14/5/2019 Planifi car y celebrar una reunión | Centro de Aprendizaje | G Suite

 Centro de Aprendizaje
Planificar y celebrar una reunión

1 Resumen

https://gsuite.google.com/intl/es/learning-center/products/apps/plan-and-hold-meeting/#!/ 1/10
14/5/2019 Planifi car y celebrar una reunión | Centro de Aprendizaje | G Suite

2 Planificar la agenda

1. Crear una tarea para planificar la reunión

Elige una de estas opciones:

 Para abrir Tareas en Gmail, haz clic en la opción Tareas  , situada a la
derecha.

 Para abrir Tareas en Calendar, en la sección Mis calendarios, haz clic en
Tareas.

2. Comunicar los requisitos de la reunión por correo electrónico o en Hangouts Chat

Redactar un correo electrónico:

   Redactar
1. Abre Gmail y, en la barra lateral de la izquierda, haz clic en   . 
Al hacerlo, se abre un correo nuevo en la esquina inferior derecha de la
ventana de Gmail.

2. Empieza a escribir el correo electrónico. 
Los mensajes que hayas comenzado, pero aún no hayas enviado, se guardan
automáticamente en la sección Borradores de la barra lateral de la izquierda.

Enviar m ensajes directos a personas concretas:

1. Abre Chat y, en la parte izquierda, haz clic en Buscar personas, salas o
bots.

2. Introduce un nombre o una dirección de correo electrónico, o selecciona un
contacto en la lista de sugerencias.

3. Escribe el mensaje directo y haz clic en Enviar  .

Enviar m ensajes directos a grupos:

1. En la parte izquierda, haz clic en Buscar personas, salas o bots > Mensaje
de grupo.
2. Introduce los nombres o las direcciones de correo electrónico de los contactos
a los que quieres enviar un mensaje, o bien selecciónalos en la lista de
sugerencias.

3. Cuando hayas añadido los contactos, haz clic en  Mensaje .

4. Escribe el mensaje directo y haz clic en Enviar  .

5. (Opcional) Para ocultar un mensaje directo de grupo, en la parte izquierda,
coloca el cursor sobre el mensaje y haz clic en Más  > Ocultar .

https://gsuite.google.com/intl/es/learning-center/products/apps/plan-and-hold-meeting/#!/ 2/10
14/5/2019 Planifi car y celebrar una reunión | Centro de Aprendizaje | G Suite

3. Bloquear tiempo en Calendar para preparar la reunión (ejemplo: No molestar: preparando una reunión)

1 Ve a Calendar y, en la cuadrícula del calendario, haz clic en un espacio en
   Crear
blanco y, después, en Evento. También puedes hacer clic en   .

2 (Opcional) Para crear un evento en otro calendario, haz clic en la flecha

hacia abajo  situada junto a tu nombre y selecciona el calendario en el que
quieras crearlo.

3 Añade un título, una fecha y una hora al evento y, a continuación, haz clic
en Más opciones o en  Guardar .

4. Crear la agenda

Puedes crear un documento directamente en Documentos de Google o en
Google Drive.

Selecciona una de estas opciones:

En Documentos, haz clic en Crear   .

En Drive, haz clic en Nuevo > Docum entos de Google > Docum ento en

blanco o Desde una plantilla.

https://gsuite.google.com/intl/es/learning-center/products/apps/plan-and-hold-meeting/#!/ 3/10
14/5/2019 Planifi car y celebrar una reunión | Centro de Aprendizaje | G Suite

3 Programar la reunión

1. Crear un evento

1 Ve a Calendar y, en la cuadrícula del calendario, haz clic en un espacio en
   Crear
blanco y, después, en Evento. También puedes hacer clic en  .

2 (Opcional) Para crear un evento en otro calendario de tu lista, haz clic en

la flecha hacia abajo  situada junto a tu nombre y selecciona el calendario en
el que quieras crearlo.

3 Añade un título, una fecha y una hora al evento y, a continuación, haz clic
en Más opciones o en  Guardar .

2. Añadir invitados

1. Abre el evento.
2. En la pestaña Invitados, ve a Añadir invitados y empieza a escribir en el
cuadro las primeras letras del nombre o de la dirección de correo electrónico de
una persona.

A medida que escribas se irán mostrando nombres y direcciones del directorio
de tu organización que coincidan.

Consejo: También puedes añadir una dirección de la lista de distribución de
Grupos de Google para invitar a un gran grupo de personas a la vez. Para
obtener más información sobre cómo invitar a un grupo grande, consulta
Gestionar eventos grandes en Calendar.

3. Haz clic en una sugerencia para añadir esa persona al evento. Si no se
muestran sugerencias, escribe la dirección de correo electrónico completa del
invitado.

4. (Opcional) Para marcar la asistencia de un invitado como opcional, coloca el
cursor sobre el nombre del invitado y haz clic en Marcar como opcional .

5. (Opcional) Para permitir que los invitados puedan modificar el evento, invitar a
otras personas o consultar la lista de invitados, marca las casillas
correspondientes en la sección Los invitados pueden.

Nota: Si creas un evento en Calendar y no concedes permiso a los invitados para
modificarlo, estos no podrán cambiar la fecha ni la hora en sus calendarios.

https://gsuite.google.com/intl/es/learning-center/products/apps/plan-and-hold-meeting/#!/ 4/10
14/5/2019 Planifi car y celebrar una reunión | Centro de Aprendizaje | G Suite

3. Encuentra una hora que vaya bien para todos

  Crear
1. Abre Calendar y haz clic en  .

2. Junto a Detalles del evento, haz clic en Encontrar un hueco. La hora de los
invitados que estén en otra zona horaria se mostrará debajo de su nombre.
3. Desplázate hacia arriba o hacia abajo por las franjas horarias, o haz clic en las
fechas de arriba para ver distintos días y semanas.

4. Haz clic en una franja horaria y selecciona  Guardar .

Nota: Después de añadir a los invitados, puedes sugerir una hora haciendo clic
en la opción Sugerencias de horas, situada bajo la lista de invitados, y
seleccionando una.

4. Reservar salas

Nota: Si no ves recursos, datos ni sugerencias automáticas de salas, es posible que
tu administrador de G Suite no los haya configurado en tu organización.

1. Abre un evento.

2. Haz clic en la pestaña Salas. En función de tu ubicación de trabajo, el número
de participantes y las reservas de salas anteriores, aparecerán distintas
sugerencias automáticamente.

3. Si necesitas ajustar los criterios de la sala de reuniones, tienes estas opciones:
Haz clic en Personas  para especificar el tamaño de sala necesario.

Haz clic en Vídeo  para indicar las necesidades de equipo de
videoconferencias.

Haz clic en Teléfono  para indicar las necesidades de equipo de
conferencias de audio.

4. Coloca el cursor sobre la sala que cumpla tus requisitos y marca la casilla
correspondiente para seleccionarla.
5. Si no ves ninguna sala adecuada:
a. En el cuadro de búsqueda, introduce el nombre de otro recurso o
edificio, el piso o el equipo de conferencias (por ejemplo, Chromebox
para reuniones). A medida que escribas, los resultados aparecerán
debajo del cuadro de búsqueda.

b. Coloca el cursor sobre una sala para ver detalles como su capacidad,
ubicación, equipamiento y características.
c. Cuando encuentres la sala que necesitas, coloca el cursor sobre ella y
marca la casilla para seleccionarla.

5. Configurar videoconferencias para invitados remotos

Es fácil programar una videollamada de Meet en Calendar: simplemente añade uno o más
invitados al evento o haz clic en Añadir conferencia. Una vez que guardes el evento, se le
añadirán el enlace de la reunión y un número de acceso.

https://gsuite.google.com/intl/es/learning-center/products/apps/plan-and-hold-meeting/#!/ 5/10
14/5/2019 Planifi car y celebrar una reunión | Centro de Aprendizaje | G Suite

6. Añadir detalles del evento, como instrucciones o la agenda

1 Elige una zona horaria.

2 Configura un evento recurrente.

3 Selecciona una hora: busca una hora a la que tus compañeros de
trabajo puedan asistir a la reunión.

4 Añade los detalles del evento: añade la ubicación de la reunión, envía
notificaciones del evento, etc.

5 Añade videoconferencias: añade una videollamada al evento.

6 Añade una descripción del evento: proporciona más información
sobre el evento, como información de contacto, instrucciones o enlaces.
Puedes dar formato a la descripción poniendo el texto en negrita, cursiva o
subrayándolo, o bien añadiendo listas y enlaces.

7 Añadir archivos adjuntos: adjunta archivos, como documentos o
presentaciones, a los eventos.

7. Guardar el evento para enviar invitaciones por correo electrónico

Una vez que hayas incluido toda la información, guarda el evento.

1. Haz clic en  Guardar .

2. Haz clic en Enviar para notificar a los invitados por correo electrónico o en No
enviar si no quieres avisarles en ese momento.

3. Si quieres invitar a personas ajenas a tu organización, haz clic en Invitar a
usuarios externos para avisarles o selecciona Seguir editando si aún no
quieres enviarles una notificación.

Actualizar un evento:

Puedes invitar a otras personas, cambiar la reunión de sala, etc.

1. En la cuadrícula del calendario, haz clic en el evento > Editar  .

2. Si quieres invitar a más personas, cambiar la reunión de sala o añadir archivos
adjuntos, realiza los cambios pertinentes y haz clic en  Guardar .

Nota: Si el organizador del evento no te ha dado permisos de edición, no podrás
cambiar la hora ni la duración del evento.

https://gsuite.google.com/intl/es/learning-center/products/apps/plan-and-hold-meeting/#!/ 6/10
14/5/2019 Planifi car y celebrar una reunión | Centro de Aprendizaje | G Suite

4 Confirmar asistencia

Consultar quién ha aceptado o rechazado tu invitación

Si necesitas controlar la asistencia al evento que has organizado, puedes saber de
manera inmediata quién ha aceptado o rechazado tu invitación y quién ha propuesto
celebrar la reunión a una hora diferente.

Consultar qué invitados asistirán al evento:

1. En la cuadrícula del calendario, haz clic en el evento para mostrar una vista
previa.

2. Ve al campo Invitados para ver la lista de respuestas de las personas a las
que has enviado la invitación. Es posible que tengas que hacer clic en la flecha
hacia abajo  para ver las respuestas.

Responder a una propuesta de nueva hora de reunión:

1. En la cuadrícula del calendario, haz clic en el evento para mostrar una vista
previa.

2. En la sección Invitados, ve a la propuesta y haz clic en Ver la hora
propuesta.
3. Para aceptar la nueva hora propuesta, haz clic en Guardar.

4. (Opcional) Para notificar a los invitados la nueva hora de la reunión, haz clic en
Enviar.

https://gsuite.google.com/intl/es/learning-center/products/apps/plan-and-hold-meeting/#!/ 7/10
14/5/2019 Planifi car y celebrar una reunión | Centro de Aprendizaje | G Suite

5 Compartir materiales

1. Crear y compartir materiales de la reunión

1. En Google Drive, abre el archivo en Documentos, Hojas de cálculo o
Presentaciones.

2. En la esquina superior derecha, haz clic en  Compartir .

3. Escribe los nombres de las personas con las que quieres compartir el archivo.

Nota: Si no te deja añadir usuarios ajenos a tu empresa, habla con tu
administrador de G Suite.

4. Selecciona Puede editar, Puede com entar o Puede ver, en función de
cómo quieras configurar los permisos de usuario.
5. Asegúrate de que la casilla Notificar a las personas por correo
electrónico esté marcada y haz clic en  Enviar .

Utiliza esta plantilla de plan de proyecto.

2. Adjuntar agendas y materiales de la reunión a la invitación

1. En Calendar, crea o abre un evento.

2. En la sección Añadir descripción, haz clic en Adjuntar .

3. Selecciona un archivo y haz clic en  Guardar .

3. Hablar sobre la agenda mediante comentarios concretos

1. En Documentos, Hojas de cálculo o Presentaciones, selecciona el texto que
quieres comentar.

2. Haz clic en Comentar  > Añadir comentario .

3. Escribe el comentario que quieras. Para dirigirlo a una persona concreta,
escribe el signo más (+) y su correo electrónico, por ejemplo,
+marta@solarmora.com. 
Esta persona podrá hacer cambios y responder a tu comentario.

4. Cuando te convenza el resultado, haz clic en  Resolver .

4. Enviar notificaciones a los invitados

1. Ve a Calendar y haz clic en el nombre del evento en la cuadrícula de tu
calendario.

2. Haz clic en Editar   y haz los cambios que creas convenientes.

3. Haz clic en Enviar un correo a los invitados  y escribe un mensaje.
4. Haz clic en Enviar.

https://gsuite.google.com/intl/es/learning-center/products/apps/plan-and-hold-meeting/#!/ 8/10
14/5/2019 Planifi car y celebrar una reunión | Centro de Aprendizaje | G Suite

6 Celebrar la reunión

1. Unirse a la reunión

1. En Calendar, haz clic en el evento al que te quieras unir.
2. Haz clic en Unirse a Hangouts Meet y, en la ventana que se abre, haz clic en
Unirse a la reunión.

Utiliza esta hoja de referencia de Hangouts Meet.

2. Presentar, intercambiar ideas y trabajar conjuntamente en materiales

1. En Google Drive, haz clic en Nuevo > Docum entos de Google, o bien abre el
archivo que quieras compartir o presentar.

2. (Opcional) Para editar un documento al mismo tiempo que los invitados:

1. En la esquina superior derecha, haz clic en  Compartir .

2. Añade un título al documento y haz clic en  Guardar .

3. Añade a los invitados a la reunión y concede a todos el acceso Puede
editar.

4. Haz clic en  Enviar .

3. Abre Hangouts Meet y únete a la reunión.

4. Haz clic en Presentar ahora y elige lo que quieras compartir:

Toda la pantalla
Una ventana

5. Haz clic en  Compartir .

Ahora, los demás podrán seguir el documento mientras haces la presentación. Para
dejar de compartir tu pantalla en cualquier momento, en la parte inferior de esta, haz
clic en  Dejar de compartir .

3. Asignar tareas

1. En Documentos, Hojas de cálculo o Presentaciones, selecciona el texto que te
gustaría comentar.

2. Haz clic en Comentar  > Añadir comentario .
3. Introduce el comentario que quieras. Para dirigirlo a una persona concreta,
escribe el signo más (+) y su correo electrónico en el texto del comentario,
como por ejemplo +martas@solarmora.com. 
Esta persona podrá hacer cambios y responder a tu comentario.

4. Cuando te convenza el resultado, haz clic en  Resolver .

https://gsuite.google.com/intl/es/learning-center/products/apps/plan-and-hold-meeting/#!/ 9/10
14/5/2019 Planifi car y celebrar una reunión | Centro de Aprendizaje | G Suite

7 Hacer un seguimiento

1. Enviar correo electrónico de seguimiento

1. Ve a Calendar y haz clic en el nombre del evento en la cuadrícula de tu
calendario.

2. Haz clic en Editar   y haz los cambios que creas convenientes.

3. Haz clic en Enviar un correo a los invitados  y escribe un mensaje.

4. Haz clic en Enviar.

2. Hacer un seguimiento del progreso asignando tareas a la agenda

1. En Documentos, Hojas de cálculo o Presentaciones, selecciona el texto que
quieres comentar.

2. Haz clic en Comentar  > Añadir comentario .

3. Escribe el comentario que quieras. Para dirigirlo a una persona concreta,
escribe el signo más (+) y su correo electrónico, por ejemplo,
+marta@solarmora.com. 
Esta persona podrá hacer cambios y responder a tu comentario.

4. Cuando te convenza el resultado, haz clic en  Resolver .

3. Programar reuniones de seguimiento para obtener actualizaciones de estado

1 Ve a Calendar y, en la cuadrícula del calendario, haz clic en un espacio en
   Crear
blanco y, después, en Evento. También puedes hacer clic en   .

2 (Opcional) Para crear un evento en otro calendario, haz clic en la flecha

hacia abajo  situada junto a tu nombre y selecciona el calendario en el que
quieras crearlo.

3 Añade un título, una fecha y una hora al evento y, a continuación, haz clic
en Más opciones o en  Guardar .

https://gsuite.google.com/intl/es/learning-center/products/apps/plan-and-hold-meeting/#!/ 10/10