SESIÓN NRO.

14 CONSEJOS PARA UN SERVICIO DE OFICINA PERFECTO

SESIÓN Nro. 14: CONSEJOS PARA UN SERVICIO DE OFICINA PERFECTO

OBJETIVO:
• Conocer la importancia de un archivo en una empresa moderna.
• Conocer las normas generales para un buen trato y servicio al público.
• Consejos para un archivo perfecto.

1. ORGANIZACIÓN DEL ARCHIVO DE UNA EMPRESA

Para una buena organización de los documentos de una empresa, hace falta una actitud positiva, querer
organizarlo verdaderamente y dedicarle el tiempo necesario.
El tiempo que no se dedique a archivar, se debe emplear en buscar papeles allá donde se encuentran.
La labor de archivar, organizar y gestionar un archivo de empresa, debe ser llevada a cabo por un profesional
de la materia.
Archivar no va a ser mañana más sencillo que hoy pero cada día que pasa puede hacerlo más difícil.
Los resultados de tener un sistema de archivos que funciona son siempre positivos y duraderos y merecen
ese esfuerzo para tenerlo organizado y sus documentos localizados. De ahí la importancia de que esta labor
sea organizada por un profesional.

2. LA IMPORTANCIA DE UN ARCHIVO EN UNA EMPRESA MODERNA

Un archivo es la memoria colectiva de una empresa y por tanto
es de suma importancia para su supervivencia y su buen
funcionamiento.
Para ello precisa que todos estén involucrados en la labor,
aunque la gestión y ordenación sea realizada por un
profesional especializado y que el archivo sea fácil de manejar.
El desorden es el conjunto de decisiones aplazadas. Todo papel
encima del escritorio requiere decisiones y para cualquier tipo
de información tenemos tres tipos de decisiones: tirarla,
archivarla, actuar sobre ella.
Tirar el archivo es la primera opción. “Si usted no sabe lo que
tiene, o no puede encontrarlo, no vale nada para usted”.
Nos es difícil tirar los papeles por los siguientes motivos: el
hábito de ojear, no tener los objetivos claros y el miedo a tirar.
Antes de tirar un documento nos debemos de hacer las
siguientes preguntas:
✓ ¿Requiere esto alguna acción por mi parte?
✓ ¿Puedo encontrarlo en otro sitio?
✓ ¿La información es suficientemente reciente para ser útil?
✓ ¿Para qué puedo utilizar esta información?
✓ ¿Existen implicaciones legales o financieras?
✓ ¿Qué es lo peor que me podría pasar si no tengo esta información?
✓ ¿Necesita alguien esta información?

Los conceptos claves de un archivo son funciones, finalidad, fundamentos y criterios y reglas básicas. Un
archivo tiene que permitir al menos dos funciones: almacenar y recuperar de inmediato.
En toda organización las finalidades del archivo son:
✓ Ser el centro de la información y de la documentación.
✓ Proporcionar los mejores servicios al menor coste.
✓ Ser un instrumento que ayude a conocer el funcionamiento de otros servicios.
✓ Asegurar la conservación de los documentos.

1
SESIÓN NRO. 14 CONSEJOS PARA UN SERVICIO DE OFICINA PERFECTO

Los fundamentos metodológicos de un archivo son:

- Lógica.
✓ Como me piden los documentos.
✓ Como necesitamos la información.
- Rigor.
- Sencillez.

Los criterios para un archivo eficaz son:

- Inequívocos.
- Explícitos.
- Objetivos.

La organización básica de un archivo es la siguiente:

- Existencia de unas normas de archivo o manual.
- Existencia de un índice.

El guion para un manual de archivo de departamento o central sería el siguiente:

✓ Introducción general.
✓ Relación de tipos de documentos más corrientes.
✓ Proceso de llegada del documento al archivo.
✓ Normas y sistemas de clasificación.
✓ Tipos y niveles de archivos.
✓ Tipos y criterios para documentos.
✓ Conservación de la documentación en cada nivel.
✓ Normas para transferir al archivo semiactivo, inactivo o
histórico.
✓ Normas de eliminación y conservación.
✓ Normas de retención o caducidad.
✓ Normas de solicitud de documentación.
✓ Normas para préstamos.
✓ Medios materiales necesarios.

3. NORMAS GENERALES PARA UN BUEN TRATO Y SERVICIO AL PÚBLICO

El buen trato y servicio que debe recibir y prestarse al público que concurre a las oficinas, es de una gran
importancia, porque en ello se pone en juego el prestigio y la buena imagen de nuestros centros de trabajo.
Todo el personal que conforma una institución está obligado a observar las más elementales reglas de
cortesía y de urbanidad para mantener unas buenas relaciones humanas y unas buenas Relaciones Públicas:
“El público tiene derecho a ser atendido y el empleado tiene la obligación de atenderlo y servirlo”.

A. NORMAS ESENCIALES
Las normas esenciales que se ha considerado son las siguientes:
Presencia
✓ Demostrar corrección en la presentación personal.
✓ Comportarse discretamente frente al público.
✓ Contraerse al trabajo y evitar la realización de actividades distintas tales como: leer diarios, tejer,
comprar o vender productos de belleza, abusar del uso del teléfono para motivos personales, salir
injustificadamente de la oficina.

Cortesía
✓ Emplear buenos modales y cortesía en la atención al público.
✓ Tener buen trato gentil recibiendo, atendiendo y despidiendo al público solícitamente y
demostrando interés por su problema.

2
SESIÓN NRO. 14 CONSEJOS PARA UN SERVICIO DE OFICINA PERFECTO

Ecuanimidad
✓ Revestirse de la mayor paciencia y tolerancia en la atención al público, evitando discusiones,
teniendo presente que “el público siempre tiene la razón”.
✓ Mantener el espíritu de compañerismo y cordialidad y buen humor en el trabajo.
✓ Evitar que los problemas personales o mejor aún el estado de ánimo se trasluzca en el trato con el
público.

Lenguaje
✓ Hablar con propiedad y sencillez.
✓ Usar un tono mesurado que revele corrección y
respeto.

Veracidad
✓ Toda información debe ser cierta, clara y precisa a
fin de no entorpecer los tramites.
✓ Cuando no se pueda dar una respuesta concreta se
deberá consultar con una persona mejor
informada.

Conocimiento del problema

✓ Estar debidamente informado de las funciones de la dependencia donde traja y la coordinación
que se mantiene con otras dependencias del mismo trabajo, así como todas las disposiciones que
se dicten relativas su cargo.
✓ Conocer perfectamente los requisitos que deben contener los documentos, que el público
presente para su tramitación.
✓ Orientar debidamente al público en lo referente a las gestiones que debe realizar y las
dependencias a las que debe dirigirse.

Agilización de Trámite
✓ Orientar debidamente al público sobre la correcta presentación de la documentación de su
expediente, evitando pérdida de tiempo al ser retenido o devuelto posteriormente por la falta de
algún requisito.
✓ Dar curso a todo expediente con la mayor celeridad del caso.
✓ Observar las mayores medidas de seguridad para evitar la pérdida o sustracción de documentos.

Sentido de responsabilidad
✓ Poner en todos los actos, elevado sentido de responsabilidad para el eficiente cumplimiento de los
deberes del cargo.

Arreglo de la oficina
✓ El arreglo de oficina aparte de ser funcional y debe obedecer a razones de criterio estético, para
causar buena impresión al público, esmerándose en el orden, aseo y sencillez.

B. EDUCANDO A LOS SERVIDORES EN SU INTERRELACIÓN CON EL PÚBLICO

✓ Nuestra elemental obligación es servir al público
y los servicios que prestamos deben ser cada vez
mejores.
✓ La cortesía, amabilidad buen trato y donde gentes
para con el público deben ser las manifestaciones
más elementales de nuestra conducta.
✓ Todo nuestro esfuerzo debe estar orientado
lograr la ansiada eficiencia en el desempeño de
las funciones asignadas.

3
SESIÓN NRO. 14 CONSEJOS PARA UN SERVICIO DE OFICINA PERFECTO

✓ El empleado eficiente no presenta padrinos,

carteles, tarjetas ni recomendaciones.
Únicamente presenta como garantía su trabajo
eficaz y consciente.
✓ Un empleado eficiente nunca debe recibir o
exigir dádivas de recompensa por prestar un
servicio. Su única recompensa debe constituir la
íntima satisfacción personal de la labor
cumplida.
✓ Todo empleado que pretenda ser eficiente debe
tener la suficiente capacidad para aprender con
tolerancia y enseñar con humildad.
✓ Todo empleado eficiente, sabe perfectamente
que la empresa le paga para prestar servicios y
no para hacer favores.
✓ Toda persona que demande o solicite algún servicio o beneficio, y que tenga expeditos sus
derechos y cumplidos sus requisitos, debe ser atendida sin demora ni dilataciones, en caso
contrario debe ser informada y orientada debidamente a fin de facilitarle a tomar las acciones
convenientes.
✓ Nunca se debe olvidar que el público exige derechos y que nosotros estamos para cumplir
obligaciones y funciones inherentes al cargo que ocupamos.
✓ Todo servidor está obligado a tener amplio dominio de las funciones inherentes al cargo que ocupa.
De lo contrario será un factor negativo y un agente de ineficiencia dentro de su organización.
✓ En la función que desempeñamos es muy agradable ser importante, pero es mucho más
importante ser agradable.
✓ En la atención al público debe evitarse siempre la descortesía, los tratos ásperos y las morosas
negligencias.
✓ Una inteligente sonrisa dirigida a la persona que solicita un servicio puede tener el efecto mágico
de disipar todo asomo de violencia o contrariedad.
✓ Una dosis de buena voluntad y un poco de esfuerzo por nuestra parte harán que el usuario se
forme una buena imagen de la empresa donde trabajamos.

C. EDUCANDO AL PÚBLICO EN SU INTERRELACIÓN CON LOS EMPLEADOS

✓ No por exigir un derecho, el público debe llegar
al atropello a los empleados, los derechos de una
persona terminan, donde comienzan los
derechos de los demás.
✓ El exquisito y culto complemento de por favor, al
solicitar un servicio tiene la virtud de suavizar las
relaciones humanas.
✓ El respeto y la consideración a la dignidad
humana, deben ser observadas y practicadas en
forma reciproca en toda circunstancia.
✓ Así como no nos gusta ser maltratados por ostros, no maltratemos nunca a nadie.
✓ El público también debe pensar en la grosería y altanería que no siempre son bien recibidos.
✓ El público no solo debe protestar por el mal servicio que le prestan, sino que debería colaborar
decididamente para mejorar los servicios.

4. CONSEJOS PARA UN ARCHIVO PERFECTO

✓ Tenlo al alcance de la mano: Archivar debe ser algo instantáneo y sencillo. Si cada vez que debes
archivar algo tienes que levantarte, lo normal es que acabes no haciéndolo.
✓ Clasifícalo alfabéticamente: Mucha gente intenta clasificarlo por proyectos o por áreas, lo cual
multiplica la probabilidad de no encontrar algo cuando no recuerdas dónde lo archivaste. En un sistema

4
SESIÓN NRO. 14 CONSEJOS PARA UN SERVICIO DE OFICINA PERFECTO

alfabetizado al final todo se archiva por tema, proyecto, persona o empresa, así que sólo tendrás que
mirar en tres o cuatro sitios como mucho si no recuerdas por qué criterio lo archivaste.
✓ Ten siempre muchas carpetas disponibles: Siguiendo el principio general de convertir el archivar en una
tarea lo más rápida y sencilla posible, a la hora de procesar es fundamental tener a mano un buen
número de carpetas disponibles, sean estas nuevas o recicladas.
✓ Mantén los archivadores por debajo de tres cuartos de su capacidad: El
riesgo derivado de no hacerlo es doble ya que, por una parte, al verlos
llenos te resistirás a archivar más cosas y terminarás amontonándolas
y, por otra, si están demasiado llenos, la búsqueda de cualquier
documento será mucho más difícil y te llevará más tiempo. Para
mantener los archivadores por debajo del límite recomendado debes
purgarlo periódicamente. Si aun así ves que te resulta difícil mantenerlo
bajo control, considera mover documentos con poca probabilidad de
ser consultados (proyectos ya cerrados, exclientes, facturas…) a otro
archivador más alejado de tu espacio de trabajo.
✓ En cualquier caso, lo que debes tener siempre en cuenta es que si
merece la pena guardar algo lo mejor es hacerlo de manera que sea
fácilmente accesible o, de lo contrario, ¿para qué guardarlo?
✓ Depura tus archivos al menos una vez al año. De este modo no
sólo evitarás que tu archivo acabe convirtiéndose en un
“agujero negro” sino que también podrás permitirte “el lujo”
de archivar cosas “por si acaso”, ya que sabes que unos meses
más tarde vas a revisarlo y tirarás todo lo que no tenga sentido
conservar. Aprovechar los tiempos muertos que ofrecen por
ejemplo las esperas al teléfono para ir depurándolo poco a
poco, pero, además, se aconseja hacer una “limpieza a fondo”
al menos una vez al año e idealmente en una fecha
determinada, como puede ser al hacer la declaración de la renta o a final de año.
✓ Coloca una bandeja de entrada y una de salida en una esquina de tu escritorio. Mantén todas las
facturas, notas, y otros elementos para ser enviados o distribuidos en la bandeja de salida. Envíalos
diariamente. Coloca los archivos, documentos y correo entrante en la bandeja de entrada. Además,
encárgate o archiva estos elementos, de manera que no se acumulen cosas.
✓ Crea categorías para tus archivos y carpetas. Estas variarán según el tipo de empresa. Algunas
categorías pueden ser etiquetas obvias como clientes, información impositiva, proveedores y proyectos
próximos. Enfócate en clasificar todos tus documentos en estas categorías grandes.
✓ Divide las grandes categorías en otras más pequeñas, si corresponde. Por ejemplo, si tu negocio tiene
clientes, crea una carpeta para cada uno. Si los documentos de un cliente son muchos como para entrar
en sólo una carpeta, divide la categoría aún más. Separa los archivos de los clientes en diferentes
carpetas para diferentes tipos de documentos.
✓ Etiqueta todos tus archivos. Según cómo te gustará
buscarlos. Por ejemplo, en lugar de etiquetar un
archivo poco claramente como "Formulario",
etiquétalo como "Facturas", o con una categoría
similar. Esto facilita encontrar los documentos
rápidamente.
✓ Coloca todos tus documentos en un archivador, caja
para archivos o un recipiente similar. Si tienes muchos
archivos, mantén los que usas más seguido al lado de
tu escritorio.
✓ Si no tienes espacio en la oficina, mantén los archivos que sólo usas una vez por año en un
compartimento de almacenamiento separado o en otra habitación.

5
SESIÓN NRO. 14 CONSEJOS PARA UN SERVICIO DE OFICINA PERFECTO

✓ Mantén una pila de documentos separada designada para la

basura a medida que revisas tus archivos. Triturar oportunamente
los documentos viejos e irrelevantes es la clave para mantener
una oficina organizada.
✓ Si no estás seguro de si puedes descartar algún documento,
designa una carpeta para posible basura y coloca el documento
archivado ahí hasta que puedas triturarlo.

GLOSARIO DE TÉRMINOS DE OFICINA

Administración: Acción y efecto de administrar. Prever, organizar, dirigir, coordinar y controlar. En su acepción
original o primigenia, el término administración significa Gestión o Gobierno de las posesiones e intereses
propios o ajenos llevada a cabo por una o varias personas.

Almacén: Lugar donde se guardan las existencias, materiales y herramientas. Puede ser utilizado como
establecimiento al por mayor o como distribuidor para repartir al detallista.

Archivo: Conjunto de registros que guardan relación. Al registro se le puede considerar como la información
básica a la que se puede acceder en bloque y al archivo como una organización de los registros.
Porción de memoria auxiliar normalmente en disco ocupada por un conjunto homogéneo de información (datos
o programa)

Archivo Central: Lugar donde se conservan expedientes de asuntos terminados, o piezas de archivos que
concentran los archivos de trámite.

Archivo de Gestión: También llamado de oficina, contiene los documentos que según la edad de los mismos
dentro del ciclo vital corresponden a la primera etapa o edad donde son denominados documentos corrientes
que se corresponden con el ejercicio del valor primario o de gestión de éstos.

Archivo Histórico: Son los formados con documentos procedentes de las fuentes obligatorias o potestativas,
tanto del sector privado como del sector público, que por su contenido o naturaleza se deban incluir en archivos
históricos.

Capacitación: Es toda acción organizada y evaluable que se desarrolla en una empresa para modificar, mejorar
y ampliar los conocimientos, habilidades y actitudes del personal en conductas produciendo un cambio positivo
en el desempeño de sus tareas. El objetivo es perfeccionar al trabajador en su puesto de trabajo. Es la función
educativa de una empresa u organización por la cual se satisfacen necesidades presentes y se prevén
necesidades futuras respecto de la preparación y habilidad de los colaboradores. Es una herramienta
fundamental para la Administración de Recursos Humanos.

Ciclo Vital: Conjunto de periodos importantes, que transcurren desde la elaboración de un documento, hasta
que transcurre la vida útil del mismo.

Conservación Documental: Conjunto de procedimientos y medidas preventivas y correctivas desarrolladas para

garantizar la integridad física y funcional de los documentos de archivo sin alterar.

Consulta Documental: La consulta de los documentos en los archivos de gestión, por parte de otras
dependencias o de los ciudadanos deberá efectuarse permitiendo en acceso a los documentos cualquiera que
sea su aporte.

6
SESIÓN NRO. 14 CONSEJOS PARA UN SERVICIO DE OFICINA PERFECTO

Copias: Reproducciones por escrito y con exactitud de lo mismo que se lee o escucha. Conjunto de papeles
escritos por este medio. Reproducciones instantáneas sobre papel mediante un sistema fotoeléctrico.
Reproducciones exactas de una obra artística. Parecido o analogía entre dos cosas. Gran cantidad, abundancia.

Eficacia: Eficiencia con el logro de objetivos. Es la capacidad de la organización para cumplir con la misión y
abarca desde la satisfacción del cliente y los productores, capacidad para producir con calidad, hasta la
adaptabilidad a los cambios y el desarrollo de la organización.

Eficiencia: Relación óptima entre determinados elementos o componentes, entre insumo y resultado, beneficio
y costo, resultado y tiempo. Debe reflejar todo el ciclo recursos- proceso-resultado.

Digitalización: Es el proceso de convertir información analógica en formato digital. Los materiales que se
convierten pueden adoptar varias formas: cartas, manuscritos, libros, fotografías, mapas, grabaciones sonoras,
micro formas, películas, efemérides, objetos tridimensionales.

Documento de Archivo: Soporte que contiene un texto que es el resultado de una actividad administrativa de
una entidad, efectuada en cumplimiento de sus objetivos y finalidades.

Documento Semiactivo: Documento de uso ocasional con valores primarios.

Documento Vital: Son aquellos que poseen un valor crítico para su Empresa, y son únicos e irremplazables, por
lo tanto, requieren de un cuidado especial a la hora de ser almacenados y preservados.

Documento: Información registrada, cualquiera que sea su forma o el medio utilizado, todo soporte que registra
información física.

Documento Activo: Aquel con valores primarios cuyo uso es frecuente.

Documento Inactivo: Es un documento que no se consulta más de una vez por año. Este término se aplica al
mismo tiempo a la correspondencia y a los expedientes individuales, pero no incluye necesariamente el volumen
cerrado de un documento activo.

Empresa: Unidad económica de producción y decisión que, mediante la organización y coordinación de una serie
de factores (capital y trabajo), persigue obtener un beneficio produciendo y comercializando productos o
prestando servicios en el mercado. Es un sistema de coordinación central; una unidad de dirección o
planificación.
Las empresas o unidades económicas de producción pueden ser clasificadas atendiendo a diferentes criterios.
Según sea su tamaño, las empresas pueden ser pequeñas, medianas o grandes. Según la naturaleza de la
actividad productiva, hay tantos tipos de empresas como sectores o ramas de la actividad económica, con el
grado de desagregación que se quiera.

Empresas Privadas: Su capital es propiedad de particulares (accionistas y socios en general).

Empresas Públicas: Su capital es propiedad del Estado y de los poderes públicos en general.

Fondo Documental: Conjunto de documentos producidos por una persona natural o jurídica en desarrollo de
sus funciones o actividades.

Foliación: Numeración no interrumpida de una serie o documentos que constan en más de un cuaderno, tomo
o volumen.

Folio: Hoja de un libro o cuaderno, particularmente cuando están numerados por hojas y no por páginas.

7
SESIÓN NRO. 14 CONSEJOS PARA UN SERVICIO DE OFICINA PERFECTO

Gestión Administrativa: Conjunto de acciones mediante las cuales el directivo desarrolla sus actividades a través
del cumplimiento de las fases del proceso administrativo: Planear, organizar, dirigir, coordinar y controlar.

Gestión Pública: Es el conjunto de acciones mediante las cuales las entidades tienden al logro de sus fines,
objetivos y metas, los que están enmarcados por las políticas gubernamentales establecidas por el Poder
Ejecutivo.

Guía: Instrumento de consulta que describe genéricamente fondos documentales de uno o varios archivos
indicando sus características

Hardware: La palabra Hardware inmediatamente está haciendo referencia a los componentes que forman parte
de una computadora. Tal como el software comprende las aplicaciones (sistemas operativos, programas, etc.),
el Hardware comprende el Mouse, la placa madre, el monitor, y demás unidades vinculadas físicamente al
equipo.

Impresiones: Reproducciones de un texto o una ilustración en una imprenta. Formas en que está impreso un
texto o una ilustración. Marcas o señales que una cosa deja en otra apretándola. Efecto, huellas que las cosas
causan en el ánimo. Opiniones sobre algo o alguien.

Información: Es un conjunto organizado de datos procesados, que constituyen un mensaje que cambia el estado
de conocimiento del sujeto o sistema que recibe dicho mensaje.

Marbete: Etiqueta. Letrero que se pega en cualquier sitio con el nombre de lo que contiene, la dirección a donde
se manda, etc.

Mensajería: Empresa que se dedica a transportar rápidamente paquetes, mercancía, etc. Servicio de reparto de
cartas y paquetes urgentes, generalmente dentro de una misma ciudad.

Mobiliario: Cuenta del Plan General de Contabilidad que recoge el valor del mobiliario, material y equipos de
oficina, exceptuando los ordenadores y otros elementos informáticos.

Municipalidad: Las Municipalidades son los órganos del Gobierno Local que emanan de la voluntad popular. Son
personas jurídicas de derecho público con autonomía económica y administrativa en los asuntos de su
competencia. Les son aplicables las Leyes y disposiciones que, de manera general y de conformidad con la
Constitución, regulan las actividades y funcionamiento del Sector Público Nacional.

Oficina: Lugar donde trabajan los distintos empleados de una empresa.

Papelería: Establecimiento donde se venden objetos de escritorio. Conjunto de papeles esparcidos y sin orden.

Productividad: Rendimiento en sentido técnico (mano de obra). Incremento de la cantidad de que se deriva del
incremento de alguno o la totalidad de los inputs, expresados en unidades físicas.

Producción Documental: Es el conjunto de actividades y disposiciones generales que permiten generar

documentos en óptimas condiciones y en cumplimiento de las funciones de cada dependencia.

Registro: Manera de estar las dos páginas de una misma hoja cuando no se corresponden debidamente.

Recepción de Documentos: Es el conjunto de actividades que buscan verificar y controlar la recepción de

documentos en la Universidad, formalizando los procedimientos a través de manuales e identificando de
manera oportuna los nuevos medios para la recepción de documentos a fin de que sean controlados.

Red Informática: Una red de computadoras también llamada red de ordenadores o red informática es un
conjunto de equipos (computadoras y / o dispositivos) conectados por medio de cables, señales, ondas o
8
SESIÓN NRO. 14 CONSEJOS PARA UN SERVICIO DE OFICINA PERFECTO

cualquier otro método de transporte de datos, que comparten información (archivos), recursos (CD – ROM,
impresoras) y servicios (acceso a Internet, email, Chat, juegos), etc.

Software: Palabra proveniente del inglés (literalmente: partes blandas o suaves), que en nuestro idioma no
posee una traducción adecuada al contexto, por lo cual se utiliza asiduamente sin traducir y fue admitida por la
Real Academia Española. Aunque no es estrictamente lo mismo, suele sustituirse por expresiones tales como
programas (informáticos) o aplicaciones (informáticas). La palabra software se refiere al equipamiento lógico o
soporte lógico de un computador digital, y comprende el conjunto de los componentes lógicos necesarios para
hacer posible la realización de una tarea específica, en contraposición a los componentes físicos del sistema
(Hardware).

Soporte Documental: Medios en los cuales se contiene información según los materiales empleados además de
los archivos en papel existen los archivos audiovisuales fotográficos fílmicos informáticos orales y sonoros.

Tipo Documental: Unidad documental simple originada en una actividad administrativa, con diagramación,
formato y contenido distintivos que sirven como elementos para clasificarla, describirla y asignarle categoría
diplomática.

Tramite Documental: Recorrido del documento desde su producción o recepción, hasta el cumplimiento de su
función administrativa.

Transferencia Documental: Remisión de los documentos del archivo de gestión al central, y de éste al histórico,
de conformidad con las tablas de retención y de valoración documental vigentes.

Unidad de Almacenamiento: Cualquier unidad física de material de archivos tal como un volumen y legajo, un
expediente, etc., disponible en las salas de estudio.

Unidad de Conservación: Dentro de la conservación de los documentos sean folios o expedientes, aunque se
encuentren agrupados con ganchos o costuras la archivista se define como la unidad de conservación en base a
cualquier archivo.

Unidad Documental: Unidad de análisis en los procesos de identificación y caracterización documental. Puede
ser simple, cuando está constituida por un solo tipo documental, o compleja, cuando la constituyen varios,
formando un expediente.

Usuario: Cualquier persona que utiliza una computadora. Por lo general se refiere a las personas que no
pertenecen al personal técnico y que proporcionan entradas y reciben salidas de la computadora.

Valor Administrativo: Cualidad que para la administración posee un documento como testimonio de sus
procedimientos y actividades.

Vigencia: La vigencia puede definirse en sí misma como la fuerza que tiene un documento de archivo para
obligar, testimoniar o informar.