INSTITUTO TÉCNICO

CORPORACIÓN CIBERNETICA AMERICANA DEL SUR

“C.C.A. DEL SUR”
“La elección de los que quieren ser grandes”

GUIA DE USO DE GOOGLE CALENDARIO

Google calendar es una de las herramientas que más nos ayuda a ser productivo.

Cuando tienes 2 o 3 tareas y además son repetitivas no necesitas un gestor, fácilmente puedes
dedicar una parte de tu cerebro a estar regularmente recordando que tienes que hacer esto o
aquello tal día, como por ejemplo una cita al médico, una reunión importante o cierta tarea que no
te gusta y procastinas automáticamente.

Pero cuando tienes un sinfín de tareas, tanto personales como profesionales, dedicar una gran parte
de tu cerebro a no olvidarte de lo que tienes que hacer puede ser muy estresante con el tiempo.

Cuando liberas esa parte de tus preocupaciones resulta en una mejor creatividad, y la creatividad
no es solo para diseñadores o artistas, sirve para solucionar cualquier problema de una forma más
efectiva, más rápida y funcional.

Hay muchas aplicaciones en el mercado para gestionar el día a día, es una cuestión de probar y
utilizar la mejor se adapte a nosotros.

Google calendar por estar integrado con tu cuenta de Google y por la interacción que permite con
varios usuarios de tu equipo de trabajo es una de las mejores opciones.

MIS CALENDARIOS

Se pueden crear varios calendarios, por ejemplo, uno personal, otro familiar y otro de trabajo.
Puedes visualizarlos todos a la vez, uno de ellos o una combinación de varios.

Normalmente cuando se comparte un calendario para que un compañero o colaborador pueda

verlo, se comparte el calendario por defecto que se crea cuando nos damos de alta en Google, por
lo que crearemos calendarios alternativos para uso personal o familiar.

Veamos cómo crear un calendario personal, dejando así el que viene por defecto como profesional.

Estando en Gmail vamos al desplegable de las aplicaciones de Google y seleccionamos Calendar.

Clicamos en Mis calendarios y en Crear un calendario:

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Rellenamos los datos, nombre, descripción y añadimos las personas con las que compartiremos el
calendario seleccionando del desplegable los permisos que queremos otorgar a cada persona.

Ya tenemos creado un calendario personal que nuestros amigos/familia pueden ver en su panel de
Calendar, y/o interactuar en función de los permisos que tenga.

VER LOS CALENDARIOS PROFESIONALES DE OTROS

Si yo soy el coordinador les pediré que me otorguen permisos para ponerles citas o eventos.

También puedes enviarles invitaciones a participar a un evento de mi calendario, si es que no tengo

permisos para crearlos en su calendario.

Antes de seguir adelante vamos a modificar la interfaz de Calendar eliminando u ocultando las
franjas horarias que no sean propias de nuestra jornada laboral, para tener así un poco más limpia
el área de trabajo.

Vamos al engranaje de la parte superior derecha y clicamos en Configuración.

Seleccionamos la pestaña “Labs” del menú, y habilitamos los siguientes labs:

• Ocultar sección de mañana y noche

Y ya que estamos aquí también:

• Rechazar eventos automáticamente

• Disponible u ocupado

Guardamos y al recargar Calendar verás una franja que deberás desplazar hasta la hora en que
empiece tu jornada laboral, lo mismo con la marca que hay al final de la jornada.

Ahora vamos a añadir el calendario de un compañero, para ello debemos pedirle permiso de la
siguiente manera.
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En el menú de la izquierda, desplegamos la pestaña de otros calendarios y seleccionamos la opción:

Añadir el calendario de un amigo.

En la siguiente ventana introducimos el correo del compañero

Rellenamos los campos y al enviar solicitud, se envía un mail para que nos acepten, una vez nos
acepten ya los tendremos integrados en nuestra interfaz.
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Clicando encima de los nombres de calendario se visualizan u ocultan.

Vista de mi calendario únicamente.

Vista de todos los calendarios. (Los míos y los compartidos)

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CREAR UN EVENTO

Para crear un evento basta con clicar en una hora del calendario y se abre una ventana en la que
ponemos el título, y aquí mismo podemos seleccionar a qué calendario pertenece, clicamos en Crear
o Editar evento para ajustar más opciones.

Vista de la pantalla de edición de evento.

1. Título del evento

2. Activando la casilla Repetir se abre una ventana para determinar la frecuencia de la tarea
repetitiva.
3. Lugar o ubicación del evento.
4. Podemos activar una o varias notificaciones en forma de alarma de ventana emergente o
recibiendo un e-mail minutos, horas, días o semanas antes.
5. La opción Mostar como es muy interesante para bloquear franjas horarias en la que no
vamos a estar disponibles.
6. Añadir invitados a ese evento introduciendo su email.
a. En la siguiente pantalla vemos:
i. Que tengo varias zonas bloqueadas,
ii. 4 zonas en verde para tareas importantes.
iii. 2 zonas rojas para imprevistos.
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iv. 1 gris en la que estoy en tránsito.

v. 2 en morado para la gestión del correo.
vi. Zonas en azul para dedicar a clientes
vii. 3 eventos correspondientes a otros calendarios. Los colores de evento son
coincidentes con el color del calendario que aparece en el menú de la
izquierda

PROGRAMAR UN EVENTO CON MIS COMPAÑEROS.

Si quisiera programar una reunión con varios de mis colaboradores, la forma más fácil y rápida es
crear el evento y seleccionar Encontrar un hueco, esta opción nos mostrará todos los calendarios
de las personas que invitemos. Evidentemente deberemos tener permisos, por lo menos de
visualización.
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VISUALIZACIÓN EN LISTADO O FORMATO AGENDA

Cuando tenemos lleno nuestro calendar de citas, eventos, recordatorios, etc. La visualización de
toda la vista semanal podemos necesitarla de una forma un poco más liviana, y hacernos una idea
de lo que nos espera rápidamente, o también encontrar un evento.

Para visualizar como agenda solo tenemos que seleccionar la pestaña Agenda que está junto a: día,
semana, mes, de la parte superior derecha.

RECIBIR UN CORREO DIARIO POR LA MAÑANA CON TODO LO PLANIFICADO

A veces puede ser útil tener un correo electrónico en nuestro móvil a primera hora de la mañana
con todas las citas o eventos de ese día.

Para activar esa opción coloca el ratón encima del calendario del que desees recibir la notificación
diaria, despliega la ventana contextual clicando en la flechita que aparece y selecciona
notificaciones.

Selecciona la casilla de la opción: Agenda diaria.

Por último, para para tener una relación de tareas pendientes sin ninguna fecha, podemos
relacionarlas como un recordatorio en el margen derecho de Calendar, o también para limpiar la
bandeja de entrada de Gmail y poder borrar esos mails convirtiéndolos en tareas que se visualicen
en Calendar, solo tenemos que seleccionar un correo, desplegar la pestaña Más, y escoger Añadir a
las tareas si queremos convertir un mail en tarea, o seleccionar en el símbolo + y empezar a escribir
en la caja habilitada para ello.
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Si hemos gestionado un mail como tarea, ya podríamos borrarlo o archivarlo para que desaparezca
de la página principal de Gmail, se visualizará como una tarea en la parte derecha de Calendar en la
tenemos un link que nos llevará al mail si lo clicamos. Es muy útil cuando recibimos correos que son
puras tareas o recordatorios.

Podemos imprimir las listas, ver terminadas, reordenar, etc. tal y como se ve en la siguiente captura
de pantalla.