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UNIDAD DE AUDITORÍA INTERNA

MEMORANDUM DE PLANIFICACION

AUDITORIA ADMINISTRATIVA

MEMORANDUM DE PLANIFICACION (MPA)

1. TERMINOS DE REFERENCIA
1.1. Objetivo

El Objetivo del examen es emitir una opinión independiente sobre: La eficacia de procesos en
el área administrativo contable, durante ese periodo

1.2. Objeto

El objeto del examen lo constituyen el Programa Operativo Anual, Manual de Procesos y


Procedimientos, Manual de Funciones

1.3. Alcance

La auditoría se efectuará de acuerdo con Normas de Auditoría Operacional NE/CE-013


aprobada con Resolución Nº CGE/094/2012 del 27 de agosto de 2012, emitidas por la
Contraloría General del Estado.
La revisión comprenderá la información y documentación de respaldo correspondiente al
proceso contable de la unidad durante el periodo comprendido entre el 01 de enero al 30 de
septiembre de 2021.
El tipo de evidencia a obtenerse será oral y documentaria a través de fuentes internas, como
resultado de la aplicación de los procedimientos de auditoría descritos en el programa de
trabajo.
1.4. Metodología

La metodología de trabajo a aplicarse en el desarrollo de nuestro examen, se resume a


continuación:

Se analizará la información emitida por esta unidad, relacionada con las operaciones ejecutadas,
así como la documentación de respaldo u otra información que se considere necesario en el
desarrollo de la auditoría.

El tipo de evidencia a obtenerse será oral y documentaria a través de fuentes internas, como
resultado de la aplicación de los procedimientos de auditoría descritos en el programa de
trabajo.

La evaluación se desarrollará en tres fases:

- De Planificación
- De Ejecución
- De Comunicación de Resultados
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1.5. Normativa

Las disposiciones legales y normativa aplicada para el desarrollo de la auditoría, serán las
detalladas a continuación, lo cual no significa que sean limitativas sino indicativas:

Disposiciones Legales:

- Ley SAFCO 1178 ( Ley Marco)


- Reglamento Interno
- Manual de funciones y procedimientos
- Instructivos internos N°0015/20

Normatividad Técnica:

- Normas de Auditoria Gubernamental


- Normas de Auditoria Operacional
- Norma Internacional de Auditoria
1.6. Principales responsabilidades

La responsabilidad de la documentación de respaldo, relacionada al objeto de la presente


auditoria, presentados por cada funcionario público, es responsabilidad del Máximo Ejecutivo
La Unidad de Auditoría Interna, es responsable de emitir una opinión independiente sobre: i) la
eficacia de los sistemas de administración y de los instrumentos de control interno incorporados
a ellos respecto al proceso de acopio de materia prima y su producción, y ii) la eficiencia,
eficacia y economía de las operaciones ejecutadas por la Planta de Cítricos Villa 14 de
Septiembre, para la obtención del jugo de frutas denominado néctar de maracuyá ,durante el
periodo comprendido entre el 01 de enero al 30 de septiembre.

1.7. Actividades y fechas de mayor importancia

ETAPAS RESPONSABLES PERIODO


Planificación Sr. Vargas – Jefe de Unidad de 14 de Junio – 21 de
Auditoria Interna Junio
Sr. Copa – Supervisor de Unidad de 14 de Junio – 21 de
Auditoria Interna Junio
Ejecución Sra. Aruquipa - Auditor 22 de Junio – 10 de
Julio
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Sr. Carvajal - Auditor 22 de Junio – 10 de


Julio
Comunicación de Sr. Vargas – Jefe de Unidad de 11 de Julio – 13 de
resultados Auditoria Interna Julio
Sr. Copa – Supervisor de Unidad de 13 de Julio – 14 de
Auditoria Interna Julio

2. INFORMACIÓN SOBRE LOS ANTECEDENTES


2.1. Antecedentes de la entidad y Marco Legal

Mediante el Decreto Supremo Nº 29254 de fecha 5 de septiembre de 2007 se crea la Empresa


Pública Nacional Estratégica Lácteos de Bolivia, como entidad de derecho público, con
personería jurídica y patrimonio propio de duración indefinida, autonomía de gestión
administrativa, financiera, legal y técnica.

Mediante promulgación del Decreto Supremo 0404 de fecha 20 de enero de 2010, se amplía el
alcance de las actividades de la Empresa, estableciéndose como principal actividad, la
producción y comercialización de lácteos, bebidas alimenticias analcohólicas y productos
relacionados.

En fecha 31 de marzo de 2010, mediante Decreto Supremo Nº 0462, se dispone que la planta
procesadora de cítricos en Villa 14 de Septiembre y los tanques de almacenamiento recibidos
por EMAPA en calidad de donación deben ser transferidos a favor de la Empresa Pública
Nacional Estratégica LACTEOSBOL.

Mediante D.S. Nº 590 se crea el Servicio de Desarrollo de las Empresas Publicas Productivas
(SEDEM), que tiene como finalidad apoyar la puesta en marcha de las Empresas Públicas
Productivas: Lácteos de Bolivia – LACTEOSBOL y otras.

De acuerdo con el artículo 5 del D.S Nº 590, el SEDEM tiene las siguientes funciones:

1. Apoyar la puesta en marcha de las Empresas Públicas Productivas y acompañar las


etapas posteriores de desarrollo de las mismas.

2. Coordinar y controlar la gestión de las Empresas Públicas Productivas buscando su


modernización.
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3. Implementar un modelo corporativo de Empresas Públicas Productivas, potenciando las


capacidades de articulación y complementariedad que puedan tener.

4. Establecer e implementar un sistema integrado de indicadores de gestión con


información precisa, veraz y oportuna para la toma de decisiones.

Misión:

Ofrecer alternativas nutricionales de alta calidad bajo parámetros de eficiencia y competitividad


aportando al mejoramiento del nivel de vida de la población boliviana, preservando la soberanía
alimentaria de la población y generando desarrollo económico local en cada una de las regiones
donde se implanta e implementa una planta LACTEOSBOL.

Visión

Empresa líder en la producción y comercialización de leche, derivados, lácteos y bebidas


analcoholicas y sus derivados; aplicando procesos basados en la normativa vigente que asegure
la calidad e inocuidad alimentaria, así como el cuidado y protección del medio ambiente y la
salud y seguridad ocupacional, como la sostenibilidad y rentabilidad empresarial.

Objetivos Estratégicos

 Lograr ventas de Bs 1.687.500 año por cítricos y sus derivados en el 2015.


 Lograr ventas de Bs 22.648.465.00 por año por lácteos y sus derivados en el 2015.
 Ampliar la capacidad de producción del 20% al 100% en las plantas de cítricos, hasta el
2015.
 Ampliar la capacidad de producción del 30% al 100% en las plantas de leche, hasta el 2015.
 Mejorar la calidad de los servicio interno de apoyo de regular a excelente hasta el 2015.
2.2. Estructura Organizativa

El SEDEM no cuentan con un Manual de Organización y Funciones, aprobado, sin embargo se


advierto que en el Programa Operativo Anual se adjunta una estructura organizativa para la
empresa LACTEOSBOL y para cada planta, las mismas se muestran a continuación:

Servicio de Desarrollo de las Empresas Públicas Productivas - SEDEM

Empresa Pública Productiva Lácteos de Bolivia – LACTEOSBOL

- Plantas Productivas de Lácteos


- Plantas Productivas de Cítricos
o Planta de Cítricos Villa 14 de Septiembre
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Los principales segmentos de la Planta de Cítricos Villa 14 de Septiembre está


conformada de la siguiente manera:

2.3. Objetivos y Funciones del área auditada

La Empresa cuenta con un Manual de Organización y Funciones en que se detallan de


manera general todas las funciones que tiene los servidores públicos, sin embargo no
cuenta con el documento de aprobación.

2.4. Principales procesos objeto de la auditoria

Descripción del proceso productivo (Conforme a la Ficha Técnica PROD.04.P08.FT02


Elaboración de Néctar de Maracuyá)

- Recepción de Materia Prima


La materia prima llega a la planta de producción en camiones y en saquillos los mismos
que están bien identificados por productor y por zona de producción, al mismo tiempo
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en el momento de la recepción de la materia prima se identifican los siguientes


parámetros de conformidad.

- Tamaño del fruto


- Grado de Maduración
- Características organolépticas
- Cantidad de Cuerpos Extraños
Una vez realizada la verificación de la cantidad de la materia prima y pasando estas
evoluciones, se tiene la aprobación para que se despache a la máquina de lavado de
materia prima.

- Lavado de Materia Prima


Toda fruta seleccionada, pasa por el proceso de lavado (en maquinaria), depositando el
fruto en la banda trasportadora. Por gravedad se retira las impurezas ajenas al fruto para
luego pasar por el proceso de jabonado, cepillado y enjuagado, posteriormente pasa por
el secado.

- Despulpado
Consiste en la extracción de la pulpa de fruta y separación de las semillas a través de un
proceso mecánico manual.

- Extracción del Jugo Virgen


La extracción es automatizada, la maracuyá es llevada a unos extractores o prensas de
gusano helicoidal en forma de conos de bronce con paredes perforadas por donde
escurre el jugo virgen.

- Control de Calidad
En esta actividad se verifica la cantidad de azúcar presente en el jugo virgen.

- Tanque de Almacenamiento de Jugo Virgen Extraído


Es un tanque herméticamente cerrado, donde se almacena el jugo extractado, hasta
llegar a los volúmenes requeridos. Este tanque evita el ingreso de sustancias extrañas al
jugo virgen.

- Preparación del Jarabe


Se prepara un jarabe que es la mezcla de agua, azúcar, conservante y estabilizante para
posteriormente mezclar con el jugo virgen.

- Mezcla del Jugo Virgen con el Jarabe


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El jugo virgen clasificado, el jarabe y agua, son impulsados por medio de bombas aun
tanque de mezcla de jugo y jarabe, en el cual se obtiene el néctar de fruta sin
pasteurizar, y se verifican el azúcar presente y pH.

- Inspección y Control de Calidad


Se extrae una muestra representativa, para verificar el pH y contenido de azúcar
expresado en ºBrix del Néctar de Maracuyá, en el cual se define las condiciones de
aceptación y rechazo del jugo.
- Pasteurización
Proceso que eliminan gran porcentajes de bacterias del jugo cítrico, donde para la
pasteurización se realiza en un pasteurizador de placas y se eleva la temperatura a 85ºC
por un periodo de 15 segundos, estas temperaturas inactivan las enzimas y eliminan
microorganismos patógenos del néctar de frutas

- Enfriado
Néctar de frutas se envasa de acuerdo a las presentaciones que el área de
comercialización solicita; y a los mercados que se encuentran destinados nuestros
productos.

- Almacenamiento
Finalmente el néctar de maracuyá envasado o producto terminado es almacenado en
cámara de refrigeración quedando listo para su distribución y comercialización.

- Inspección y Control de Calidad


En esta actividad se verifican contenido de azúcar expresado en ªBrix y las
características organolépticas del Néctar de Maracuyá.

Información que se emite

El jefe de la planta de cítricos Villa 14 de Septiembre emite diariamente un Formulario


de Producción, en la que se encuentra detallada las cantidades de materia prima
acopiada, cantidad de néctar producido, el porcentaje de extracto utilizado y la cantidad
de néctar envasado.

Asimismo, de acuerdo a información proporcionada por el Responsable de Calidad de


Lacteosbol, indica que existen planillas para el control de cada subproceso y que los
mismo se encontrarían archivados en la planta productiva, por lo que se efectuara una
visita a la planta productiva.

Características de los Inmuebles


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La Planta Productiva de Cítricos Villa 14 de Septiembre se encuentra ubicada en la


población del mismo nombre Villa 14 de Septiembre en el Chapare de Cochabamba.

El terreno se encuentra en comodato, con contrato suscrito con la Central Campesina


Villa 14 de septiembre con vigencia de 10 años.

La maquinaria y obra civil fue donada por la República Bolivariana de Venezuela a


EMAPA y mediante Decreto Supremo Nº 0462 se dispone que la planta procesadora de
cítricos en Villa 14 de Septiembre y los tanques de almacenamiento recibidos por
EMAPA en calidad de donación deben ser transferidos a favor de la empresa Pública
Nacional Estratégica LACTEOSBOL.

2.5. Número de Empleados

A continuación detallamos el personal permanente y consultores que forman y


formaban parte de la Planta de Cítricos Villa 14 de Septiembre durante el periodo sujeto
a nuestro examen:

PROMEDI
GESTIÓN PERÍODO DETALLE
O

Personal
20
Enero a Eventual
2019
Diciembre
Jornaleros 3

TOTAL 23

2.6. Responsables de la Operaciones objeto de la Auditoría

Los responsables de las operaciones objeto de nuestra auditoría, que prestaron y/o
prestan sus servicios actualmente son:

FECHA DE DESIGNADOS
NOMBRES CARGO
INGRESO MEDIANTE:

Luis Joshua Siles RA


Contador. 08/12/2015
Castro SEDEM/GG/Nro.066/2010
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FECHA DE DESIGNADOS
NOMBRES CARGO
INGRESO MEDIANTE:

Encargado Contratos Nros.

Felix Puma Cruz Administrativo 19/04/2016 LB/CP/027/10,

Financiero 593/2011 AL-TGN

(*) Funcionaria designada para efectuar el acopio de materia prima

2.7. Fuentes de Financiamiento


La fuente de financiamiento con la que cuenta la Planta de Cítricos Villa 14 de
Septiembre es la siguiente:
FINANCIADOR

GESTIÓN 2019

Fuente 20 Recursos Específicos

Organismo Financiador 230 Otros Recursos Específicos

Fuente: Estado de Ejecución Presupuestaria gestión 2019


2.8. Ejecución Presupuestaria de Gastos

La Planta de Cítricos Villa 14 de Septiembre al 30 de septiembre de 2019 presenta la


siguiente ejecución presupuestaria:

CATEGORÍA PRESUPUESTO Bs. PORCENTAJE


PERÍODO PROGRAMÁTIC DEVENGAD DE EJECUCIÓN
A VIGENTE (%)
O

Del Planta
01/01/2019 Procesadora de
5.788.525,31 2.576.371,89 44,50
al Cítricos Villa 14
30/09/2019 de Septiembre

TOTALES 5.788.525,31 2.576.371,89 44,50

Fuente: Estado de Ejecución Presupuestaria gestiones 2019


2.9. Objetivos de Gestión Institucionales
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Los objetivos de gestión de la Empresa Pública Productiva Lácteos de Bolivia, donde el


área ejecutora es la producción de cítricos y sus derivados, son descritos en el Programa
de Operaciones Anual, como se detalla a continuación:

 Ampliar la capacidad de producción al 60% en las Plantas de cítricos en el 2019


Las operaciones establecidas para alcanzar los objetivos de gestión Institucional,
mencionados anteriormente relacionados a la Planta Procesadora de Cítricos Villa 14 de
septiembre son los siguientes:

OBJETIVO MEDIOS DE
CÓDIGO OPERACIÓN
ESPECÍFICO VERIFICACIÓN

Pasteurizar 213.333 lts.


Producir 211.200 Producir 213.333 lts. Numero de
OE/
litros de agua raciones
2019/00007 Envasar 211.200 lts.
purificada almacenadas
Almacenar 211.200 lts.

Acopiar 1.769.665

Seleccionar 1.750.907

Obtener 399.207 lts. de


Producir 395.215 pulpa. Numero de
OE/
litros de jugo de raciones
2019/00008 Pasteurizar 395.215 lts
naranja natural almacenadas
Producir 395.215 lts.

Envasar395.215 lts.

Almacenar 395.215 lts.

Producir y entregar
3.510.150 raciones
Numero de
OE/ vía el desayuno
raciones
2019/00024 escolar del
entregadas
Municipio de
Cochabamba

Fuente: Programa Operativo Anual 2019


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Como se puede advertir en el cuadro anterior, el Programa Operativo Anual de


LACTEOSBOL, solo se incluye la producción de agua natural y jugo naranja, no
incluyendo la producción del jugo de néctar del maracuyá. Sin embargo de acuerdo a
reportes de producción de la Planta, el néctar de maracuyá fue producido desde
diciembre 2017 a la fecha.

Esta situación no constituye una causal para no efectuar la auditoria, ya que a la fecha de
la ejecución de la auditoria, el néctar de maracuyá es el único jugo que tiene el proceso
completo (acopio y producción), siendo que no es temporada de naranja y que la
producción de agua es bastante baja.

Aspecto que será reportado en el Informe de Auditoría ha emitir.

2.10. Resultados de comprobantes emitidos

De acuerdo a reportes de producción detallas en los documentos denominados


Formularios de Registro de Producción emitidos por el Jefe de Planta de Cítricos, la
Planta Villa 14 de Septiembre, alcanzó los siguientes resultados:

Periodo Enero a septiembre 2021

Meses cantidad

Enero 150

Febrero 50

Marzo 20

Abril 420

Mayo 90

Junio 100

Julio 80

Agosto 120

Septiembre 150

TOTAL 1.180
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Fuente: Datos obtenidos de sistema contable

2.11. Parámetros de Medición

Los parámetros de medición utilizados para alcanzar los objetivos de auditoría, son los
siguientes:

Indicador de Eficacia de las Operaciones

Para efectuar los análisis del grado de avance por gestión de las operaciones los indicadores
estarán determinados por las siguientes relaciones:
INDICADOR DESCRIPCIÓN

Dónde:

T.C.LN.D. x 100

T.C.LN.P.

Indicador de Economía de las Operaciones

Para determinar la economía de las operaciones de acopio y producción de néctar de maracuyá,


se debe considerar como un indicador el costo presupuestado promedio por litro de néctar
producido versus el costo real promedio, mismo que debería ser determinado a partir del
Presupuesto designado, la Ejecución Presupuestaria y los costos de producción,

Sin embargo, debido a que Lacteosbol cuenta con un presupuesto general por cada planta
productiva y no así por productos producido no es posible efectuar el análisis de la economía.

Asimismo, es necesario tomar en cuenta que en el informe de auditoría correspondiente al


examen de confiabilidad a los estados financieros consolidados del SEDEM al 31 de diciembre
de 2021, se observó que las empresas productivas, incluidas LACTEOSBOL, “no cuentan con
un sistema de costos que les permita cuantificar los costos de producción, de operación y
mantenimiento, los gastos de administración y de comercialización(…)”, dicha observación fue
aceptada por la empresa, siendo que en el cronograma de implantación de las recomendaciones
(Formato 2(, establece como fecha límite para su implementación el 31 de diciembre de 2019.
En ese sentido se solicitará al área financiera de la empresa proporcione a Auditoría Interna el
registro de los costos de acopio y producción de néctar de maracuyá, para su posterior medición
de la eficiencia y economía de sus operaciones.

Indicador de Eficiencia de las Operaciones


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De acuerdo a lo expresado en el punto anterior nos encontramos limitados a concluir sobre la


eficiencia de las operaciones productivas de empresa, ya que si bien se ha podido determinar la
eficacia en las operaciones, no podríamos establecer la relación entre los recursos invertidos con
los resultados logrados, esta relación no se la podía determinar ni siquiera en forma global ya
que la empresa aun no cuenta con un índice de eficiencia determinado.

2.12. Procedimientos y Controles establecidos por la empresa

Los procedimientos determinados por la empresa con respecto al acopio de materia prima y
producción del néctar de maracuyá se hallan establecidos en el manual denominado Manual de
Procesos de Cítricos, el mismo que se encuentra en revisión para su posterior aprobación por la
Gerencia de Procesos Productivos y la Gerencia General del SEDEM.

Asimismo cuentan con un Manual de Organización y Funciones que engloba la descripción de


cargos de los servidores públicos de las Plantas Productivas, donde se encuentran establecidos y
definidos los objetivos generales de cada puesto y sus funciones, cabe aclarar que dicho
documento tampoco se encuentra aprobado.

3. SISTEMA DE INFORMACIÓN

La Empresa, para el logro de sus objetivos y a efecto de contar con información veraz y
oportuna, con respecto a los pagos de materia prima emplea el Sistema Integrado de Gestión y
Modernización Administrativa – SIGMA.

Asimismo, la empresal a fin de obtener un sistema específico para las operaciones que realiza,
en fecha 09 de octubre de 2019 ha firmado el contrato SEDEM Nº 452/2019 AL-TGN con la
Empresa LGR BOLIVIA SRL, para la elaboración de un software ERP Open Bravo-Sistema de
Gestión y control de información Producción Administrativo Financiero, dicho sistema incluirá
la contabilidad de costos.

4. AMBIENTE DE CONTROL

El ambiente de control es un conjunto de reglas y valores compartidos que constituyen el marco


que guía el comportamiento de los funcionarios de una entidad. Dicho ambiente configura la
conciencia de control o autocontrol que afecta las actitudes de los funcionarios públicos frente
al control interno y se exterioriza por medio de ellas. Se debe comprender que el ambiente de
control refleja el espíritu ético vigente en una entidad respecto al comportamiento de sus
integrantes, la integridad y responsabilidad con la que encaran sus obligaciones y actividades y
la importancia que le confieren al proceso de control interno.
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La Gerencia Técnica de Lacteosbol para el desarrollo de sus operaciones, cuenta con las
siguientes disposiciones específicas:

 Manual de Organización y Funciones (MOF), documento no aprobado


 Manual de Procesos Cítricos, que describen los procedimientos para el
funcionamiento de la planta productiva, sin embargo el mismo a la fecha de nuestra
auditoría no se encuentra aprobado.
 Manual de Buenas Prácticas de Manufactura que establece las directrices de buenas
prácticas de manufactura en los productos producidos por las plantas productivas.
documento no aprobado.
Asimismo a nivel Servicio de Desarrollo de las Empresas Públicas Productivas se tiene
aprobado los Reglamentos Específicos, del Sistema de Programación de Operaciones, Sistema
de Organización Administrativa, Sistema de Presupuesto, Sistema de Administración de
Personal y Sistema de Tesorería.

La Gerencia General

Por lo tanto y toda vez que la Planta de Cítricos Villa 14 de Septiembre depende de la Empresa
Pública Productiva Lácteos de Bolivia y este ultimo a su vez del Servicio de Desarrollo de las
Empresas Públicas Productivas, ha logrado establecer un sistema de control de acuerdo a las
actividades y operaciones que realiza; no obstante que los

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