PRESENTACIÓN

El curso te brindará el conocimiento avanzado de Ms Excel que te ayudará a automatizar tus tareas,
para gestionar base de datos, aplicar controles de formularios para automatizar proceso de cálculo,
crear informes dinámicos profesionales sobre los datos obtenidos.

Usar herramientas de hipótesis para la toma de decisiones, a partir del ingreso de datos a variables
que devolverán diferentes resultados a analizar.

Al finalizar el curso, estarás en la capacidad de aplicar herramientas avanzadas de Excel para

gestionar y consolidar base de datos protegiendo celdas y libros, personalizando el uso de las
herramientas a tus necesidades.

Además, estará apto para rendir el examen de certificación internacional de Microsoft Office
Specialist (MOS) Excel 2019 (Exam MO – 201).

METODOLOGÍA
El curso se desarrollará en la modalidad online, con un enfoque práctico basado en método de casos
en cada una de las sesiones virtuales en tiempo real, promoviendo la participación de los
estudiantes en un ambiente interactivo guiado por el instructor.

CONTENIDO TEMÁTICO:

Funciones de Base de Datos

BDPROMEDIO, BDCONTAR, BDMAX, BDMIN, BDSUMA

Funciones aplicadas a columnas de datos

SUBTOTALES

SUMAPRODUCTO
ÍNDICE

1. FUNCIONES DE BASE DE DATOS............................................................................................... 5

1.1 BDPROMEDIO ................................................................................................................ 5
1.2 BDCONTAR ..................................................................................................................... 7
1.3 BDMAX ........................................................................................................................... 8
1.4 BDMIN............................................................................................................................ 9
1.5 BDSUMA ...................................................................................................................... 11
2. FUNCIONES APLICADAS A COLUMNAS DE DATOS ................................................................. 12
2.1 SUBTOTALES ................................................................................................................ 12
2.2 SUMAPRODUCTO ........................................................................................................ 14
3. BIBLIOGRAFÍA......................................................................................................................... 16
TEMA 02

FUNCIONES DE BASE DE DATOS Y FUNCIONES APLICADAS A

COLUMNAS DE DATOS

Las funciones de base de datos en Ms Excel facilitan nuestro trabajo con información que está
organizada como una base de datos, es decir, que se encuentra en un rango de celdas donde la
primera fila tiene los títulos de cada columna. Estas funciones nos permiten contar, sumar,
multiplicar los valores de una columna que cumplen con los criterios especificados e inclusive
podremos extraer un registro que cumpla con ciertas condiciones.

En otras palabras, las funciones de base de datos en Ms Excel se utilizan para interrogar, comparar,
verificar o calcular los datos contenidos en una hoja de cálculo.

Asimismo, en este tema te brindamos los conocimientos de funciones que se aplican a columnas
de una lista de datos, como son las funciones SUBTOTALES y SUMAPRODUCTO.

La función SUBTOTALES en Ms Excel nos ayuda a calcular el subtotal de una lista de valores. Lo
interesante es que podemos indicar a la función SUBTOTALES el tipo de operación que deseamos
aplicar sobre los valores. Hay que resaltar también, que cuando se realizan filtros en la tabla, esta
función trabaja solo con los datos filtrados.

SUMAPRODUCTO, es una de las funciones más versátiles con que cuenta Excel. Es capaz de manejar
matrices de una forma muy elegante. Por eso, SUMAPRODUCTO es realmente útil a la hora de
comparar dos o más rangos y calcular datos con varios criterios.

Al finalizar la sesión estarás en capacidad de utilizar, de manera eficiente, las funciones de base de
datos para realizar cálculos diversos en una base de datos de Excel, utilizar funciones aplicadas a
columnas de datos optimizando la obtención de resultados de manera rápida según los
requerimientos solicitados.
1. FUNCIONES DE BASE DE DATOS

Estas funciones son aquellas que permiten analizar y realizar cálculos en base a listas. En Ms Excel
“lista” es una tabla de datos que en su primera fila tiene encabezamientos.

Todas las funciones de base de datos inician con BD y tienen una sintaxis común.

1.1 BDPROMEDIO
Esta función calcula el promedio de los valores de un campo (columna) de registros de una
lista de base de datos que cumplen las condiciones específicas.

Para insertar una función de base de datos:

 Seleccionar ficha Fórmulas, en el grupo Biblioteca de funciones clic en el botón Insertar

función.

 Seleccionar la categoría Base de datos y luego la función respectiva.

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 Sintaxis:

=BDPROMEDIO (base_de_datos; nombre_de_campo; criterios)

Donde:

 Base_de_datos: es el rango de celdas que compone la lista o base de datos. La

primera fila de la lista contiene los rótulos de cada columna.
 Nombre_de_campo: indica qué columna se usa en la función. Escriba el rótulo de la
columna entre comillas, como por ejemplo "Edad" o "Rendimiento", o un número
(sin las comillas) que represente la posición de la columna en la lista: 1 para la
primera columna, 2 para la segunda y así sucesivamente.
 Criterios: es el rango de celdas que contiene las condiciones especificadas.

Aplicación 1:

El Centro comercial “Trilce” solicita realizar consultas en su base de datos empleados, por el campo
Área Administración y se muestre los promedios de los sueldos y edades, según se muestra en la
imagen:

Desarrollo:

 Ingresar el nombre del área (Administración) tal cual como se muestra en la información.
 Promedio de Sueldos: Permite encontrar el promedio de los sueldos utilizando la función
de Base de datos.
Solución:
Selecciona la celda M8 y escribe la siguiente función:
=BDPROMEDIO(A3:J26;"SUELDO";L3:L4)

 Promedio de Edades: Permite encontrar el promedio de las edades utilizando la función

de Base de datos.
Solución:
Selecciona la celda M9 y escribe la siguiente función:

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 =BDPROMEDIO(A3:J26;"EDAD";L3:L4)
Se muestran los resultados:

Según puedes observar los resultados, en este caso la función es la misma para ambos casos, el
único argumento que cambia es el nombre_de_campo (Sueldo y Edad).

1.2 BDCONTAR
La función BDCONTAR cuenta las celdas que contienen números en un campo (columna) de
registros de una lista o base de datos que cumplen las condiciones especificadas.

Aplicación 2:

El Centro comercial “Trilce” solicita realizar consultas en su base de datos empleados, por el
campo Edad y Sueldo, para saber el número de empleados con edad >30 y el número de
empleados con sueldo >3000, según se muestra en la imagen:

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 Desarrollo:

 Número de empleados con edad > 30 años: Permite encontrar el número utilizando la
función de Base de datos.
Solución:
Selecciona la celda M5 y escribe la siguiente función:
=BDCONTAR(A3:J26;"EDAD";L5:L6)
 Número de empleados con sueldo > 3000: Permite encontrar el número utilizando la
función de Base de datos.
Solución:
Selecciona la celda M8 y escribe la siguiente función:
=BDCONTAR(A3:J26;"SUELDO";L8:L9)
Se muestran los resultados:

1.3 BDMAX
La función BDMAX es una función de base de datos. Se usa para devolver el número más
grande en un campo (columna) de archivos en una lista o base de datos que concuerdan con
las condiciones que ha especificado.

Aplicación 3:

El Centro comercial “Trilce” solicita realizar consultas en su base de datos empleados, por el
campo AFP el cual permita saber el valor máximo de la Edad y el Sueldo, según se muestra
en la imagen:

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 Desarrollo:

 Edad máxima: Permite encontrar la edad máxima utilizando la función de Base de datos.
Solución:
Selecciona la celda M8 y escribe la siguiente función:
=BDMAX(A3:J26;"EDAD";L3:L4)
 Sueldo máximo: Permite encontrar el sueldo máximo utilizando la función de Base de
datos.
Solución:
Selecciona la celda M9 y escribe la siguiente función:
=BDMAX(A3:J26;"SUELDO";L3:L4)

Se muestran los resultados:

Según puedes observar los resultados, en este caso la función es la misma para ambos casos,
el único argumento que cambia es el nombre_de_campo (Edad y Sueldo).

1.4 BDMIN
La función BDMIN es una función de base de datos y es utilizada para obtener el número más
pequeño dentro de una columna tomando en cuenta un criterio previamente establecido.

Aplicación 4:

El Centro comercial “Trilce” solicita realizar consultas en su base de datos empleados, por el
campo CIUDAD el cual permita saber el valor mínimo de la Edad y el Sueldo, según se muestra
en la imagen:

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 Desarrollo:

 Edad mínima: Permite encontrar la edad mínima utilizando la función de Base de datos.
Solución:
Selecciona la celda M8 y escribe la siguiente función:
=BDMIX(A3:J26;"EDAD";L3:L4)

 Sueldo mínimo: Permite encontrar el sueldo mínimo utilizando la función de Base de

datos.
Solución:
Selecciona la celda M9 y escribe la siguiente función:
=BDMIN(A3:J26;"SUELDO";L3:L4)
Se muestran los resultados:

Según puedes observar los resultados, en este caso la función es la misma para ambos casos,
el único argumento que cambia es el nombre_de_campo (Edad y Sueldo).

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1.5 BDSUMA
Es una función de base de datos que suma los números en el campo (columna) de los
registros que coinciden con las condiciones específicas. Debe contener encabezados de
columnas en la primera fila.

Aplicación 5:

El Centro comercial “Trilce” solicita realizar consultas en su base de datos empleados, por el
campo ÁREA, para saber el total del sueldo y total de hijos, según se muestra en la imagen:

Desarrollo:

 Total de sueldo: Permite encontrar la suma de sueldos utilizando la función de Base

de datos.
Solución:
Selecciona la celda M8 y escribe la siguiente función:
=BDSUMA(A3:J26;"SUELDO";L3:L4)

 Total de hijos: Permite encontrar la suma de hijos utilizando la función de Base de

datos.
Solución:
Selecciona la celda M9 y escribe la siguiente función:
=BDSUMA(A3:J26;"HIJOS";L3:L4)

Se muestran los resultados:

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 Según puedes observar los resultados, en este caso la función es la misma para ambos casos,
el único argumento que cambia es el nombre_de_campo (Edad y Sueldo).

2. FUNCIONES APLICADAS A COLUMNAS DE DATOS

2.1 SUBTOTALES
Devuelve un subtotal dentro de una lista o base de datos.

Sintaxis:

=SUBTOTALES (Núm_función,Ref1,Ref2, …)

Donde:

 Núm_función: Obligatorio. Un número de 1 a 11 (incluye los valores ocultos) o de 101

a 111 (pasa por alto valores ocultos) que indica qué función debe usarse para calcular
los subtotales dentro de una lista.
 Ref1: Obligatorio. El primer rango o referencia con nombre para el que desea obtener
subtotales.
 Ref2,…: Opcional. De 1 a 254 rangos o referencias para los cuales desea calcular el
subtotal.

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 Núm_función Núm_función Función
(incluye valores ocultos) (pasa por alto valores ocultos)
1 101 PROMEDIO
2 102 CONTAR
3 103 CONTARA
4 104 MAX
5 105 MIN
6 106 PRODUCTO
7 107 DESVEST
8 108 DESVESTP
9 109 SUMA
10 110 VAR
11 111 VARP

Aplicación 6: Importaciones Atenas, desea obtener el total de unidades vendidas de una lista
de datos, incluso cuando se ocultan filas.

Si filtramos los datos:

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 Ambas formas de la función SUBTOTALES dan el mismo resultado, a diferencia si hubiéramos
utilizado la función SUMA. La función SUMA totaliza los datos incluso de las celdas filtradas.

Ahora, ¿qué sucede si quitamos el filtro y ocultamos las filas desde la 5 a la 9? Observar el
resultado:

En el primer caso, =SUBTOTALES(9,D2:D13) incluye los valores de las filas ocultas.

En el segundo caso, =SUBTOTALES(109,D2:D13) no incluye los valores de las filas ocultas.

2.2 SUMAPRODUCTO
Multiplica los componentes correspondientes de las matrices suministradas y devuelve la
suma de esos productos.

Sintaxis:

=SUMAPRODUCTO (matriz1; matriz2; matriz3;...)

Donde:

 Matriz1, matriz2, matriz3,...: valores que desea multiplicar y después sumar.

Observaciones:

 Los argumentos matriciales deben tener las mismas dimensiones. De lo contrario,

SUMAPRODUCTO devuelve el valor de error #¡VALOR!.
 SUMAPRODUCTO considera las entradas matriciales no numéricas como 0.

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 Aplicación 7:

Importaciones Atenas, desea calcular la venta total realizada en el primer trimestre del año
según el cuadro de ventas siguiente:

La fórmula multiplica fila a fila la Cantidad de D2:D13 por el Precio unitario de E2:E13 y finalmente
suma todos los resultados.

¿Cómo calculamos la venta total del mes 2?

Ingresar la siguiente fórmula =SUMAPRODUCTO((C2:C13=2)*D2:D13*E2:E13)

 Como se puede observar, en la función SUMAPRODUCTO se puede establecer una o más

condiciones.

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3. BIBLIOGRAFÍA

 https://funciones.excel-avanzado.com/category/ejemplos-de-funciones-de-base-de-
datos/
 https://www.ionos.es/digitalguide/online-marketing/vender-en-internet/subtotales-de-
excel/
 https://ayudaexcel.com/sumaproducto-la-funcion-multiusos/
 https://excelfull.com/funcion/funcion-sumaproducto-y-sus-magnificos-usos/

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