos en el caso de que no haya.

4. Empaquetado y etiquetado: Colocar las invitaciones en los sobres con las etiquetas
correspondientes.

5. Coordinación del transporte: Coordinar la contratación de un mensajero motorizado que realice la

distribución y / o coordinar con Administración para la asignación de un chófer a esos fines.

6. Definición de rutas: Definir las rutas solo será necesario si se dispone que un chófer de la institución
realice la distribución o parte de ella.

7. Informe de distribución: Elaborar el reporte correspondiente explicando todo el proceso.

8. Confirmaciones: Conformar y poner en funcionamiento un equipo que contacte a cada invitado por
la vía telefónica para confirmar su asistencia.

III. PLAZO

Una semana laboral.

Reconocimiento oficial al equipo dominicano campeones invictos Serie del Caribe 2022
Palacio Nacional de la República Dominicana
Acto de Reconocimiento Equipo de Béisbol Ganador Serie del Caribe 2022
Programa del Evento

HORA ITINERARIO DETALLES

Equipo protocolar #1 estará disponible en la puerta de entrada del
parqueo del Palacio Nacional para recibir los invitados y orientarlos
sobre la dirección del parqueo.

2:30 Llegada de los invitados al Equipo protocolar #2 estará recibiendo a los invitados en la puerta de
PM parqueo entrada del Palacio Nacional y guiándolos hacia el Salón Las
Cariátides, lugar donde se estará celebrando el acto de reconocimiento
y donde las autoridades gubernamentales estarán recibiendo a los
invitados.

Equipo protocolar #3 estará a cargo de los invitados dentro del salón.

Guiándolos dentro del protocolo general del Palacio, sus baños y
atendiendo cualquier otro detalle que pueda presentarse con ellos.

El Excelentísimo Presidente Luis Abinader Corona recibirá los

invitados junto con su escolta y acompañado de la vicepresidenta
Raquel Peña y el ingeniero Francisco Camacho, Ministro de
Deportes y Recreación.

La Recepción de los invitados será dentro del mismo Salón de Las

3:00 Llegada al Palacio Nacional y Cariátides.
PM Salón Las Cariátides
Las autoridades gubernamentales saludarán de manera individual a
cada visitante.

Tiempo aproximado del saludo: 30 minutos

El equipo protocolar #3 estará guiando a cada invitado a sus asientos

asignados luego de haber saludado a las autoridades.
 La maestra de ceremonias da apertura al evento con un saludo
general y palabras de bienvenida expresando en detalles el motivo
3:30 Apertura especial del evento, y destacando la presencia de las autoridades
PM gubernamentales y personalidades miembros del equipo ganador cada
uno con sus nombres.

Tiempo aproximado de la apertura: 5 minutos

La maestra de ceremonia presenta y pasa micrófono al Ministro de

Deportes.

El Ministro de Deportes y Recreación, el Ing. Francisco Camacho

3:05 Palabras de bienvenida y se dirigirá a todos los invitados para darles la bienvenida, resaltando la
PM reconocimiento por parte del labor del Ministerio en la República Dominicana y la gran victoria del
Ministro de Deportes y equipo ganador.
Recreación
Tiempo aproximado del discurso: 10 minutos

La maestra de ceremonias despide al Ministro de Deportes y

Recreación, y con efusión introduce y presenta al Presidente Luis
Abinader.

3:15 Palabras de reconocimiento El presidente Luis Abinader Corona brinda unas palabras de orgullo
PM por parte del Excelentísimo nacional destacando el valor del deporte y la victoria del equipo
Presidente Luis Abinader ganador.
Corona
Tiempo apróximado del discurso: 10 minutos

La maestra de ceremonias despide al presidente y da paso al personal

que representa al equipo ganador.

El equipo ganador ofrece unas palabras de gratitud por el acto de

3:25 Palabras de agradecimiento reconocimiento celebrado en su honor.
PM por parte de la autoridad y
jugador destacado del equipo Para esto estarán a cargo el líder de mayor autoridad del equipo y el
ganador jugador destacado en los juegos.

Tiempo aproximado del discurso: 10 minutos

 El equipo protocolar #4, especializado en imágenes y reproducciones
de la Presidencia guiará a cada invitado al espacio preparado para la
3:35 Sección de fotografías sección de fotografías.
PM
El mismo ubicará los puestos y posiciones para cada fotografía.

Tiempo aproximado de la sección de fotografía: 30 minutos

La maestra de ceremonias juntamente con la Directora de

Protocolo y Eventos de la Presidencia, Licda. Rita García de la
Peña harán un llamado para hacer un brindis especial en honor a los
ganadores.
4:05 Llamado al brindis
PM Luego del brindis se deja un espacio abierto de socialización entre los
invitados.

Tiempo aproximado de este espacio: 55 minutos.

5:00 Final del Evento La maestra de ceremonias da las gracias por haber acudido a esta
PM honorífica invitación y con palabras elocuentes y corteses despide a los
presentes y anuncia una caravana festiva en honor a los ganadores.

Los equipos protocolares guían a los presentes hasta la salida del

Palacio Nacional con la misma logística utilizada para su llegada.
Reconocimiento oficial al equipo dominicano campeones invictos Serie del Caribe 2022

Gestión de prensa
Kit de prensa:

1. Historia de los tigres del Licey.

2. Personas que conforman en equipo.

3. Artículos de prensa que destacan la trayectoria del Licey.

4. Correo para la prensa: presapresidencia.gob.do

5. Logo del Licey.

6. Artículos promocionales: Gorras, mascarillas, termos y paraguas.

7. Lista de premios y reconocimientos.

8. Jornadas de responsabilidad social del equipo.

Reconocimiento oficial al equipo dominicano campeones invictos Serie del Caribe 2022

Nota de prensa

Poder Ejecutivo premia en el Palacio Nacional a los Campeones de la Serie del Caribe
SANTO DOMINGO. - El presidente Luis Abinader definió como una hazaña que marca un hito en la historia
del país el triunfo invicto del equipo Tigres del Licey, quienes representaron a la República Dominicana en la
Serie del Caribe que se realizó en nuestro país este 2022.

El mandatario recibió junto a la vicepresidenta, Raquel Peña, al equipo dominicano en el Salón Las Cariátides
del Palacio Nacional, donde compartió con sus jugadores, directivos y técnicos.

El equipo que representó al país en la Serie del Caribe y derrotó la madrugada de este domingo 4-1 a los
Criollos de Caguas, de Puerto Rico. La victoria representó la corona 21 de la República Dominicana.

“Quiero felicitarles sinceramente por tan importante hazaña, junto a peloteros de otros equipos, lograron un
hito en la historia de nuestro país y por supuesto en este nuevo formato de competición de la Serie del Caribe”,
expresó.

Manifestó que este gobierno ha asumido el deporte nacional, en todas sus modalidades, como un gran
compromiso, por lo cual el ministerio de Deportes estará enteramente implicado con la tarea de multiplicar los
resultados positivos de las distintas disciplinas deportivas.

Abinader sostuvo que los jugadores de béisbol son un ejemplo y referente que necesita la sociedad para tener
un futuro de esperanza.

Dijo que los jóvenes necesitan contar con hombres y mujeres, como los jugadores de béisbol, con los cuales
sentirse identificados.

“Sé que cuento con ustedes, mis queridos peloteros, como los grandes referentes que son para trabajar de
manera conjunta en la tarea de llevar a nuestros jóvenes los valores del deporte, acercarlos a su práctica y amar
el béisbol porque es parte de nuestro legado y patrimonio”, manifestó.

Anunció durante el recibimiento de los jugadores que el próximo año 2022 el país albergará la Serie del Caribe,
al tiempo de prometer que esa actividad tendrá el mayor apoyo del gobierno.

El mandatario anunció el compromiso del Gobierno en trabajar para acondicionar los diferentes estadios del
país, a fin de que en la próxima temporada de béisbol profesional estén en excelentes condiciones.
Reconocimiento oficial al equipo dominicano campeones invictos Serie del Caribe 2022

Planimetría
Reconocimiento oficial al equipo dominicano campeones invictos Serie del Caribe 2022

Posterior al evento oficial se realizará una caravana finalizada con un concierto

para la celebración del equipo con el pueblo.

Patrocinadores: BanReservas y Cerveza Presidente

Artistas del concierto: Quinito Méndez y Ponchi Familia

Algunos elementos a considerar para la caravana y festejo:

1. Alquiler de patanas para los jugadores y sus familiares, además del staff del equipo.

2. Las patanas deben estar decoradas y rotuladas con el logo del equipo

3. Acompañar el evento con equipos de sonido.

4. Asegurar el acompañamiento de AMET y la policía durante todo el recorrido

5. Ambulancias distribuidas estratégicamente entre la multitud. Una de ella debe estar cerca
de las patanas.

6. Montura de la tarima, sonido, luces y fuegos artificiales

7. Contratación de animadores (Michael Miguel Holguín)

8. Contratación de una compañía de Servicios de seguridad para todo el evento