FUNDETEC

TALLER NÚMERO DOS

1. DEFINE
RECEPCIÓN DE DOCUMENTOS:
En este proceso se pueden identificar las siguientes actividades: Identificación de medios de
recepción: mensajería, fax, correo tradicional, correo electrónico, página web, otros. Recibo
de documentos oficiales. Verificación y confrontación de folios, copias, anexos, firmas
COMUNICACIÓN OFICIAL:
Son todas aquellas comunicaciones recibidas o producidas en desarrollo de las funciones
asignadas legalmente a una entidad, independientemente del medio utilizado”. Este grupo
se denomina documentos radicables.
APERTURA:
Este paso consiste en abrir el sobre o el empaque de las comunicaciones oficiales para
verificar el contenido del documento y el de sus anexos.
REVISIÓN:
Las comunicaciones oficiales que ingresen a las entidades deben tener un proceso de
revisión de anexos, del destinatario, de los datos de procedencia y verificación del asunto
para poder contestar la solicitud, de acuerdo a la necesidad competente de la entidad y
realizar su respectiva radicación. En el caso de la comunicación que no cumpla con todos
los requisitos correspondientes en el proceso de revisión y verificación como por ejemplo
no ir firmada, se considera anónima y deberá ser remitida sin radicar, además de proceder a
una respectiva investigación.
2. NUMERA EL ORDEN DE LOS PASOS PARA LA RECEPCIÓN DE
DOCUMENTOS
1. recepción
2. Clasificación
3. Revisión
4. Radicación
5. Registro
6. reparto
3. CUÁLES SON LAS ACTIVIDADES FUNDAMENTALES PARA LA
RADICACIÓN DE DOCUMENTOS
La radicación se efectúa mediante la impresión de un sello en el documento que indica que
es de propiedad de la organización. Este sello se denomina como el sello radicador y puede
ser aplicado manualmente, mecánico o sistematizado. En él se indica el número según el
orden que fue recibido, la fecha y quién lo recibió, además le permite al remitente estar
pendiente de la respuesta y en qué serie se encuentra archivado.
4. ELABORA UN MAPA CONCEPTUAL SOBRE LA CLASIFICACIÓN DE
DOCUMENTOS.

CLASIFICACION
DE DOCUMENTOS

SEGUN SU ORIGEN SEGUN SU

NATURALEZA

Ambito interno de la Ambito externo de la

empresa empresa Comprobante de venta

Comprobante de compras
Comrobante de uso Comprobante de uso
interno externo

Comprobantes de pagos

Comprobantes de cobros

5. ESCRIBE FALSO O VERDADERO SEGÚN CORRESPONDA

 La radicación se efectúa mediante la impresión de un sello en el documento que

indica que es de propiedad de la organización. ( v )
 Este sello se denomina como el sello radicador ( v )
 En radicado se indica el número según el orden que fue recibido, la fecha y quién lo
recibió, además le permite al remitente estar pendiente de la respuesta y en
qué serie se encuentra archivado. (v)
 “los procedimientos para la radicación de los documentos oficiales velaran por la
transparencia de la actuación administrativa, en el cuál se establece el proceso de
asignación de los consecutivos, no podrán reservan número de radicado, ni repetirlo,
enmendaduras, corregidos o tachados”. ( v )
 El espacio para colocar el sello radicador en la elaboración de cartas o de
comunicaciones oficiales es en la zona 3, que corresponde al extremo superior
derecho del documento. ( v )

6. EXPLICA EL PROCESO DE EMBALAJE O EMPAQUE.

 Se entiende por empaque en la gestión documental al sobre, envoltura plastificación
o cubierta de otro tipo de material, donde guarda el documento al momento de su
despacho para protegerlo hasta el momento de la entrega al destinatario.

7. QUÉ REQUISITOS DEBE CUMPLIR LA VERIFICACIÓN

 Encabezado
 Presentación
 Objetivo
 Firma
 Anexos y copias
 Sujeción a las técnicas y normas jurídicas, dada la extensión del documento,
se verifica también el orden y consecutivo de fotos.
8. COMPLETA LAS FRASES.
La organización de los archivos de gestión debe basarse en la Tabla de retención
Documental debidamente aprobada.
La apertura e identificación de las carpetas debe reflejar las series y sub series
correspondientes a cada unidad administrativa.
La ubicación física de los documentos responderá a la conformación de los expedientes,
los tipos documentales se ordenarán de tal manera que se pueda evidenciar el desarrollo de
los tramites.
El documento con la fecha más antigua de producción será el primer documento que se
encontrará al abrir la carpeta y la fecha más reciente se encontrará al final de la misma.
9 Apoyado en la normatividad vigente de la ley General de Archivos, elabora un ensayo
argumentando la funcionabilidad y requisitos generales sobre la temática
ORGANIZACIÓN Y CONSULTA DE DOCUMENTOS.

10. Describe las características que debe contener Instructivo Formato Único de Inventario
Documental

11. INDAGA EN DIFERENTES FUENTES DE CONSULTA SOBRE ACCESO Y

CONSULTA DE DOCUMENTOS Y ELABORA UN TRABAJO, TENIENDO EN
CUENTA LAS NORMAS APA PARA SU PRESENTACIÓN.