Excel Avanzado

FUNCIONES DE BASE DE DATOS

Las funciones de base de datos en Excel facilitan el trabajo con una base de datos, donde la
primera fila tiene los títulos de cada columna.
Estas funciones nos permiten contar, sumar, extraer valores que cumplen con los criterios
especificados
Función BDCONTARA
Cuenta las celdas de una columna de una base de datos que cumplen las condiciones
especificadas. Se emplea generalmente para contabilizar datos de tipo texto.
Sintaxis:
BDCONTARA (Base_de_datos, Indicador_columna, Rango_criterio)
Donde:
Base de datos : Es la tabla de datos incluyendo los registros y la fila de encabezado
de la tabla.
Indicador de columna : Es la columna sobre la cual la función de base de datos realizará la
operación de cuenta de textos.
Rango criterio : Es el rango donde se anotará el criterio a considerar para que la
función de base de datos realice el cálculo respectivo sobre los
registros que cumplan dicha condición.
Ejemplo:

En este ejemplo se considera la columna 1, porque se desea contar a los alumnos

matriculados y los alumnos se identifican por su nombre, si en la lista hubiera el campo código
o DNI estos serían los campos a seleccionar.
Si se seleccionara otra columna también daría el mismo resultado, pero no sería una solución
óptima.

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Función BDCONTAR
Cuenta las celdas que contienen números en una columna de una base de datos que cumplen
las condiciones especificadas.
Sintaxis:
BDCONTAR (base_de_datos, Indicador_columna, Rango_criterio)
Donde:
Base de datos : Es la tabla de datos incluyendo los registros y la fila de encabezado
de la tabla
Indicador de columna : Es la columna sobre la cual la función de base de datos realizará la
operación de cuenta de números.
Rango criterio : Es el rango donde se anotará el criterio a considerar para que la
función de base de datos realice el cálculo respectivo sobre los
registros que cumplan dicha condición.

Función BDSUMA
Suma los números de una columna de una base de datos que cumplen las condiciones
especificadas.
Sintaxis:
BDSUMA (base_de_datos, Indicador_columna, Rango_criterio)
Donde:
Base de datos : Es la tabla de datos incluyendo los registros y la fila de encabezado
de la tabla
Indicador de columna : Es la columna sobre la cual la función de base de datos realizará la
operación de suma.
Rango criterio : Es el rango donde se anotará el criterio a considerar para que la
función de base de datos realice el cálculo respectivo sobre los
registros que cumplan dicha condición.

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Función BDPROMEDIO
Obtiene el promedio de las celdas de una columna de una base de datos que cumplen las
condiciones especificadas.
Sintaxis:
BDPROMEDIO (base_de_datos, Indicador_columna, Rango_criterio)
Donde:
Base de datos : Es la tabla de datos incluyendo los registros y la fila de encabezado
de la tabla
Indicador de columna : Es la columna sobre la cual la función de base de datos realizará la
operación de promedio.
Rango criterio : Es el rango donde se anotará el criterio a considerar para que la
función de base de datos realice el cálculo respectivo sobre los
registros que cumplan dicha condición.

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Función BDMAX
Obtiene el valor máximo de una columna de una base de datos que cumplen las condiciones
especificadas.
Sintaxis:
BDMAX (base_de_datos, Indicador_columna, Rango_criterio)
Donde:
Base de datos : Es la tabla de datos incluyendo los registros y la fila de encabezado
de la tabla
Indicador de columna : Es la columna sobre la cual la función de base de datos realizará la
operación de calcular el valor máximo.
Rango criterio : Es el rango donde se anotará el criterio a considerar para que la
función de base de datos realice el cálculo respectivo sobre los
registros que cumplan dicha condición.

Función BDMIN
Obtiene el valor mínimo de una columna de una base de datos que cumplen las condiciones
especificadas.
Sintaxis:
BDMIN (base_de_datos, Indicador_columna, Rango_criterio)
Donde:
Base de datos : Es la tabla de datos incluyendo los registros y la fila de encabezado
de la tabla
Indicador de columna : Es la columna sobre la cual la función de base de datos realizará la
operación de calcular el valor mínimo.
Rango criterio : Es el rango donde se anotará el criterio a considerar para que la
función de base de datos realice el cálculo respectivo sobre los
registros que cumplan dicha condición.

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Función BDEXTRAER
Obtiene un único valor de una columna de una base de datos que cumplen las condiciones
especificadas.
Sintaxis:
BDEXTRAER (base_de_datos, Indicador_columna, Rango_criterio)
Donde:
Base de datos : Es la tabla de datos incluyendo los registros y la fila de encabezado
de la tabla
Indicador de columna : Es la columna sobre la cual la función de base de datos realizará la
operación de extraer un valor.
Rango criterio : Es el rango donde se anotará el criterio a considerar para que la
función de base de datos realice el cálculo respectivo sobre los
registros que cumplan dicha condición.

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Se tiene la siguiente Base de datos de FACTURAS de productos vendidos en diferentes

distritos de Lima.

EJERCICIOS PROPUESTOS

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ACCESO A DATOS EXTERNOS

Excel tiene a opción de poder acceder a datos de fuentes externas tales como:
- Archivos de texto
- Base de datos de Access
- Otras fuentes de datos que reconoce Excel

DESDE UN ARCHIVO DE TEXTO

Para insertar datos desde un archivo de texto, realice los siguientes pasos:
a) Crear el archivo de texto; en este ejemplo el siguiente archivo con los datos de los
productos.

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b) Seleccione la celda donde se insertará los datos del archivo de texto, en este ejemplo la
celda B9.

c) Seleccione la ficha Datos, luego la opción Obtener datos externos y por último la opción
Desde un archivo de texto.

d) Seleccione el archivo que contiene los datos, pare este ejemplo es el archivo viveres.txt

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e) En la siguiente ventana de diálogo, elija Delimitado, porque los datos en el archivo de

texto están delimitados por comas.

f) En esta ventana elija como separadores la Coma, porque los datos en el archivo de texto
están delimitados por comas.

g) En esta ventana elija para cada columna de datos el formato que le corresponda, elegirá
General si el dato es un número.

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h) A continuación, confirme la celda a partir del cual se insertarán los datos del archivo de
texto viveres.txt, en este ejemplo la celda B9.

i) El resultado final de la importación de los datos del archivo de texto será similar al de la
siguiente figura.

j) Insertar los títulos COD, PRODUCTO, MARCA, UND y PU en la fila 8 tal como se muestra
en la siguiente figura.

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k) Por último, aplique los formatos que muestren los datos importados similar al de la
siguiente figura.

DESDE UNA BASE DE DATOS DE ACCESS

Dentro de las aplicaciones de Microsoft tiene el programa de Access que es un manejador de
base de datos, el cual es compatible con el Excel, ya que son de la misma familia de Microsoft
se pueden compartir los datos de un programa a otro.
A continuación, veremos cómo importar datos de Access a un libro de Excel; para efectos del
ejemplo utilizaremos la base de datos de Access Datainfo.accdb, la cual tiene las siguientes
tablas que se encuentran relacionadas.

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IMPORTAR DATOS DE UNA TABLA DE DATOS DE ACCESS

Para importar una tabla datos de Access a Excel, realice los siguientes pasos:
a) Seleccione la celda a partir del cual desea insertar la tabla de datos, en este ejemplo la
celda B10.

b) Seleccione la ficha Datos, luego elija la opción Obtener datos externos y por último elija
como fuente Desde Access.

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c) Seleccione el archivo que contiene los datos, para este ejemplo es el archivo
Datainfo.accdb.

d) Luego seleccione la tabla que desea insertar, para este ejemplo la tabla Alumnos.

e) Por último, confirme la celda a partir del cual se insertarán los datos de la tabla, para este
ejemplo la celda B10.

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f) Finalmente, aparecerán los datos insertados en la hoja de cálculo, similar a la siguiente

figura.

g) Por último, si desea convertir la tabla insertada como una tabla normal, seleccione la ficha
Diseño y luego la opción Convertir en rango.

Quedando la tabla similar a la siguiente figura.

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IMPORTAR UNA TABLA DE ACCESS COMO TABLA DINÁMICA

Para importar una tabla datos de Access como una tabla dinámica a Excel, realice los
siguientes pasos:
a) Seleccione la celda a partir del cual desea insertar la tabla dinámica, para este ejemplo la
celda B11.

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b) Seleccione la ficha Datos, luego elija la opción Obtener datos externos y por último elija
como fuente Desde Access.

c) Seleccione el archivo que contiene los datos, para este ejemplo es el archivo
Datainfo.accdb.

d) Luego seleccione la tabla que desea insertar, para este ejemplo la tabla Alumnos

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e) En la siguiente ventana de diálogo, seleccione importar datos como Informe de tabla

dinámica y confirme la celda a partir del cual se insertarán los datos, para este ejemplo la
celda B11.

f) Luego crear la tabla dinámica, de acuerdo a las especificaciones del ejercicio

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g) Finalmente, configure la presentación de la tabla dinámica:

- Como en este reporte no hay cálculos que mostrar, modifique el diseño de
presentación de Subtotales.

- Como en este reporte no hay totales que mostrar, modifique el diseño de presentación
de Totales generales.

- Cambie los valores de Falso como Femenino y Verdadero como Masculino

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- Por último, modifique el diseño de presentación de Diseño de informe.

Finalmente, aparecerán los datos insertados en la hoja de cálculo, similar a la siguiente figura.

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IMPORTAR UNA TABLA DE ACCESS COMO GRAFICO DINÁMICO

Para insertar una tabla datos de Access a Excel como gráfico dinámico, realice los siguientes
pasos:
a) Seleccione la celda a partir del cual desea insertar el gráfico dinámico, para este ejemplo
la celda B11.

b) Seleccione la ficha Datos, luego elija la opción Obtener datos externos y por último elija
como fuente Desde Access.

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c) Seleccione el archivo que contiene los datos, para este ejemplo es el archivo
Datainfo.accdb

d) Luego seleccione la tabla que desea insertar, para este ejemplo la tabla Matriculados

e) En la siguiente ventana de diálogo, seleccione importar datos como Gráfico dinámico y

confirme la celda a partir del cual se insertarán los datos, para este ejemplo la celda B11.

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f) Luego crear el gráfico dinámico, de acuerdo a las especificaciones del ejercicio

g) Modifique los títulos de la tabla dinámica y los valores de sexo a Femenino y Masculino,
tal como se muestra en la siguiente figura.

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h) Configure la presentación del gráfico dinámico, tal como se muestra en la siguiente figura.

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AUTOMATIZACION DE OPERACIONES
Muchas personas en sus labores cotidianas en Excel realizan tareas repetitivas, perdiendo
tiempo al ejecutarlas nuevamente, los cuales con un simple clic a un botón se ejecutarían en
cuestión de segundos.
La automatización de operaciones es importante ya que nos permite resolver problemas más
fácilmente sólo debemos aprender a programarlo.
ACTIVAR LA FICHA DESARROLLADOR/PROGRAMADOR
Seleccione Archivo, luego:
- Opciones
- Personalizar cinta de opciones
- Active la ficha Desarrollador o Programador, según la versión de Microsoft de Excel.

HABILITAR EL LIBRO PARA MACROS

Para que las macros, funciones o formularios puedan ejecutarse en el libro, éste debe ser
guardado como Habilitado para macros, caso contrario las macros y funciones creadas no se
podrán ejecutar si el archivo es guardado como un archivo normal de Excel.
Para guardar un libro habilitado para macros, realice los siguientes pasos:
a) Seleccione el menú Archivo
b) Seleccione la opción Guardar como
c) En la siguiente ventana de diálogo, cambie el tipo de archivo a guardar, el archivo
guardado tendrá la extensión xlsm.

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MACROS
Son un conjunto de acciones realizadas en una hoja de cálculo que quedan grabadas en
Excel, de tal manera que estarán siempre disponibles cuando los necesites ejecutar.

Las macros se identifican:

- Con un nombre
- Un atajo tal como los existentes en Excel por ejemplo el atajo para guardar un libro de
Excel es Ctrl + G.
- Botón de comando

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REFERENCIAS RELATIVAS Y ABSOLUTAS

Al grabar una macro, cuando se haga referencia a celdas y/o rangos seleccionados por
defecto serán con referencias absolutas y esto implica que cuando se ejecute la macro
siempre hará referencia a las celdas y/o rangos seleccionados.
Si desea que las referencias sean cambiantes, se deberá activar el botón Usar referencias
relativas tal como se muestra en la siguiente figura

GRABAR UNA MACRO COMO REFERENCIA ABSOLUTA

El procedimiento de como grabar una macro lo veremos a través del siguiente ejercicio de
aplicación sobre Filtros Avanzados.

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Para grabar la macro, realice los siguientes pasos:

a) Ubique el puntero del mouse en la celda H15, tal como se muestra en la siguiente figura.

b) Haga clic en el botón Grabar macro, antes verifique estar en modo de referencias
absolutas.

c) En la siguiente ventana de diálogo:

- Escriba un nombre para la macro, por ejemplo: Data
- Defina un atajo para la macro, por ejemplo: Ctrl + d
- Escriba una descripción de lo que trata la macro (es opcional), por ejemplo: Macro de
filtros avanzados.

- Haga clic en el botón Aceptar para que inicie la grabación.

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d) Luego realice las acciones de Filtros avanzados que desea grabar, referente a obtener el
listado de las personas menores de edad.

e) Por último, ir a la ficha Desarrollador y haga clic en el botón Detener grabación.

EJECUTAR UNA MACRO

Existen tres maneras de ejecutar una macro automática creado por el usuario de Microsoft
Excel;
- A través del comando Ejecutar macro
- A través de un atajo
- A través de un botón de comando

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a) Comando ejecutar macro

1. Seleccione la opción Macros
2. Elija la macro a ejecutar, por ejemplo: la macro Data
3. Haga clic en el botón Ejecutar

b) Atajo
Presione simultáneamente las teclas Ctrl y d tal como se muestra en la siguiente figura,
para que la macro Data se ejecute.

c) Botón de comando
1. Seleccione el comando Insertar controles.
2. Seleccione el control de formulario Botón de comando y dibuje un pequeño
rectángulo en donde desea que aparezca el control en la hoja de cálculo.

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3. Seleccione la macro que desea vincular con el botón de comando, por ejemplo: la
macro Data.

4. Editar el texto del botón de comando y escriba el nuevo nombre, por ejemplo: Consulta
x edades.

5. Ejecutar la macro haciendo clic en el botón de comando Consulta x edades.

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EDITAR UNA MACRO

El procedimiento de como editar una macro y realizar modificaciones al código del mismo, lo
veremos a través del siguiente ejercicio de aplicación sobre Filtros Avanzados.

Para editar una macro realice los siguientes pasos:

1. Seleccione la opción Macros.
2. Elija la macro a ejecutar, por ejemplo: la macro Data
3. Haga clic en el botón Modificar.

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4. En la siguiente ventana de códigos de Visual Basic para Microsoft Excel, haga los cambios
que desea realizar.

5. Ejecute nuevamente la macro por cualquiera de las tres formas e ingrese un criterio para
mostrar los nuevos resultados, por ejemplo: si desea mostrar a las personas mayores de
edad escriba >=18.

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6. El resultado será similar al de la siguiente figura

GRABAR UNA MACRO COMO REFERENCIA RELATIVA

El procedimiento de como grabar una macro lo veremos a través del siguiente ejercicio de
aplicación sobre Reporte de ventas.

PARA GRABAR LA MACRO, REALICE LOS SIGUIENTES PASOS:

1. Ubique el puntero del mouse en la celda G16, tal como se muestra en la siguiente figura.

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2. Haga clic en el botón Grabar macro, antes verifique estar en modo de referencias
relativas.

3. En la siguiente ventana de diálogo:

- Escriba un nombre para la macro, por ejemplo: Ventas
- Defina un atajo para la macro, por ejemplo: Ctrl + r
- Escriba una descripción de lo que trata la macro (es opcional), por ejemplo: Macro de
reporte de ventas.

- Haga clic en el botón Aceptar para que inicie la grabación.

4. Luego realice las acciones para grabar la secuencia de pasos para ingresar los datos del
primer reporte, por ejemplo:
- Haga clic en la celda B13 para seleccionarla.

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- Presione la tecla Fin

- Presione la tecla direccional flecha abajo

- Presione nuevamente la tecla direccional flecha abajo

5. Observe que la posición actual del puntero del mouse es la celda B15

6. A continuación, ingrese los siguientes datos, desplazándose cada vez con la tecla
direccional hacia la derecha.

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7. Una vez que el puntero de celda esté en la celda F15, obtener el total usando la función
SUMA, deberá usar las teclas direccionales para seleccionar el rango a sumar, tal como
se muestra en la siguiente figura.

8. Luego presione la tecla Enter

9. Por último, presione 4 veces la tecla direccional izquierda.

10. Para culminar la grabación, haga clic en el botón Detener.

Verifique que el resultado sea similar al de la siguiente figura.

PARA EDITAR LA MACRO REALICE LOS SIGUIENTES PASOS:

1. Seleccione la opción Macros.
2. Elija la macro a ejecutar, por ejemplo: la macro Ventas
3. Haga clic en el botón Modificar.

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4. En la siguiente ventana de códigos de Visual Basic para Microsoft Excel, haga los cambios
que desea realizar.

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PARA EJECUTAR LA MACRO REALICE LOS SIGUIENTES PASOS:

1. Inserte un botón de comando

2. Vincularlo a la macro Ventas

3. Renombrar el botón de comando como Reporte de ventas

4. Ejecutar la macro y verificar con los siguientes datos:

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