19/7/22, 11:48 Actas de reunión del COPASST - SafetYA®

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Publicado: marzo 16, 2018 BOLETÍN DE

Actualizado: marzo 18, 2018 NOTICIAS

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Categorías: COPASST

De cada reunión del comité paritario de seguridad y

salud en el trabajo debe quedar un documento escrito.
Conozca los elementos recomendados en las actas de
reunión del COPASST.

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19/7/22, 11:48 Actas de reunión del COPASST - SafetYA®
Las actas de reunión del COPASST se deben imprimir y firmar

Este artículo fue publicado hace más de un año y

algunas de las referencias normativas pueden estar
desactualizadas. Si detecta algún error, por favor
repórtelo a través de nuestro formulario de contacto.

La obligación de contar con actas de reunión del

COPASST está establecida en la Resolución 2013 de
1986, que en su artículo 11 sobre las funciones del
COPASST dice:

«j) Mantener un archivo de las actas de cada

reunión y demás actividades que se desarrollen, el
cual estará en cualquier momento a disposición del
empleador, los trabajadores y las autoridades
competentes».

Las actas de reunión del COPASST, están conformadas

por cuatro secciones principales:

1. Encabezado
2. Asistencia y quórum
3. Desarrollo de la reunión
4. Compromisos adquiridos

Tenga en cuenta que la primera acta del COPASST es la

de conformación, la cual tiene unos contenidos
adicionales a los de un acta regular. Si va a realiza la
primera acta del comité, conozca los elementos del acta
de conformación del COPASST.

Contenido [ocultar]

Encabezado de las actas de reunión del COPASST

Asistencia y quórum
Sobre el quórum
Sobre los invitados
Desarrollo de la reunión
Compromisos adquiridos
Actividad
Responsable
Fecha
Firma de los asistentes

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Encabezado de las actas de reunión del

COPASST
Toda acta debe contar con un encabezado que permita
identificarla, las actas de reunión del COPASST no son
la excepción.  Los elementos pueden cambiar de una
empresa a otra, sin embargo se recomienda incluir
como mínimo:

Identificar si es un acta de reunión ordinaria o

extraordinaria
Número del acta
Fecha en que se realiza la reunión que origina el
acta
Hora de inicio y finalización de la reunión
Lugar en que se realiza la reunión (opcional si la
empresa solo tiene un centro de trabajo)

Asistencia y quórum
La segunda sección de las actas de reunión del
COPASST incluye el listado de los asistentes a la
reunión. Para cada una de las personas que asisten,
especificar:

Nombre completo
Si es principal o suplente
A quién representa (empleador, trabajadores)

En caso de contar con invitados a la reunión, se puede

realizar la mención de los mismos en esta sección.

Sobre el quórum

Al finalizar la sección se debe determinar si se cuenta

con quórum para sesionar, el quórum es la mitad más
uno de los miembros principales del comité.

Siempre se debe contar con representantes del

empleador y de los trabajadores porque es lo que
caracteriza un comité paritario; es decir, si se
encuentran todos los principales y suplentes del
empleador, aunque se cuenta con el número necesario
de asistentes, no se cumpliría con la característica de
que el quórum  tenga tanto representantes del
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empleador como representantes de los trabajadores.

Sobre los invitados

De ser necesario, los miembros del comité pueden tener

invitados en las reuniones. Por ejemplo, se puede
invitar a un profesional o especialista de la ARL o
contratado por la empresa para realizar alguna
capacitación a los miembros del COPASST; se puede
invitar al administrador del Sistema de Gestión para
que brinde información con respecto al avance del
sistema; también se puede invitar a otras áreas, como el
Departamento de Talento Humano o el Área
Administrativa para presentar información relevante
para los miembros del COPASST.

Desarrollo de la reunión
Las actas de reunión del COPASST deben tener una
sección en la cual se detallen los temas tratados. Se
recomienda que esta sección tenga la mayor
verbosidad posible y no omitir detalles de las
situaciones estudiadas por el COPASST en la reunión.

Los temas que se deben abordar como mínimo son:

Capacitación
Visitas de la ARL o de entidades gubernamentales
Accidentes de trabajo y enfermedades laborales
Reportes de inspecciones
Participación de los trabajadores
Avance en el SG-SST
Otros temas propuestos por el presidente del
comité

Compromisos adquiridos
La última sección en las actas de reunión del COPASST
es el listado de compromisos adquiridos en la reunión,
para cada uno se debe determinar la actividad, el o los
responsables y la fecha límite para el cumplimiento de
la actividad.

Un ejemplo de presentación de compromisos es una

tabla como la siguiente:

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ACTIVIDAD RESPONSABLE FECHA

Actividad

La actividad debe corresponder a una acción derivada

de un tema tratado durante la reunión o puede
corresponder a un compromiso adquirido en reuniones
anteriores.

Cada uno de los compromisos debe pasar de acta en

acta hasta que se cumpla, si la actividad no se va a
realizar, se elimina de la tabla de compromisos y en el
contenido de la reunión se explica por qué la acción no
se realizará.

Responsable

En responsable, de forma preferencial, deben colocarse

nombres propios, excepto que sea una actividad
conjunta de todos los miembros del COPASST.

Solo se deben asignar responsabilidades a quienes

asistieron a la reunión, no asigne responsabilidades a
quienes no estuvieron presentes.

Ejemplo:

Se desea coordinar una capacitación con la ARL sobre

investigación de accidentes, es incorrecto dejar como
responsable a la ARL ya que el asesor de la
Administradora de Riesgos Laborales no asiste a la
reunión.

RESPONSABLE
ACTIVIDAD FECHA
INCORRECTO

Capacitación al COPASST en Octubre

ARL
investigación de accidentes de 2018

En ese caso, el compromiso en las actas de reunión del

COPASST puede quedar así:

RESPONSABLE
ACTIVIDAD FECHA
CORRECTO

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Inscribir a los miembros del COPASST

Octubre
en la capacitación en investigación de Juan Pérez
de 2018
accidentes de la ARL

30-
Asistir a la capacitación en
COPASST nov-
investigación de accidentes
2018

Fecha

Establezca una fecha límite para realizar la actividad

identificando el mes y el año o el día, mes y año.

Firma de los asistentes

Todas las actas de reunión del COPASST se deben
imprimir y firmar.  La firma de los asistentes a la
reunión debe ser autógrafa, no es válido usar imágenes
de firmas que se han escaneado y pegarlas al
documento.

En algunas empresas solo firman el acta el presidente y

el secretario del COPASST, sin embargo, se recomienda
que la firmen también los vocales que asistieron al
comité.

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