MEMORANDO

POR FAVOR LEER LAS INSTRUCCIONES DE ELABORACIÓN ANTES DE LA

PRODUCCIÓN DE ESTE DOCUMENTO.

1 interlínea libre
Código TRD

1 a 2 interlineas libres
Lugar y fecha de elaboración

1 a 2 interlineas libres
PARA: -----------------------------------------------

1 interlinea libre
DE: ----------------------------------------------------

1 interlinea libre
ASUNTO: --------------------------------------------

2 a 3 interlineas libres
Texto con saludo
incluido:-------------------------------------------------------------------------------------------------------------
------------------------------------------------------------------------------------------------
1 interlinea libre
------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------

1 a 2 interlineas libres
Despedida: ----------------------------

4 a 5 interlineas libres
REMITENTE
2 interlineas libres
Anexos: (opcional)
Copia: (opcional)

1 interlinea libre
Transcriptor

Carrera 20 No.8-02, Cód. Postal 850001, Tel. 6336339, Ext. ___________ Yopal, Casanare 1 de 4
www.casanare.gov.co –______________@casanare.gov.co
 MEMORANDO
INSTRUCCIONES DE ELABORACIÓN

MEMORANDO: son comunicaciones internas escritas que se utilizan para trasmitir

información, orientaciones y pautas entre las dependencias y las líneas de coordinación
jerárquica de la organización, cuya distribución se hará conforme al procedimiento para
envío de comunicaciones internas. Se recomienda que la comunicación se escriba en
letra Arial tamaño entre 10 y 12, utilizados en los procesadores de texto y no utilizar
negrilla, en ninguna de sus partes.

USOS: El memorando puede tener uno de los siguientes objetivos:

- Informar sobre un hecho en forma breve;

- Expresar necesidades;
- Hacer requerimientos;
- Regular o aclarar una situación;
- Tramitar, desarrollar o agilizar un asunto;
- Dar respuesta a una comunicación recibida;
- Reiterar información, requerimiento o solicitud urgente;
- Conocer detalles sobre un aspecto determinado;
- Impugnar o corregir una situación;
- Confirmar eventos ocurridos o pendientes;
- Solicitar o remitir información, documentos u objetos;
- Felicitar, invitar o convocar a reuniones no protocolarias, y
- Hacer llamados de atención, entre otros.

PARTES

El encabezado y las interlineas serán las indicadas en el esquema de memorando

adoptado dentro del Sistema MECI-CALIDAD, vigente.

Título y numero: Escribir la palabra MEMORANDO en mayúscula sostenida y sin negrilla,

centrado, y registrar en números arábigos el número consecutivo de control
asignado en cada dependencia. Ejemplo:

MEMORANDO
Código TRD: Registrar el número de la serie correspondiente al asunto, como se indica en
la TRD- Tabla de Retención Documental Así: código dependencia (un
espacio) código serie (un guión) seguido código subserie. Ejemplo:

240 01-03

Lugar y fecha de Escribir los datos en forma completa en orden de: nombre del lugar de
elaboración: origen, día, mes (en minúscula) y año (sin separarlo por punto). Los nueve
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primeros días de cada mes se escriben sin escribir cero antes.
Para: Datos del destinatario. Escribir en mayúscula inicial nombre y cargo. Este
último separado por coma. Ejemplo:

PARA: Nombres y Apellidos, Secretario General.

Los cargos correspondientes a damas, se escriben como lo establece la Real

Academia de la Lengua. (Jefa, Tesorera, Presidenta…)

De: Datos del remitente. Registrar en mayúscula inicial el cargo. Ejemplo:

DE: Director de Servicios Administrativos

Los cargos correspondientes a damas, se escriben como lo establece la Real

Academia de la Lengua. (Jefa, Tesorera, Presidenta…)

Asunto: Constituye la síntesis del tema del documento. Es aconsejable escribirlo en

un máximo de cuatro palabras. Se omiten artículos, conjunciones o
preposiciones sin que se afecte el sentido. Ejemplo:

EVITAR
ASUNTO: Cumplimiento de las directrices de Producción Documental por
parte de todos los funcionarios

RECOMENDADO:
ASUNTO: Cumplimiento directrices Producción Documental

Texto con saludo La redacción debe ser en forma clara, breve, directa, sencilla, cortés y en
incluido: modo impersonal o en primera persona del plural; distribuir el texto de
acuerdo con su extensión, y tratar preferiblemente un solo tema por
memorando.

Ejemplo: Con agrado lo saludo e informo que…

Despedida: Expresión de cortesía breve seguida de coma (,). Ejemplo:

Atentamente,
Cordialmente,
Sinceramente,
Respetuosamente,

Remitente y Nombres y apellidos completos del remitente, en mayúscula sostenida, sin

firmas negrilla y sin título ni cargo.
responsables:
NOMBRES Y APELLIDOS

La firma se ubica en la parte superior del nombre del remitente.

Anexos: Se detallan en el texto y a final de la comunicación, la palabra anexo, o

anexos, según el caso se escribe con mayúscula inicial, seguido de dos
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puntos (:). A un espacio se anuncia la cantidad; entre paréntesis se relaciona
el numero de hojas, folios y el tipo de anexo, escritos en forma continua
horizontalmente y separados por coma (,). Ejemplo:

Anexos: tres (10 folios, un disco compacto y un afiche).

Copia: La palabra copia se escribe con mayúscula inicial, sin abreviar y seguida de
dos puntos (:). A un espacio se relacionan los destinatarios alineados a cero
interlineas. Se escribe el nombre de la dependencia o unidad administrativa y
se omite el nombre de la organización. Ejemplo:

Copia: Secretaría General

Dirección de Talento Humano
Oficina de Control Interno de Gestión

Transcriptor: Nombre y apellido de las personas que participaron en la redacción,

transcripción y demás actividades relacionadas con la elaboración de la
comunicación. Cuando sea necesario se debe aclarar el papel desempeñado,
por cada uno de los participantes. Todo debidamente alineado.

Revisó: Nombre y Apellido, Cargo

Proyecto: Nombre y Apellido, Cargo

Elaboró: Nombre y Apellido, Cargo

Si la persona que firma es la misma que redacta y transcribe, o demás

actividades, no se requiere su identificación.

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