Código: PET-PR-01

PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA
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1 OBJETIVO

Establecer los lineamientos para la planificación, realización y seguimiento de las Auditorías

Internas en la organización, a través de la evaluación del grado de conformidad de los
sistemas de gestión y procesos con los criterios de la auditoria.

2 ALCANCE

Este procedimiento aplica a todas las auditorías internas a los sistemas de gestión y procesos
de Megaprofer S.A. independientemente del origen del auditor.

3 REFERENCIA LEGAL/NORMATIVA

Resolución 957, Reglamento del instrumento andino de seguridad y salud en el trabajo, Art. 1.
“Gestión de la seguridad y salud en el trabajo”.

Norma BASC Versión 04:2012. Apartado 4.5.2 “Auditoria”.

Norma OHSAS 18001:2007. Apartado “Auditoria interna”.

Norma EN ISO 19011:2011. Directrices para la auditoria de los sistemas de gestión.

“Documento completo”.

4 CONTROL DEL DOCUMENTO

Elaborado: Revisado 1: Revisado 2: Aprobado:

Cargo:

Firma:

Fecha:
DD/MM/AAA

5 POLÍTICAS PARA LA EJECUCIÓN DEL PROCEDIMIENTO

El programa de auditoria interna debe establecerse con una frecuencia anual.

El responsable del programa anual de auditoria interna, auditor líder y miembros del equipo
auditor deben contar con los conocimientos y habilidades apropiados para la ejecución de
cada auditoria.

El responsable de la ejecución del programa de auditorías debe asegurarse de contar con los
recursos económicos, el recurso humano necesario y competente para la ejecución del
programa.

Al elaborar el programa y plan de auditoría de la organización se debe tener en cuenta que los
responsables de las mismas no pueden auditar su propio trabajo o proceso.
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El programa anual de auditoria interna puede considerar uno o más criterios, tales como,
Norma OHSAS, ISO, BASC, Normativa legal nacional, entre otros.

La alta dirección debe asegurar que el programa anual de auditoria interna se ajusta al tamaño
y naturaleza de la organización; así como a la funcionalidad, madurez, criticidad y complejidad
del proceso y sistema de gestión a auditar.

El objetivo y alcance de la auditoria individual debe guardar coherencia con los descritos en el
programa anual de auditoria interna.

El responsable del programa anual de auditoria debe designar al equipo auditor, auditor líder y
de ser necesario expertos técnicos.

La ejecución de la auditoria debe comunicarse a los auditados e involucrados mínimo 15 días

previo al inicio de auditoria individual.

La recopilación de información debe realizarse mediante las técnicas apropiadas, así como el
muestreo apropiado, únicamente la información verificable se debe aceptar como evidencia.

Cualquier opinión divergente relativa a los hallazgos y conclusiones de la auditoria entre el

equipo auditor y el auditado debe discutirse, y si es posible resolverse. Caso contrario se
deben registrar todas las opiniones.

6 DIAGRAMA DE FLUJO

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Diagrama de flujo – Procedimiento de la gestión de auditoria interna

Proceso de auditoria interna o gestión del riesgo (GR) Planificación estratégica o Alta dirección

INICIO

Identifica los
Información Informe preliminar
procesos y
de la de auditoria
actividades críticas
organización
Auditor o Coordinador GR

Documento
FT-04-PET-PR-01

Propuesta del
Documento Elabora el programa
programa de
FT-01-PET-PR-01 de auditoria interna
auditoria interna
Auditor o Coordinador GR

Propuesta del Analiza la propuesta

programa anual de del plan anual de
auditorias internas auditorias
Presidente Ejecutivo

¿Está de
acuerdo con el NO A
programa?

SI

Aprueba mediante FT-01-PET-PR-01

su firma el Programa de
programa auditoria aprobado
Presidente Ejecutivo

FT-01-PET-PR-01 Elabora el plan de FT-02-PET-PR-01

Programa de cada auditoria y Plan de auditoria
auditoria aprobado docs. de trabajo individual
Auditor Líder

Documento Documentos de
FT-02-PET-PR-01 trabajo

Criterio de
auditoria

FT-02-PET-PR-01
Comunica el plan de
Plan de auditoria
auditoria individual
individual
Auditor Líder

Realiza la reunión
Documentos de Registro de la
de apertura de
trabajo reunión
auditoria
Auditor Líder

Revisa la
Documentos de
documentación
trabajo
durante la auditoria
Auditor Líder

Realiza la reunión
Documentos de Registro de la
de cierre de
trabajo reunión
auditoria
Auditor Líder

Información FT-PET-PR-01
Elabora informe de
recopilada Informe de
auditoria
durante la auditoria
auditoria Auditor Líder

Documento
FT-PET-PR-01

Distribuye el
informe de
auditoria
Auditor Líder

FIN
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DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO

# Actividades Responsable

Identifica los procesos, actividades y/o tareas críticas para determinar

prioridades, esta identificación se puede realizar mediante el análisis de
documentación vigente de la organización como: mapas de proceso, matriz
1 de riesgos, manuales de gestión, caracterización de procesos, Líder del proceso
procedimientos, instructivos, entre otros. de auditoria o
Ⓐ Recibe retroalimentación por parte de la alta dirección de los motivos Coordinador de
del desacuerdo con el programa de auditoria. la gestión del
Elabora la propuesta del programa de auditoría interna de la organización riesgo
determinando los objetivos, alcance, criterios, cronograma y responsable(s)
2
mediante el documento FT-01-PET-PR-01 del “Programa de auditoría
interna”.
3 Revisa la propuesta del programa de auditoría interna de la organización.
¿Está de acuerdo con la propuesta del programa de auditoría interna de la
organización? Presidente
4 SI: Pasa a la actividad número 5 Ejecutivo o
NO: Retroalimenta los motivos por los que no se aprueba el programa Ⓐ. Gerente General
Aprueba mediante su firma el programa de auditoria interna de la
5
organización.
Elabora el plan de la auditoria individual detallando los datos de la
organización, auditoria y el programa de trabajo, mediante el documento
FT-02-PET-PR-01.
6
Para facilitar el desarrollo de la auditoria, prepara documentos de trabajo,
tales como: Listas de verificación, planes de muestreo, preguntas para
entrevistas, registros de reuniones, entre otros.
Comunica el plan de auditoria individual a los interesados mediante correo
7 electrónico y de considerar necesario solicita la información documentada
pertinente para realizar una revisión preliminar al sistema o proceso.
Realiza la reunión de apertura con el fin de socializar: objetivo, alcance y
criterio de la auditoria, programación de trabajo, metodología para la
recolección de evidencias y categorización de los hallazgos.
Además, incluye información acerca de cualquier sistema de
8
retroalimentación del auditado sobre los hallazgos o conclusiones de la
auditoria, incluyendo las quejas o apelaciones.
Auditor líder
Esta reunión se lleva a cabo con la presencia de las partes involucradas,
dejando evidencia de la misma.
Revisa la documentación durante la auditoria para determinar la
9 conformidad de las evidencias recopiladas con los criterios de la auditoria,
utilizando los documentos de trabajo.
Realiza la reunión del cierre con el fin de presentar los hallazgos y
conclusiones previas de la auditoria. Además, en esta reunión se da a
conocer el contenido del informe final y su fecha de entrega, de igual forma
10 se acuerda el periodo de tiempo para la elaboración de un plan de acción
que trate los hallazgos de la auditoria.
Esta reunión se lleva a cabo con la presencia de las partes involucradas,
dejando evidencia de la misma.
11 Elabora el informe de auditoría mediante el FT-03-PET-PR-01.

12 Distribuye el informe a las partes interesadas.

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13 DEFINICIONES Y ABREVIATURAS

Alcance de la auditoría: extensión y límites de una auditoría.

Auditado: organización que está siendo auditada.

Auditor: persona que lleva a cabo una auditoría.

Auditoría: proceso sistemático, independiente y documentado para obtener evidencias de la

auditoría (3.3) y evaluarlas de manera objetiva con el fin de determinar la extensión en que se
cumplen los criterios de auditoría.

Cliente: de la auditoría organización o persona que solicita una auditoría.

Competencia: habilidad para aplicar conocimientos y habilidades para alcanzar los resultados
esperados.

Conclusiones de la auditoría: resultado de una auditoría, tras considerar los objetivos de la

auditoría y todos los hallazgos de la auditoría.

Conformidad: cumplimiento de un requisito.

Criterios de auditoría: Grupo de políticas, procedimientos o requisitos usados como referencia

y contra los cuales se compara la evidencia de auditoría.

Equipo auditor: uno o más auditores que llevan a cabo una auditoría (3.1), con el apoyo, si es
necesario, de expertos técnicos.

Evidencia de la auditoría: Registros, declaraciones de hechos o cualquier otra información que

son pertinentes para los criterios de auditoría y que son verificables.

Experto técnico: persona que aporta conocimientos o experiencia específicos al equipo

auditor.

Guía: persona nombrada por el auditado para asistir al equipo auditor.

Hallazgos de la auditoría: Resultados de la evaluación de la evidencia de la auditoría (3.3)

recopilada frente a los criterios de auditoría.

No conformidad: Incumplimiento de un requisito.

Observador: persona que acompaña al equipo auditor pero no audita

Plan de auditoría: descripción de las actividades y de los detalles acordados de una auditoría.

Programa de auditoría: conjunto de una o más auditorías planificadas para un periodo de

tiempo determinado y dirigidas hacia un propósito específico.

Riesgo: Una combinación de la probabilidad de que ocurra un suceso peligroso con la

gravedad de las lesiones o daños.

Sistema de gestión: Conjunto de partes o elementos relacionados que interactúan entre sí

para lograr un objetivo.
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14 INDICADOR

NOMBRE
Cumplimiento del programa de auditoria
INDICADOR
DESCRIPCIÓN Mide el nivel de ejecución del programa de auditoria de la organización
FÓRMULA DE
(# Auditoria ejecutada / # Auditoria programada) * 100
CÁLCULO
FUENTE DE RESPONSABLE DEL RESPONSABLE DEL
FRECUENCIA META
VERIFICACIÓN INDICADOR ANÁLISIS
Programa de
Auditor interno o
auditoria e
Coordinador de la gestión Semestral 100% Gerente General
Informe de
del riesgo
auditoria

15 EVIDENCIAS Y ARCHIVO

Código Descripción de la evidencia Custodio Archivo en Retención

Auditor o Un año de
FT-01-PET-PR- Programa anual de auditoria Carpeta física de
coordinador de la emitido el
01 interna Auditoria
gestión del riesgo documento

Auditor o Dos años de

FT-02-PET-PR- Carpeta física de
Plan de auditoria (individual) coordinador de la emitido el
01 Auditoria
gestión del riesgo documento

Auditor o Dos años de

FT-03-PET-PR- Carpeta física de
Informe de auditoria coordinador de la emitido el
01 Auditoria
gestión del riesgo documento

Un año de
FT-04-PET-PR- Asistente de Carpeta física de
Informe preliminar de auditoria emitido el
01 auditoria Auditoria
documento

16 CONTROL DE CAMBIOS

Fecha de
No. Apartado
Cambio realizado Motivo del cambio cambio
Versión modificado
DD/MM/AAAA

Integración de criterios
01 Completo Emisión original para el desarrollo de 13/10/2017
auditorías internas

17 ANEXOS

Anexo 1. Directrices para la auditoria de los sistemas de gestión (UNE-EN ISO 19011:2011).