La Organizacion Como Proceso Administrativo

LA ORGANIZACIÓN
COMO PROCESO
ADMINISTRATIVO
Organizar, es una parte del proceso administrativo, donde se

deben identificar los procesos neurálgicos de la operación
como pilares fundamentales de la dirección y del control,
por medio de los cuales se realiza la retroalimentación que
permite la mejora continua y la permanente excelencia en la
prestación de un servicio.
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La organización debe iniciar por identificar los procesos que son
fundamentales en su gestión para crear los flujogramas, que son la
representación gráfica de las actividades, paso a paso que se deben
realizar para conseguir un objetivo. Las figuras geométricas utilizadas
para esta representación son:
FIGURA FUNCIÓN IMAGEN
Ovalo Marca el inicio y el fin del proceso.
Representa las actividades o

Rectángulo
procedimientos específicos a realizar
Significa decisión. Debe llevar una pregunta

Rombo en el centro que genere la respuesta “SI” o
“NO”.
Significa documento. Esta figura significa

que se debe generar un documento de
Rectángulo con
control, en la parte del óvalo debe llevar
un óvalo
una pestaña que indique la cantidad de
copias que se deben generar
Conectores:
Línea con punta Son los conectores que indican la dirección

de flecha de la actividad, por ende, se encarga de unir
las actividades en orden del flujo
Círculo Se coloca un número en el centro que

indica la numeración de la hoja que da la
continuidad de la actividad de una hoja a
la otra
Número de hoja Permite numerar la hoja de cada flujo para

definir continuidad. En el centro se coloca
el número de hoja
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Los flujogramas cuentan con más figuras, pero las
nombradas son las básicas para la elaboración
completa de un proceso. Estas figuras se encuentran
en los programas de office (Word, Excel, Power point)
en la barra de menú insertar/formas/ diagrama de
flujo. Al acercar el puntero a la figura, aparece la
ayuda del nombre de la forma.
Posterior a la definición de las

variables críticas de los procesos, se
debe crear un flujograma de proceso que Es así como el flujograma del
permita identificar claramente cada actividad proceso es una representación del
dentro de la gestión organizacional, desde el ciclo completo que permite identificar
primer contacto con el cliente, donde se identifica y comprender de forma sistémica la
la necesidad hasta el último momento, donde se gestión de la organización para cumplir
le entrega el producto final. con la estrategia definida para lograr la
satisfacción del cliente.
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Los procesos se segmentan por cadenas, jerarquía
o versiones de acuerdo con la aplicación que se A continuación, se presenta un flujo sencillo de
desee darle, para posteriormente unirlos en el mapa compras que es el inicio del proceso de compra,
de procesos que integra una unidad en la línea de producción y venta de productos de alimentos y
compra, producción y venta en busca de la misión de bebidas.
la organización.
Flujo de proceso de compras

Diciembre 19 de 2018
Inicio
El almacenista recibe el pedido ¿LA FACTURA ES A
de acuerdo a la función CRÉDITO?
Elaborar la lista de
estandarización de productos
pc 01 SI
El almacenista programa el
recibo del pedido enviadopor el Formalizar la factura firmando
proveedor el recibo con sello. Dejar
Elaborar solicitud de compra original y copia NO
Elaborar orden de compra para
enviaral proveedor pc03
Entregar solicitud de compra al
encargado de compras pc 02 Entregar la tesorería la factura
con el soporte de orden de
compra para el pago de la
misma
El producto es nuevo o NO Definir productos y cantidades
esporádico a solicitar
2
SI
Ubicar proveedores que vendan Realizar la negociación
los productos requeridos pertinente con el proveedor,
definiendo garantias: forma de
pago, transporte, embalaje, dias
Solicitar cotizaciones de los y forma de entrega, posibles
productos con descripción, devoluciones
presentación, embalaje,
precio unitario y total junto
con muestra si es necesario y Programar y realizar el comité
garantias de compras para definir
proveedor
Recibir cotizaciones y 1
compararlas
Fuente: Producción propia

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La siguiente es la presentación de un flujograma
que permite visualizar las actividades de acuerdo
con el responsable.
GERENCIA DE DEPARTAMENTO DE ALMACÉN

CLIENTE ADMINISTRACIÓN VENTAS (DISTRIBUCIÓN)
Inicio
Solicitud de compra
Recepción de compra
Pedido
NO ¿Posee saldo? SI
Orden de despacho
SI
NO
Verificación de
mercancía
SI ¿Mercancía
Fin Orden para Facturar despachada?
Entrega Factura emitida
Fuente: https://bit.ly/2R66pZ8
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Los flujos también son solicitados y definidos
para aplicar a certificaciones, como por ejemplo la
ISO9000, la cual se basa en el siguiente esquema
de desarrollo:
Fuente: https://bit.ly/2AXbNbI
En todo proceso al ser sistemático, debe estar

compuesto por insumos, que participan en la
entrada, procesos que identifican la producción y
la salida que es la entrega del producto o servicio
a entregar.
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LA ORGANIZACIÓN

Organizar, es una parte del proceso administrativo, donde se

FIGURA FUNCIÓN IMAGEN

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Representa las actividades o

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