1 interlinea libre

CIRCULAR Número____________

POR FAVOR LEER LAS INSTRUCCIONES DE DILIGENCIAMIENTO ANTES DE LA

PRODUCCIÓN DE ESTE DOCUMENTO.
1 interlinea libre
Código
2 interlineas libres
Lugar y fecha de elaboración

2 a 3 interlineas libres
GRUPO DEL DESTINATARIO

2 interlineas libres
ASUNTO: --------------------------------------------

2 a 3 interlineas libres
Texto con saludo
incluido:-------------------------------------------------------------------------------------------------------------
------------------------------------------------------------------------------------------------
1 interlinea libre
Texto ----------------------------------------------------------------------------------------------------------------
------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------

1 a 2 interlineas libres
Despedida: ----------------------------

4 a 5 interlineas libres
NOMBRE DEL REMITENTE
Cargo
2 interlineas libres
Anexos: (opcional)

1 interlinea libre
Transcriptor:

Carrera 19 No. 6-100, Cód. Postal 850001, Tel. 6358371, Ext. 135, 136, 109, Yopal, Casanare 1 de 4
www.casanare.gov.co – correspondencia@casanare.gov.co
1 interlinea libre
CIRCULAR Número____________

INSTRUCCIONES DE DILIGENCIAMIENTO

CIRCULAR: Comunicación escrita de interés común, con el mismo contenido o texto,

dirigido a un grupo especifico de personas al interior ó exterior de la Gobernación, para
informar disposiciones, normas, lineamientos y políticas. Se recomienda que la
comunicación se escriba en letra Arial tamaño entre 10 y 12, utilizados en los
procesadores de texto y no utilizar negrilla en ninguna de sus partes.

CARACTERISTICAS DE REDACCIÓN Y PRESENTACIÓN

- Tratar un solo tema;

- Iniciar y finalizar el texto con una frase de cortesía;
- Redactar en forma clara, precisa, concreta y concisa;
- Emplear un estilo gramatical natural, sencillo y continuo;
- Utilizar los formatos normalizados dentro del Sistemas MECI-CALIDAD

La identificación de paginas subsiguientes se realiza a dos interlineas libres del logotipo,

con mayúscula inicial, contra el margen izquierdo. Debe contener el número de la circular
y la fecha. La última página debe contener como mínimo, el párrafo de cierre antes de la
despedida.

Ejemplo
Circular 015 del 14 de octubre de 2012

PARTES

Título y Se escribe la palabra CIRCULAR, en mayúscula sostenida, centrado, y a

Número: continuación el número consecutivo que le corresponda en tres dígitos.
Ejemplo:
CIRCULAR 001

Código: Registrar el número de la serie correspondiente al asunto, como se indica en la

Tabla de Retención Documental. Así: código dependencia (un espacio) código
serie (un guión) seguido código subserie. Ejemplo:

240 01-03

Lugar y fecha Escribir los datos en forma completa en orden de: nombre del lugar de origen,
de día, mes (en minúscula) y año (sin separarlo por punto). Los nueve primeros
elaboración: días de cada mes se escriben sin escribir cero antes. Ejemplo:

Yopal, 9 de noviembre de 2014

Grupo del Se escribe la palabra para, en mayúscula sostenida, y al margen

destinatario: izquierdo seguido del grupo destinatario de la circular y su ubicación. La
preposición para no va seguida dos puntos (:). Ejemplo:
Carrera 19 No. 6-100, Cód. Postal 850001, Tel. 6358371, Ext. 135, 136, 109, Yopal, Casanare 2 de 4
www.casanare.gov.co – correspondencia@casanare.gov.co
1 interlinea libre
CIRCULAR Número____________

PARA TODO EL PERSONAL DE LA GOBERNACION DE CASANARE

ó
PARA COORDINADORES DEL SISTEMA MECI-CALIDAD

Asunto: Se escribe contra el margen izquierdo en mayúscula sostenida, seguida

de dos puntos (:) y a continuación el asunto o tema en mayúscula inicial.
Ejemplo:

ASUNTO: Actualización mapa de procesos

Texto con Se escribe a interlineación sencilla cada párrafo se separa del anterior
saludo con una interlinea libre. En circulares de uno o dos párrafos se puede
incluido: dejar interlineación de uno y medio entre renglones y doble entre
párrafos.

La redacción debe ser en forma clara, breve, directa, sencilla, cortés y en modo
impersonal o en primera persona del plural; distribuir el texto de acuerdo con su
extensión, y tratar preferiblemente un solo tema por circular

Ejemplo: Cordial saludo, me permito ….

Despedida: Expresión de despedida con frase de cortesía terminada en punto (.).

Ejemplos:
Agradecemos su gentil colaboración.
Nos despedimos atentamente y esperamos su respuesta antes de
cuatro días.
Hasta una nueva comunicación.
Muchas gracias por su atención y rápida acción.

Remitente y Está conformado por el nombre y cargo. El nombre en mayúscula

firma sostenida sobre el margen izquierdo y el cargo se escribe en la línea
responsable: siguiente con mayúscula inicial, sin centrar.

MARIA JOSE PEREZ

Directora de Servicios Administrativos

Anexos: Se detallan en el texto y a final de la comunicación, la palabra anexo, o

anexos, según el caso se escribe con mayúscula inicial, seguido de dos
puntos (:). A un espacio se anuncia la cantidad; entre paréntesis se
relaciona el numero de hojas, folios y el tipo de anexo, escritos en forma
continua horizontalmente y separados por coma (,). Ejemplo:

Anexo: uno (un folio)

Anexos: dos (ocho folios y un CD-ROM)

Carrera 19 No. 6-100, Cód. Postal 850001, Tel. 6358371, Ext. 135, 136, 109, Yopal, Casanare 3 de 4
www.casanare.gov.co – correspondencia@casanare.gov.co
1 interlinea libre
CIRCULAR Número____________

Transcriptor: Nombre y apellido de las personas que participaron en la redacción,

transcripción y demás actividades relacionadas con la elaboración de la
comunicación. Cuando sea necesario se debe aclarar el papel
desempeñado, por cada uno de los participantes. Todo debidamente
alineado. Ejemplo:

Revisó: María Pérez

Proyecto: Juan Pérez

Elaboro: José Pérez

Si la persona que firma es la misma que redacta y transcribe, o demás

actividades, no se requiere su identificación.

Carrera 19 No. 6-100, Cód. Postal 850001, Tel. 6358371, Ext. 135, 136, 109, Yopal, Casanare 4 de 4
www.casanare.gov.co – correspondencia@casanare.gov.co