Los 12 grandes retos en la gestión de los activos de información y evidencias en la

era digital

El crecimiento exponencial de grandes volúmenes de información digital ha crecido

gracias a la capacidad de gestión de las organizaciones se exige servicios rápidos y
eficientes es por esto que los clientes socios, y proveedores lo exigen Los directivos
no disponen de la información adecuada para tomar decisiones y establecer las
estrategias es por esto los procesos y en el momento oportuno entran las evidencias
digitales que se necesitan. La organización que no sea capaz de enfrentarse al reto de
gestionar toda esta información en el futuro perderá productividad y no logrará ser
competitiva en un mercado global.

Ha considerado a los activos de información y las evidencias con el mismo valor que
los activos financieros y ahora tienen la misma importancia ya que se tiene que
cumplir normal gracias a la regulación hay que presentar evidencias frente a los
auditorias la protección y la seguridad de la información a tomado mucho auge ya que
así se previenen o se exponen irregularidades de una empresa.

LA GESTION DOCUMENTAL a entrado a la empresa con mucha fuerza por medios de

programa foros mensajes instantáneos, múltiples servidores que ayudan aguardar a
retener y quedar evidencias para loa que se presente, sino también con un alcance
más amplio para toda la sociedad. De esta forma la organización reduciría los riesgos,
lograría sus objetivos de negocio y cumpliría con la legislación, regulaciones y normas

Primer gran reto – La gestión de los riesgos corporativos en relación a los activos de
información y evidencias, tanto digitales como físicos, en la organización

los negocio o actividades corporativas se producen como un resultado directo de los

procesos de gestión de los activos de información: captura, control, acceso,
divulgación o publicación, almacenamiento o disposición. Si en el transcurso de los
procesos de negocio la entidad no ha logrado preservar la autenticidad, integridad,
fiabilidad, confidencialidad, con textualidad o disponibilidad de sus activos de
información y evidencias su actividad se verá seriamente comprometida.

Segundo gran reto – El desarrollo e implantación de un sistema de gestión para los

documentos (MSR – SGD)

Todas organizaciones, independientemente del tipo que sean, deben rendir cuentas en
relación a su buen gobierno. En este sentido, la rendición de cuentas está relacionada
con el incremento de su legitimidad, credibilidad y confianza. La transparencia juega
un papel muy importante ya que aquí se protege o se divulga la información muchas
empresas sen visto afectadas por divulgar informaciones objetivas y la satisfacción
de las necesidades de negocio. Su efectividad se puede determinar mediante
indicadores de rendimiento

La familia iso30300 tiene como objetivo una mejora continua asegura que las
políticas, estrategias y procedimientos del SGD están operando.

Tercer gran reto – La integración de los sistemas de gestión para los documentos
(ISO) con el resto de sistemas de gestión de la organización (ISO)

Cumplen con todo el objetivo de un proceso sistematizados y procesos de control de

una mejora continua proporcionan unas estructuras que crean productos de calidad
para la satisfacción de los clientes.

Cuarto gran reto – El enfoque a la gestión por procesos, la consideración de la

gestión de los activos digitales y evidencias como un proceso estratégico

se debe definir su misión, analizar los clientes, para gestionar los procesos
organizativos procesos clave, estratégicos o de soporte, planificarlos identificando el
valor que aporta cada tarea, asignar los propietarios de cada proceso para así
garantizar un buen proceso de gestión administrativos

la tecnología ayuda a retener y guardar información En el tiempo que desee en la fase

de análisis del proceso de negocio y durante su implantación facilitaría su control
posterior.

Quinto gran reto: La automatización masiva de la captura de los activos de

información y evidencias físicos

La retención de datos no permite la actualización de los datos se guarda toda la

información y de este modo se evitan riesgo que pueden basarse en evidencias

Trasferencia y eliminación actualizar es dar cabida a nueva información que

básicamente el 60% de lo guardado no es mas basura acumulada que ha de buscarla
la información se te olvidara que la tienes almacenada por toda la información
acumulada
 Sexto gran reto – Relación entre las aplicaciones informáticas de los sistemas de
negocios que gestionan activos de información digitales y las aplicaciones
informáticas de gestión documental

informáticas de gestión documenta no puede ser modificado y del que debe

preservarse su integridad, autenticidad

 Correos electrónicos y sus adjuntos

 Documentos que pueden estar almacenados aplicaciones informáticas
externas
 Planos, carteles, gráficos en 3D, vídeos, etc.
 Páginas web (formadas por imágenes, páginas html, audiovisuales, hojas de
estilo, ficheros php, etc.)
 SMS – mensajes enviados a través de teléfonos móviles
 Mensajes en redes sociales (con imágenes o vídeos)
 Documentos que se gestionan en los centros de atención al cliente mediante
soluciones de voz, como son las grabaciones de audio
 Transacciones financieras

Estas son algunas soluciones que necesita la gestión documental son tipos de
activos que facilitan la información

Séptimo gran reto – La gestión a largo plazo de los certificados y firmas

electrónicas

La autenticidad de los documentos es importante las firmas electrónicas los correos

electrónicos garantizan la veracidad para una buena comunicación. Los formatos de
firma electrónica de larga duración puedan seguir siendo válidos durante largos
períodos de tiempo,

Octavo gran reto: La externalización de la gestión de los activos de información y

evidencias digitales en entornos cloud

Es fundamental la protección de los documentos y datos personales

Es recomendable a asesorarse y asegurarse de los riesgos que se pueden presentar

antes de utilizar servicios en la nube hay que planificar y seleccionar la información de
gestión

La empresa ya la administración publicas des confían de los activos de la información

y activos digitales.
Noveno gran reto – La integración de los sistemas de e-administración con los
sistemas de gestión de activos digitales y evidencias de la organización

Estos sistemas deberían estar integrados con los sistemas de gestión de los
documentos de la organización. Es decir, cuando un ciudadano o cliente presenta un
documento en el Registro de Entrada de la entidad, este documento debería
capturarse e integrarse

Facilitan el presentar solicitudes, escritos, comunicaciones o documentos, y en

servicios más complejos ofrecen a clientes y ciudadanos poder consultar online la
información de los procedimientos administrativos que se estén tramitando

Décimo gran reto – La seguridad y ciberseguridad de la información

Las estrategias para la gestión de los riesgos de los activos digitales, aunque se
analicen independientemente, se deberían integrar posteriormente en los sistemas de
gestión de riesgos y de seguridad de la información de la organización.

Undécimo gran reto – La reutilización de los activos de información y evidencias

digitales

Esta reutilización se debería contemplar en las políticas de creación y retención de los

documentos, gestión de documentos y de récords deben facilitar que se repliquen y se
pueda gestionar como otro récord distinto con el debido control.

Duodécimo gran reto –La rentabilización del contenido de los activos y evidencias
digitales: el Big Data

La mayoría de la información afecta a la supervivencia y a la competitividad de las

organizaciones.

Los bigdatas son capaces de gestionar grandes volúmenes de datos e información.