PROPUESTA DE MEJORA PARA EL PROCEDIMIENTO DE SELECCIÓN

INSTRUCTOR: JENNY FERNANDA CABRA PEREA

ANGIE TATIANA GAONA GARAVITO

MARILIN BARRERA JULIO

DANNA VALENTINA VARGAS NEIRA

CENTRO GESTIÓN ADMINISTRATIVA-SENA

TÉCNICO EN RECURSOS HUMANOS

JORNADA MADRUGADA

BOGOTÁ D.C

2022
 PROPUESTA DE MEJORA PARA EL PROCEDIMIENTO DE SELECCIÓN

ANGIE TATIANA GAONA GARAVITO

MARILIN BARRERA JULIO

DANNA VALENTINA VARGAS NEIRA

INSTRUCTOR:

JENNY FERNANDA CABRA PEREA

CENTRO GESTIÓN ADMINISTRATIVA-SENA

TÉCNICO EN RECURSOS HUMANOS

JORNADA MADRUGADA

BOGOTÁ D.C

2022
TABLA DE CONTENIDO

Tabla de contenido
INTRODUCCIÓN 3
JUSTIFICACIÓN 4
OBJETIVOS 5
CONTEXTUALIZACIÓN DE LA EMPRESA 6
COMPETENCIAS ORGANIZACIONALES (DECRETO 2539) 11
NORMOGRAMA 14
MARCO TEÓRICO 17
CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES 26
ETAPAS DEL PROCEDIMIENTO DE PRESELECCIÓN 27
FORMATOS REQUERIDOS PARA LA PRESELECCIÓN 28
ETAPAS DE PROCEDIMIENTO DE SELECCIÓN 4
FORMATOS REQUERIDOS PARA LA SELECCIÓN 5
FORMATO DE CONSENTIMIENTO DE DATOS 5
FORMATO DE VERIFICACIOÓN DE REFERENCIAS LABORALES 7
FORMATO DE VERIFICACION DE ANTECEDENTES 8
FORMATO DE VERIFICACION ACADEMICA 8
FORMATO DE ENTREVISTA LABORAL 9
FORMATO DE CONOCIMIENTO 11
FOMARTO DE PRUEBAS PSICOTECNICAS 12
ETAPAS DE PROCEDIMIENTO DE VINCULACIÓN 16
CONTRATO A TERMINO FIJO CON SALARIO INTEGRAL 17
CONTRATO DE TRABAJO DE DURACIÓN POR LA OBRA O LABOR CONTRATADA 19
FORMATO DE SOLICITUD DE DOCUMENTOS PARA LA CONTRATACIÓN 21
FORMATO DE DOCUMENTOS 1
HOJA DE VIDA CORPORATIVA 2
FORMATOS REQUERIDOS PARA LA CONTRATACIÓN 12
CONTENIDO DE CARPETA DE TRABAJADOR EN FÍSICO 22
ANEXOS 1
FRUJOGRAMAS: 1
 INTRODUCCIÓN
El presente documento se trata sobre propuestas de mejora en los procedimientos de
preselección, selección, contratación y vinculación con el objetivo de dar a conocer a la
empresa PUNTO CREATIVO un plan organizado que ayudará a que todos estos
procedimientos se hagan de una mejor manera implementando formatos, nuevos cargos y
un orden que permitirá que se realice un procedimiento completo con buenos resultados
todo con el fin de vincular a la empresa trabajadores eficientes gracias a una excelente
selección de personal.
 JUSTIFICACIÓN

Según el análisis de los hallazgos de la empresa PUNTO CREATIVO no cuenta con el

área de recursos humanos si no el gerente que realiza la selección de personal. No
cuenta con un flujograma de procesos de selección de candidatos, no existe un formato
de requisición de personal según la empresa es de tamaño mediano y no se ve la
necesidad de este tipo de formato, no cuenta con un formato de evaluación ni directorio de
fuentes de reclutamiento.

No existe un formato de hojas de vida tampoco un modelo de hoja corporativa y para

finalizar se halló que no se realiza la visita domiciliaria, todos estos hallazgos son
necesidades de la empresa PUNTO CREATIVO por las cuales se sugiere implementar las
propuestas de mejora ya realizadas para que estos procedimientos de preselección,
selección contratación y vinculación se realice de una forma más ordenada y eficiente con
el fin de hallar candidatos idóneos para laborar con la empresa.
 OBJETIVOS

OBJETIVO GENERAL 

Proponer planes de mejora en selección y vinculación de personal a la empresa PUNTO

CREATIVO con el fin de que estos procedimientos sean más eficientes y dar a conocer
una mejor manera de llevar a cabo cada proceso y así lograr contratar trabajadores que
ayuden en pro de la organización.   

OBJETIVOS ESPECÍFICOS 

● Esta es la pieza clave para el desarrollo de la estrategia mencionando todos los

datos necesarios para el debido registro en la base de datos de nómina. la
afiliación y contratación con sus respectivos formatos dando la información del
trabajador para iniciar la inducción 

● Especificando las ventajas y las oportunidades para realizar la gestión de la

selección de los candidatos, en el momento de implementar mejora en los
procesos de vinculación y reclutamiento.      
 
● Implementar a selección de personal nuevas formas de desarrollarse con formatos
y áreas identificando las necesidades para mejorar. 
 CONTEXTUALIZACIÓN DE LA EMPRESA

HISTORIA

La empresa PUNTO CREATIVO, Se crea en Flandes-Tolima en el año 2003, para

producir artículos de imprenta, fue innovando los diseños y se aumentó el número de
empleados, en el 2008 la empresa creció ubicándose en una de las mejores, en el
departamento del Tolima por sus innovadoras creaciones, en el 2021 hasta la fecha la
empresa ha conservado su economía y ha avanzado en ventas y servicios.

ACTIVIDAD ECONÓMICA

PUNTO CREATIVO maneja su actividad económica en publicidad imprenta produciendo

pasillos, almohadas y camisetas con diseños al gusto del cliente.
CÓDIGO DE LA ACTIVIDAD 2220 ACTIVIDADES DE IMPRESIÓN.

SECTOR ECONÓMICO
Nuestro sector económico es el de prestación de servicios del sector terciario.

TIPO CAPITAL

Nuestro tipo de capital es privado, ya que procede de recursos familiares

destinados a que generen valor en cuestiones de las ventas de nuestros servicios
de imprenta.

TAMAÑO DE LA EMPRESA

Punto creativo es una empresa mediana ya que tiene dos sedes, tenemos la sede
principal y una únicamente secundaria, también manejamos alrededor de 50
empleados y estamos en búsqueda de nuevas oportunidades para surgir y ser una
empresa de primer mundo.

OBJETIVO GENERAL
Crear constantemente nuevos modelos de productos, ya que con cada producto o servicio
se logra satisfacer al cliente; utilizando herramientas y materiales de calidad, con un costo
adecuado para obtener utilidades a corto plazo.

Ubicarnos en una de las mejores empresas nacional en nivel de Colombia, siendo

reconocida la empresa PUNTO CREATIVO por la calidad de sus servicios y así lograr
grandes ingresos económicos.

OBJETIVOS ESPECÍFICOS

Brindar a los clientes nuestros servicios con personal muy capaz y especializado en su
campo y así obtener su satisfacción.

Nuestra empresa de Imprenta con mayor demanda en la creación, producción de

soluciones gráficas y eficaces.

Crear una cartera de clientes potenciales que puedan demandar el servicio ofrecido para
poder tener un control para el crecimiento de la cartera de clientes.

Realizar encuestas a clientes para saber si el producto es conocido por los habitantes del
sector Flandes.

MISIÓN

Ofrecer a nuestros clientes ideas y soluciones completas, prácticas y creativas en cuanto

a nuestros servicios creando una excelente gestión de medios y de esta manera lograr
que su empresa adquiera reconocimiento, impacto, recordación y distintos en todo
momento.

VISIÓN

Ser la agencia publicitaria preferida por las más grandes empresas del país, por el
compromiso y la gestión eficiente que entregamos en nuestro negocio, y color de
nuestro ingenio y profesionalismo a la de los mercados exigentes.

VALORES Y PRINCIPIOS CORPORATIVOS

Nuestra empresa está orientada con valores corporativos que generan armonía y orden
para ofrecer óptimo rendimiento en todas las áreas. Es por esto por lo que nos queremos
desenvolver en los siguientes valores:
CUMPLIMIENTO:

Entendemos que cuando producimos y despachamos los pedidos, debemos llegar

a la hora programada, para generar confianza y lealtad de los clientes.
EXCELENCIA:

Procuramos desarrollar nuevas estrategias que permitan superar las falencias de

la empresa y mejorar el rendimiento en la productividad, cumpliendo con los
compromisos propuestos.
LIDERAZGO:

Llevamos unos patrones de comportamiento que nos permiten guiar a nuestros

empleados, depositando confianza y bienestar; proyectándose siempre en el
cumplimiento de nuestros objetivos.
COMPROMISO:

Todas las metas fijadas son desarrolladas, con entrega y dedicación, teniendo en
cuenta hasta el más diminuto problema que se nos presente en el transcurso de
las actividades

ESTRATEGIA DEL NEGOCIO:

La empresa PUNTO CREATIVO tiene como competencias directas a otros
negocios de imprenta, ubicados dentro del mismo sector. A gran de escala están
las cadenas de comercialización con múltiples sucursales como diseño e imprenta.
De nombre como Grafe y Frestar.
La estrategia de PUNTO CREATIVO es de marketing y comercialización, busca
atraer a los clientes del sector.
En cada compra Invitaremos a nuestros clientes apoyarnos con sus comentarios o
mensajes privados en redes sociales y mediante correo electrónico. Por el
momento nuestra estrategia esta enfocada en la comercialización por medio de
nuestra sucursal principal. Por ese motivo, la publicidad y el contenido de difusión
en las zonas cercanas
Esperemos que a gracias a los comentarios podamos mejorar la calidad de los
productos que distribuimos y producimos, así como la atención al cliente, gracias a
esto, consideramos que un periodo de tres años podremos expandir el mercado a
través de nuevas sucursales
PRODUCTOS (BIENES Y SERVICIOS) QUE OFRECE LA EMPRESA
FOLLETO PUBLICITARIO
MAPA DE PROCESOS
INDICADORES
 COMPETENCIAS ORGANIZACIONALES (DECRETO 2539)

CARGO NIVEL(A, B,C,D)

Gerente Nivel A, Por qué es la persona con mayor

mando en la empresa.

Subgerente Nivel A, Es segundo mando y estudios

técnicos y tecnólogo.

Diseñador Gráfico Nivel B, Desempeñar un área de trabajo de

gran responsabilidad cuentan con estudios
técnicos o tecnólogos.

Jefe de ventas Nivel B, Desempeña un área de trabajo de

gran responsabilidad, cuenta con estudios
técnicos y tecnólogos.

Jefe de operaciones Nivel B, Desempeña un área de trabajo de

gran responsabilidad, cuenta con estudios
técnicos y tecnólogos.

Vendedor Nivel C, Combinan actividades físicas e

intelectuales y cuentan con bachiller,
capacitaciones y experiencia según el cargo.

Operario Nivel C, Combinan actividades físicas e

intelectuales y cuentan con bachiller,
capacitaciones y experiencia según el cargo.

Despachador Nivel C, Combinan actividades físicas e

intelectuales y cuentan con bachiller,
capacitaciones y experiencia según el cargo.

Domiciliario Nivel C, Combinan actividades físicas e

intelectuales y cuentan con bachiller,
capacitaciones y experiencia según el cargo.
 Aseadora Nivel D, Desempeñar funciones físicas y
repetitivas y su nivel de educación es básica
primaria.

GERENTE-SUBGERENTE

Competencia Definición Conductas Asociadas

Liderazgo Guiar y dirigir grupos y establecer y • Mantiene a sus colaboradores

mantener la cohesión de grupo motivados.
necesaria para alcanzar los objetivos
organizacionales. • Fomenta la comunicación clara,
directa y concreta.

Conocimiento del entorno Estar al tanto de las circunstancias y • Es consciente de las condiciones
las relaciones de poder que influyen específicas del entorno
en el entorno organizacional. organizacional.

• Está al día en los acontecimientos

claves del sector y del Estado.

Experticia Profesional Aplicar el conocimiento profesional Orienta el desarrollo de proyectos

en la resolución de problemas y especiales para el logro de
transferirlo a su entorno laboral. resultados de la alta dirección.

DISEÑADOR GRAFICO -JEFE DE VENTAS – JEFE DE OPERACIONES

Competencia Definición Conductas Asociadas

Trabajo en equipo Trabajar con otros para conseguir • Colabora con otros para la
metas comunes. realización de actividades y metas
grupales.

Creatividad e innovación Presentar ideas y métodos • Busca nuevas alternativas de

novedosos y concretarlos en solución.
acciones.
• Revisa permanentemente los
procesos y procedimientos para
optimizar los resultados.
VENDEDOR - OPERARIO - DESPACHADOR
Competencia Definición
Disciplina Adaptarse a las políticas
institucionales y buscar información
de los cambios en la autoridad
competente.
Relaciones Interpersonales Establecer y mantener relaciones de
trabajo amistosas y positivas,
basadas en la comunicación abierta
y fluida y en el respeto por los
demás.
ASEADORA
Competencia Definición
colaboración coopera con los demás con el fin de
alcanzar los objetivos institucionales
Conductas Asociadas
• Realiza los cometidos y tareas del
puesto de trabajo.
• Acepta la supervisión constante.
• Escucha con interés a las personas
y capta las preocupaciones,
intereses y necesidades de los
demás.
Conductas Asociadas
• Ayuda al logro de los objetivos
articulando sus actuaciones con los
demás.
• Cumple los compromisos que
adquiere.
ORGANIGRAMA

Total de empleados
Director 1
Subdirector 1
Contador 1
Jefe de ventas 2
Diseñador Gráfico: 2
Jefe de operaciones: 2
Vendedores: 20
Operarios:11
Despachador: 8
Domiciliarios: 5
Aseadoras:2

NORMOGRAMA
MARCO TEÓRICO
 CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES

CRONOGRAMA VESION:001

CODIGO: RH01
FECHA:17/06/2022

ACTIVIDADES DIA 1 DIA2 DIA3 DIA4 DIA5 DIA6 DIA7 DIA8 DIA9
Realizar la requisición de
persona l
Analizar el puesto

Escoger convocatoria
interna o externa

Entrevista preliminar

Enviar por correo

electrónico citación a
pruebas
Diligenciar la
autorización de
tratamiento de datos

Desarrollar pruebas
psicotécnicas o de
conocimiento
Realizar entrevista laboral

Verificar los antecedentes

y referencias

Enviar al candidato a
exámenes médicos

Visita domiciliaria

Citación a contratación
laboral
Firma de contrato

Realizar inducción

Elaboró: Revisó: Fecha: Junio del 2022

Marilin Barrera Julio
Danna Vargas Neira
Tatiana Gaona Garavito
Centro Administrativo
Servicio Nacional de
Aprendizaje

ETAPAS DEL PROCEDIMIENTO DE PRESELECCIÓN

En la empresa PUNTO CREATIVO se lleva a cabo el procedimiento de

preselección, inicia con la necesidad de la vacante, el jefe de área que requiere
personal procede a diligenciar el documento de la requisición de la vacante y se
dirige con el gerente para que ella de la aprobación y así dirigir la requisición al
área de recursos humanos para su debida radicación.

El auxiliar de recursos humanos continúa con el análisis del puesto en el cual

ayuda a determinar los deberes y las responsabilidades del nuevo trabajador para
poder crear una descripción del puesto de trabajo precisa para publicar la oferta de
la vacante.

Se diligencia el formato de convocatoria interna el cual cuenta con la información

necesaria para realizar la publicación del cartel o anuncio publicitario y enviarlo por
medio de los correos corporativos, redes sociales corporativas y en las
instalaciones de la empresa. El jefe de área que cuenta con un trabajador con
aspiración al ascenso diligencia el formato de referidos y da la información
completa de la persona que cree que cuenta con los requisitos para
desempeñarse en el cargo.

El formato de convocatoria externa lo diligencia la auxiliar de recursos humanos,

que ya cuenta con la información para realizar el anuncio de la vacante y
publicarlo por redes sociales, agencias de reclutamiento y portales de empleo.
Se realiza el respectivo análisis de hoja vida, que lo realiza la auxiliar de recursos
humanos con el objetivo de allá a la persona que cumpla con los requerimientos
de la vacante, el análisis se lleva a cabo a profundidad, cada punto de la matriz de
análisis de hoja de vida con su porcentaje indicado si cumple con lo requerido, El
auxiliar continúa a realizar la base de datos de hojas de vida de las que siguen en
proceso y las que no continúan también se archivan para un futuro procedimiento
y se cita a entrevista preliminar por medio de correo electrónico indicando fecha y
hora, si es presencial, telefónica o virtual, la realiza el jefe de recursos humanos la
revisión de los datos de la síntesis curricular y a su vez se observan ciertos
aspectos del candidato, que ayudarán a realizar una valoración rápida, para así
descartar aquellos que de alguna manera no reúnen los requerimientos
solicitados, según los resultados de las entrevistas preliminares los candidatos
más idóneos o que cumplen en su mayoría con los requisitos, la auxiliar de
recursos humanos les hace citación a continuar con el proceso de selección.
FORMATOS REQUERIDOS PARA LA PRESELECCIÓN
FORMATO DE REQUISICIÓN DE PERSONAL

FORMATO DE REQUISICIÓN DE Versión 01

 PERSONAL Código RH001
Fecha Junio del 2022

FORMATO DE REQUISICIÓN DE PERSONAL

Fecha solicitud  

Fecha de recepción RRHH  

Fecha de cumplimiento  

N° de personas requeridas  

INFORMACIÓN DEL CARGO

Nombre del Cargo Dependencia Clase de Contrato

Fecha Inicio Terminación

Motivo de la vacante

Renuncia Incremento de labores  

Promoción Cancelación de contrato

Licencia Cargo nuevo

Vacaciones Jubilación

Incapacidad Restauración del cargo  

Otro

Justificación:
Firma de quien solicita: Firma de verificación:

Elaboró: Revisado: Autorizado:

Angie Tatiana Garavito
Danna valentina Vargas
Marilin Barrera Julio
Centro Administrativo
Servicio Nacional de
Aprendizaje
FORMATO DE CONVOCATORIA INTERNA

FORMATO Código:
CONVOCATORIA THR001
INTERNA DE LA
Versión: 01
VACANTE
Fecha: Junio
del 2022

OFICINA GENERAL

ENCARGADO:

EMAIL:

CARGO REQUERIDO:

MODALIDAD DE CONTRATO: Contrato fijo Contrato de

prestación de
servicios

FECHA Y FINALIZACIÓN DE
LA CONVOCATORIA:

SALARIO MENSUAL:

OBSERVACIONES:

DESCRIPCIÓN DEL CARGO

RESPONSABILIDADES DEL CARGO

 CONOCIMIENTO DE CARGO:

Elaboró: Reviso Fecha: 11/05/2022

Angie Tatiana Gaona Garavito

Danna Valentina Vargas Neira

Marilin Barrera Julio

Centro Administrativo

Servicio Nacional De
aprendizaje

FORMATO DE CONVOCATORIA EXTERNA

Código: THR001

FORMATO CONOCATORIA EXTERNA Versión: 01

DE LA VACANTE
Fecha: Junio del 2022

OFICINA DE GENERAL
ENCARGADO:
CARGO REQUERIDO:
MODALIDAD DE CONTRATO: Contrato Contrato de
fijo: prestación del servicio
FECHA Y FINALIZACIÓN DE
LA CONVOCATORIA:
SALARIO MENSUAL:
OBSERVACIONES:
DESCRIPCIÓN
DEL CARGO
1

PERFIL DEL CARGO

FORMACIÓN ACADEMICA EXPERENCIA

CONOCIMIENTO DE CARGO:
1
2
3
Elaboró: Reviso Fecha: 11/05/2022
Angie Tatiana Gaona
Garavito
Danna Valentina Vargas
Neira
Marilin Barrera Julio
Servicio Nacional de
Aprendizaje
FORMATO DE REFERIDOS

Versión 01
FORMATO DE REQUISICIÓN DE Código RTH001
PERSONAL
Fecha Junio Del 2022

FORMATO REGISTRO DE REFERIDOS

Fecha Vacante

DATOS DEL TRABAJADOR QUE REFERENCIA

Nombres Apellidos

Cargo Área

C.C. E-mail

Celular Teléfono
fijo

DATOS DE LA PERSONA REFERIDA

Nombres Apellidos

Profesión Nivel
u oficio académico

C.C. E-mail

Celular Teléfono
fijo

Comentarios

Firma de quien referencia Firma del referido

 Firma de quien recibe en RRHH Se adjunta hoja de vida del aspirante

SÍ NO

Elaboró: Reviso Fecha: Junio del 2022

Angie Tatiana Gaona Garavito

Danna Valentina Vargas Neira

Marilin Barrera Julio

Centro Administrativo

Servicio Nacional de
Aprendizaje
AFICHES
FORMATO DE MATRIZ DE HOJAS DE VIDA

Versión 01
FORMATO DE MATRIZ DE HOJA DE Código RTH001
VIDA
Fecha Junio Del 2022

Nombre del candidato: Digite nombre del candidato. Teléfono:

Cargo al que aspira: Digite Cargo al que aspira. Correo electrónico:
Nombre de quien Digite Nombre de quien revisa Cargo:
revisa:
Fecha de
diligenciamiento:

Teléfono del candidato.

Correo del candidato.

Cargo de quien revisa.

Fecha de diligenciamiento.

NO
ELEMENTO CUMPLE OBSERVACIONES
CUMPLE
DATOS PERSONALES:
Digite las
En la hoja de vida aparecen los siguientes datos: observaciones.
● Nombre

● Teléfono (fijo y/o móvil)

● Correo electrónico

● Dirección

● Ciudad
 PERFIL:
Digite las
En el perfil del candidato debe mencionarse su oficio o profesión, su observaciones.
experiencia, sus conocimientos y además se deben destacar las habilidades
y fortalezas, tanto personales, como de la carrera
Este perfil no debe ser genérico, sino que debe variar de acuerdo con la
vacante a la cual se aplica.
EXPERIENCIA:
Digite las
La hoja de vida debe estar la experiencia organizada en orden cronológico observaciones.
inverso, incluir el nombre de la empresa, el cargo, resumen de las funciones
o logros y fecha de ingreso y finalización. Revise que sea coherente con el
perfil.
Además, debe proporcionar los datos de contacto de su jefe inmediato en
cada cargo.
FORMACION:
Digite las
En este apartado el candidato debe incluir el título adquirido, el nombre de observaciones.
la institución educativa, y las fechas de inicio y finalización de los estudios a
los que está haciendo referencia, además de la ciudad.
Es importante tener en cuenta la educación secundaria, técnica,
tecnológica, pregrado y cuando aplique también el postgrado.
FORMACION COMPLEMENTARIA:
Digite las
El candidato debe incluir la información sobre cursos, seminarios o congresos observaciones.
que no tengan una antigüedad mayor a 2 años.

Es importante tener en cuenta las materias complementarias, los idiomas que

maneja y el nivel que tiene en ellos.
También debe mencionar las herramientas informáticas que maneja.
OTROS DATOS DE INTERÉS:
Digite las
Se menciona Información sobre deportes, talentos, aficiones y distinciones. observaciones.
RECONOCIMIENTOS Y LOGROS:
Digite las
En esta parte se destacan aspectos como los reconocimientos que ha observaciones.
tenido durante su vida a nivel personal, laboral y académico (por ejemplo:
alumno distinguido), incluidas también las monitorias.

REFERENCIAS:
Digite las
No son necesarias, pero si el candidato decide incluirlas, revise tanto las observaciones.
referencias laborales como las personales, en estas se debe mencionar el
nombre de la referencia, su profesión u oficio y el teléfono de contacto.
Referencias personales
Referencias laborales.

Firma de quien revisa: El candidato aprobó este S N

filtro: I O
COMENTARIOS:

Digite las observaciones.

Elaboró: Reviso: Autorizo:

Tatiana Gaona Garavito
Danna Valentina Vargas Neira
Marilin Barrera Julio
Centro Administrativo
Servicio Nacional de Aprendizaje
 Versión 01
FORMATO DE ENTREVISTA Código RHT001
PRELIMINAR
Fecha Junio Del
2022

Nombre del candidato: Teléfono:

Puesto al que aspira: Correo:
Nombre del Puesto:
entrevistador:
Salario requerido: Fecha:

PREGUNTAS Si NO OBSERVACIONES
1. Está interesad@ en nuestro proceso de
selección
2. ¿Actualmente se encuentra participando en
otro proceso de selección?
3. ¿Tiene experiencia directamente con el
puesto?
4. ¿Está de acuerdo con el salario que adquirirá
en este puesto?
5. ¿Tiene algunas restricciones con su
disponibilidad para trabajar?
6. ¿Qué sabe de nuestra empresa?

7. ¿Por qué considera que deberíamos tenerlo

en cuenta para una entrevista presencial
8. ¿Considera que es el mejor candidato para el
puesto? ¿Por qué?
9. ¿Qué considera usted que le puede brindar a
nuestra empresa?
10. ¿Cuál es tu mayor fortaleza y debilidad?
 Firma de
El candidate es recomentado
entrevistador SI NO
para una entrevista presencial
:
OBSERVACIONES GENERALES:

Elaboró: Reviso: Autorizo:

Tatiana Gaona Garavito
Valentina Danna Vargas Neira
Marilin Barrera Julio
Centro Administrativo
Servicio Nacional de
Aprendizaje
RTH51325

4 de marzo del 2022

Girardot Cundinamarca

Señor Raúl Alfonso López

Teléfono: 311 461 380
Raul123@gmail.com

Asunto: Confirmación para el proceso de Preselección

Saludo: Señor Raúl Alfonso López

Usted ha sido preseleccionado, para el puesto de auxiliar Contable.

Por este medio, queremos manifestarle que en los próximos días estaremos comunicándonos
con usted; por medio de correo electrónico le llegará la notificación de la citación, por favor
estar pendiente en los siguientes pasos del proceso.

Recursos De Talento Humano

Transcriptor: Angie Tatiana Gaona Garavito

 ETAPAS DE PROCEDIMIENTO DE SELECCIÓN
Se le propone a la empresa PUNTO CREATIVO para el procedimiento de selección, que inicia
con el consentimiento informado de tratamiento de datos personales solicitado por el auxiliar
de recursos humanos quien es el encargado de indicar a los candidatos las instrucciones para
las pruebas psicotécnicas y de conocimiento, cuando los candidatos culminan con éxito estas
pruebas, la psicóloga es la encargada de realizar la entrevista laboral. 1
El jefe de recursos humanos es el encargado de la verificación de experiencia laboral la
personal, La académica y la de antecedentes cada verificación con su respectivo formato para
un debido registro con el fin de sustentar que la información de las hojas vida.
Al candidato escogido el trabajador social o psicólogo procede a realizar la respetiva visita
domiciliaria presencial la cual mediante el formato que contiene unas pautas las cuales son del
interés de la empresa hacia el candidato el cual se logra identificar el estado psicológico y
socioeconómico de vivienda y hasta mental.
La visita domiciliaria virtual se dirige por las plataformas de meet o zoom, el formato es el
mismo de la visita domiciliaria presencial.
El auxiliar de recursos humanos, cita al candidato, exámenes médicos para conocer el estado
de salud que se encuentran el candidato y pueda realizar el pesto que se postula con éxito.

El jefe de recursos humanos, después de escoger la persona que va cubrir la vacante, a las
hojas de vida que no fueron escogidas se archivan en la debida base de datos cooperativa,

El auxiliar de recursos humanos realiza la citación por medio de correo electrónico para el
procedimiento de contratación
 FORMATOS REQUERIDOS PARA LA SELECCIÓN
FORMATO DE CONSENTIMIENTO DE DATOS

Versión: 01
FORMATO DE
CONSENTIMIENTO DE DATOS Código: TH001

Fecha: Junio del 2022

Fecha de diligenciamiento:

DATOS DEL CANDIDATO

Nombres y apellidos:

Documento de identidad:

CONSENTIMIENTO

Yo, , identificado(a) con Cédula de Ciudadanía

No. de , he sido
informado por la empresa acerca del proceso de
selección para el cargo de , así como de los datos que se
recopilarán durante el desarrollo de dicho proceso, los cuales serán para uso exclusivo del Área de
Recursos Humanos.

Con base en lo anterior, autorizo a la empresa

para que se lleven a cabo los siguientes procedimientos, relacionados con la validación de la información:

S N FILTR
I O O
Entrevista
Aplicación e interpretación de pruebas psicotécnicas
Visita domiciliaria
Verificación y validación de la información consignada en mi hoja de vida

Verificación de antecedentes
 Recopilación de los resultados en un informe final

Por su parte, la empresa , se compromete a:

a) Garantizar la confidencialidad, seguridad y circulación restringida de mis datos.

b)

c)

Teniendo en cuenta lo anterior, autorizo de manera voluntaria, previa, explícita e informada a la empresa
para tratar mis datos personales de
acuerdo con lo estipulado en la Política de tratamiento de la información (Habeas Data) (Ley 1581 de
2012)

OBSERVACIONES

Firma del candidato:

C.C. de

Elaboró: Reviso Fecha: 11/05/2022

Angie Tatiana Gaona Garavito

Danna Valentina Vargas Neira

Marilin Barrera Julio

SENA

CENTRO ADMINISTRATIVO
FORMATO DE VERIFICACIÓN LABORAL

FORMATO DE VERIFICACIOÓN DE VERSION 01

REFERENCIAS LABORALES
CODIGO TH001

FECHA JUNIO DEL

2022

DATOS DEL CANDIDATO

Nombre completo:

Numero de celular:

REFRERENCIAS LABORALES

Empresa:

Teléfono:

Nombre de contacto:

Cargo:

Tipo de contrato:

Cargo ocupado:

Funciones desarrolladas:

Causa de la terminación del contrato:

Fue promovido en la empresa: Si_ no_

Tuvo personal a cargo: Si_ no_

¿volvería a contratar al candidato en su Si_ no_

empresa?

¿Cómo describe el desempeño?

EVALUACIÓN COMPORTAMENTAL

COMPETENCIA BAJO PROMEDIO ALTO

Puntualidad

Asistencia

Adaptabilidad

Iniciativa

Calidad de trabajo

Honradez

Colaboración

Responsabilidad

Actitud hacia el jefe

Actitud hacia los compañeros

 OBSERVACIONES

Fecha de verificación:

Nombre de quien realiza la verificación:

Cargo:

Firma:

La verificación de la referencia fue satisfactoria Si_ no_

Elaboró: Angie Tatiana Gaona Reviso Fecha: junio 2022

G.

Marilin Barrera Julio

Danna Valentina Vargas Neira

SENA

Centro Administrativo
FORMATO DE VERIFICACION DE ANTECEDENTES

FORMATO DE VERIFICACION DE Versión: 01

ANTECEDENTES
Código: TH001

Fecha: Junio del

2022

DATOS DEL ASPIRANTE

Nombre Completo

Fecha:

Emil:

Numero de documento

Número de celular

Fecha de nacimiento:

ANTECEDENTES

Si No Observaciones Fuentes

Penales expedido por el DAS

Judiciales página www.policia.gov.co

disciplinarios Procuraduría General de la

Nación

fiscales Contraloría General de la

República

Valoración final Firma del profesional

Elaboró: Revisó: Fecha : mayo 2022

Marilin Barrera Julio

Tatiana Gaona Garavito

Danna Valentina Vargas

Neira

SENA

Centro Administrativo
FORMATO DE VERIFICACION ACADEMICA

FORMATO DE VERIFICACION Versión: 01

ACADEMICA Código: TH001

Fecha: Junio del 2022

DATOS DEL ASPIRANTE

Nombre Completo

Fecha:

Emil:

Numero de documento

Número de celular

Fecha de nacimiento:

Verificación De Títulos

Si No Observaciones Fuentes

Titulo Bachiller

Institución:

Titulo Técnico:

Institución:

Título
Profesional:

Institución:

Título de pros
grado:

Institución:

Títulos de cursos
complementarios

Institución:

Firma del responsable:

Elaboró: Reviso Fecha: Junio del 2022

Angie Tatiana Gaona Garavito

Danna Valentina Vargas Neira

Marilin Barrera Julio

SENA

Centro Administrativo

FORMATO DE ENTREVISTA LABORAL

Versión 01
FORMATO DE ENTREVISTA
LABORAL Código TRH051325

Fecha Junio del 2022

INFORMACION PERSONAL

Nombre completo

Documento de identidad Cargo al que Aspira:

Edad: Lugar y fecha de nacimiento:

Dirección y barrio de Teléfono Fijo:

residencia:

Correo electrónico: Celular

Relacione tres recomendaciones personales, nombre y teléfono:

1.

2.

3.

ÁREA LABORAL RESPUESTA VALORACIÓN

1 Funciones que desempeñaba:

¿Cuál fue las funciones, responsabilidades de su

cargo:

Actual/último?

2 Motivo de retiro laboral:

¿Por qué culminó la última relación laboral?

Fue voluntario, despido

3 Manejo de figuras de autoridad:

¿Qué opinión puede tener usted, su actualidad/

antiguo Jefe inmediato?

4 Área motivacional del trabajo:

Para usted, ¿Cuál sería el trabajo perfecto?

¿Cómo es un de labores para usted?

5 Aspiración salarial, nivel endeudamiento:

¿Cuáles son tus pretensiones económicas?

ÁREA LABORAL

1 Fortaleza y debilidades:

¿Cuáles son sus mejores cualidades, y cuáles,

sus defectos? Describa tres principales

2 Formación Académica:

¿Cuál ha sido su mayor logro profesional?

¿Está estudiando, tiene planes de estudio?

¿para cuándo? ¿cuáles son sus metas

profesionales a medio plazo?

3 Desarrollo personal:

¿Dónde te gustaría verte en cinco años?

¿cómo se proyecta en el futuro? Sus metas a

corto mediano y largo plazo.

Valoración final: Firma del Profesional:

Elaboración: Reviso: Fecha: Junio 2022

Angie Tatiana Gaona Garavito

Marilin Barrero Julio

Danna Valentina Vargas Neira

SENA

Centro Administrativo
FORMATO DE CONOCIMIENTO

FORMATO DE CONOCIMIENTO Versión: 01

Código: TRH001

Fecha: Junio del 2022

DATOS DEL ASPIRANTE

Nombre Completo

Fecha:

Emil:

Numero de documento

Número de celular

Fecha de nacimiento:

Puesto que se aspira: Atención al cliente

PREGUNTAS DE CONOCIMIENTO

1 ¿Cómo manejaría usted los momentos de presión?

2 ¿Cómo se les habla a los clientes?

3 ¿Cómo se surte un local de manejo de pocillos,

almudadas y camisetas unisex?

4 ¿Qué conoce usted de una empresa de imprenta?

5 ¿Qué manipulación tiene acabo el manejo de

impresión?

6 ¿Qué sabe de usted, de atención al cliente?

7 ¿Qué productos son los más frecuentes?

8 ¿Qué hacer en el momento de un reclamo?

9 ¿Cómo se lleva cabo el inventario?

10 ¿Qué cómo se asesora usted, aun clientes sobre

un producto?

Firma del responsable:

Elaboró: Reviso Fecha: 11/05/2022

Angie Tatiana Gaona Garavito

Danna Valentina Vargas Neira

Marilin Barrera Julio

SENA

Centro Administrativo
FORMATO DE PRUEBAS PSICOTECNICAS

FOMARTO DE PRUEBAS PSICOTECNICAS VERSION: 01

CODIGO: TH001

FECHA: JUNIO DEL 2022

DATOS GENERALES

APELLIDOS Y
NOMBRES:

EDAD:

SEXO:

FECHA DE
NACIMIENTO:

LUGAR DE
NACIMIENTO:

GRADO DE
INSTRUCCIÓN:

OCUPACIÓN:

LUGAR DE
EVALUACIÓN:

FECHA DE
EVALUCIÓN:

EXAMINADOR:

N° ERRORES PORCENTAJE

ERRORES

ALTAMENTE
SIGNIFICATIVOS:

ERRORES SIGNIFICATIVOS:

ERRORES NO
SIGNFICATIVOS:

ANALISIS CUANTITAVO A AB B

N° DE ACIERTOS

N° DE ERRORES

ELABORÓ: REVISÓ: FECHA: JUNIO 2022

Angie Tatiana Gaona Garavito

Marilin Barrera Julio

 Danna Valentina Vargas Neira

SENA

Centro Administrativo

FORMATO GENERAL DE VISITA DOMICILIARIA

FORMATO VERSION: 01
GENERAL DE VISITA CODIGO: TH001
DOMICILIARIA
FECHA: JUNIO DEL 2022
NOMBRE DEL SERVICIO SOCIAL CODIGO NOMBRE DEL CENTRO O SUBDIRECCION LOCAL FECHA VISITA

DIA MES AÑO HORA

DATOS BASICOS DEL CIUDADANO-A

PRIMER APELLIDO SEGUNDO APELLIDO PRIMER NOMBRE SEGUNDO NOMBRE

TIPO DE DOCUMENTO NÚMERO DE DOCUMENTO FECHA DE NACIMIENTO No. Pers. Que conviven

T.I C.C DIA MES AÑ

O
C.E NO TIENE

DIRECCIÓN DE LA VIVIENDA TELÉFONO BARRIO LOCALIDAD LOCALIZACIÓ ESTRATO

N

URBANO

RURAL
FECHA EN QUE COMENZÓ A VIVIR CELULAR
EN ESTA DIRECCIÓN

NOMBRE DE LA PERSONA QUE DOCUMENTO PARENTESCO VIVE CON EL ¿DESDE CUANDO?

ATIENDE VISITA CIUDADANO

SI NO

MOTIVO DE LA VISITA

VALIDACIÓN DE CONDICIONES INCONSI RIESGO

STENCIA PSICOSOCIAL
INF

INGRESO SI
SI NO
NO
PERMANENCIA AMP ABANDONO
LIACI
ÓN
DE
INFO
RMA
CIÓN
 EGRESO MALTRATO

SI
NO
TRASLADO POR DESALOJO
EXPE
CION

IDENTIFICACIÓN OTRO

SI
NO
OTRO CUAL? CUAL?

FUNCIONALIDAD DEL CIUDADANO

ACTIVIDADES INDEPENDIENTE SEMI DEPENDIENTE

DEPENDIENTE

ALIMENTARSE

ASEARSE

VESTIRSE

MOVERSE

TIPO Y
DESCRIPCIÓN
DE LA
DISCAPACIDAD

DESCRIPCIÓN DE LA VIVIENDA
ESTADO DE LA VIVIENDA SERVICIOS PÚBLICOS ILUMINACIÓN VENTILACIÓN ASEO CONDICIONES
GENERALES DE LA

GAS NATURAL AGUA GAS NATURAL BUENA BUENA BUENA BUENA

ASEO LUZ ASEO REGULAR REGULAR REGULAR REGULAR

ALUMBRADO PUBLICO TELÉFONO ALUMBRADO PUBLICO MALA MALA MALA MALA

ELABORO: REVISÓ: FECHA: JUNIO 2022

Angie Tatiana Gaona Garavito

Marilin Barrera Julio

Danna Valentina Vargas Neira

SENA

Centro Administrativo

CARTA DEL NO SELECCIONADO

RTH51325
Girardot- 22 de septiembre 2022

Señor
********************************

En nombre de la empresa PUNTO CREATIVO queremos agradecerle su interés y

participación en el proceso para la vacante responsable operativo.
Le informamos, que de acuerdo a los resultados obtenidos en las últimas actividades en las
que ha participado, usted no ha quedado seleccionado para la siguiente etapa del proceso de
selección.

No obstante, lo anterior, sus resultados serán conservados en nuestra base de datos, a los
efectos que puedan ser considerados en el futuro, en potros procesos de selección estamos
seguros que por sus características personal laboral podemos contar con usted en futuros
procesos que representan una nueva oportunidad en la organización.

Agradecemos su atención

Danna Valentina Vargas Neira Orientadora de

recursos humanos

Girardot Cundinamarca -Jsdesing17@gmail.com- 3114613830 -@Punto Creativo

CARTA DEL SI SELECCIONADO

RTH51325

Girardot- 22 de septiembre 2022

Señor
***************************************
Jefe Departamento Recursos Humanos Proceso
Selección

Asunto: Proceso de selección

Me complace informarle, que usted participó y aprobó un proceso de selección en nuestra

compañía para la oferta laboral, de un puesto de trabajo como responsable operativo.

Analizamos los distintos perfiles profesionales, Señor José Emilio Pacheco a sido
seleccionado como director de operaciones, debe de asistir el 8 de octubre 2022 para los
exámenes médicos generales.

Agradecemos su atención y esperamos su respuesta.

Danna Valentina Vargas Neira Orientadora de

recursos humanos

Redactor: Marilin Barrera Transcriptor:

Tatiana Gaona
Girardot Cundinamarca -Jsdesing17@gmail.com- 3114613830 -@Punto Creativo
 ETAPAS DE PROCEDIMIENTO DE VINCULACIÓN
Propuesta de mejora del procedimiento de vinculación para la empresa PUNTO CREATIVO,
inicia el auxiliar de recursos humanos con la verificación de los documentos con el formato que
indica que documentos debe facilitar que son necesarios para la contratación e instruye al
futuro trabajador sobre el diligenciamiento de la hoja de vida corporativa. Continua con la firma
de contrato que la lleva a cabo el auxiliar de recursos humanos quien se encarga de dar a
conocer todo el contrato al trabajador y deberá leerlo y firmarlo dando su aprobación sobre el
contenido y podrá solicitar una copia de esta.

El jefe de recursos humanos diligencia el formato comunicándole a nomina el ingreso del

nuevo trabajador, mencionando todos los datos necesarios para el debido registro en la base
de datos de nómina, se realizan las afiliaciones a EPS, ARL, AFP y CCF con sus respectivos
formatos dando la información del trabajador, el auxiliar de recursos humanos es el encargado
de este proceso.

El área de dotaciones se encarga de la entrega del carnet, uniforme, dotación y EPI el

trabajador deberá diligenciar el formato de recibido, para luego junto con el jefe de área dar
inicio de la inducción que lleva un cronograma de temas a tratar día, hora, lugar y tiempo.
 FORMATOS REQUERIDOS PARA LA VINCULACIÓN

CONTRATO A TERMINO FIJO

VERSION:001
CONTRATO A TERMINO FIJO CODIGO:RH01
FECHA:JUNIO 2022

CONTRATO A TERMINO FIJO CON SALARIO INTEGRAL

Nombre del empleador PUNTO CREATIVO S.A.S, domicilio del empleador, FLANDES
(TOLINA) Manzana 16 casa 33 orquídeas 2. nombre del
trabajador ................................................, dirección del trabajador ............................., lugar,
fecha de nacimiento y nacionalidad ...................................., oficio que desempeñará el
trabajador .............................................., salario .................................., pagadero por EL
EMPLEADOR, fecha de iniciación de labores ........................, lugar donde se desempeñarán
las labores ............................., ciudad donde ha sido contratado el trabajador ............................

Entre el empleador y el trabajador, de las condiciones ya dichas identificados como aparece al

pie de sus correspondientes firmas se ha celebrado el presente contrato individual de trabajo,
regido además por las siguientes cláusulas: Primera. El empleador contrata los servicios
personales del trabajador y este se obliga: a) A poner al servicio del empleador toda su
capacidad normal de trabajo, en forma exclusiva en el desempeño de las funciones propias del
oficio mencionado y las labores anexas y complementarias del mismo, de conformidad con las
órdenes e instrucciones que le imparta el empleador o sus representantes, y b) A no prestar
directa ni indirectamente servicios laborales a otros empleadores, ni a trabajar por cuenta
propia en el mismo oficio, durante la vigencia de este contrato. Segunda. El empleador pagará
al trabajador por la prestación de sus servicios, bajo la modalidad de salario integral, el salario
indicado y pagadero en las oportunidades anteriormente señaladas. Este salario además de
retribuir el trabajo ordinario, comprende el pago de prestaciones, recargos y beneficios tales
como los concernientes al trabajo nocturno, extraordinario o de horas extras, en días de
descanso obligatorio, sobresueldos, descansos dominicales y festivos, primas legales y
extralegales, la cesantía y sus intereses, los suministros en especie, los subsidios y, en
general toda clase de prestaciones legales y extralegales. Tercera. El salario integral así
convenido, se compone de la siguiente manera: la suma de.................... ($....................), y un
factor prestacional equivalente a......................., para un total de......................... ($...................)
MENSUALES. El trabajador imparte su acuerdo a la suma convenida, aceptando que ésta
retribuye en su totalidad los conceptos enunciados en la cláusula segunda. Cuarta. El
trabajador se obliga a laborar la jornada ordinaria en los turnos y dentro de las horas
señaladas por el empleador, pudiendo hacer éste ajustes o cambios de horario cuando lo
estime conveniente. Por el acuerdo expreso o tácito de las partes, podrán repartirse las horas
jornada ordinaria de la forma prevista en el artículo 164 del Código Sustantivo del Trabajo,
modificado por el artículo 23 de la Ley 50 de 1990, teniendo en cuenta que los tiempos de
descanso entre las secciones de la jornada no se computan dentro de la misma, según el
artículo 167 ibídem. Quinta. Los primeros dos meses del presente contrato se consideran
como período de prueba y, por consiguiente, cualquiera de las partes podrá dar por terminado
el contrato unilateralmente, en cualquier momento de dicho periodo. Vencido éste, la duración
del contrato se establece por un periodo de........................, mientras subsistan las causas que
le dieron origen y la materia del trabajo; no obstante, el trabajador podrá dar por terminado
este contrato mediante aviso escrito al empleador con antelación no inferior a treinta días. En
caso de no dar el trabajador el aviso, o darlo tardíamente, deberá pagar al empleador una
indemnización equivalente a treinta días de salario o proporcional al tiempo faltante. Sexta.
Son justas causas para dar por terminado unilateralmente este contrato por cualquiera de las
partes, las enumeradas en los artículos 62 y 63 del Código Sustantivo del Trabajo; y, además,
por parte del empleado, las faltas que para el efecto se califiquen como graves en el espacio
reservado para las cláusulas adicionales en el presente contrato. Séptima. Las invenciones o
descubrimientos realizados por el trabajador contratado para investigar pertenecen al
empleador, de conformidad con el artículo 539 del Código de Comercio, así como el artículo 20
y concordantes de la ley 23 de 1982 sobre derechos de autor. En cualquier otro caso el invento
pertenece al trabajador, salvo cuando éste no haya sido contratado para investigar y realice la
invención mediante datos o medios conocidos o utilizados en razón de la labor desempeñada,
evento en el cual el trabajador, tendrá derecho a una compensación que se fijará dé acuerdo
con el monto del salario, la importancia del invento o descubrimiento, el beneficio que reporte
al empleador u otros factores similares. Octava. Las partes podrán convenir que el trabajo se
preste en lugar distinto al inicialmente contratado, siempre que tales traslados no desmejoren
las condiciones laborales o de remuneración del trabajador, o impliquen perjuicios para él. Los
gastos que se originen con el traslado serán cubiertos por el empleador de conformidad con el
numeral 8º del artículo 57 del Código Sustantivo del Trabajo. El trabajador se obliga a aceptar
los cambios de oficio que decida el empleador dentro de su poder subordinante, siempre que
se respeten las condiciones laborales del trabajador y no se le causen perjuicios. Todo ello sin
que se afecte el honor, la dignidad y los derechos mínimos del trabajador, de conformidad con
el artículo 23 del Código Sustantivo del Trabajo, modificado por el artículo 1º de la Ley 50 de
1990. Novena. Este contrato ha sido redactado estrictamente de acuerdo con la ley y la
jurisprudencia y será interpretado de buena fe y en consonancia con el Código Sustantivo del
Trabajo cuyo objeto, definido en su artículo 1º, es lograr la justicia en las relaciones entre
empleadores y trabajadores dentro de un espíritu de coordinación económica y equilibrio
social. Décima. El presente contrato reemplaza en su integridad y deja sin efecto alguno
cualquiera otro contrato verbal o escrito celebrado por las partes con anterioridad. Las
modificaciones que se acuerden al presente contrato se anotarán a continuación de su texto. 

Para constancia se firma en dos o más ejemplares del mismo tenor y valor, ante testigos
en............................ a los...... días del mes de....................... de ...........

EL EMPLEADOR EL TRABAJADOR
......................................... ..........................................

C.C. No. de.......................... C.C. No. de.........................

ELABORÒ: REVISÒ: FECHA: JUNIO 2022

Marilyn Barrera julio
Danna Vargas Neira
Angie Tatiana Gaona
Garavito
Centro Administrativo
Servicio Nacional de
Aprendizaje
 VERSION:001
CONTRATO DE TRABAJO DE CODIGO:RH01
DURACIÓN POR LA OBRA O LABOR
FECHA: Junio del
CONTRATADA 2022

Nombre del empleador.............., domicilio del empleador......................., nombre del

trabajador................., dirección del trabajador........................, lugar, fecha de nacimiento y
nacionalidad ................, oficio que desempeñará el trabajador .......... salario ............ pagadero
por ........ fecha de iniciación de labores ......... lugar donde se desempeñarán las
labores ................ciudad donde ha sido contratado el trabajador ......... obra o labor
contratada ............
Entre el empleador y el trabajador, de las condiciones ya dichas identificados como aparece al
pie de sus correspondientes firmas se ha celebrado el presente contrato individual de trabajo,
regido además por las siguientes cláusulas: Primera. El empleador contrata los servicios
personales del trabajador y este se obliga: a) A poner al servicio del empleador toda su
capacidad normal de trabajo, en forma exclusiva en el desempeño de las funciones propias del
oficio mencionado y las labores anexas y complementarias del mismo, de conformidad con las
órdenes e instrucciones que le imparta el empleador o sus representantes, y b) A no prestar
directa ni indirectamente servicios laborales a otros empleadores, ni a trabajar por cuenta
propia en el mismo oficio, durante la vigencia de este contrato. Segunda. El empleador pagará
al trabajador por la prestación de sus servicios el salario indicado, pagadero en las
oportunidades también señaladas arriba. Dentro de este pago se encuentra incluida la
remuneración de los descansos dominicales y festivos de que tratan los capítulos I y II del
título VII del Código Sustantivo del Trabajo. Se aclara y se conviene que en los casos en los
que el trabajador devengue comisiones o cualquier otra modalidad de salario variable, el
82.5% de dichos ingresos, constituye remuneración ordinaria y el 17.5% restante esta
designado a remunerar el descanso en los días dominicales y festivos que tratan los capítulos I
y II del título VII del Código Sustantivo de Trabajo. Tercera. Todo trabajo suplementario o en
horas extras y todo trabajo en día domingo o festivo en los que legalmente debe concederse
el descanso, se remunerará conforme a la Ley, así como los correspondientes recargos
nocturnos. Para el reconocimiento y pago del trabajo suplementario, dominical o festivo el
empleador o sus representantes deben autorizarlo previamente por escrito. Cuando la
necesidad de este trabajo se presente de manera imprevista o inaplazable, deberá ejecutarse
y darse cuenta de él por escrito, a la mayor brevedad, al empleador o sus representantes. El
empleador, en consecuencia, no reconocerá ningún trabajo suplementario o en días de
descanso legalmente obligatorio que no haya sido autorizado previamente o avisado
inmediatamente, como queda dicho. Cuarta. El trabajador se obliga a laborar la jornada
ordinaria en los turnos y dentro de las horas señaladas por el empleador, pudiendo hacer éste
ajustes o cambios de horario cuando lo estime conveniente. Por el acuerdo expreso o tácito de
las partes, podrán repartirse las horas jornada ordinaria de la forma prevista en el artículo 164
del Código Sustantivo del Trabajo, modificado por el artículo 23 de la Ley 50 de 1990, teniendo
en cuenta que los tiempos de descanso entre las secciones de la jornada no se computan
dentro de la misma, según el artículo 167 ibídem. Quinta. El presente contrato se celebra por
el tiempo que dure la realización de la obra (o labor contratada), según se determino
anteriormente. Sexta. Son justas causas para dar por terminado unilateralmente este contrato
por cualquiera de las partes, las enumeradas en los artículos 62 y 63 del Código Sustantivo del
Trabajo; y, además, por parte del empleado, las faltas que para el efecto se califiquen como
graves en el espacio reservado para las cláusulas adicionales en el presente contrato.
Séptima. Las invenciones o descubrimientos realizados por el trabajador contratado para
investigar pertenecen al empleador, de conformidad con el artículo 539 del Código de
Comercio, así como el artículo 20 y concordantes de la ley 23 de 1982 sobre derechos de
autor. En cualquier otro caso el invento pertenece al trabajador, salvo cuando éste no haya
sido contratado para investigar y realice la invención mediante datos o medios conocidos o
utilizados en razón de la labor desempeñada, evento en el cual el trabajador, tendrá derecho a
una compensación que se fijará dé acuerdo con el monto del salario, la importancia del invento
o descubrimiento, el beneficio que reporte al empleador u otros factores similares. Octava. Las
partes podrán convenir que el trabajo se preste en lugar distinto al inicialmente contratado,
siempre que tales traslados no desmejoren las condiciones laborales o de remuneración del
trabajador, o impliquen perjuicios para él. Los gastos que se originen con el traslado serán
cubiertos por el empleador de conformidad con el numeral 8º del artículo 57 del Código
Sustantivo del Trabajo. El trabajador se obliga a aceptar los cambios de oficio que decida el
empleador dentro de su poder subordinante, siempre que se respeten las condiciones
laborales del trabajador y no se le causen perjuicios. Todo ello sin que se afecte el honor, la
dignidad y los derechos mínimos del trabajador, de conformidad con el artículo 23 del Código
Sustantivo del Trabajo, modificado por el artículo 1º de la Ley 50 de 1990. Novena. Este
contrato ha sido redactado estrictamente de acuerdo con la ley y la jurisprudencia y será
interpretado de buena fe y en consonancia con el Código Sustantivo del Trabajo cuyo objeto,
definido en su artículo 1º, es lograr la justicia en las relaciones entre empleadores y
trabajadores dentro de un espíritu de coordinación económica y equilibrio social. Décima. El
presente contrato reemplaza en su integridad y deja sin efecto alguno cualquiera otro contrato
verbal o escrito celebrado por las partes con anterioridad. Las modificaciones que se acuerden
al presente contrato se anotarán a continuación de su texto.

Para constancia se firma en dos o más ejemplares del mismo tenor y valor, ante testigos
en ................................. a los ............ días del mes de ................... de ...........

EL EMPLEADOR EL TRABAJADOR

ELABORÒ: REVISÒ: FECHA: JUNIO 2022

Marilyn Barrera julio
Dana Vargas Neira
Angie Tatiana Gaona
Garavito
Centro Administrativo
Servicio Nacional de
Aprendizaje
FORMATO DE SOLUCITUD DE DOCUMENTO PARA LA CONTRATACIÓN
Versión: 001
FORMATO DE SOLICITUD DE Código: RH001
DOCUMENTOS PARA LA Fecha: Junio del
CONTRATACIÓN 2022

DATOS PERSONALES
Nombre
completo
Correo
electrónico
Nade
Cédula
N°de
teléfono
Fecha de
nacimiento
LISTA DE DOCUMENTOS
DOCUMENTOS SI NO OBSERVACIONES
Documento de
Identidad
Hoja de vida
Soporte documentos
de estudio y
experiencia que
acrediten los
requisitos al cargo
Pasado judicial-
Certificado de
antecedentes penales
Certificado de
Antecedentes
Disciplinarios
Declaración de bienes
y rentas
Firma del responsable Firma de aprobación del Gerente

Elaboró Revisó Fecha: Junio del 2022

Angie Tatiana Gaona Garavito
Marilin Barrera Julio
Danna Valentina Vargas Neira
Centro Administrativo
Servicio Nacional De
Aprendizaje
FORMATO DE DOCUMENTOS
Versión: 001
FORMATO DE DOCUMENTOS Código: RH001
Fecha: Junio del 2022
DATOS PERSONALES
Nombre completo
Correo electrónico
N°de Cédula
N°de teléfono
Fecha de nacimiento
LISTA DE DOCUMENTOS
DOCUMENTOS SI NO OBSERVACIONES
Documento de Identidad
Hoja de vida
Certificado de cuenta
bancaria
Certificado de estudios
realizados
Certificaciones laborales
Fotos (fondo blanco o
azul)
Hoja de vida cooperativa
Fotocopias de registro de
hijo
Formato de afiliacion ARL
Certificado de ARL
Certificado de afiliación a
fondo de pensión
promotora de salud (EPS)
Resultados de exámenes
médicos
Resultados de pruebas
psicotécnicas y de
conocimiento
Formato de autorización
para tratamiento de datos
personales
Firma del responsable Firma de aprobación del Gerente
Elaboró Reviso Fecha: Junio del 2022
Angie Tatiana Gaona Garavito
Marilin Barrera Julio
Danna Valentina Vargas Neira
Centro Administrativo
Servicio Nacional De
Aprendizaje

HOJA DE VIDA CORPORATIVA

Versión: 001
HOJA DE VIDA CORPORATIVA Código: RH001
Fecha: Junio del 2022

DATOS PERSONALES

1er. Apellido 2do Apellido

1er. Nombre 2do Nombre

 Dirección Barrio Ciudad

Departamento Teléfonos Celular

Correo Electrónico

Fecha de
Nacimient
o Ciudad Departamento País Sexo

F M Otro

Grupo Sanguíneo Peso Estatura Estado civil

Número de calzado Talla en ropa

Persona para contactar en caso de emergencia Teléfono

DOCUMENTOS

C.C. C.E. T.I.

Tipo de Número
Identificación

Ciudad de Expedición Fecha de Expedición

No. Tarjeta Profesional

Licencia Conducción Número Categoría

Fecha de
Pasaporte No. País Fecha de Expedición
Vencimiento

Clas
No. Libreta Militar Distrito 1a 2a 3a
e

Fecha
Licencia de Trabajo Tipo
Vencimiento
INFORMACIÓN FAMILIAR

Fecha
de Grado Docume
Ciudad Vive Estad
Parente Nombres y Nacimi de nto
ento de o
sco Apellidos Educa de
Civil *
Nacimie S N ción * Identidad
D M A nto i o

Padre

Madre

Esposo
(a)

Hijo (a)
1

Hijo (a)
2

Hijo (a)
3

(Ver Códigos de Estado Civil y Grado de Educación)

S: Soltero - C: Casado - V: Viudo - D: Divorciado - U: Unión Libre
** 1= Sin Información - 2= Primaria Incompleta - 3= Primaria Completa - 4= Bto.
Incompleto - 5= Bto. Completo - 6= Técnico
7= Univ. Incompleta - 8= Univ. Completa - 9=Postgrado

EDUCACIÓN

TERMI
INICIÓ
NOMBRE DEL TÍTULO NÓ
NIVEL AÑOS MES
PLANTEL OBTENIDO MES
CURSADOS AÑO
AÑO

Primaria

Bachillera
to

Técnico

Universid
ad

Postgrad
o

Diplomad
 o

Otros
Cursos

HABLA LEE ESCRIBE ENTIENDE TRADUCE

IDIOMA E B R E B R E B R E B R E B R

INGLÉS

OTRO

*E: Excelente - B: Bien - R: Regular

LICENCIAS – CERTIFICACIONES – SEMINARIOS

INSTITUCIÓN CERTIFICACIÓN INICIÓ TERMINÓ

MES AÑO MES AÑO

PERFIL PROFESIONAL

Competencias Personales

EXPERIENCIA PROFESIONAL

Empresa (1) Fecha Ingreso Fecha Retiro

Área de Trabajo Cargo Ocupado

Actividades
Desarrolladas

Jefe Inmediato Cargo

Dirección Teléfonos
Empresa

Empresa (2) Fecha Ingreso Fecha Retiro

 Área de Trabajo Cargo Ocupado

Actividades
Desarrolladas

Jefe Inmediato Cargo

Dirección Teléfonos
Empresa

DATOS BANCO PARA PAGO NÓMINA

Banco Tipo de cuenta Ahorros Corriente

Cuenta No. Sucursal .

Fondo de Cesantías E.P.S. Fondo de Pensiones

BIENESTAR SOCIAL

TENENCIA DE LA VIVIENDA

Propia Arriendo Otros ¿Cuál?

____________________________________________________________________

Tiene crédito de vivienda Sí No Entidad ______________________

Número de personas que habitan la vivienda ____

ACTIVIDADES EXTRALABORALES

Señale el tipo de actividades en las cuales usted considera que puede participar en Bienestar
Institucional

Participa Tiempo Semanal

Actividad Tipo de Actividad SÍ NO Dedicado/Horas

Culturales
Deportivas

Salud

Formación
Intelectual

Investigación

DESEMPEÑO Y CAPACITACIONES EN LA EMPRESA

ACTUAL
EVALUACIÓN DE DESEMPEÑO LABORAL
FECHA DE RESULTADO PLAN DE OBSERVACIONES
EVALUACIÓN OBTENIDO MEJORAMIENTO

PLAN DE CARRERA E INCENTIVOS

APTO PARA SER CARGO AL QUE APTO PARA OBSERVACIONES
PROMOVIDO PODRÍA ASPIRAR RECIBIR ALGÚN
INCENTIVO DEL
PROGRAMA DE
BIENESTAR

CAPACITACIONES RECIBIDAS
NOMBRE DE LA FECHA INSTITUCIÓN SEGUIMIENTO
CAPACITACIÓN FINALIZACIÓN
REFERENCIAS FAMILIARES

NOMBRE OCUPACIÓN TELÉFONO FIJO CELULAR

REFERENCIAS PERSONALES

NOMBRE OCUPACIÓN TELÉFONO FIJO CELULAR

REFERENCIAS LABORALES

NOMBRE OCUPACIÓN TELÉFONO DIJO CELULAR

1. La Empresa se reserva el derecho de verificar los datos registrados en la presente hoja de

vida.

Así mismo, se debe adjuntar los siguientes documentos:

1. Fotocopia de la cédula de ciudadanía

2. Foto reciente
3. RUT (Registro Único Tributario)
4. Certificación de afiliación a EPS.
5. Fotocopia de los soportes de educación y formación – teniendo en cuenta el perfil
6. Fotocopia de las certificaciones de experiencia laboral - teniendo en cuenta el perfil

Nota: La falsedad, omisión o inexactitud en los datos suministrados en esta Hoja de Vida
ocasionará la reconsideración de su permanencia en la Empresa.
____________________________________
NOMBRE DEL TRABAJADOR
C.C.
FIRMA

Elaboró Reviso Fecha: Junio del 2022

Angie Tatiana Gaona Garavito
Marilin Barrera Julio
Danna Valentina Vargas Neira
Centro Administrativo
Servicio Nacional De
Aprendizaje
FORMATO DE REQUERIDOS PARA LA CONTRATACION
VERSIÓN: 001

FORMATOS REQUERIDOS PARA LA CÓDIGO: RH001

CONTRATACIÓN
FECHA: Junio del 2022

1. OBJETIVO
Definir los lineamientos necesarios para la protección y conservación de los
documentos producidos y recibidos en el en la empresa PUNTO CREATIVO S.A.S

2. ALCANCE
Aplica a todos los documentos que reciben y producen en el área de talento humano
3. DEFINICIONES Y/O ABREVIATURAS

Archivo: Es el conjunto de documentos, sea cual fuere su fecha, forma y soporte material,
acumulados en un proceso natural por una persona o entidad, en el transcurso de su
gestión, conservados para servir como testimonio e información a la persona o institución
que los produce y a los ciudadanos, o como fuentes de la historia.
Archivo Central: Es aquel en el que se agrupan documentos transferidos por los distintos
archivos de gestión de la entidad respectiva, cuya consulta no es tan frecuente pero que
siguen teniendo vigencia y son objeto de consulta por las propias oficinas y particulares en
general.
Archivo de Gestión: Comprende toda la documentación que es sometida a continua
utilización y consulta administrativa por las oficinas productoras u otras que la soliciten. Su
circulación o trámite se realiza para dar respuesta o solución a los asuntos iniciados.
Acervo Documental: Conjunto de documentos de un archivo, conservados por su valor
sustantivo, histórico o cultural.
Carpeta: Unidad de conservación a manera de cubierta que protege los documentos para
su almacenamiento y preservación.
Código: Signo alfanumérico asignado a las series, Subserie, formatos, guías y
procedimientos para identificar y clasificar los documentos. Sistema de signos y
combinaciones de signos, cada uno de los cuales representa ciertos datos previamente
convenidos.
Conservación de documentos: Conjunto de medidas preventivas o correctivas
adoptadas para asegurar la integridad física y funcional de los documentos de archivo.
Conservación preventiva de documentos: Conjunto de estrategias y medidas de orden
técnico, político y administrativo orientadas a evitar o reducir el riesgo de deterioro de los
documentos de archivo, preservando su integridad y estabilidad
Depósito de Archivo: Local especialmente equipado y adecuado para el almacenamiento
y la conservación de los documentos de archivo.
 Embalaje: Empaque adecuado (caja y/o carpeta) para almacenar, conservar y transportar los
documentos.
 VERSIÓN: 001

CÓDIGO: RH001
FORMATOS REQUERIDOS
PARA LA CONTRATACIÓN FECHA: Junio del 2022

Folio: Hoja.
Formato control de temperatura y humedad relativa: Instrumento que permite llevar el
registro diario y mensual de la temperatura y la humedad relativa en los depósitos de
archivo.
Guía: Documento que detalla una(s) actividad(es) inherente a un proceso o
procedimiento, que por su grado de complejidad y facilidad de comprensión requiere
aclararse.
Humedad absoluta (densidad del vapor): Es el peso del vapor de agua por unidad de volumen
de aire, expresada en gramos por metro cúbico de aire.
Humedad Relativa: Es la relación entre la cantidad de vapor de agua contenido realmente en el
aire estudiado (humedad absoluta) y el que podría llegar a contener si estuviera
saturado (humedad de saturación). Se mide en tantos por ciento y está normalizada de
forma que la humedad relativa máxima posible es el 100%.
Humedad de Saturación: Es la máxima cantidad de vapor de agua que puede caber en una
cierta cantidad de aire. La humedad de saturación depende de la presión y temperatura.
Legajo: Conjunto de documentos atados o empastados para facilitar su manipulación
Lumen: Es la cantidad de luz visible que emite una lámpara en todas las direcciones. Un lumen
equivale a 10.76 luxes.
Lux: Es la incidencia perpendicular de un lumen en una superficie de 1 metro cuadrado. Un lux
equivale a 0.0929 lúmenes.
Luxómetro: aparato que realiza medidas de los niveles de iluminación ambiental. Contiene
una célula fotoeléctrica, que convierte la luz que recibe, en electricidad.
Serie: Conjunto de unidades documentales de estructura y contenido homogéneo,
emanados de un mismo órgano o sujeto productor como consecuencia del ejercicio de sus
funciones específicas. Ejemplos: Hojas de Vida o Historias Laborales, Contratos, Actas,
Informes, entre otros.
SignaturaTopográfica: Identificación convencional que señala la ubicación de una unidad
de conservación en el depósito y mobiliario de un archivo.
Subsidie: Unidad documental específica que por sus características forma parte de la serie.
Tabla de retención documental: Listado de series, con sus correspondientes tipos
documentales, a las cuales se asigna el tiempo de permanencia en cada etapa del ciclo vital
de los documentos.
Temperatura: Magnitud física que mide la sensación subjetiva de calor o frío de los cuerpos
o del ambiente. La temperatura se mide en grados.
Termo higrómetro: Instrumento para medir temperatura y humedad ambiente de forma
continuada.
Unidad de Conservación: Es el medio físico que se utiliza para almacenar y conservar los
documentos tales como cajas, carpetas, tomos entre otros.
Unidad Documental: Unidad de análisis en el proceso de identificación documental. La
unidad documental puede ser simple cuando está constituida por un solo documento
(ejemplo: una resolución) o compleja cuando lo constituyen varios formando un expediente
(ejemplo: una historia laboral).
UNA: Unidad Académica y/o Administrativa.
 Versión: 001
FORMATOS REQUERIDOS PARA LA Código: RH001
CONTRATACIÓN
Fecha: Junio del 2022

4. DESCRIPCIÓN DE LA GUÍA
4.1 RESPONSABLE
Funcionario asignado para las actividades de talento humano
4.2 LINEAMIENTOS GENERALES PARA LA PROTECCIÓN Y CONSERVACIÓN DEL
ARCHIVO
Tomando en cuenta las pautas dadas por el archivo general de la nación en el acuerdo 48
del 2000, acuerdo 49 del 2000, acuerdo 5 del 2000 y la ley 594 del 2000 (Ley general de
archivos para Colombia), se establecen las condiciones para los locales destinados como
sedes de archivos, estantería, mobiliario, contenedores y para la conversación preventiva
de documentos.
4.2.1 CAPACIDAD DE ALMACENAMIENTO
Los depósitos se dimensionan teniendo en cuenta:
La disposición de espacio suficiente para albergar la documentación acumulada y su
natural incremento de acuerdo con los parámetros establecidos en las tablas de retención
documental y los documentos de apoyo necesarios.
4.2.2 CONDICIONES AMBIENTALES GENERALES
Ventilación
La ventilación interna debe permitir que las condiciones ambientales del depósito y
espacio del mismo garanticen la conversación del documento.
La disposición de las unidades de conservación en los estantes deberá permitir una
adecuada ventilación a través de ellos.
Iluminación
Se debe evitar la evidencia de luz directa sobre documentación y contenedores cuando no
sea posible suprimir las fuentes naturales de luz se deben utilizar cortinas en las ventanas.
Las instalaciones eléctricas deben estar por fuera del local de depósito en lo posible y
deben estar en perfectas condiciones.
Se debe mantener un control sobre la instalación eléctrica.
4.2.3 SOPORTE

Se recomienda la utilización de papelería con gramaje entre 75 y 90 g/m2, libre de ácido

y exento de lignina cuyo valor de pH esté en rango de acuerdo con los aspectos
contemplados en la NTC 4436 “Papel para documentos de archivo: Requisitos para la
permanencia y durabilidad”.
Se recomienda que las tintas de impresión deben poseer estabilidad química, ser
insoluble en contacto con la humedad, no presentar modificación de color y no transmitir
acidez al soporte.
Se recomienda que la tinta para escribir debe ser un líquido uniforme, libre de
sedimento, materiales en suspensión o elementos extraños; no debe presentar
separación de componentes o coagulación.
No se recomienda utilizar micro puntas o esferos de tinta húmeda en los documentos
de conservación total, pues la clase de colorantes y solventes que contienen son
solubles en agua, tienden a expandirse, perder su coloración en corto tiempo y aún en
condiciones estables de almacenamiento pueden presentar pérdida de legibilidad en la
información.
4.2.4 CONTENEDORES
Para los documentos de conservación total no se recomienda la perforación de los
documentos ni que estén en contacto con material metálico. Si se almacena en fólderes
AZ se debe utilizar acetatos para evitar rasgaduras y deformaciones.
El material y el diseño de la elaboración de las unidades de almacenamiento debe estar
dimensionado de acuerdo con el peso y tamaño de la documentación a conservar. Para
el ensamble no se utilizará adhesivo o materiales metálicos.
Como sistemas de almacenamiento se recomienda utilizar contenedores o sistemas de
embalaje para albergar folios sueltos, legajos, libros o tomos encuadernados con el
propósito de prolongar de una manera considerable la conservación de los mismos.
 Los contenedores deben ser elaborados en cartón neutro y si no se dispone de
éstos, se aplicará al cartón un recubrimiento que impidas la acidificación por
contacto.
Se recomienda que las Carpetas deben ser de un material que tenga pH neutro, de
color preferiblemente claro, los tintes y pigmentos deben ser resistentes a la abrasión y
ser
insolubles en agua. La cartulina debe tener un acabado liso, suave, libre de partículas
abrasivas u otras imperfecciones. Se recomienda el uso de cartulina desacidificada de
mínimo 240 g/m2 o propalcote de mínimo 320 g/m2.
Para documentos de formato análogo como microfilm, cintas fonográficas, cintas de
video, rollos cinematográficos o fotografía entre otros y digitales como disquetes y CD.,
se tendrá cuenta lo siguiente:
Para las fotografías y negativos se recomienda almacenarse en sobres individuales y en
cajas de pH neutro (7) y nunca emplear materiales plásticos.
Los rollos de microfilm deberán mantenerse en su carrete y contenedor elaborados en
material estable y químicamente inerte; cada rollo estará en una unidad independiente
debidamente identificada y dispuesto en las respectivas estanterías diseñadas acordes
con el formato y con las especificaciones requeridas para garantizar su preservación.
La USB podrán contar con una unidad de conservación plástica en polipropileno u otro
polímero químicamente estable y que no desprenda vapores ácidos o contenga
moléculas ácidas retenidas en su estructura. Cada unidad de conservación contendrá
solo un disco duro
Para documentos que sean de conservación permanente no se recomienda emplear
los sistemas de impresión de matriz de punto (Concepto técnico Grupo Laboratorio de
Restauración, Archivo General de la Nación, 2001).
4.2.5 MANTENIENDO DE INSTALACIONES
Garantizar la limpieza de pisos y estanterías con sustancias que no eleven el nivel de
humedad en el ambiente.
Se aconseja hacer recorridos periódicos de inspección para observar si los depósitos y
la documentación se mantienen en excelentes condiciones de aseo y seguridad. La
inspección debe confirmar entre otras que los extintores, si los hay, estén en
condiciones de uso, que los sistemas de señalización correspondan a los inicialmente
trazados y que los instrumentos de medición estén funcionando correctamente.
4.2.6 CONDICIONES FUNCIONALES
Las condiciones funcionales para los depósitos de Archivo, propenden por el
aprovechamiento de los espacios físicos basándose en la óptima distribución del
mobiliario, su característica y disposición. Para cumplir las condiciones funcionales se
debe tomar en cuenta:
ESTANTERÍA
El diseño de los estantes debe ser acorde con la cantidad de unidades que contendrá,
evitando bordes o aristas que produzcan daños sobre los documentos.
Se recomienda que los estantes sean construidos en láminas metálicas sólidas,
resistentes y estables con tratamiento anticorrosivo y recubrimiento horneado
químicamente estable
Se recomienda que la estantería no esté recostada sobre los muros y se deje un
espacio mínimo de 20 cm, entre éstos y la estantería.
MOBILIARIO
Los archivadores utilizados como mobiliario de oficina deben elaborarse en materiales
estables para la conservación de documentos y proyectarse de acuerdo con la
producción documental
 Versión: 001
FORMATOS REQUERIDOS PARA LA
CONTRATACIÓN
Código: RH001
Fecha: Junio del 2022

4.3 LINEAMIENTO PARA LA PROTECCIÓN Y CONSERVACIÓN DE ARCHIVOS

ESPECIALES
La Dirección de Certificación y Gestión Documental, Consultorio Jurídico, Bienestar
Universitario, Recursos Humanos, Dirección de Admisiones y Registro Académico son
considerados archivos especiales por manejar documentos que tienen un valor
administrativo, legal e histórico.
4.3.1CONDICIONESAMBIENTALES ESPECIALES
En Archivos considerados especiales se debe controlar las condiciones ambientales
tales como humedad relativa y temperatura, para lo cual deben contar con instrumentos
de medición como termo higrómetros y registrar las mediciones en el formato FGD.33
“Control de Temperatura y Humedad Relativa en los Depósitos de Archivo”. Asimismo,
se debe cumplir con las condiciones ambientales que incluyen manejo de ventilación,
contaminantes atmosféricos e iluminación, así:
HUMEDAD Y TEMPERATURA
Material documental: soporte en papel
En las áreas de depósito se recomienda mantener una temperatura de 15°C a 20°C con
una fluctuación diaria de 4°C.
Se recomienda que en los depósitos de Archivo mantengan una humedad relativa entre
45% y 60% con una fluctuación diaria del 5%.
Material documental: fotografía
Para fotografía en color blanco y negro se recomienda una temperatura de 15°C a 20 C.
La humedad relativa debe mantenerse entre el 40% y 50%.
Para fotografía a color se debe mantener una temperatura menor a 10°C. La humedad
relativa debe mantenerse entre 25% y 35%
MATERIAL DOCUMENTAL GRABACIONES:
En las áreas donde se almacenan archivos de tipo grabación, se recomienda mantener
una temperatura entre 10°C y 18°C
MATERIAL MICROFILM
La temperatura en los depósitos donde se almacenan archivos en soporte microfilm es
recomendable entre 17° C y 20°C.
 FORMATOS REQUERIDOS PARA LA Versión: 001
CONTRATACIÓN
Código: RH001
Fecha: Junio del 2022

La humedad relativa en los depósitos donde se almacenan archivos en soporte microfilm

es recomendable entre 30% y 40%.
ILUMINACIÓN
Los depósitos de archivo deben contar con iluminación adecuada para la conservación de
los documentos la radiación visible lumínica debe ser menor o igual a 100 lux. En los
depósitos en los que se requiera iluminación artificial se podrá emplear luz fluorescente de
baja intensidad.
4.3.2 CONDICIONES FUNCIONALES ESPECIALES
ESTANTERÍA
Se recomienda que los estantes tengan capacidad de soportar un peso de 100 kg/ mi
lineal.
Si se disponen módulos compuestos por dos cuerpos de estanterías, se deben utilizar los
parales y tapas laterales para proporcionar mayor estabilidad. En todo caso se deberán
anclar los estantes con sistemas de fijación a piso.
La balda superior debe estar a un máximo de 180 cm, para facilitar la manipulación y el
acceso del operario a la documentación.
La balda inferior debe estar por lo menos a 10cm del piso
La distancia libre entre la unidad de conservación y la bandeja superior debe ser mínimo
de 4cm
El cerramiento superior no debe ser utilizado como lugar de almacenamiento de
documentos ni de ningún otro material.
El espacio de circulación entre cada módulo de estantes debe tener un minuto de 70 cm y
un corredor central mínimo 120 cm
MOBILIARIO
Para la documentación de imagen análoga como microfilmación, cintas fonográficas,
cintas de video, rollos cinematográficos o fotografía entre otros y digital como disquetes,
CD, principalmente, se deben contemplar sistemas de almacenamiento especiales como
gabinetes, armarios o estantes con diseños desarrollados acordes con las dimensiones y
tipo de soporte a almacenar y los recubrimientos antioxidantes y antiestáticos a que haya
lugar.
 FORMATOS REQUERIDOS PARA LA Versión: 001
CONTRATACIÓN
Código: RH001
Fecha: Junio del 2022

4.3.3 Mantenimiento de instalaciones

Establecer planes de aseo que incluyan fumigación y permitan controlar la proliferación

de roedores, insectos, cucarachas y demás en las áreas de depósito.
Las unidades de conservación requieren de un programa de limpieza en seco y para el
efecto se deben emplear brochas o aspiradoras.

4.3.4 Condiciones de seguridad

La seguridad para los depósitos de Archivo comprende lo referente a su accesibilidad para

evitar adulteraciones o robos y la seguridad física de la documentación. Para cumplir con
esto se debe tener en cuenta:

Disponer de equipos para atención de desastres como extintores de CO2, Solkaflan

o
Multipropósito y extractores de acuerdo con el tipo material a conservar.
Las especificaciones técnicas de los extintores, el número de unidades y su ubicación
deberá estar acorde con las dimensiones del depósito de archivo, su capacidad de
almacenamiento y ser de fácil visualización y manejo.
En caso de emergencia se debe evitar el empleo de polvo químico y de agua en el
depósito.
Proveer la señalización necesaria que permita decidir en caso de riesgo; a prevenir
conductas indebidas (fumar, desaseo, uso de agua en caso de desastre), y a fomentar
conductas debidas (prioridades de evacuación, rutas, buen trato de las unidades
documentales, etc.)
Se recomienda que las zonas de trabajo archivístico, consulta y prestación de
servicios estén fuera de las de almacenamiento, garantizando así tanto la seguridad
como la regulación y mantenimiento de las condiciones ambientales en las áreas de
depósito.
Parágrafo: Cuando los lineamientos para la protección y conservación de archivos
especiales por razones de construcción del edificio no se pueda mantener se debe
hacer seguimiento periódicamente y tomar acciones que garanticen la conservación del
documento.

CONTROL DE CAMBIOS

FECHA DE DESCRIPCIÓN DE
APROBACI CAMBIOS
VERSIÓN
ÓN REALIZADOS

0 Junio del 2022 Creación del documento.

1
Modificación del documento.
0
2
 CONTENIDO DE CARPETA DE TRABAJADOR EN FÍSICO
La carpeta en físico del trabajador la maneja el área de talento humano lleva código de
dependencia del área. Quien tiene acceso el jefe de recursos humanos, estos se encuentran
archivados en físico en un folio nombrado con el área asignada y la persona responsable.
1. Acto administrativo de nombramiento o contrato de trabajo
2. Oficio de notificación del nombramiento o contrato de trabajo
3. Oficio de aceptación del nombramiento en el cargo o contrato de trabajo
4. Documentos de identificación
5. Hoja de Vida (Formato Único Función Pública)
6. Soportes documentales de estudios y experiencia que acrediten los requisitos del cargo
7. Acta de posesión
8. Pasado Judicial – Certificado de Antecedentes Penales
9. Certificado de Antecedentes Fiscales
10. Certificado de Antecedentes Disciplinarios
11. Declaración de Bienes y Rentas
12. Certificado de aptitud laboral (examen médico de ingreso)
13. Afiliaciones a: Régimen de salud (EPS), pensión, cesantías, caja de compensación,
etc.
14. Actos administrativos que señalen las situaciones administrativas del funcionario:
vacaciones, licencias,
15. comisiones, ascensos, traslados, encargos, permisos, ausencias temporales,
inscripción en carrera administrativa, suspensiones de contrato, pago de prestaciones,
entre otros.
16. Evaluación del Desempeño
17. Acto administrativo de retiro o desvinculación del servidor de la entidad, donde consten
las razones de este: Supresión del cargo, insubsistencia, destitución, aceptación de
renuncia al cargo, liquidación del
18. contrato, incorporación a otra entidad, etc.

CONTENIDO DE CARPETA DE TRABAJADOR EN DIGITAL

La carpeta en digital del trabajador se encuentra en USB, disco Duero y nube corporativa que
maneja el área de talento humano lleva código de dependencia del área, el único personal
autorizado de las carpetas es el jefe de recursos humanos.
1. Acto administrativo de nombramiento o contrato de trabajo
2. Oficio de notificación del nombramiento o contrato de trabajo
3. Oficio de aceptación del nombramiento en el cargo o contrato de trabajo
4. Documentos de identificación
5. Hoja de Vida (Formato Único Función Pública)
6. Soportes documentales de estudios y experiencia que acrediten los requisitos del cargo
7. Acta de posesión
8. Pasado Judicial – Certificado de Antecedentes Penales
9. Certificado de Antecedentes Fiscales
10. Certificado de Antecedentes Disciplinarios
11. Declaración de Bienes y Rentas
12. Certificado de aptitud laboral (examen médico de ingreso)
13. Afiliaciones a: Régimen de salud (EPS), pensión, cesantías, caja de compensación,
etc.
14. Actos administrativos que señalen las situaciones administrativas del funcionario:
vacaciones, licencias,
15. comisiones, ascensos, traslados, encargos, permisos, ausencias temporales,
inscripción en carrera administrativa, suspensiones de contrato, pago de prestaciones,
entre otros.
16. Evaluación del Desempeño
17. Acto administrativo de retiro o desvinculación del servidor de la entidad, donde consten
las razones de este: Supresión del cargo, insubsistencia, destitución, aceptación de
renuncia al cargo, liquidación del
18. contrato, incorporación a otra entidad, etc.
 ANEXOS

FRUJOGRAMAS:
PRESELECCIÓN
SELECCIÓN:
VINCULACIÓN
GLOSARIO:
AFILIADO: Que es miembro de un partido político, un sindicato, un gremio u otra
asociación.
BIENESTAR INSTITUCIONAL: es el proceso sistémico y transversal al aprendizaje a lo
largo de la vida y la profesionalización del individuo, es eje dinamizador que participa
integralmente en la consolidación del Proyecto Educativo Institucional, contribuye al
desarrollo individual y social
CAPACITACIÓN: juega un papel primordial para el logro de tareas y proyectos, dado que
es el proceso mediante el cual las y los trabajadores adquieren los conocimientos,
herramientas, habilidades y actitudes para interactuar en el entorno laboral y cumplir con
el trabajo que se les encomienda.

COLABORADORES: Persona que trabaja con otras en la realización de una tarea común.
CRONOGRAMA: Representación gráfica de un conjunto de hechos en función del tiempo.
DILIGENCIAMIENTO: Poner los medios necesarios para el logro de una solicitud
FACILITAR: Hacer fácil o posible algo.
INCENTIVO: Premio o gratificación económica que se le ofrece o entrega a una persona
para que trabaje más o consiga un mejor resultado en determinada acción o actividad.

PROPUESTA DE MEJORA: se ofrecen soluciones a problemas como por ejemplo en el

caso que se describe, la reducción de productos defectuosos, que a su vez genera una
consecuencia positiva de ahorro en materias primas, y que beneficia a producir solo lo
necesario.

SEGURIDAD SOCIAL: es la protección que una sociedad proporciona a los individuos y

los hogares para asegurar el acceso a la asistencia médica y garantizar la seguridad del
ingreso, en particular en caso de vejez, desempleo, enfermedad, invalidez, accidentes del
trabajo, maternidad o pérdida del sostén de familia