REDACCIÓN EFICAZ

EL OFICIO
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992764413
 TEMARIO

1. El oficio
2. Principales diferencias con la carta
3. Revisión de documentos mal redactados
El oficio
 EL OFICIO

ETIMOLOGÍA

La palabra oficio
deriva del latín
officium que significa
cargo o magistratura.
 EL OFICIO

✓ Es un documento de carácter oficial utilizado

por las autoridades o funcionarios que
desempeñan cargos de dirección en las
instituciones del Estado.

✓ Es un documento protocolar utilizado por las

autoridades de más alta jerarquía.
 USOS

El oficio se usa para

comunicar disposiciones,
órdenes, invitar a
ceremonias
protocolares, renovar
compromisos, llevar a
cabo gestiones de
acuerdos, de invitación,
de felicitación, de
colaboración, de
agradecimiento, entre
otros.
 ÁREAS DE CIRCULACIÓN
NIVEL INTERNO NIVEL EXTERNO

El oficio de nivel externo

Establece la comunicación entre
establece la comunicación entre
las autoridades que desempeñan
las autoridades de más alta
cargos de dirección dentro de
jerarquía de dos instituciones
una misma institución.
diferentes.
Ejemplo: cuando se comunica el
Ejemplo: cuando la rectora de la
decano de la facultad de FFB con
Universidad Nacional Mayor de
la rectora de la Universidad
San Marcos se comunica con el
Nacional Mayor de San Marcos.
presidente de la república.
 FLUJOS DE COMUNICACIÓN ORGANIZACIONAL

COMUNICACIÓN VERTICAL ASCENDENTE COMUNICACIÓN HORIZONTAL

RECTOR

DECANO DECANO

DECANO Mismo rango

 FACULTAD PARA FIRMAR

➢ Los oficios de circulación interna son elaborados en la sección

o departamento correspondiente y es firmado por el jefe.

➢ Los servidores públicos que no desempeñen cargos directivos

no estarán facultados para firmar oficios porque no representan
legalmente ni a la entidad ni a la dependencia.

➢ Los oficios de circulación externa son firmados únicamente por

el máximo representante legal de la institución o por quien
desempeñe el cargo.
 1. Membrete: Isotipo (gráfico) + Nombre de la institución Logotipo
2. Decenio: (se escribe con mayúscula y minúscula. Fuente: “Decenio de la Igualdad de Oportunidades para
Arial. Puntaje: 8. Alineación: centro) Mujeres y Hombres”

E 3. Año calendario (se escribe con letras mayúsculas. Fuente: Arial.

Puntaje: 9)
“AÑO DEL BICENTENARIO DE LA
CONSOLIDACIÓN DE NUESTRA
INDEPENDENCIA…”
S Encabezamiento
4. Lugar y fecha Forma tradicional indicando ciudad. Ejemplo: Lima, 3 de enero de 2024

T 5. Código o número correlativo OFICIO N°001-2024-PCM/Dependencia 1-Dependencia 2- Dependencia 3

Fuente: Arial
R Puntaje: 11 6. Destinatario Mínimo tres líneas
Del = de + el
1. Nombres y apellidos completos
2. Cargo

U 3. Nombre de la institución

7. Asunto Comprende la síntesis del texto

C (Ref.) Opcional. Alude a cualquier documento que motiva se expida el OFICIO

T 8. Referencia a) OFICIO N°129…

b) MEMORANDO N°034
c) Expediente N°…

U No forma parte de la estructura del OFICIO, pero sí de la

SALUDO CARTA.
R
Texto o cuerpo
A (Cuatro fórmulas para iniciar texto)
XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX
XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX.
(Dos fórmulas para culminar texto)
 SALUDOS PARA CARTA

Forma tradicional Forma moderna

De nuestra consideración: Estimado señor:

Estimada señora:

Estimados señores:
 DESTINATARIO PARA OFICIO Y CARTA

El destinatario debe contar con un mínimo de tres líneas

1. Fabiola Zegarra Calle Señor / Señora (opcional)

2. Gerenta general Fabiola Zegarra Calle
3. CASIO SAC Presente/Dirección/Ciudad (opcional)

Señora (opcional)
Señores
Dra. Fabiola Zegarra Calle
Directores de…
Presidenta del Congreso de la República
Presente
Presente (opcional)
E
S Encabezamiento
T
Fuente: Arial
R Puntaje: 11
U
C a. Antefirma o despedida ( Atentamente,)

T b. Rúbrica

c. Datos de la persona cuya rúbrica figura en el documento

U d. Sello

e. Anexo
R Término
f. “Con copia” (cc) Jaime Sepúlveda Calle (jefe)

A g. Iniciales Walter Segovia Mosqueta (quien

redacta el documento)

Forma tradicional JSC:WSM

JSC:wsm
JSC/WSM
JSC/wsm
 DESTINATARIO PARA OFICIOS Y CARTAS: debe contar, como mínimo, con tres líneas

1. Nombre y apellidos Señor o señora (opcional)

2. Cargo Nombre y apellidos completos
3. Nombre de la institución Cargo
Nombre de la institución
Presente o dirección (opcional)
Señor
Ing. /Dr. Mauricio Fernández Paredes
Gerente general
Lulu SAC
Presente ARIAL 11

Señor
MAURICIO FERNÁNDEZ PAREDES
Presente

Señora
SILVIA MONTOYA LEÓN
Presente
 ELEMENTOS DEL ENCABEZADO
1. AÑO CALENDARIO

Se escribe al comienzo de los documentos con mayúscula y entre comillas

dobles.

El nombre corresponde a la denominación que le otorga el gobierno a cada

año, mediante ley o decreto supremo.

Ejemplo:

“AÑO DE XXX”
2. MEMBRETE

Es la inscripción que identifica a la institución, organismo,

entidad o empresa que remite el documento.
3. LUGAR Y FECHA

✓El lugar y la fecha es la parte que indica dónde y cuándo se elabora el

documento.
✓Comprende el nombre de la ciudad, el día, el mes y el año de su elaboración.

✓Ejemplo:

Lima, 14 de julio de 2023

 4. NÚMERO O CÓDIGO

✓ El código es la parte que individualiza al documento e identifica a la institución y/o

dependencia de la referencia. Esta compuesta por:

✓ El nombre completo del documento y la abreviatura de la palabra “número” con letras

mayúsculas.
✓ Por ejemplo: OFICIO N°…

✓ El número correlativo asignado al documento, integrado por tres dígitos, que se renuevan
anualmente: 001.

✓ Las siglas de la institución, empresa y/o dependencia que elabora el documento, separadas
por guion o línea diagonal.

OFICIO N°001-2023-DIGESA
 5. DESTINATARIO

Es la parte que identifica a la persona, dependencia, institución o empresa a

quien se remite el documento.

Comprende el nombre, cargo y el lugar. Ejemplo:

Señor
Ángel Ruíz Solano
Director Regional de Salud
Lucanas
6. ASUNTO

❑ Es el resumen o la síntesis del contenido de un documento o del motivo

que le da origen. Está integrado por los siguientes elementos:
❑ La palabra asunto seguida de dos puntos y una frase que sintetiza el
contenido o el motivo del documento, en forma breve y precisa.
Ejemplos:
Asunto: Concurso de plazas docentes
Asunto: Pago de remuneración
7. REFERENCIA

Es la parte que hace mención a los antecedentes del documento que

se elabora.

Su empleo es opcional. La llevan únicamente las comunicaciones que

reiteran documentos anteriores. Esta parte comprende:

El termino referencia (completo o abreviado) seguido de dos puntos;

asimismo el código y la fecha simplificados o abreviados del
documento que sirve de antecedente. Por ejemplo:

Ref.: RES. SUPERINTENDENCIA N°079-2023-SUNAT

 ELEMENTOS DEL TEXTO
NOTA SOBRE EL VOCATIVO

➢ Es una palabra o frase de cortesía que se utilizaba antes de empezar la

redacción del texto.

➢ Actualmente, manuales de correspondencia moderna y normas internas de

los organismos del sector público no consideran el vocativo como parte del
documento administrativo. Ejemplos:

❑ Señor director:
❑ Muy señor mío:
❑ De mi mayor consideración:
 CUERPO O TEXTO

Es la parte más importante, aquí se dará a conocer el mensaje de la comunicación,

en forma clara, precisa y breve.

1. Tengo a bien comunicarle…

2. Es grato comunicar a usted…
3. Tengo el agrado de dirigirme a usted (igual jerarquía)…
4. Tengo el honor de dirigirme a usted (mayor jerarquía)…
Fórmulas para terminar texto:

✓ Hago propicia la oportunidad para expresarle los sentimientos de mi

especial consideración y estima personal.

✓ Sin otro particular, aprovecho la oportunidad para reiterarle las

consideraciones de mi estima personal.
 ELEMENTOS DE TÉRMINO
ANTEFIRMA (DESPEDIDA)
Es la palabra o frase de cortesía que se emplea cuando se ha concluido la
redacción del texto de un documento administrativo. Precede a la firma del
responsable de la comunicación. Ejemplos:

Atentamente,
Cordialmente,
Afectuosamente, entre otros.

FIRMA
Comprende el nombre, el apellido o los apellidos y la rúbrica establecida de
la persona que se responsabiliza por el documento.
 POSFIRMA
La posfirma es la parte que identifica al responsable de la comunicación.
Está compuesta por los siguientes elementos:

Profesión o grado académico, en forma abreviada

Nombre(s) y apellido(s)
Cargo
Sello
Ejemplo:

Lic. Carlos Gutiérrez Portales

Jefe de Planificación
SELLO. EL sello es el instrumento que autentica o legaliza el
documento que se envía: refrenda la firma del responsable de la
comunicación. Este es de forma circular en los organismos
dependientes del Estado. Lo usan las personas que tienen cargos
directivos. Lleva el nombre de sello de legalización.

ANEXO. Es opcional. Se emplea únicamente cuando al documento

que remitimos hay necesidad de acompañar objetos u otros
documentos, tales como: recibos, facturas, certificados, testimonios,
fotografías, grabaciones, etc.

CON COPIA. Es la parte que identifica o hace mención a las

autoridades, dependencias y/o servidores a quienes se envían las
copias del documento que se redacta.
Comprende los siguientes elementos:
Encabezamiento que vienen a ser la abreviatura de la frase “con copia”, así : c.c., y la relación
de las autoridades, dependencias y/o servidores a quienes se remiten las copias del
documento. Ejemplo:

c.c.:
Dirección
Subdirección
Archivo

PIE DE PÁGINA O INICIALES

Es la parte que identifica a los responsables de la elaboración del documento. Comprende las iniciales
del nombre y apellidos de la persona que se menciona en la posfirma, así como de quien se encargó de
su mecanografiado o digitación. Ejemplo:

CGP /ach
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Gracias