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PLANIFICACIÓN Y EJECUCIÓN DE LOS MANTENIMIENTOS


Tipo Docto: Código Docto: Fecha Edición: No. Edición: Página:
NORMA NO - FPI-001 16/06/2021 10 1 DE 10
Macro-Proceso: Proceso:
FABRICAR PRODUCTOS Y MANTENER EQUIPOS E
DERIVADOS INSTALACIONES DE FABRICA

1. OBJETIVO Y ALCANCE

Establecer los pasos a seguir para llevar a cabo la planificación y la ejecución de los
mantenimientos de los equipos de Fábrica.

Inicia desde que se instala un equipo hasta su retiro.

2. POLITICAS DE CUMPLIMIENTO
Los lineamientos definidos en las siguientes políticas son de estricto cumplimiento y de
carácter obligatorio en la aplicación de esta norma:

PL-DEC-001 – Código de Ética y Conflicto de Intereses


PL-SGI -001 – Política de Sistema de Gestión Integrado
PL-SGB-001 – Política de Compromiso con el Estándar de Producción y Cadena de

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Custodia Bonsucro

3. PROCEDIMIENTO

3.1. ELABORACIÓN DEL PLAN DE MANTENIMIENTO PREVENTIVO

La primera etapa del proceso de mantenimiento consiste en la elaboración del plan


de mantenimiento preventivo, lo cual se describe a continuación:

3.1.1 IDENTIFICACIÓN Y ORGANIZACIÓN DE LOS EQUIPOS DE LA FABRICA

GERENCIA DE CONFIABILIDAD

a. El Gerente de Confiabilidad y su equipo hacen un levantamiento preliminar de


todos los entes de la infraestructura que son de interés desde el punto de vista
del proceso de mantenimiento.

b. Seguidamente determinan, con base en criterios definidos previamente, cuales


entes serán considerados como “equipos” y cuales como “componentes” de tales
equipos.

c. Para posibilitar y facilitar la creación y seguimiento de los planes de


mantenimiento a cada equipo y sistema se le asigna un código de identificación.
Adicionalmente se determinan las relaciones funcionales que existen entre ellos
y a partir de esto se crea una estructura jerárquica como la que se muestra.
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 Planta
 Proceso
 Área de Supervisión (Sub – Proceso)
 Sector
 Sistema
 Equipo

d. Por ultimo a cada sistema se le asigna un “Nivel de Criticidad” siguiendo los


lineamientos establecidos en el anexo AN-FPI-002 Escala de Criticidad de
Sistemas Productivos de Fabrica. Este ranking de criticidad se utilizará en el
contexto de esta norma para priorizar el desarrollo de los planes de
mantenimiento de los sistemas, iniciando por supuesto con los de mayor nivel.
La escala de criticidades utilizadas es la que sigue:
1. Sistema Crítico – Criticidad ALTA
2. Sistema Esencial – Criticidad MODERADA
3. Sistema Genérico – Criticidad MEDIA
4. Sistema Irrelevante – Criticidad BAJA

e. Toda esta información se almacena y se actualiza en un archivo en Excel llamado


Maestro de Equipos, Sistemas y Criticidades.

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3.1.2 DEFINICIÓN DE LAS TAREAS DE MANTENIMIENTO

GERENCIAS DE FÁBRICA (CONFIABILIDAD, OPERACIONES Y


MANTENIMIENTO)

a. Mediante la aplicación de la metodología de Análisis de Modos de Falla y sus


Efectos (AMFE), los Gerentes de Área y de Confiabilidad identifican los modos
de falla razonablemente probables de ocurrir en los equipos que componen cada
uno de los sistemas. A su vez, para cada modo de falla identificado determinan
las tareas a realizar para “gestionar” las consecuencias potenciales de la falla
según su gravedad. Además de las tareas a ejecutar definen también para cada
una de ellas lo siguiente: a) La temporada del año más apropiada para su
ejecución (zafra o inter-zafra), b) la frecuencia con se deben repetir tales
actividades y c) la gerencia responsable de su ejecución.

b. La mayoría de estas tareas tienen como objetivo detectar con suficiente


anticipación aquellas condiciones del equipo que son causales de una falla futura
a fin de que se pueda planear y ejecutar oportunamente la intervención del equipo
para corregir tales condiciones y así evitar que la falla llegue a concretarse. Entre
ellas están los checklists, las inspecciones periódicas y las técnicas de
mantenimiento predictivo (análisis de vibraciones, termografías e inspecciones
ultrasónicas principalmente).

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c. Otras tareas consisten en actividades rutinarias o periódicas que pretenden


“resetear” la capacidad del equipo para cumplir con alguna de sus funciones
después de una pérdida parcial y progresiva de dicha capacidad. Entre ellas
están los cambios y/o reconstrucciones rutinarias, así como las limpiezas
periódicas.

Nota. Todo lo anterior configura el plan de mantenimiento preventivo de cada


uno de los sistemas productivos y de infraestructura que a su vez en conjunto
conforman el plan de mantenimiento de las áreas

3.1.3 AGRUPACIÓN DE TAREAS

GERENCIA DE CONFIABILIDAD

a. El paso siguiente consiste en crear conjuntos de tareas relacionadas que


permitan manejar más fácilmente la asociación de ellas a los sistemas y su
programación periódica. Para esto las tareas identificadas para cada sistema se
organizan en dos listados que corresponden a las actividades a realizar durante
los periodos de zafra y aquellas a ser realizadas en las inter-zafras. A
continuación, se hace una sub clasificación que consiste en agrupar las tareas
por frecuencia de ejecución y gerencia responsable.

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b. Las tareas de zafra se clasifican y se organizan en listas para su posterior
programación y control de ejecución, dichas listas se conocen como checklists y
listas de predictivos de zafra, listados a continuación:

CHECKLIST
 FO-FPI-007 - CONTROL DE TEMPERATURA MOLINOS
 FO-FPI-011 - CHECKLIST LUBRICACIÓN CADA 2 DÍAS
 FO-FPI-012 - CHECKLIST LUBRICACIÓN CADA 4 DÍAS (RUTA 1)
 FO-FPI-013 - CHECKLIST LUBRICACIÓN CADA 4 DÍAS (RUTA 2)
 FO-FPI-014 - CHECKLIST LUBRICACIÓN DIARIO CL1D
 FO-FPI-015 - CHECKLIST MANT. ELECTRICO CADA 2 DÍAS CE2D
 FO-FPI-016 - CHECKLIST MANT. ELECTRICO CADA 4 DÍAS CE4D
(RUTA 1)
 FO-FPI-017 - CHECKLIST MANT. ELECTRICO CADA 4 DÍAS CE4D
(RUTA 2)
 FO-FPI-018 - CHECKLIST MANT. MECANICO CADA 2 DÍAS CE2D (RUTA
1)
 FO-FPI-019 - CHECKLIST MANT. MECANICO CADA 2 DÍAS CE2D (RUTA
2)
 FO-FPI-020 - CHECKLIST MANT. MECANICO CADA 2 DÍAS CE2D (RUTA
3)
 FO-FPI-021 - CHECKLIST MANT. MECANICO DIARIO CM1D
 FO-FPI-022 - CHECKLIST OPERACIONAL CADA 2 DIAS (CALDERA)
 FO-FPI-023 - CHECKLIST OPERACIONAL CADA 2 DIAS (EVA.Y
TACHOS)
 FO-FPI-024 - CHECKLIST OPERACIONAL CADA 2 DIAS (MOLINOS)

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 FO-FPI-025 - CHECKLIST OPERACIONAL CADA 2 DIAS


(PREPARACIÓN)

LISTA DE PREDICTIVOS DE ZAFRA


 FO-FPI-008 - CONTROL CONSUMO LUBRICANTES
 FO-FPI-026 - CHECKLIST TERMOGRAFIA MENSUAL (SEMANA 1)
 FO-FPI-027 - CHECKLIST TERMOGRAFIA MENSUAL (SEMANA 2)
 FO-FPI-028 - CHECKLIST TERMOGRAFIA MENSUAL (SEMANA 3)
 FO-FPI-029 - CHECKLIST TERMOGRAFIA MENSUAL (SEMANA 4)
 FO-FPI-030 - CHECKLIST VIBRACIONES MENSUAL (SEMANA 1)
 FO-FPI-031 - CHECKLIST VIBRACIONES MENSUAL (SEMANA 2)
 FO-FPI-032 - CHECKLIST VIBRACIONES MENSUAL (SEMANA 3)
 FO-FPI-033 - CHECKLIST VIBRACIONES MENSUAL (SEMANA 4)

Nota. Las listas de predictivos de zafra son similares a los checklists, pero estas
incluyen tareas que utilizan herramientas y softwares especializados para la
detección temprana de fallas. Entre ellos contamos con una cámara infrarroja
para termografías, un equipo de medición y análisis de vibraciones y un equipo
de medición de espesores por ultrasonido.

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3.1.3.1Creación de Checklists.

GERENCIA DE CONFIABILIDAD

a. A partir de los listados descritos anteriormente se crean los checklists de zafra


clasificados por gerencia responsable y frecuencia de ejecución. Cada checklist
contiene por lo general tareas de varios sistemas que pertenecen a una misma
área con el fin de facilitar su ejecución de manera más eficiente.

3.1.3.2Creación de Listas de Predictivo de Zafra

GERENCIA DE CONFIABILIDAD

a. De manera similar a los checklists se crean los listados de actividades de


predictivo los cuales se separan en listados de termografías y de medición de
vibraciones. Igualmente, y con el mismo fin, cada listado contiene tareas
predictivas de varios sistemas pertenecientes a una misma área.
b. Para el caso de las tareas de inter-zafra estas a su vez se clasifican en rutinas
y predictivos de inter-zafra. Estos conjuntos de tareas se manejan a través de la
herramienta MS-Project según se describe más adelante.

3.2. PROGRAMACIÓN DE EJECUCIÓN DE LAS TAREAS

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MANTENIMIENTOS

El paso siguiente es realizar la programación de las fechas en que deben llevarse


a cabo las tareas

3.2.1 TAREAS DE ZAFRA

GERENCIA DE CONFIABILIDAD

a. La programación de los checklists y listas de predictivos se realiza en un archivo


de Excel llamado Mapa de Preventivos donde se indican, mes por mes, las fechas
planeadas para la ejecución de las actividades incluidas en cada listado de
tareas.

3.2.2 TAREAS DE INTERZAFRA

GERENCIAS DE OPERACIÓN Y MANTENIMIENTOS

a. Antes de terminar la zafra, cada Gerente de Área elabora un programa preliminar


de trabajos a ser realizados durante la inter-zafra usando para ello el software
MS-Project y tomando como base las rutinas de inter-zafra definidas
anteriormente. Además de tales tareas se incluyen también en este programa

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actividades no rutinarias provenientes de fallas potenciales identificadas durante
la zafra y también de acciones de mejoramiento definidas en las reuniones
mensuales de análisis de tiempos perdidos.

b. Cuando se tiene una buena certeza de cuándo finalizará la zafra y cuando se


espera que inicie la siguiente, el Director de Fábrica y los Gerentes de Área
acuerdan las fechas oficiales de inicio y fin de inter-zafra. Con estas fechas
definidas cada gerente procede a ajustar su Project para cumplir con ellas.

3.3. EJECUCIÓN DE LOS MANTENIMIENTOS

Lo que resta es la ejecución y registro de las tareas, lo cual se lleva a cabo tal como
se describe a continuación:

3.3.1 TAREAS DE ZAFRA

3.3.1.1 Checklists

GERENCIA DE CONFIABILIDAD

a. Al inicio de cada ciclo de 6 días en que trabaja cada guardia se les entrega a los
Supervisores de Operaciones y Mantenimiento los formatos de checklists con las
tareas que les corresponde ejecutar a dicha guardia de acuerdo a la
programación que se encuentra en el Mapa de Preventivo.
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GERENCIAS DE FÁBRICA (CONFIABILIDAD, OPERACIONES Y


MANTENIMIENTO)

b. Cada Supervisor de Área coordina con el personal a su cargo para realizar las
tareas y se procede a ello teniendo en cuenta el tiempo con que se dispone para
completar la totalidad de las revisiones.

c. En caso de encontrar alguna anormalidad durante uno de los chequeos, el


ejecutante de la tarea decide, según su criterio, si la gravedad del hallazgo
amerita informar de inmediato al supervisor o si puede continuar con la(s) tarea(s)
siguiente(s) e informar del hallazgo posteriormente.

d. En cualquier caso, una vez se hayan ejecutado todas las tareas del checklist
(mencionados en el acápite 3.1.3 párrafo b.) el ejecutante hace un reporte verbal
al supervisor de las condiciones operativas de los equipos y de los hallazgos
identificados en caso de haberlos.

e. Para el caso de los hallazgos de reporte inmediato el supervisor determina si


efectivamente tal situación debe corregirse de forma inmediata o máximo en las
24 horas siguientes, contando, en caso de ser necesario, con la opinión de los
gerentes encargados del equipo y procesos involucrados en la anormalidad.

f. De ser confirmada la necesidad de actuar prontamente, el supervisor y/o gerente

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responsable de corregir la anormalidad proceden con el alistamiento de
personas, herramientas y repuestos necesarios mientras que también hacen las
coordinaciones del caso para definir el momento más oportuno de sacar de
servicio el equipo. Una vez el equipo esté disponible se realiza la intervención
correctiva.

g. Para el caso de los demás hallazgos el supervisor espera hasta que el ejecutante
del checklist le haga el reporte verbal correspondiente y con base en dicha
información diligencia el reporte escrito que se haya al final de cada formato
incluyendo también las anormalidades encontradas y resueltas durante su
guardia.

h. Una vez se hayan ejecutado todas las tareas y se haya diligenciado el formato el
Supervisor de Área debe firmarlo en calidad de responsable de su ejecución y
entregárselo a su gerente para que él tome nota de las condiciones de los
equipos a su cargo y de sus novedades.

i. El Gerente de Área a su vez debe también firmar el formato como indicación de


que está al tanto de las novedades en los equipos. Una tarea adicional que debe
hacer el gerente es señalar las anormalidades que están en curso de ser
corregidas, así como asignarle una prioridad a la corrección de las anormalidades
encontradas que no fueron aun resueltas porque se necesita que al menos una
parte de la fábrica esté detenida. Los criterios guía utilizados para determinar tal
prioridad son los siguientes:

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 ALTA: La corrección de la anormalidad puede esperar hasta una de las


paradas no programadas de molienda que se presente en los siguientes 7
días.
 MEDIA: La corrección de la anormalidad puede esperar hasta la siguiente
parada programada de la fábrica.
 BAJA: La corrección de la anormalidad puede esperar hasta la siguiente
inter-zafra.

j. Esta asignación de prioridades se realiza en el mismo formato y después este


debe hacerse llegar a la oficina de planeación de mantenimiento para su
tratamiento y archivo.

INGENIERO DE PLANEACIÓN

k. El Ingeniero de Planeación está encargado de revisar los formatos diligenciados


y a partir de ellos actualizar unos archivos en Excel (uno por cada gerencia)
llamados BackLogs, donde se mantiene un registro de las anomalías
encontradas durante las revisiones. En cada registro se guarda la descripción
del hallazgo, así como su estatus y la fecha de corrección real o tentativa para
las que ya se resolvieron y las que aun estén pendientes, respectivamente.

l. Estos archivos, a los que los gerentes tienen acceso directo a través de una

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carpeta pública en la red, sirven entre otros como input para la programación de
los mantenimientos correctivos en las paradas cortas de molienda, las paradas
programadas de la fábrica y la inter-zafra, así como de instrumento de
seguimiento a dichos mantenimientos. La actualización del estatus y la fecha de
ejecución de los correctivos es responsabilidad del Gerente de Área respectivo.

3.3.1.2 Listas de Predictivos

GERENCIA DE CONFIABILIDAD

a. Al inicio de cada semana el Ingeniero de Predictivo imprime los formatos de listas


de predictivo (mencionados en el acápite 3.1.3 párrafo b.) con las tareas que le
corresponde ejecutar en dicha semana de acuerdo a la programación que se
encuentra en el Formato FO-FPI-002 Mapa Mensual de Preventivos Fábrica y
procede con las mediciones, análisis y elaboración de reportes teniendo en
cuenta el tiempo con que se dispone para completar la totalidad de ellas.

b. El manejo y registro de los hallazgos, así como el manejo de los mantenimientos


correctivos que se deriven de ellos se realiza de manera idéntica a como se hace
para el caso de los checklists (referirse al numeral 3.3.1.1).

3.3.2 TAREAS DE INTERZAFRA

GERENCIAS DE OPERACIÓN Y MANTENIMIENTOS


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MANTENIMIENTOS

a. Al inicio de cada semana durante la inter-zafra los Gerentes de Área revisan con
sus supervisores el listado de las tareas que se concluyeron la semana anterior;
las que están en proceso de ejecución; las que tienen atrasado su inicio; las que
están suspendidas por alguna razón y, finalmente las que deberían iniciar durante
esa semana según lo que está programado en el Project de su área.

b. Enseguida hacen una evaluación de los recursos disponibles (mano de obra,


materiales, repuestos, herramientas y tiempos) para esa semana y a partir de allí
deciden a cuáles de las tareas en curso se les dará continuidad y cuáles de las
otras se iniciarán, o re iniciarán, según su condición, definiendo así el programa
de trabajo de los siguientes siete días.

c. Con la información obtenida del análisis anterior los Gerentes de Área proceden
a actualizar el estado de avance de su Project y compara dicho avance con el
avance esperado. En caso de haber un atraso considerado no tolerable el gerente
se reúne con el Director de Fábrica para gestionar los recursos adicionales
necesarios para salvar el atraso y ponerse al día con el fin de terminar todos los
trabajos en la fecha pautada inicialmente.

GERENCIAS DE CONFIABILIDAD / DIRECCIÓN DE FÁBRICA

d. El Gerente de Confiabilidad recibe semanalmente de los Gerentes de Área los

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reportes de avance de los Projects y crea un reporte de avance general de la
reparación que es enviado al Director de Fábrica para que él a su vez lo presente
en el Comité Ejecutivo que se realiza cada dos semanas donde se deben rendir
cuentas de cómo va el proceso de mantenimiento en general y de las novedades
tales como motivos de atraso y trabajos adicionales que han surgido en los
últimos quince días, entre otras.

e. El Director de Fábrica es el responsable de solicitar y justificar ante el Comité


Ejecutivo los recursos adicionales que cada Gerente de Área requiere para
asegurar el cumplimiento del Project en caso de que esto sea necesario.

GERENCIAS DE FÁBRICA / DIRECCIÓN DE FÁBRICA

f. Tres semanas antes del inicio oficial de la zafra se define en reunión con todos
los gerentes el plan de pruebas de equipos y sistemas que se harán previo al
inicio de la zafra. Con esta información el Gerente de Confiabilidad elabora un
archivo en Excel llamado Calendario de Pruebas donde se consignan las pruebas
y fechas de su ejecución y lo envía a los Gerentes de Área y al Director de Fábrica
para su control y seguimiento.

g. Una vez terminadas las pruebas y corregidas todas las situaciones anormales
que sean identificadas en ellas se da por terminado el mantenimiento general de
inter-zafra de la fábrica y esta se dispone para iniciar la zafra siguiente.

4 ACCIONES CONTINGENTES

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En la práctica, los casos que se presenten y no se encuentren contemplados en


esta norma deben ser resueltos por quien la ejecuta, en beneficio de la Empresa y
de acuerdo con las políticas generales establecidas en la organización.

5 GLOSARIO

5.1. AMFE (Análisis de Modos de Falla y sus Efectos): Es una técnica utilizada, entre
otras cosas, para identificar, como su nombre lo dice, los modos de falla potenciales
o reales a que está expuesto un equipo o sistema en su contexto operativo particular
y que atentan contra la confiabilidad de dicho sistema. Además de su identificación
evalúa también los efectos y consecuencias que dichas fallas pueden tener sobre
el logro de los objetivos funcionales del equipo. En mantenimiento se utiliza
principalmente como input para la determinación de tareas encaminadas a mitigar
las consecuencias de las fallas dependiendo de su gravedad y del nivel de riesgo
que tolere la organización a la que pertenece el sistema bajo evaluación.

5.2. CHECKLIST. Cconsisten de un conjunto de tareas de verificación básicas de las


condiciones operativas de los equipos que se realizan de manera periódica a cada
uno de ellos. Una tarea de checklist se hace por lo general con el equipo en
funcionamiento, sin requerir ningún tipo de desarme, la puede realizar una sola
persona con mínima o ninguna herramienta y su ejecución no tiene un orden
obligatorio.

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5.3. EQUIPO. Se considera como “equipo” una asociación de entes que cumple con una
o más funciones sencillas, tales como un motor eléctrico, un reductor de velocidad
o una bomba, por citar algunos ejemplos.

5.4. FALLA. Es un estado determinado que le impide a un sistema cumplir a cabalidad


con la función que se espera de él.

5.5. MANTENIMIENTO PREDICTIVO. Es la aplicación de la tecnología que permitirá


detectar cambios de condiciones, intervenciones más oportunas y precisas. El
mantenimiento predictivo se basa en la medición, seguimiento y monitoreo de
parámetros y condiciones operativas de un equipo o instalación.

5.6. MANTENIMIENTO PREVENTIVO. Es aquel que se realiza de forma anticipada con


el fin de prevenir el surgimiento de averías en los equipos. Tiene como
objetivo detectar fallas que puedan llevar al mal funcionamiento del objeto en
mantenimiento y, de esta manera se evita los altos costos de reparación y se
disminuye la probabilidad de paros imprevistos, asimismo, permite una mayor
duración de los equipos e instalaciones y mayor seguridad para los trabajadores.

5.7. MODO DE FALLA. Es la condición por la cual una falla es observada en un ítem
fallado. Normalmente se describe como un componente en una condición no
deseada. Como ejemplos podemos citar: eje roto, rodamiento agarrotado, bronce
desgastado.

5.8. NIVEL DE CRITICIDAD. En el contexto del mantenimiento es la importancia relativa


que tienen los equipos de una planta de producción para alcanzar los objetivos

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MANTENIMIENTOS

establecidos por la organización en aspectos tales como la rentabilidad, calidad,


seguridad industrial, conservación del medio ambiente, reputación, entre otros.

5.9. RUTINAS. Consisten en conjuntos de tareas mantenimiento que se realizan de


manera periódica a cada uno de los sistemas. Estas tareas por lo general hacen
parte de labores de mantenimiento complejas tales como mantenimientos,
inspecciones a fondo, modificaciones, reconstrucciones y/o recambios de
componentes o conjuntos de componentes. Por su naturaleza llevan un orden
establecido y por lo general implican el uso de herramientas y requieren que el
sistema esté detenido ya que en la mayoría de los casos hay que hacer algún tipo
de desarme, lo cual requiere la intervención de dos o más personas. Estas tareas
se agrupan por sistemas únicamente.

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