REPUBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELA

MINISTERIO DEL PODER POPULAR PARA LA DEFENSA

EJÉRCITO BOLIVARIANO
6TO CUERPO DE INGENIEROS
62 BRIGADA DE INGENIEROS DE COMBATE
622 BTN. DE ING. "CNEL PEDRO ALDAO"
COMANDO

NORMAS GENERALES PARA EL MANEJO DEL ARCHIVO

1. OBJETIVO:

a. Propósito:
El presente documento tiene por finalidad, unificar las normas relativas al
funcionamiento y organización de los archivos de la Unidad y/o dependencias.

b. Alcance:
Las normas aquí contempladas, determinan las guías y procedimientos que
deben seguirse en todas y cada una de las dependencias, donde existan
archivos.

2. MISIÓN:
Las Presentes normas tienen como fin principal unificar el sistema de archivo dentro
de la Unidad a través de procedimientos en el manejo de la documentación.

3. ORGANIZACIÓN Y MANEJO:
a. Los archivos de la Unidad se clasifican en :
- Activo.
- Pasivo
- Muerto
La documentación se archivara de acuerdo al siguiente procedimiento:
ACTIVO: documentación del año en curso (en la dependencia).
PASIVO: Documentación del año próximo pasado (en la Dependencia).
MUERTO: Documentación de los últimos cuatro (04) años anteriores al año del
archivo pasivo, el cual es manejado por el S-1.
b. El manejo de la documentación corresponderá a su clasificación:
1) Material Clasificado:
 Estará a cargo del titular de la dependencia, persona autorizada y responsable
ante el Comando superior de la Unidad donde desempeña sus funciones.
2) Material no clasificado:
Estará a cargo de la persona designada como archivador, con autorización
escrita.
c. Normas Generales:
1) Los documentos confidenciales y secretos, estarán depositados en cajas de
seguridad, de acuerdo al reglamento de clasificación, seguridad y manejo de
material clasificado, seccion XII.
2) El acceso a los archivos deberá ser autorizado por el responsable de la
dependencia. Se notificará al Comando de cualquier irregularidad.
3) En todo archivo deberá existir un cartel visible, de forma triangular, que indique
la situación de ABIERTO o CERRADO.

4. IDENTIFICACION DE LOS DOCUMENTOS:

Para la identificación de documentos, ya sean elaborados o recibidos por la oficina o
dependencia, se utilizara una combinación de letras mayúsculas, números romanos y
números arábigos.
a. La (s) primera (s) letra (s) mayúscula (s) corresponden a las iniciales de la
dependencia, a que pertenezca el archivo. Ver Código.
b. La letra mayúscula escrita a continuación, identifica a cada archivador, siguiendo
el orden del alfabeto castellano: A, B, C, D.
c. Los números romanos indicaran las gavetas del archivador: I, II, III, IV.
d. Los números arábigos, clasificados en dos grupos, identificaran:
(1) Los de tres cifras: 001 – 015, etc,. Indicaran las carpetas colgantes, que
determinan las ÁREAS DE RESPONSABILIDAD. Ver Código.
(2) Los de dos cifras normalmente, o más, en color ROJO: 01 – 02, indican las
carpetas de posición, las cuales en su enumeración, empiezan y terminan
entre las carpetas colgantes, de las diversas Áreas de responsabilidad.
Comprenden las funciones de cada área.

5. ORGANIZACIÓN DE DOCUMENTOS EN EL ARCHIVO:

Los diferentes documentos que ingresen o egresen a la dependencia se archivan:
 ❖ Por asunto.
❖ Por dependencia.
(1) Por Asunto: se consideran las correspondencias en cuanto a su contenido,
archivándose aquellos documentos que tienen intima relación y que se
refiere al mismo asunto.
(2) Por dependencia: se considera la correspondencia desde el punto de
vista de su procedencia o destino, única y exclusiva.
b. En cada gaveta del archivador, existirá una lista indicadora de todas las carpetas
colgantes y de posición, con su clave correspondiente.

6. ARCHIVO DE CORRESPONDENCIA:
Se seguirán los siguientes pasos:

CODIFICACIÓN.
ANOTACIÓN.
CLASIFICACIÓN.
ARCHIVO.
a. La CODIFICACIÓN consiste en determinar en que archivo y en cual carpeta se
colocara el documento, ubicando la clave correspondiente.
b. La ANOTACIÓN consiste en registrar en los libros de control, la correspondencia
entrante o saliente, en orden cronológico.
c. La CLASIFICACIÓN consiste en seleccionar la correspondencia de manera que
coincidan los documentos de una misma carpeta, gaveta y archivador.
d. El ARCHIVO consiste en colocar el documento en la carpeta respectiva, en el
archivo correspondiente, de acuerdo a su código y numeración.

7. PRÉSTAMO DE DOCUMENTOS:
a. Cada dependencia debe llevar un libro de control de documentos en archivo,
para el ingreso o egreso de documentos. Su rayado debe seguir un formato
único. Ver Anexo “A”. Las casillas deben ser llenadas con detalles,
particularmente las del documento solicitado (Código, Archivador, Gaveta, Texto).
b. Cada Oficial o responsable del archivo, debe llenar la Hoja de GUÍA FALTA. Ver
Anexo “3”.
 c. Al salir un documento del archivo en calidad de préstamo, debe ser introducida la
hoja de GUÍA FALTA en la carpeta de donde se extrajo el documento y deberá
anotarse en el libro de control de documento y deberá anotarse en el libro de
control de documentos en archivo.
d. Al ser devuelto el documento prestado, se sacara de la carpeta correspondiente
la hoja de Guía Falta, le será entregada al interesado o se destruirá en su
presencia y se anotara su entrada en el Libro de Control de documentos en
archivo.

8. ARCHIVO DE HISTORIAL DE UNIDAD:

a. Será manejado por el G – 1, en orden cronológico y permanente.
b. Contendrá: Libro de Historial de Unidad.
Libro de Actas de Entrega de la Unidad.
Libro de Operaciones de la Unidad.
Libro de los Oficiales de Dia.
Libros de Visitantes.

9. NOTA EXPLICATIVA:

a.

CÓDIGO DE ARCHIVADO GAVET ÁREA DE CARPETA CARPETA

DEPENDENCI R A RESPONSABILIDA COLGANT POSICIÓ
A D E N (ROJO)

Ejemplo de Carpeta de Identificación ROJO

PAI EPI - 001 01

b. En los primeros quince (15) días de cada año, las dependencias procederán a
iniciar el arreglo de sus archivos (ACTIVOS Y PASIVO) y remitirán al S – 1 el
material para el archivo MUERTO, arreglado por áreas de responsabilidad en la
respectiva dependencia.
Elaborado: Revisado:

José Guillen Daniela Molina

Sargento Primerp Primer Teniente
Oficial de Motores Oficial S-4

Waldemar Moreno Leal

Teniente Coronel
1er. Cmdte del 622 Bing Cnel "Pedro Aldao"