Plan de Gestión

de Riesgos
Proyecto: Fiesta de verano “Aloha 2022”
Fecha: 19/04/2022

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Tabla de contenido

Información del Proyecto...........................................................................................3

Metodología...............................................................................................................3

Roles y Responsabilidades.......................................................................................4

Calendario..................................................................................................................5

Definición de probabilidad e impacto de los riesgos.................................................5

Matriz de probabilidad e impacto...............................................................................6

Listado de riesgos identificados................................................................................7

Proceso de seguimiento..........................................................................................10

Aprobaciones...........................................................................................................10

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Información del Proyecto

Empresa / Organización Urbanización Nuevos Horizontes

Proyecto Fiesta de verano “Aloha 2022”
Fecha de preparación Martes 19 de abril de 2022
Cliente Habitantes de la Urbanización Nuevos Horizontes
Gerente de Proyecto Directiva de la Urbanización Nuevos Horizontes

Metodología

Para realizar la fiesta “Aloha 2022”, se han tomado en cuenta la realización de

distintas actividades que se llevaran a cabo el día de la fiesta. Siempre
considerando los riesgos que se puedan tener o cualquier improvisto, por esta
razón contamos con distintos procesos a seguir en caso de ser necesarios.

Además de los posibles riesgos que se puedan presentar el día del evento,
también se han considerado otros riesgos que pueden tomar lugar durante la
ejecución del proyecto de preparación de la fiesta.

Las soluciones que se plantearán para cada riesgo identificado en este documento
se enfocarán tanto en reducir las probabilidades de que estos ocurran como en
tomar acciones cuando estos hayan ocurrido. Para determinar correctamente cada
caso de solución, es necesario determinar aspectos como la probabilidad de que
ocurran y el impacto que tendrán cuando estos se presenten, estos determinarán
el nivel de riesgo. Estos niveles de riesgo serán definidos con anticipación
haciendo uso de una matriz dedicada a ello. Luego se enlistarán los riesgos
principales que se han identificado durante la fase de planificación del proyecto. Al
final del documento se definen los procesos de seguimiento, consistentes en cómo
hacer para que se lleve el control adecuado de los riesgos.

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Roles y Responsabilidades

Los lideres de la urbanización junto con la directiva de la comunidad velaran

porque todo sea realizado de la mejor manera posible.
Entre ellos serán repartidos los roles que tendrán para la fiesta “Aloha 2022”.
 Equipo de compras: Quienes cotizaran los precios de los alimentos y
materiales a utilizar, eligiendo la mejor oferta que se ajuste al presupuesto.
 Equipo de cocina: Los encargados de preparar los alimentos y bocadillos
para el día del evento.
 Equipo de ventas: Personas encargadas de elaborar y vender los tickets
de acuerdo a la cantidad de comida que se planea tener, además de vender
los números de participación para las rifas.
 Equipo de decoración: Encargados de colocar las mesas y sillas de
manera estratégica, y quienes también colocarán adornos alusivos al tema
de la fiesta.
 Equipo de limpieza: Encargados de velar porque el sitio del evento esté
debidamente limpio e higienizado para recibir a los invitados.
 Equipo de entretenimiento: Equipo encargado de recopilar y administrar
la música que se reproducirá durante la fiesta, además de cuidar que el
equipo de sonido y otros elementos relacionados se mantengan en buen
estado.
 Recepción: Encargados de recibir a los invitados, haciéndoles pasar
primero por el debido protocolo de bioseguridad por la pandemia.
 Anfitriones: Personas encargadas de amenizar y dirigir la fiesta, realizando
las diferentes dinámicas el día del evento, procurando que haya
convivencia entre los invitados.
 Comunidad de la urbanización: Importantes para que se lleve a cabo la
fiesta y la recaudación de fondos sea exitosa.

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Calendario

Diariamente, desde la entrega de la invitación a todos los pobladores de la

urbanización, se cuidará que las personas encargadas del evento cumplan con
sus roles adecuadamente, procurando tener en cuenta los diferentes riesgos
identificados que les puedan afectar de manera directa según el rol que
desempeñan y las responsabilidades que tienen, por ende, no se incluirá una
actividad de seguimiento específica en el cronograma que tenga que ver con la
gestión del riesgo, ya que se tratará de un seguimiento diario ligado a la tarea que
toque realizar en su determinado día.

Definición de probabilidad e impacto de los riesgos

Para determinar el nivel de riesgo apropiadamente, se echará mano de la

medición de su probabilidad e impacto, la probabilidad se medirá en el sentido de
qué tanto es posible que un riesgo se presente, y para este dato se han definido
cinco distintos subniveles: Probabilidad muy alta, alta, media, baja y muy baja.

Para el caso del impacto, se medirá dependiendo del riesgo y a qué equipo de
trabajo afectará más que a los demás, así como también del tipo de tarea que se
deba realizar según lo establecido en el cronograma. El impacto se medirá
haciendo uso de cinco notaciones: Impacto máximo, mayor, moderado, menor y
mínimo.

A partir de estos detalles, se determinará uno de cuatro posibles niveles de riesgo:

Riesgo aceptable (marcado en color amarillo), tolerable (marcado en verde), alto
(marcado en anaranjado) y extremo (marcado en rojo). Esto se verá a
continuación en el siguiente apartado.

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Matriz de probabilidad e impacto

Aquí se coloca la matriz que servirá de guía a la hora de determinar el nivel del
riesgo.

IMPACTO

Mínimo Menor Moderado Mayor Máximo

PROBABILIDAD 1 2 4 8 16

Muy alta 5 5 10 20 40 80

Alta 4 4 8 16 32 64

Media 3 3 6 12 24 48

Baja 2 2 4 8 16 32

Muy baja 1 1 2 4 8 16

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Listado de riesgos identificados

Riesgo Probabilidad Impacto Nivel de riesgo Solución

Debido a que la Media Mayor Alto Se planea la

fiesta se realizará al colocación de los
aire libre, se llamados “canopys”.
determinó el riesgo
de las condiciones
climáticas para el día
del evento.

La comida que se Baja Moderado Tolerable Se planea la

dará en el evento implementación de
podría llegarse a tickets por opción del
desperdiciar o a menú, los cuales se
sobrevender, lo que venderán y los
provoque que invitados podrán
algunos invitados no usarlos para pasar a
puedan tener su retirar su comida al
comida. área designada.

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No toda la comida se Alta Moderado Alto Promocionar los
podría llegar a tickets para que las
vender, por lo tanto, demás personas
puede que sobren puedan adquirirlos.
varios tickets.

La salud de los Muy bajo Máximo Alto Debe verificarse que

invitados, sobre todo los invitados y todos
por la presencia del los involucrados
COVID-19 cumplan con el
protocolo de
bioseguridad.
Además, cada mesa
y sillas estarán
distanciadas
debidamente.

Los elementos de la Baja Moderado Tolerable Tener un

vajilla podrían presupuesto de
romperse si no se respaldo destinado a
tratan la compra de vajillas
cuidadosamente provisionales.
mientras se prepara
la comida antes de la
fiesta.

Los niños podrían Baja Moderado Tolerable Crear área segura

lastimarse o botar la para que los niños

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comida si juegan en jueguen y se
áreas no adecuadas. entretengan allí,
evitando que se
puedan lastimar o
botar la comida.

La energía eléctrica Baja Mayor Tolerable Adelantar

podría ser actividades que
interrumpida. puedan continuar sin
necesidad de la
electricidad, por otro
lado, llevar bocinas
de recargables y
música en USB.

Derramar bebidas o Baja Moderado Tolerable Separar

alimentos sobre el debidamente las
equipo de sonido. zonas para evitar
este tipo de
incidentes.

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Proceso de seguimiento

Para procurar que cada solución proporcionada a cada riesgo se pueda aplicar
para resolver el problema o para evitarlo, se debe notificar primero a la directiva,
desde donde se llevará un control interno de los riesgos presentados y las notas
sobre qué solución es más aplicable.

En el caso de aquellos riesgos que son de nivel Alto y Extremo, estas soluciones
serán aplicadas en el tiempo y frecuencia precisos para lograr que la probabilidad
de estos riesgos baje lo suficiente como para que el día de la fiesta no representen
un peligro. Y en cuanto a los niveles Aceptable y Tolerable, sólo se tendrá el
cuidado necesario a la hora de la realización de las tareas por parte de los
encargados de cada una, y si se llegara a presentar el riesgo, sólo será cuestión
de aplicar la solución indicada y notificar del resultado a la gerencia, es decir, a la
directiva. Estas notificaciones para cualquier caso deberán de hacerse puntual y
eficientemente por medio del canal de Telegram designado para las
comunicaciones acerca del proyecto.

Aprobaciones

Aprobador Fecha Firma

Presidente de la colonia Nuevos 19 de abril de

Horizontes 2022

Vicepresidente de la colonia Nuevos 19 de abril de

Horizontes 2022

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