Competencias

comunicativas
El acta: estructura y objetivos
 Competencias comunicativas

Contenido

Pag.
1 Elaboración y partes del acta
1 Lineamientos para la elaboración
1 Elaboración de actas
3 Partes y componentes generales de un acta
3 Requisitos específicos
6 Conclusiones
7 Referencias
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Elaboración y partes del acta

Fuente:
Pixabay

Lineamientos para la elaboración

Tomando en cuenta las pautas dadas por el Archivo General de la Nación en el Acuer-
do 060 DE 2001 y las normas NTC 3393- Elaboración de cartas comerciales, NTC 3234, y
la NTC 3394 - Elaboración de actas administrativas, se establecen las condiciones para la
elaboración de comunicaciones formales.

Elaboración de actas

Las actas son documentos donde se relaciona lo tratado, sucedido o acordado en una
reunión o junta. Para su correcta elaboración se debe cumplir con los siguientes parámetros:

1
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1 RAZÓN SOCIAL Fuente:

(si no está impresa) Propia

3 interlíneas del margen superior

TÍTULO Y CARÁCTER DE LA REUNIÓN

3 interlíneas
Denominación documento y número
3 interlíneas
FECHA:
1,5 a 2 interíneas
HORA:
3 interlíneas
LUGAR:
1,5 a 2 interíneas
ASISTENTES: Tratamiento (opcional) Nombre y apellido(s), cargo
1 interlínea
1,5 a 2 interíneas
INVITADOS: (SI LOS HAY)
4 1,5 a 2 interíneas 2
AUSENTES: (SI LOS HAY)
3 interlíneas
ORDEN DEL DÍA:
2 interíneas
1. Número y tema
2 interíneas
2. Número y tema
3 interlíneas
DESARROLLO:
2 interíneas
1. Número y tema
2 interíneas
Texto correspondiente
1 interlínea

2 interíneas
2. Número y tema
2 interíneas
Texto correspondiente
3 interlíneas
CONVOCATORIA. (si se programa una nueva reunión)
4 a 6 interlíneas
NOMBRE COMPLETO NOMBRE COMPLETO
1 interlínea 1 interlínea
CARGO CARGO
2 interíneas
ANEXOS: (si los hay)
2 interíneas
Transcriptor

3
2
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Márgenes

1 Superior: entre 3 cm y 4 cm 3 Inferior: entre 2 cm y 3 cm

2 Lateral derecho: entre 2 cm y 3 cm 4 Lateral izquierdo: entre 3 cm y 4 cm

Partes y componentes generales de un acta

• Título Fuente:
Pixabay

Se debe aclarar si el carácter de la re-

unión es extraordinario, se estipula el
nombre del grupo que se reúne.

• Numeración

Se numeran con un consecutivo, sin

saltos entre los mismos.

• Redacción

El acta no debe tener errores técni-

cos, ni gramaticales o de ortografía,
no debe ir tampoco en un lenguaje
telegráfico.

Requisitos específicos

• Razón social
En la primera página, en la parte superior va la identificación.

• Título
El nombre de la reunión se escribe centrado, en mayúscula sostenida, a tres interlí-
neas del logo/símbolo.
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• Denominación del documento y número

Después del título a tres interlíneas se ubica la palabra “ACTA”, en mayúscula soste-
nida, centrada y a continuación el número consecutivo.

• Fecha
A tres interlíneas de la denominación del documento y contra el margen izquierdo,
se escribe la palabra FECHA, en mayúsculas sostenida y seguida de dos puntos (:).
Al frente se indica la ciudad y la fecha completa (día, mes, año) lugar donde se llevó
a cabo la reunión.

• Hora
Se anota la palabra HORA, en mayúscula sostenida, y seguida de dos puntos (:). Al
frente se anotan la hora de inicio y de finalización de la reunión. Se ubica contra el
margen izquierdo, de 1,5 a 2 interlíneas de la fecha.

• Lugar
Se digita la palabra LUGAR, en mayúscula sostenida y seguida de dos puntos (:). Al
frente se anota el sitio de la reunión.

• Asistentes
Contra el margen izquierdo, de 1.5 a 2 interlíneas del lugar se escribe la palabra
ASISTENTES, en mayúscula sostenida y seguida de dos puntos (:). Al frente se escri-
be la relación de nombres con mayúscula inicial, a interlineación sencilla. El cargo
que desempeña cada uno en la reunión se separa del nombre con coma (,) y se
sigue el orden jerárquico establecido para la reunión. En caso de igual jerarquía, en
orden alfabético por apellidos.

• Invitados
A continuación de la lista de asistentes, se anota la palabra INVITADOS. Los nom-
bres se escriben con mayúscula inicial, a interlineación sencilla.

• Ausentes
Se establece de 1,5 a 2 interlíneas del último nombre. Es pertinente indicar si la
ausencia es justificada o no:

Ejemplo:

AUSENTES: Sandra Rivera, Secretaria (con justificación)

Javier Russo, Decano (sin justificación)
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• Orden del día

Contra el margen izquierdo, a tres interlíneas del último nombre y con mayúscula
sostenida se escribe la palabra ORDEN DEL DÍA seguida de dos puntos (:). De 1,5
a 2 interlíneas y contra el margen izquierdo, se enumeran los temas motivo de la
reunión, con mayúscula inicial, identificándolos con números arábigos. Si el tema
requiere de dos o más renglones, el segundo y subsiguientes se escriben contra
el margen izquierdo a interlineación sencilla. Entre tema y tema se dejan 1,5 a 2
interlíneas.

• Desarrollo
Contra el margen izquierdo, a tres interlíneas del último tema y con mayúscula sos-
tenida se escribe la palabra DESARROLLO seguida de dos puntos (:). A dos interlí-
neas de este enunciado y contra el margen izquierdo se inicia el primer tema iden-
tificándolo con número arábigo y escritura en negrilla si se desea resaltar.

A dos interlíneas del título del tema se inicia el desarrollo del texto correspondiente
escrito a interlineación sencilla entre renglones y doble entre párrafos.

El primer tema puede ser verificación de quórum o lectura, discusión y aprobación

del acta anterior.

En el tema “Lectura, discusión y aprobación del acta anterior” se indica si fue apro-
bada o se anotan las modificaciones que se presenten.

• Convocatoria
Si se programa una nueva reunión, se escribe la palabra CONVOCATORIA contra el
margen izquierdo y con mayúscula sostenida seguida de punto (.), a tres interlíneas
del último renglón del texto. A continuación, se anotan la fecha y hora de la próxi-
ma reunión. En caso de cambio de sede se indica el lugar.

CONVOCATORIA. La próxima reunión se realizará en la oficina de la Decanatura el

15 de febrero de 2019, a partir de las 9:00 horas.

• Firma, Nombre y Cargo

El nombre completo de los firmantes responsables se escribe en mayúscula soste-
nida o con mayúscula inicial, de cuatro a seis renglones a partir de la última línea
del acta. El cargo se anota a interlineación sencilla del nombre, con mayúscula ini-
cial y sin centrar.

Los nombres y cargos de los firmantes autorizados se reparten de manera que el de

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mayor jerarquía quede contra el margen izquierdo y el que le sigue, y en el mismo

renglón hacia la derecha.

En caso de varios firmantes, sus nombres se escriben de cuatro a seis interlíneas

uno del otro distribuidos por pares. Si el número de firmas es impar, la última se
centra.

• Firmas responsables
Toda acta lleva las firmas de los responsables, de los cuales mínimo dos aparecen
en la página donde finaliza el texto.

Ejemplo:

MANUEL PEREZ RINCÓN

Rector.

Conclusiones

Como se puede observar, la función

del acta es llevar un registro detallado Fuente:
Pixabay
de los acontecimientos de una reunión
empresarial, con el fin de que sirva de
memoria de los temas, acuerdos o tareas
tratadas.

El acta constituye un documento oficial

para las partes interesadas y muestra la
trazabilidad pues supone el respaldo de
las decisiones tomadas e incluso una fuen-
te de conocimiento sobre la gestión de las
actividades de la empresa o proyectos.

La suficiencia y veracidad de la informa-

ción registrada son aspectos claves para
la validez de las actas. Tener en cuenta los
componentes y estructura vistos, te per-
mitiría elaborar actas muy profesionales,
ordenadas y efectivas. 6
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Referencias

NTC 3394:1996. Elaboración de Actas Administrativas.

Universidad Industrial de Santander. (2015). Guía para la elaboración de

comunicaciones oficiales [PDF]. Recuperado de https://www.uis.edu.co/intranet/calidad/
documentos/gestion_documental/GUIAS/GGD.10.pdf
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