REPORTES DE GESTIÓN

Clase 3: ¿cómo utilizar los elementos de una tabla?

Contenido
1. Funciones de base de datos.
Resultado de aprendizaje
Resuelve problemas utilizando los elementos
identificados en la tabla de datos.
 ¿Cómo utilizar los elementos de una tabla?

Funciones de base de datos

¿Qué son las funciones de base de datos en Excel?

Las funciones de base de datos son las que permiten la creación, modificación y depuración de los
datos dentro de una database en Excel. Esto mediante operaciones matemáticas que se cumplen
de manera automática según las especificaciones del usuario y la sintaxis de cada función
introducida. Dichas operaciones pueden ser de suma, multiplicación, conteo o extracción.

Estas funciones son similares al resto de funciones ofrecidas por Excel, pero
en este caso llevan el prefijo BD en su sintaxis, lo cual hace referencia a su
utilidad solo en las bases de datos.
 ¿Cómo utilizar los elementos de una tabla?

Funciones de base de datos

Elementos de las funciones de bases de datos de Excel

Todas las funciones de BBDD de

Excel tienen la misma estructura lógica.
Podemos identificar las funciones de esta Nombre de la función (Base_de_datos, Campo, Criterios).
categoría porque todas comienzan por las
siglas BD y además, se estructuran de la
misma manera:

• BD: el inicio de las funciones es siempre el mismo, por ejemplo, BDPROMEDIO, BDCONTAR, BDEXTRAER.
• Base de datos: se trata de la matriz donde se realiza el análisis de datos en Excel.
• Campo: uno de los elementos que forman las BBDD en Excel es el concepto de campo, hace referencia a
la columna de la tabla de Excel que compone la BBDD. Se puede escribir con el nombre de la columna
entre comillas o el número de la posición de la columna.
• Criterio: es el rango de celdas que queremos investigar.
 ¿Cómo utilizar los elementos de una tabla?

Funciones de base de datos

Tipos de funciones de base de datos en Excel

Excel tiene 12 funciones de base de datos. Alfabéticamente, dichas funciones son las siguientes:

1 Función BDPROMEDIO: devuelve el promedio de los valores seleccionados de un campo de registros.

2 Función BDCONTAR: cuenta las celdas que contienen números en un campo de registros.

3 Función BDCONTARA: cuenta las celdas que no están vacías en un campo de registros.

4
Función BDEXTRAER: extrae un único valor de un campo de registros que cumple con los criterios
especificados.
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Funciones de base de datos

Tipos de funciones de base de datos en Excel

5
Función BDMAX: arroja el valor máximo de un campo de registros que cumple con los criterios
especificados.

Función BDMIN: arroja el valor mínimo de un campo de registros que cumple con los criterios
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especificados.

7 Función BDPRODUCTO: multiplica los valores de un campo de registros.

Función BDDESVEST: calcula la desviación estándar basándose en una muestra y usando los números
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de un campo de registros.
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Funciones de base de datos

Tipos de funciones de base de datos en Excel

Función BDDESVESTP: calcula la desviación estándar basándose en toda la población y usando los
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números de un campo de registros.

10 Función BDSUMA: suma los valores de un campo de registros.

11
Función BDVAR: calcula la varianza basándose en una muestra y usando los números de un campo
de registros.

12
Función BDVARP: calcula la varianza basándose en toda la población y usando los números de un
campo de registros.
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Funciones de base de datos

Sintaxis de las funciones de base de datos
en Excel

De acuerdo con los tipos de funciones vistos

anteriormente, tenemos que la sintaxis de
las funciones de base de datos en Excel son
las siguientes:

Elaboración propia.

• BDPROMEDIO(base_de_datos; nombre_de_campo; criterios)

• BDCONTAR(base_de_datos; nombre_de_campo; criterios)
• BDCONTARA(base de datos, campo, criterios)
• BDEXTRAER(base_de_datos, nombre_de_campo, criterios)
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Funciones de base de datos

Sintaxis de las funciones de base de datos en Excel

De acuerdo con los tipos de funciones vistos anteriormente, tenemos que

la sintaxis de las funciones de base de datos en Excel son las siguientes:

• BDMAX(base_de_datos, nombre_de_campo, criterios)

• BDMIN(base_de_datos, nombre_de_campo, criterios)
• BDPRODUCTO(base_de_datos, nombre_de_campo, criterios)
• BDDESVEST(base_de_datos, nombre_de_campo, criterios)

Elaboración propia.
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Funciones de base de datos

Sintaxis de las funciones de base de datos en Excel

De acuerdo con los tipos de funciones vistos anteriormente, tenemos que la sintaxis de las
funciones de base de datos en Excel son las siguientes:

• BDDESVESTP(base de datos, campo,

criterios)
• BDSUMA(base_de_datos,
nombre_de_campo, criterios)
• BDVAR(base_de_datos, nombre_de_campo,
criterios)
• BDVARP(base_de_datos,
nombre_de_campo, criterios)
Elaboración propia.
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Funciones de base de datos

Función base de Excel

Para lograr que la hoja de cálculo ejecute la función, se debe introducir la fórmula “BASE(Número; Raíz
[Long_mín])”, donde cada factor se define de la siguiente manera:

El número se sustituye por cualquier valor numérico,

siempre y cuando sea mayor a 0 y menor al múltiplo de
2, elevado a 53. En caso de insertar algún número
decimal, la fórmula decide redondear o aproximar el
valor a un número entero.

Elaboración propia.
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Funciones de base de datos

Función base de Excel

La función base refleja la representación del texto. Debido a que la información dentro de los
ordenadores es binaria o hexadecimal, la base debe ser mayor a 2 y menor a 36.

La longitud mínima no es más que un

valor mayor a 0 y menor a 255. La cual
determinará la cantidad de números que
se mostrarán en el resultado.

Elaboración propia.
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Funciones de base de datos

Ejemplo de funciones de base de datos en Excel

Solo por citar un ejemplo de funciones de base de datos, vamos a tomar como referencia la función
BDCONTAR.

La sintaxis de esta función de

Base_de_datos
base de datos tiene los
Nombre_de_campo
siguientes argumentos
Criterios
obligatorios:
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Funciones de base de datos

Ejemplo de funciones de base de datos en Excel

Solo por citar un ejemplo de funciones de base de datos, vamos a tomar como referencia la función
BDCONTAR.

Elaboración propia.
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Funciones de base de datos

Ejemplo de funciones de base de datos en Excel

Necesitamos hacer una consulta: ¿Cuántas personas tienen 30 años?

Elaboración propia.

Lo primero que tenemos que hacer es escribir:

=BDCONTAR( Base de datos;Nombre de Campo;Criterio)
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Funciones de base de datos

Ejemplo de funciones de base de datos en Excel

Para realizar este ejercicio aplicaremos la función de “base de datos” de dos formas, en este caso,
seleccionaremos los campos donde se encuentra nuestra información para analizar, en mi caso será
(A1:E12).

Elaboración propia.
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Funciones de base de datos

El Nombre de campo se refiere al lugar donde
quiero que analicen los datos, en este caso
seleccionamos D1, donde se encuentra el campo
EDAD.

Elaboración propia.
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Funciones de base de datos

Ejemplo de funciones de base de datos en Excel

El criterio tiene que tener

el mismo nombre del
encabezado, en este caso
G2:G3, donde G2
contiene el nombre EDAD
y G3 el criterio que en
esta ocasión debe ser 30.
Elaboración propia.
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Funciones de base de datos

Ejemplo de funciones de base de datos en Excel

Como aún no digitamos en

criterio (30 años) la función
BDCONTAR nos entrega un
resultado de 11 elementos que
son los 11 trabajadores de
nuestra tabla.

Elaboración propia.
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Funciones de base de datos

Ejemplo de funciones de base de datos en Excel

Elaboración propia.

Ahora, incorporaremos el criterio en nuestra celda ”G3” que será “30” años el resultado y cambiará a 2
elementos.
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Funciones de base de datos

Ejemplo de funciones de base de datos en Excel

Ahora realizaremos el mismo ejemplo de la segunda manera:

La sintaxis de esta función de Base_de_datos

base de datos tiene los siguientes Nombre_de_campo
argumentos obligatorios: Criterios
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Funciones de base de datos

Ejemplo de funciones de base de datos en Excel

En este caso, la Base de datos, lo primero que debemos hacer es asignar un nombre a nuestra tabla de datos,
para esto seleccionamos una celda en nuestra tabla y nos dirigimos a la pestaña Diseño y cambiamos el
nombre de la tabla de: Tabla1 a Trabajadores.

Elaboración propia.
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Funciones de base de datos

Ejemplo de funciones de base de datos en Excel

Escribiremos el nombre de la tabla: Trabajadores, de esta manera, cuando nos solicite la función
BDCONTAR base de datos, solo escribiremos “Trabajadores”.

Elaboración propia.
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Funciones de base de datos

Ejemplo de funciones de base de datos en Excel

Base de datos, en este

caso, cuando nos solicite la
información solo
escribiremos el nombre
que le asignamos a la
tabla, el cual sería para
este ejemplo
“Trabajadores”.

Elaboración propia.
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Funciones de base de datos

Ejemplo de funciones de base de datos en Excel

Nombre de campo: se refiere

al lugar donde quiero que
analicen los datos. En este
caso, damos clic en la celda
D1 donde se encuentra el
campo EDAD.

Obtenida de Flaticon, 2020. Elaboración propia.

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Funciones de base de datos

Ejemplo de funciones de base de datos en Excel

Criterio tiene que tener el mismo nombre del encabezado, en este caso G2:G3, donde G2 contiene el
nombre EDAD y G3 el criterio que en esta ocasión debe ser 30.

Elaboración propia.
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Funciones de base de datos

Ejemplo de funciones de base de datos en Excel

Elaboración propia.
Como podemos ver, los resultados son los mismos al realizar el ejercicio de esta forma, como aún no
escribimos el criterio “30” el resultado sigue siendo 11 elementos (11 trabajadores).
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Funciones de base de datos

Ejemplo de funciones de base de datos en Excel

Ahora incorporaremos el criterio en

nuestra celda ”G3” que será “30” años
y el resultado cambiará a 2
trabajadores que tienen la edad de 30
años.

Elaboración propia.
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Funciones de base de datos

Ejemplo de funciones de base de datos en Excel

Cada vez que se crea una tabla, Excel asigna un nombre predeterminado a la tabla según esta convención de
nomenclatura: tabla1, Tabla2, Tabla3. Para que sea más fácil hacer referencia a una tabla, por ejemplo, en un
libro que contiene muchas tablas, puede asignar un nombre a cada tabla como en el ejemplo anterior
asignamos el nombre a la tabla ”Trabajador”.

Elaboración propia.
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Funciones de base de datos

Ejemplo de funciones de base de datos en Excel

Todas las tablas se mostrarán en la barra de direcciones, que aparece a la izquierda de la barra de fórmulas.
Al seleccionar cualquier tabla de la lista, Excel irá automáticamente a esa tabla, incluso si está en otra hoja
de cálculo.

Elaboración propia.
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Bibliografía
Guerrero, H. (2019). Excel Data Analysis Modeling and Simulation. (2ª Ed.). España: Springer

International Publishing.

Microsoft. (2020). Import and analyze data. Consultado el 13 de noviembre de 2020.

https://docs.microsoft.com/en-us/power-bi/connect-data/desktop-tutorial-importing-and-

analyzing-data-from-a-web-page.

Pacheco, J. (2018). Excel para los negocios. España: Marcombo.

Rico, A. (2016). Manual avanzado Microsoft Excel. RicoSoft 2016.