Programación y gestión de reuniones Página - 1

Contenido
Contenido .................................................................................................................. 2
Programar instancias de comunicación sincrónica ..................................................... 3
Programar una reunión ................................................................................................................................. 3
Unirse a una reunión ..................................................................................................................................... 9

Configurar opciones de una reunión ........................................................................ 11

Recursos de la ventana de reunión .......................................................................... 16
Visualizar la ventana de chat ....................................................................................................................... 21
Compartir contenido ................................................................................................................................... 22
Visualizar lista de participantes ................................................................................................................... 26
Grabar la reunión ........................................................................................................................................ 27
Levantar la mano ......................................................................................................................................... 30
Descargar lista de asistencia........................................................................................................................ 31
Finalizar la reunión ...................................................................................................................................... 32

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Programar instancias de
comunicación sincrónica
Programar una reunión
Si deseamos programar una reunión con un grupo de usuarios, accedemos a la opción
Calendario. En esta ventana veremos las reuniones que tenemos agendadas, ya sean estas
definidas por nosotros o que nos hayan convocado a ellas.
Opción Calendario

Para programar una reunión hacemos clic en el botón Nueva reunión de la ventana
Calendario. Clic en Nueva reunión

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La ejecución de la orden mostrará la ventana Nueva reunión, como se muestra en la imagen
siguiente:

En esta ventana realizamos la configuración de la reunión, tal como se indica a continuación:

En el campo que indica Agregue un título ingresamos un título a la misma, de modo que
represente su objetivo, o consigna. Por Ejemplo, Segunda reunión de consultas proyecto
Feria del libro.

Si la reunión se realizará con personas específicas y no con todo un equipo, en el campo

Agregue asistentes requeridos agregamos a dichos participantes. Para ello comenzamos a
escribir su nombre y lo seleccionamos de la lista de coincidencias. Si algún participante es
externo a la institución, agregamos su dirección de correo.

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 Comenzar a escribir el nombre
Clic en el nombre para seleccionarlo

Asistentes agregados

Configuramos luego, la fecha en que se realizará, así como la hora de inicio y finalización.

De forma predeterminada la reunión se realizará una sola vez, no obstante, si estamos

programando una reunión que se repetirá con cierta frecuencia configuramos la misma a
través del menú Periodicidad.

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 Menú Periodicidad

Si la reunión se desarrollará con todos los miembros de un equipo, hacemos clic en el campo
Seleccionar canal para desplegar la lista. Como el canal forma parte de un equipo, lo primero
que debemos hacer es indicar el equipo al que pertenece.
Por ejemplo, la reunión se desarrollará en el canal General del equipo Lengua Española 1er Año Grupo B.
Clic aquí para desplegar la lista
Seleccionar el equipo

Al hacer clic sobre el nombre del equipo se desplegará la lista de canales para que
seleccionemos el canal donde se desarrollará la reunión.

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 Canales del equipo

Canal seleccionado

El campo Agregue una ubicación nos permite establecer la ubicación de la reunión en el

caso de que esta sea presencial.

En área, Escriba los detalles de esta nueva reunión, agregamos (opcionalmente) un mensaje
a modo de descripción, el cual recibirán los participantes de la misma, en el mensaje de
convocatoria.

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Luego de configurada la reunión hacemos clic en el botón Enviar.

Si la reunión se programó para todos los miembros de un equipo, esta se desarrollará en la

ficha Publicaciones del canal del equipo seleccionado.

Si la reunión se programó para personas específicas, la reunión se desarrollará a través de

la ventana de Chat y será una reunión privada.

¿Qué mensaje reciben los participantes?

Si la reunión es programada en un canal para todo el equipo, estos visualizarán en la ficha

Publicaciones una notificación de la misma tal como se muestra en la imagen siguiente:

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También se visualizará en la ventana Calendario y adicionalmente recibirán un mensaje de
correo con el vínculo a la misma.

Si la reunión es programada con participantes específicos, no para todo un equipo, estos

recibirán un mensaje de correo con un vínculo a la misma y verán su programación en la
ventana de Calendario.

Unirse a una reunión

Para unirnos a una reunión, podemos utilizar alguno de los siguientes procedimientos:

Si está agendada en el Calendario, cuando llega la hora de la reunión se mostrará el botón

Unirse para que accedamos a ella.
Botón Unirse

Si estamos en la ventana Publicaciones, hacemos clic sobre la reunión y en el cuadro que se

muestra presionamos el botón Unirse.

Botón Unirse

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Si alguien ya inició la reunión se indicará como se muestra en la imagen siguiente. Hacemos
clic en el botón Unirse para integrarnos a la misma.

Si estamos en la ventana Publicaciones y queremos realizar una reunión con el equipo en

ese momento, sin necesidad de una programación previa, hacemos clic en la orden Reunirse
ahora del menú de la opción Reunirse.
1.- Clic en Reunirse
2.- Seleccionar Reunirse ahora

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Configurar opciones de una reunión
Una vez organizada la reunión podremos configurar opciones que permitirán determinar la
forma en la cual se unirán a la misma y que permisos otorgaremos a los asistentes.

Si bien el área de configuración atiende diferentes opciones, nos enfocaremos en las dos
que atienden la necesidad de establecer la interactividad con los estudiantes:

1.- Quienes pueden presentar

2.- Permitir que los asistentes reactiven el audio

Para acceder a estas opciones, en el calendario hacemos clic en la reunión, y del cuadro de
mensaje que se despliega seleccionamos la opción Editar.
2.- Seleccionar opción Editar 1.- Clic en la reunión

La ejecución de la orden visualizará la ventana de configuración de la reunión. En esta

hacemos clic en el icono Más opciones y del menú seleccionamos Opciones de reunión.

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 Icono Más opciones
Opciones de reunión

La acción antes indicada visualizará la página Opciones de reunión

¿Quién puede presentar?

Esta opción permitirá determinar de antemano quien o quienes son las personas que
pueden por ejemplo compartir la pantalla. Si deseamos que los estudiantes no puedan
indiscriminadamente compartir su pantalla durante la clase virtual, seleccionamos la opción
Solo yo, o Personas específicas si de antemano sabe que alguien además del organizador
debe tener habilitada la opción.

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De todos modos durante la reunión podemos dar el permiso a asistentes específicos si lo
requiriéramos.
Solo yo Personas específicas

Si seleccionamos la opción Personas específicas se habilitará un espacio para que

indiquemos la dirección o nombre de la persona a la que deseamos establecer la opción.

Permitir que los asistentes utilicen el micrófono.

La opción ¿Permitir a los asistentes utilizar el micrófono? es muy conveniente ya que si está
desactivada, los participantes no podrán activar el micrófono hasta que el organizador o un
moderador designado se lo permita. Sin duda esto permitirá una mejor organización de la
instancia virtual.

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 Uso del micrófono desactivado

Uso de la cámara por parte de los asistentes.

Al igual que en el caso del micrófono, podemos restringir el uso de la cámara. Si la opción
está desactivada, en la reunión será el organizador o un moderador que active o permita su
utilización.
Activar/Desactivar uso de la cámara

Uso de reacciones.

En una instancia sincrónica tendremos la posibilidad de reaccionar ante diferentes

situaciones, con un me gusta, un aplauso, una sonrisa, o levantando la mano para hacer una
consulta. Si no deseamos utilizar este tipo de recurso, debemos desactivar la opción Permitir
reacciones.

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 Activar/Desactivar uso de reacciones

Podremos acceder también a las opciones de configuración desde la ventana de la reunión.

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Recursos de la ventana de reunión
Como indicáramos anteriormente cuando necesitamos realizar una reunión donde
compartiremos contenido, la mejor opción será utilizar la versión de escritorio de la
aplicación ya que aún no todos los navegadores web nos permiten todas las opciones que
permite Teams.

Cuando solicitamos unirnos a la reunión se visualizará la siguiente ventana:

En esta configuramos los parámetros de Audio y Cámara.

Audio

Seleccionamos en el área derecha el tipo de audio que utilizaremos: Audio del equipo, Audio
del teléfono (se habilita la opción si nos conectamos desde un teléfono), Audio de la sala, o No
usar audio.

Para este ejemplo seleccionaremos la opción Audio del equipo.

Podemos configurar el volumen del mismo y activar el micrófono.

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 Activar/Desactivar Volumen Audio del equipo
micrófono del audio

Cámara

En el área izquierda podemos activar la cámara y configurar un fondo o segundo plano. La

opción de fondos (Filtros en segundo plano) se activa al encender la cámara.
Activar/Desactivar cámara

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 Clic aquí para acceder a las opciones de filtro o segundo plano

Para seleccionar un fondo hacemos clic en la opción Filtros en segundo plano. Del panel
Configuración de fondo, seleccionamos el que consideramos más adecuado.

Seleccionar fondo

La opción Agregar nuevo del panel, permite agregar un fondo personalizado.

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 Fondo aplicado Cerrar panel

Una vez seleccionado el fondo hacemos clic en el icono Cerrar panel.

Ahora sí, estamos listos para unirnos a la reunión. Para esto hacemos clic en el botón Unirse
ahora. Botón Unirse ahora

Al iniciar la reunión la ventana de Teams se visualizará similar a la imagen que se muestra

debajo. En esta se visualizan las personas que están conectadas con nosotros a la reunión.

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 Activar o desactivar cámara
Activar o desactivar
Participantes de la reunión Barra de opciones micrófono

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La Barra de opciones nos permite activar y desactivar la cámara y el micrófono, así como otras
opciones que describiremos a continuación.

Visualizar la ventana de chat

Si necesitamos enviar mensajes de texto o compartir algún archivo podemos visualizar la
ventana de chat o conversación. Mostrar conversación

La ventana de chat se mostrará como un panel a la derecha de la ventana de la reunión.

Ventana de chat

En esta utilizamos los recursos de la misma forma que se describió para el recurso
Publicaciones.

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Compartir contenido
Si estamos presentando podremos necesitar compartir con los demás usuarios diferentes tipos
de contenido. Para esto hacemos clic en la opción Compartir contenido de la Barra de
opciones. Compartir contenido

La ejecución de la orden despliega opciones que nos permiten indicar que es lo que deseamos
compartir con nuestra audiencia.

En este punto debemos hacer diferencia entre la versión Online de Teams y la versión de Escritorio.
La versión de Escritorio tendrá más opciones de compartir que la versión Online, por lo que es
recomendable que, si sabe que en la reunión deberá compartir su escritorio, utilice dicha versión.

Opción Pizarra Opción Contenido de la cámara

Opción Pantalla Opción Ventana

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Si nos desplazamos hacia abajo en el panel veremos las siguientes opciones:
Opción
PowerPoint

Si seleccionamos la opción Pantalla, la audiencia podrá ver todo lo que hacemos en nuestro
equipo.

En el área Ventana, se muestran todas las ventanas que tenemos abiertas en nuestro equipo,
seleccionamos una de ellas si deseamos que la audiencia solo pueda ver esa ventana. Es decir,
si nos cambiamos a otra ventana del equipo la audiencia no lo verá.

La opción Microsoft Whiteboard, comparte una pizarra interactiva.

La opción Contenido de la cámara: Esta utiliza un software de procesamiento de imágenes

especial y una pizarra para permitir que el presentador escriba en una pizarra tradicional y
comparta el contenido con los participantes remotos.

La opción PowerPoint nos permite compartir una presentación de PowerPoint. Si no la

tenemos abierta en el momento de compartir, utilizamos la opción Examinar OneDrive o
Explorar mi PC para abrirla.

Cuando se inicia la acción de compartir, un recuadro de color rojo se mostrará alrededor de la

ventana y la pantalla de la reunión reducirá su tamaño.

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 Recuadro que indica que se está compartiendo la pantalla

Cuando estamos compartiendo contenido y tenemos activada la cámara podemos utilizar

diferentes modos de moderador para ubicar nuestra cámara en diferentes posiciones con
respecto al contenido que estamos presentando.
Modos de moderador

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La imagen siguiente muestra la selección de uno de estos modos:

Para dejar de compartir la pantalla, hacemos clic en la opción Dejar de compartir de la Barra
de opciones.
Dejar de compartir

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Visualizar lista de participantes
Para visualizar la lista de participantes seleccionamos la opción Mostrar participantes de la
Barra de opciones. Mostrar participantes

La acción antes indicada mostrará el panel Participantes. Desde este panel podremos agregar
a otros participantes a la reunión en caso de requerirlo.

Ocultar panel Participantes Panel Participantes

Para ocultar el panel, seleccionamos la opción Ocultar participantes de la Barra de opciones.

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Grabar la reunión
Con seguridad en ocasiones nos resultará muy útil grabar la reunión de la cual estamos
participando, o moderando de modo que luego podamos compartirla o por el simple hecho
de tener la posibilidad de revisarla más tarde. Para grabar la reunión hacemos clic en el icono
Más opciones de la Barra de opciones, y del menú que se muestra seleccionamos la orden
Iniciar grabación.
Iniciar grabación Icono Más opciones

Al iniciar la grabación, un mensaje indicará que se ha iniciado la misma.

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Para finalizar la grabación seleccionamos la opción Detener grabación del menú Más
opciones.
Detener grabación Más opciones

Confirmamos la acción haciendo clic en el botón Detener grabación.

Si la clase se realizó en el canal de un equipo como en nuestro ejemplo, la grabación se

visualizará en la ventana Publicaciones del canal.

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Si la reunión fue privada, es decir que cuando la programamos no lo hicimos para un equipo,
sino que indicamos todas las personas que participarían en campo Agregar asistentes, se
visualizará en la ventana de Chat.

Grabación realizada de la reunión

Desde el menú Más opciones de la grabación, podremos acceder a OneDrive, que es donde
queda guardada la grabación, compartirla con todos los miembros de la organización u
obtener un vínculo para compartirla con los usuarios de la institución que estimamos
conveniente. Abrir en OneDrive
Clic aquí para desplegar el menú

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Levantar la mano
A fin de ordenar nuestras reuniones, podemos utilizar el recurso Levantar la mano, para pedir
la palabra. Cada participante podrá hacer clic en esta opción, se verá el icono indicando la
solicitud en la ventana y en el panel Contactos.
Levantar la mano

Indicación de mano levantada

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Una vez finalizada la intervención, el participante puede volver a realizar clic en el icono para
bajar la mano, o el moderador podrá hacerlo desde el panel Participantes.

Bajar la mano

Descargar lista de asistencia

El organizador de la reunión podrá descargar un archivo con la lista de las personas que
asistieron a la reunión.

Para esto en el panel Participantes, hacemos clic en el icono Más opciones y seleccionamos la
opción Descargar lista de asistencia.

Clic en Más opciones

Seleccionar Descargar lista de asistencia

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También podemos descargar la Lista de asistencia desde la ventana Publicaciones del canal
en que se realizó la reunión.
Descargar lista de asistencia

Finalizar la reunión
Si deseamos salir de la reunión y que los demás participantes pueden continuar reunidos,
seleccionamos la opción Salir del menú del botón del mismo nombre.

Ahora bien si lo que deseamos es finalizar la reunión, lo que significa que desconectaremos
también a los demás participantes, seleccionamos la opción Finalizar reunión del menú del
botón Salir.
Salir de la reunión
Finalizar la reunión

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