Sesión Nro.

01: CONCEPTOS BÁSICOS DE CONTABILIDAD Y EXCEL

SESIÓN Nro. 01: CONCEPTOS BÁSICOS DE CONTABILIDAD Y EXCEL

OBJETIVOS:
 Conocer la importancia, aplicación y objetivos de la contabilidad.
 Comprender el beneficio de usar Excel en la labor contable.
1. LA CONTABILIDAD
Es la ciencia social que registra, analiza e interpreta
la vida económica de las
empresas, con la finalidad
de informar en forma
Ver Video 1.1
oportuna y veraz a la
VIDEO DE REFERENCIA gerencia sobre su situación
FUENTE EXTERNA económica y financiera a
través de sus estados
financieros, para una toma
efectiva de decisiones.
La vida económica de una empresa está formada
por los hechos económicos y hechos contables. Se
consideran hechos económicos a los resultados de
una transacción comercial que tiene documento sustentatorio real, tal como una factura en el caso de una
compra o venta; y hechos contables a aquellos que suceden como consecuencia de las actividades
empresariales, cuyos documentos sustentatorios no son considerados reales, sin embargo, para efectos de la
contabilidad, son necesarios y válidos, y toman el nombre de notas de contabilidad y en otros casos de
comprobante de diario, y son producto de criterio contables. Dentro de los hechos contables podemos
mencionar a la depreciación y la compensación por tiempo de servicios.
2. IMPORTANCIA
La Ciencia Contable es de vital importancia en los entes económicos porque nos permite tener una
información oportuna, veraz y en un momento determinado de la situación económica, financiera y de los
resultados de la empresa para medir el grado de cumplimiento de los objetivos o, en su defecto, de haberse
desviado, para aplicar los correctivos pertinentes.
3. OBJETIVOS DE LA CONTABILIDAD
 Registrar las transacciones comerciales y
la elaboración de los estados financieros,
para informar oportuna y verazmente a la
gerencia o a quienes con arreglo a ley nos
soliciten los resultados de las operaciones
de producción de la empresa.
 Nos permite informar al Estado sobre el
resultado de las actividades económicas y
financieras de la empresa, para la
aplicación de los impuestos respectivos y
de acuerdo al Presupuesto General de la
República.
 Nos permite establecer con exactitud las
obligaciones y derechos que tiene la
empresa con segundos y terceros.
4. CAMPOS DE APLICACIÓN
a) En el Comercio. La Ciencia Contable es aplicable en todas la empresas comerciales ya sea de compra o
venta de mercaderías y/ o servicios; de igual manera se da en la importación o exportación de mercaderías
o cuando se realizan transacciones económicas dentro de un establecimiento.

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b) En la Industria. Es aplicable en las empresas que a través de sus operaciones se

dedican a la transformación de materias primas en productos terminados o
semielaborados.
c) En las Operaciones de Crédito. La Contabilidad interviene también en las Ver Video 1.2
operaciones realizadas por las empresas bancarias instituciones financieras, VIDEO DE REFERENCIA
FUENTE EXTERNA
compañías de seguros, cooperativas, etc.
d) En la Administración Privada. Referida a la contabilidad de las operaciones que
se realizan en las sociedades recreativas, clubes sociales, colegios profesionales, etc.
e) En la Administración Pública. La Contabilidad también tiene su radio de acción en las operaciones
realizadas por el Estado, las universidades públicas, las beneficencias públicas, los municipios, etc.
5. DISCIPLINAS RELACIONADAS CON LA CONTABILIDAD
Las disciplinas que tienen relación con las Ciencias Contables, entre otras, son:
a) Documentación Contable. Nos enseña la redacción de los documentos que sirven como sustento para el
registro de las transacciones económicas y que garantizan la veracidad de los asientos contables.
b) Estadística. Nos permite conocer la
forma de elaborar los cuadros
estadísticos como resultados de los
hechos económicos y contables, para
efectuar los estudios comparativos de
los diversos periodos. Asimismo, nos
permite proyectar información
contable (ingresos, egresos, ventas,
producción, etc.) para prever el
comportamiento futuro de la
empresa.
c) Derecho Comercial. Nos hace conocer
el alcance y limitaciones de las leyes
que rigen la vida económica de las empresas para determinar los derechos y obligaciones de la empresa en
la ejecución de sus actividades.
d) Teneduría de Libros. Es la disciplina que nos permite una correcta registración en los libros de contabilidad
de las operaciones económicas y financieras. Así como la elaboración de los estados financieros,
considerando los principios y normas establecidas por las Ciencias Contables.
e) Matemática Financiera. Nos permite conocer los diversos sistemas y métodos matemáticos relacionados
con las operaciones comerciales para poder resolver los problemas matemáticos financieros contables y
así determinar el justiprecio.
f) Economía. La relación está en que ambas disciplinas tienen que ver con la producción, intercambio y
consumo de los bienes y/o servicios que hacen las personas, diferenciándose por la forma de aplicación; a
la Economía le interesa la riqueza en relación de toda la sociedad, en cambio, a la Contabilidad le interesa
la riqueza en forma particular, es decir, en cada unidad de producción.
g) Ingeniería. La Contabilidad se relaciona con la Ingeniería, porque esta comprende los costos en que
incurre la empresa al ejecutar su producción industrial o costo de operaciones al realizar sus transacciones
económicas, y la Ciencia Contable es quien realiza el control y registro en los libros de contabilidad y de
acuerdo a los principios de contabilidad generalmente aceptados.
h) Administración. Su relación con esta disciplina le permite la coordinación de elementos homogéneos, para
que la Contabilidad adquiera claridad, ordenamiento y control de las operaciones de la empresa e ir
coordinando con los directivos de la administración para la toma efectiva de decisiones.
i) Informática. La ciencia de la Informática permite a la Contabilidad a través de sus programas y medios
informáticos presentar la información económica y financiera de las empresas en el menor tiempo posible
y con la veracidad deseada para que la gerencia tome decisiones.
6. ASPECTOS BÁSICOS DEL SISTEMA CONTABLE
La potencialidad de Microsoft Excel para ayudarnos en la realización de tareas relacionadas con la contabilidad
y la administración es muy amplia. Podremos hasta construir un verdadero sistema contable basado en Excel
al utilizar una hoja de cálculo donde se introduzcan los asientos contables y una gran cantidad de validaciones

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de datos, para mantener la integridad de la información y realizar resúmenes. Tendremos la posibilidad, en

otra hoja de nuestro proyecto, de resumir todos esos asientos con algunas fórmulas condicionales (SI,
SUMAR.SI, etcétera) para luego, con tablas dinámicas, obtener el resumen de la información por cada cuenta
contable.
Si nos embarcamos en el desarrollo de la creación de un sistema contable y nos valemos de Excel para hacerlo,
debemos tener en cuenta algunas cuestiones específicas que nos salvarán de varios inconvenientes al
momento de ponerlo en práctica. Entre ellas, podemos mencionar:
 La inclusión de controles que nos permitan asegurar el
balanceo de los asientos para que no tengamos
problemas cuando queramos obtener un balance de
sumas y saldos.
 La mejor manera es utilizar hojas diferentes para cada
una de las tareas: la carga de asientos, el resumen de
la información, la obtención de mayores, el cálculo de
los estados contables, etcétera.
 Utilizar celdas y hojas con cálculos auxiliares.
 Utilizar validaciones para eliminar la posibilidad de
errores.
 Realizar los resúmenes de la información a través de
tablas dinámicas. De esta forma, podremos,
rápidamente, modificar la información que estamos visualizando y manipular los datos según lo que
necesitemos.
 Ser consistentes con la información y con los datos utilizados, es decir, siempre utilizar los mismos
nombres y la misma simbología. Esto nos permitirá realizar resúmenes, estadísticas, etcétera.
Por ejemplo, podremos definir en una hoja la inclusión de los asientos. Esta hoja deberá contar con las
restricciones necesarias (validaciones que nos permitan ingresar sólo datos correctos y
algunas funciones, como vimos anteriormente, que nos certifiquen la integridad de la
información) para tratar de evitar errores.
Luego, resulta muy útil incorporar funciones de búsqueda (como BUSCARV, por
Ver Video 1.3 ejemplo) para poder visualizar las descripciones que correspondan a los números de las
VIDEO DE REFERENCIA cuentas contables. Para esto, podemos tener una tabla auxiliar que incluya los números
FUENTE EXTERNA
de las cuentas contables que utilizaremos como lista de la validación y, además,
columnas con sus descripciones, las cuales tenemos la posibilidad de traer a nuestros
asientos con un simple BUSCARV.
El aspecto es una parte fundamental del trabajo y por eso Excel posee una gran cantidad de comandos y
herramientas que nos permitirán mejorar el aspecto y la calidad de nuestros trabajos.
7. LOS ESTADOS CONTABLES
Ya sea que
contemos con un
sistema contable
o que hayamos
desarrollado con
los tips
anteriores una
alternativa
utilizando Excel,
vamos a
necesitar
construir los
estados
contables
básicos. Las
opciones serán

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muchas y todo dependerá de cómo obtengamos la información de base. La mayoría de los sistemas contables
nos permite definir una estructura de balance y cuenta de resultado que, en los mejores casos, podemos
exportar directamente a Excel o, al menos, como un archivo de texto.
En muchas ocasiones tendremos que utilizar algunas de las herramientas de Excel para poder visualizar
correctamente los datos, ya que es habitual que los sistemas de información, al exportarlos, representen la
información como texto en lugar de valores, o se copien espacios, filas y columnas vacías en muchos lugares.
Para resolver esto podremos acudir a algunas de las facilidades que nos provee Excel: desde funciones como
TEXTO, VALOR, ESPACIOS, etcétera, hasta las herramientas de búsqueda y reemplazo.
8. EL BALANCE
Retomemos el tema central: más allá de la utilización de este tipo de herramientas para mejorar el aspecto de
los estados contables, en muchos casos tendremos que construirlos a partir de algunos datos, como pueden
ser una extracción de cuentas contables en detalle o el resultado de nuestro sistema contable confeccionado
en Microsoft Excel.
Para esto podremos utilizar algunas tablas dinámicas, aunque en este caso nos resultará bastante dificultoso
obtener el resultado deseado. Quizá la forma
más sencilla sea utilizar funciones con
condiciones. La principal es SI, y es una
función que nos permite analizar una
determinada condición y, según su resultado,
realizar una u otra acción. Es posible anidar
estas funciones, es decir, incluir una dentro
de otra y así elevar las posibilidades y, por lo
tanto, las diferentes opciones. Los derivados
de estas funciones también serán de gran
ayuda, principalmente SUMAR.SI y
SUMAR.SI.CONJUNTO, que nos permiten
realizar sumatorias de valores cuando se
cumplen una o varias condiciones.
Supongamos que estamos utilizando nuestro sistema contable confeccionado en Excel y que construiremos los
estados contables en hojas diferentes y realizaremos sumatorias partiendo de los asientos contables.
La función SUMAR.SI posee tres argumentos, donde el primero será el rango de datos donde se encuentra la
llave o nexo que incluiremos en el segundo argumento y, por último, tendremos que seleccionar el rango que
deseemos sumar cuando se cumpla con la condición establecida. En nuestro ejemplo podremos utilizar los
datos de la columna Subrubro, donde hallaremos la rúbrica Caja y Bancos, que será el segundo argumento, y
luego tendremos la posibilidad de utilizar la columna de los importes que será el tercer argumento de nuestra
función y sumará los importes correspondientes a la selección. De igual forma, construiremos otros reportes,
como por ejemplo, un resumen de los gastos por centro de costo o, quizás, el detalle de algún rubro o
subrubro en especial para realizar algún análisis pormenorizado. Después, utilizando las mismas herramientas
y conceptos, podremos construir una cuenta de resultados. En todos los casos, nuestra necesidad será la que
influya en su construcción.