La vida después de Microsoft Outlook

¡Le damos la bienvenida al Calendario Las diferencias, de un vistazo...

de Google!
En Microsoft Outlook®, puede: En el Calendario de Google, puede:
Ahora que pasó de Microsoft Outlook® a Google
Apps, queremos brindarle algunas sugerencias
Programar una reunión o una cita Crear un evento
sobre cómo empezar a usar el Calendario de
Google para administrar su día.
Crear eventos recurrentes Crear eventos periódicos

Transferir la propiedad de un evento (primero Cambiar el propietario del evento de manera sencilla
debe eliminarlo y, luego, volver a crearlo)

Programar citas individuales Crear espacios de citas reservables para reuniones

individuales

Agregar invitados a una invitación por Agregar invitados en los detalles del evento
correo electrónico

Agregar invitados opcionales Marcar ciertos invitados como opcionales

Programar una conferencia telefónica Agregar una videollamada a los detalles del evento

Ver un calendario al lado de otro Superponer calendarios

Usar marcadores de importancia para Agregar estilos a los eventos para diferenciarlos
identificar eventos

Elegir un color predeterminado para Personalizar los colores y el fondo de cada calendario
cada calendario

Publicar un calendario en Office Online Hacer público un calendario para todo el mundo

Seleccionar la zona horaria para un evento Adaptar la selección de la zona horaria según
el país

23/7/2013 GA:LAOC_100.00
 Buscar un evento La vida después de Microsoft Outlook®

En Microsoft Outlook® puede: En el Calendario de Google puede:

Buscar un calendario Buscar un calendario
Para encontrar un evento rápidamente,
ingrese una palabra clave en la búsqueda
del calendario. Para restringir los
parámetros de búsqueda, haga clic en .

Desplazamiento semanal
Para desplazarse por el calendario, haga
clic en las flechas . Si la vista está
establecida en forma semanal, pasará de
semana en semana.

Si se encuentra en una fecha pasada

o futura y quiere volver al día actual,
haga clic en Hoy.

Navegación por el minicalendario

Puede desplazarse por diferentes fechas en
el minicalendario, a la izquierda del calendario
principal. Para ocultar el minicalendario, haga
Para poder saltar directamente clic en .
a cualquier fecha sin tener que pasar
mes por mes, debe habilitar la Haga clic en las flechas en la parte
función Ir a la fecha. Ingrese el día superior del minicalendario para moverse
en cuestión desde el menú y, luego, mes a mes, o bien, haga clic directamente
haga clic en Ir a la fecha. en la fecha que le interese.

Para ver un rango de fechas personalizado,

haga clic en los días deseados y arrástrelos.

1
 Crear eventos La vida después de Microsoft Outlook®

En Microsoft Outlook® puede: En el Calendario de Google, puede:

Programar una reunión nueva Crear un evento

Para abrir un formulario y programar un

evento, enviar invitaciones o reservar una
sala, haga clic en el botón Crear.

Agregar un evento directamente

Arrastre el mouse sobre el día y la hora
en la que quiere crear el evento. Luego,
complete los campos que van apareciendo,
o bien, seleccione Editar evento para
agregar más información al respecto.

Adición rápida
¿Odia tener que completar formularios
complicados?

Para enviar la invitación de un evento, agregue Haga clic en la flecha hacia abajo junto al
la dirección de correo electrónico botón Crear para abrir la opción Adición
de los invitados en el campo Adición rápida. rápida. Escriba información resumida,
como: "1:1 con Dolores, todos los martes a
las 9 a. m.". La función Adición rápida
interpreta lo que usted escribió e ingresa
directamente el evento nuevo en el
calendario.

2
 Enviar invitaciones
En Microsoft Outlook® puede:
Agregar personas a una
invitación
Agregar invitados opcionales
3
La vida después de Microsoft Outlook®
En el Calendario de Google, puede:
Agregar invitados en los detalles
del evento
Ingrese en los Detalles del evento y agregue
personas en la sección Invitados. Puede
seleccionar nombres de su Lista de contactos, o
bien, escribir una dirección de correo electrónico
nueva y hacer clic en Agregar.
Para reuniones multitudinarias,
agregue direcciones de grupos.
Si el grupo se modifica, el evento
del Calendario de Google también
se actualiza.
Marcar un invitado como opcional
Cuando haya agregado a los invitados,
marque cuáles de ellos son opcionales
haciendo clic en el ícono que aparece
junto a su nombre. El ícono que se
encuentra junto a los invitados opcionales
se pondrá de color blanco.
Permita que los invitados modifiquen
el evento, inviten a otras personas
o visualicen la lista de invitados haciendo
clic en cada una de las casillas
correspondientes debajo
del título Los invitados pueden.
Para enviarles un correo electrónico a
los invitados después de crear el evento,
haga clic en Enviar correo electrónico
a los invitados.
 Programación La vida después de Microsoft Outlook®

En Microsoft En el Calendario de Google, puede:

Outlook®puede: Buscar un horario
Buscar un horario
Consulte rápidamente los calendarios de los
invitados al evento para ver su disponibilidad.

En los detalles del evento, haga clic en

Buscar una hora. (El horario sugerido
para el evento se muestra en color celeste, y
puede moverlo como desee. Las líneas
blancas diagonales representan conflictos).
Elija si quiere ver todos los invitados o solo
los invitados obligatorios.

Para pasar de una fecha a otra, haga

clic en las flechas .

Seleccionar automáticamente el Elegir un horario sugerido

horario disponible más cercano
Para encontrar rápidamente un horario
en el que todos estén disponibles, haga clic
en el vínculo Horarios sugeridos.
Seleccione uno de los horarios de la
lista de espacios disponibles.

4
 Agregar recursos de eventos La vida después de Microsoft Outlook®

En Microsoft Outlook® puede: En el Calendario de Google, puede:

Agregar recursos Agregar salas

Para reservar recursos como salas de

conferencia o proyectores para su evento,
haga clic en Salas o en la opción asociada
y, luego, haga clic en Agregar junto al recurso
en cuestión. Para quitar un recurso reservado,
haga clic en Eliminar.

● recurso disponible
● recurso no disponible

Para restringir la vista de recursos,

haga clic en Mostrar solo elementos
disponibles. Para restringir aún más
los resultados, ingrese datos específicos en
el campo Filtrar sala, como la cantidad de
personas, el nombre o la ubicación.

Adjuntar un archivo Incluir un archivo adjunto o una

videollamada
Una vez que haya agregado a sus invitados y
que haya reservado una sala, puede agregar
una videollamada para los miembros del
equipo que trabajan desde otro lugar físico,
o bien, adjuntar un documento desde su
computadora o desde Google Drive.

Si adjunta un documento, asegúrese

de compartirlo con todos los invitados
al evento. Esto incluye los archivos que se
adjuntan desde su computadora, ya que se
cargan y se comparten en forma
automática a través de Drive.

5
 Aceptar o rechazar eventos La vida después de Microsoft Outlook®

En Microsoft Outlook® puede: En el Calendario de Google, puede:

Aceptar un evento Confirmar la presencia a un evento

Hacer clic en una reunión con el ícono . Para

responder a una invitación, puede responder
desde la ventana emergente, o bien, hacer clic en
la opción Más detalles. Seleccione si asistirá o
no al evento y, si quiere, agregue una nota o
invite a otra persona.

Si no quiere ver la invitación al evento en

su calendario, haga clic en Eliminar.

¿Tiene el calendario repleto de invitaciones a

eventos? Puede eliminar algunas invitaciones
para ver únicamente los eventos a los que
confirmó su asistencia. Para ello, ingrese en
Configuración y seleccione Mostrar solo los
eventos a los que respondí.

Responder por correo electrónico

Cuando alguien lo invita a un evento, recibirá
un mensaje de correo electrónico. Consulte su
agenda para verificar si está disponible
y, luego, haga clic en Sí, Tal vez o No para
confirmar su asistencia.

También puede responder con más detalles

desde su calendario. Para ello, desplácese
hacia abajo hasta el vínculo Más opciones.

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 Transferir y copiar eventos La vida después de Microsoft Outlook®

En Microsoft Outlook® puede: En el Calendario de Google, puede:

Volver a crear la reunión Cambiar el propietario de un evento

Por lo general, cuando alguien sale de

un proyecto o de un equipo de trabajo,
sus eventos quedan pendientes. En lugar
de eliminar el evento y crear uno nuevo, puede
transferir la propiedad al nuevo líder.

Desde allí, abra el menú Más acciones y,

luego, seleccione Cambiar propietario...

Solo el creador del evento o su propietario

pueden transferir la propiedad de los
eventos de calendario.

Copiar a otro calendario

Copie un evento que incluya a toda una
organización, como una fiesta de la empresa
o la semana de finales, en su propio calendario.
Luego, puede actualizar su versión, que no
cambiará si se modifica el evento original.

Si administra varios calendarios, puede

copiar eventos de uno a otro. Para ello,
desde Detalles del evento, haga clic en
Copiar a... en el menú Más acciones.

Crear un evento duplicado

¿Quiere usar un evento como plantilla? Solo
tiene que duplicar el evento en el menú Más
opciones en la sección Detalles del evento.

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 Decodificar los íconos La vida después de Microsoft Outlook®

Eventos editables Estado de confirmación

Identifique los eventos que puede editar según Puede ver si respondió a un evento sin tener que abrirlo.
su formato de fondo.

● Los eventos editables tienen fondos lisos.

● Los eventos no editables tienen fondos rayados.

Invitación Tal vez

Editable No editable Aceptada Rechazada

Estilos de eventos
Otros íconos
Permita que los eventos importantes
se identifiquen de un vistazo usando la función Uno o más recordatorios establecidos para el evento
Estilos de eventos. Una vez que haya
habilitado la función, seleccione un evento y
haga clic en el estilo que quiera aplicarle. Una o más personas invitadas al evento

Un solo evento modificado de un evento periódico

Evento privado

Cita

Evento periódico

8
 Agregar calendarios
En Microsoft Outlook® puede:
Abrir calendarios de
compañeros de trabajo
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La vida después de Microsoft Outlook®
En el Calendario de Google, puede:
Agregar calendarios de compañeros
de trabajo
¿Tiene un compañero con el que trabaja seguido?
Agregue el calendario de esta persona a su lista
Otros calendarios. No podrá editar el calendario de
ningún compañero de trabajo, pero sí podrá ver su
contenido.
Para agregar el calendario de un compañero de
trabajo, ingrese en Otros calendarios y escriba
el nombre de la persona en cuestión o su
dirección de correo electrónico en el campo
correspondiente. Desde la lista de opciones,
seleccione el calendario de su interés.
Crear un calendario para un equipo
Existen calendarios que permiten ser modificados
por diferentes personas, como calendarios sobre la
organización de las vacaciones o el período de
lanzamiento de un producto. Estos calendarios
ayudan a mantener sincronizado a todo el equipo.
Ingrese en Configuración, y haga clic
en Crear calendario. Comparta su
calendario con el grupo de su equipo,
como legal@solarmora.com, y permita
que todos sus integrantes puedan
modificar el evento.
Agregar un calendario púbico
Es posible que algunos días quiera saber si hay partido
de fútbol antes de decidir quedarse en la oficina para
hacer horas extras. Agregue calendarios públicos de
equipos deportivos o de feriados nacionales para tener
presente todas las fechas que le interesan.
En la sección Configuración, seleccione la
pestaña Calendarios y, luego, haga clic en
Buscar calendarios interesantes. Suscribirse a
un calendario desde la lista de opciones
 Compartir un calendario
En Microsoft Outlook® puede:
Compartir un calendario con
otros usuarios de Microsoft
Publicar un calendario
10
La vida después de Microsoft Outlook®
En el Calendario de Google, puede:
Compartir un calendario fuera de
su organización
Comparta su calendario con las personas con las
que más trabaja, ya sea que pertenezcan a su
dominio o no.
Seleccione la opción Compartir este
calendario desde el menú desplegable de su
calendario. Agregue una dirección de correo
electrónico y permita que las personas que
acceden a esa dirección puedan:
● Ingresar cambios y administrar
el uso compartido
● Ingresar cambios en el evento
● Ver los detalles del evento
● Ver solo la información de estado
(disponible/ocupado)
Tenga en cuenta que su administrador
de Google puede inhabilitar la opción para
compartir el contenido fuera de su dominio.
Hacer público un calendario
Puede compartir su calendario con todas las
personas en su dominio, o bien, hacerlo público
para todo el mundo. Para ello, haga clic en
Compartir este calendario con otras personas
en la sección Configuración.
Para que los detalles del evento sean privados, y
que otras personas solo puedan ver su estado (si
está disponible u ocupado), seleccione la opción
Ver solo la información de estado
(disponible/ocupado).
 Delegar calendarios La vida después de Microsoft Outlook®

En Microsoft Outlook® puede: En el Calendario de Google, puede:

Otorgar o delegar acceso Otorgar y compartir permisos

Puede compartir un calendario y, de este modo,

permitir que otra persona administre su calendario y
las invitaciones en representación suya. En este
caso, Murthy delega su calendario a Cassy.

Seleccione la opción Compartir este

calendario desde el menú de su
calendario. Agregue una dirección
de correo electrónico y otórguele
acceso para realizar cambios Y
para administrar el uso compartido.

Abrir un calendario delegado

Cuando delega su calendario a otra persona,
esta persona recibirá una notificación por correo
electrónico y su calendario se mostrará en su
lista Mis calendarios.

Crear eventos en un calendario

delegado
Cree un evento como lo haría normalmente,
pero hágalo desde el calendario delegado.

Los invitados recibirán la invitación a un evento

por parte del propietario del calendario (Murthy),
pero la persona que creó el evento en su lugar
(Cassy) se muestra como tal.

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 Personalizar el tipo de vista La vida después de Microsoft Outlook®

En Microsoft Outlook® puede: En el Calendario de Google, puede:

Seleccionar el tipo de vista Crear una vista personalizada

Para cambiar el tipo de vista a Día, Semana,

Mes, Personalizado o Agenda, haga clic en
el banner.

Puede establecer la vista predeterminada

desde la Configuración, o bien, crear una
vista personalizada (en el ejemplo, de
4 días).

Desde la Configuración, también puede

habilitar la combinación de teclas para
acceso directo y así poder cambiar la
vista con un par de teclas.

Mostrar horas laborales Ocultar horas matutinas y vespertinas

Si trabaja de lunes a viernes, de 9 a. m. a 5 p. m.,
¿de qué le sirve mostrar las horas no laborales
o los fines de semana en su calendario?
Para ocultar los fines de semana, ingrese
en la Configuración y seleccione No en
la opción ¿Mostrar fines de semana?

Para mostrar únicamente las horas

laborales, habilite la pestaña Ocultar
mañanas y noches.

Para evitar recibir invitaciones fuera de

su horario laboral, determine los días
y las horas en las que trabaja desde
la Configuración y marque la opción
Mostrar advertencia a otros usuarios...

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 Ver varios calendarios La vida después de Microsoft Outlook®

En Microsoft Outlook® puede: En el Calendario de Google, puede:

Ver un calendario al lado de otro Superponer calendarios

Todos los calendarios que agregue al suyo se

superponen en la página del calendario principal
para que pueda detectar con facilidad cualquier
horario disponible para una reunión con sus
compañeros de equipo. Cada calendario tiene
un color diferente. Haga clic en sus componentes
para ver más detalles al respecto.

Para descomprimir la vista, oculte los

calendarios que no necesita ver en el
momento.

Los eventos que duran todo el día tienen

su propia sección en la parte superior del
calendario principal.

Mostrar y ocultar calendarios

Para ocultar un calendario, haga clic en el cuadro
de color junto a su título. Los eventos
de ese calendario desaparecerán de la vista.
Esta acción no elimina el calendario, solo
lo oculta.

Para ver las entradas nuevamente, vuelva

a hacer clic en el cuadro de color.

Para ver un calendario por vez, haga clic

en el calendario en cuestión y, luego,
seleccione Mostrar solo este calendario.

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 Colores y fondos
En Microsoft Outlook® puede:
Elegir uno de los colores
predeterminados
Elija una categoría de color
14
La vida después de Microsoft Outlook®
En el Calendario de Google, puede:
Personalizar los colores
¿No le gustan los colores pastel? Haga clic en
el menú de un calendario y seleccione
uno de los 24 colores predeterminados,
o bien, abra el selector de colores y elija
el color ideal.
Ingrese el código HTML de un color para
que coincida perfectamente con la gama de
colores de su empresa.
Cambiar el color de un evento
Cambie el color de un evento en particular para
que se destaque del resto de los eventos en su
calendario.
Haga clic en el evento de calendario
que quiere modificar y, luego,
seleccione el nuevo color desde el
menú junto al nombre del evento.
Personalizar fondos
¿Cree que le falta un poco de personalidad
a su calendario? Agréguele una foto de su
lugar o su persona favorita.
Habilite la pestaña Imagen de fondo.
Luego ingrese en Configuración > Fondo
del calendario e ingrese la URL de la
imagen que quiere usar.
 Ajustar la zona horaria La vida después de Microsoft Outlook®

En Microsoft Outlook®: En el Calendario de Google:

Configure y alterne entre zonas Configure y alterne entre
horarias zonas horarias

Ingrese en Configuración y busque

su Zona horaria actual. En el menú
desplegable, seleccione una nueva
zona horaria y, luego, guarde los cambios.

Visualice dos zonas horarias

al mismo tiempo
Si trabaja con un equipo que tiene una zona
horaria diferente a la suya, puede hacer que
su calendario muestre las dos.

Ingrese en Configuración > Su zona

horaria actual. Para ello, haga clic en
Mostrar otra zona horaria y, luego,
seleccione la zona horaria en cuestión
desde el menú. Agregue una etiqueta
a las zonas horarias que agregó y, por
último, seleccione la opción Mostrar
todas las zonas horarias.

Cambiar la zona horaria

Si trabaja en dos oficinas, puede cambiar la zona
horaria principal desde el vínculo cambiar en la
Configuración. De esto modo, su calendario
mostrará el horario de la nueva zona horaria y los
eventos se adaptarán al mismo.

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 Trabajar con diferentes
zonas horarias
En Microsoft Outlook® puede:
Seleccionar zonas horarias
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La vida después de Microsoft Outlook®
En el Calendario de Google, puede:
Determinar las zonas horarias por país
¿Alguna vez comenzó una reunión en una zona
horaria determinada y la finalizó en otra? Aquí
le brindamos herramientas para simplificar
su agenda.
En la sección Detalles del evento, haga
clic en el vínculo Zona horaria. Marque
la casilla Usar diferentes zonas horarias
para la hora de inicio y de finalización y,
luego, seleccione el país y la zona horaria
para cada momento.
Las zonas horarias del inicio y del fin del evento
se mostrarán en colores contrastantes para
diferenciarse.
Configurar su horario laboral
Si trabaja con equipos que tienen diferentes
zonas horarias, puede establecer su horario
laboral para evitar que se organicen reuniones
fuera de este rango horario.
Para ello, ingrese en Configuración y
seleccione los días y las horas en las que
trabaja. Luego, puede marcar la opción
Mostrar una advertencia a los
usuarios que me invitan a un evento
fuera de mi horario laboral.
Mostrar la hora mundial
Para ver diferentes zonas horarias,
habilite la función Hora mundial.
Haga clic en el vínculo Configuración y
seleccione las zonas que quiere visualizar.
De este modo, cuando cree un evento,
la función Hora mundial mostrará la
hora de inicio de la reunión en todas
las zonas horarias.
 Recordatorios
La vida después de Microsoft Outlook®
y notificaciones
En Microsoft Outlook® puede: En el Calendario de Google, puede:
Crear recordatorios desde el Crear recordatorios en el menú del
Los recordatorios de eventos son mensajes de
menú Configuración calendario correo electrónico o mensajes emergentes que
aparecen justo antes de que comience el evento.
Cree recordatorios predeterminados para todos los
eventos en un calendario, o bien, cree recordatorios
específicos para cada evento.

Para crear recordatorios para todo

un calendario, seleccione la opción
Recordatorios y notificaciones desde
el menú de un calendario. Haga clic en
Agregar un recordatorio y establezca
la hora y el tipo de recordatorio.

Para crear un recordatorio específico para un

evento, cree o abra el evento en cuestión y,
luego, haga clic en Agregar un recordatorio.
Establezca el tipo de recordatorio y la hora de
notificación y, por último, guarde los cambios.

Configurar notificaciones
Habilite la pestaña Recordatorios Las notificaciones de eventos informan a través
discretos para reemplazar las ventanas de mensajes de correo electrónico o mensajes de
emergentes por sonidos agradables y texto sobre cambios importantes en un evento,
pestañas de calendario parpadeantes. como, por ejemplo:

● Eventos nuevos
● Eventos modificados
● Eventos cancelados
● Respuestas a eventos

Ingrese en la pestaña Configuración >

Calendarios y, luego, haga clic en
Recordatorios y notificaciones para
el calendario que le interese.
17
 Eventos periódicos La vida después de Microsoft Outlook®

En Microsoft Outlook® puede: En el Calendario de Google, puede:

Crear eventos recurrentes Crear eventos periódicos

Para configurar un evento periódico, como una

reunión semanal de equipo, marque la casilla
Repetir en los Detalles del evento. Determine la
frecuencia con la que se repetirá el evento y
haga clic en Listo. De este modo, se mostrará
un resumen de la frecuencia del evento que
podrá editar más adelante.

Cambiar un evento periódico

Tal vez necesite volver a programar una reunión
específica o todas las reuniones.

Para hacerlo, abra el evento. Cambie el día

o la hora en la sección Detalles del
evento, o bien, haga clic en Editar para
modificar la frecuencia que aplica a todas
las reuniones de esta serie. Haga clic en
Guardar y, luego, seleccione el alcance de
la modificación:
● Solo este evento
● Todos los eventos siguientes
● Todos los eventos de esta serie

Consulte las salas reservadas para el

evento para asegurarse de que sigan
estando disponibles.

¿Necesita modificar un solo evento de toda

la serie? Puede cambiar los detalles del evento,
sin afectar al resto de la serie. Para ello, arrastre
el evento a un nuevo horario dentro del
calendario.

18
 Tareas y eventos
La vida después de Microsoft Outlook®
de todo el día
En Microsoft Outlook®: En el Calendario de Google:
Eventos de todo el día Eventos de todo el día

Marque las vacaciones, los cumpleaños

u otros eventos que no tienen un horario
puntual a través de eventos de todo el día.

Para crear un evento de todo el día,

seleccione una fecha en la sección
Todo el día, en la parte superior del
calendario, o bien, marque la casilla
Todo el día en los Detalles del evento.

Crear tareas
Cree tareas en el calendario para administrar
los trabajos que debe realizar.

Busque la fecha de entrega de las tareas

y, luego, haga clic en la sección Todo el
día. Haga clic en Tarea, ingrese una
breve descripción y, por último, haga clic
en Crear tarea.

Ver sus tareas

Agregue tareas nuevas o tilde tareas ya
realizadas desde el calendario o la lista
a su derecha. (Las tareas se diferencian
de los eventos de todo el día por su casilla de
verificación).

Sus tareas se sincronizan en el

Calendario de Google y en Gmail; por
lo tanto, no importa dónde se encuentre,
siempre sabrá lo que tiene que hacer.

19
 Crear citas
En Microsoft Outlook® puede:
Crear una cita para cada invitado
20
La vida después de Microsoft Outlook®
En el Calendario de Google, puede:
Permitir que los invitados reserven
horarios disponibles para citas
Programe los espacios de tiempo en su calendario
que otras personas pueden reservar para
reuniones grupales o individuales a través de
espacios para citas.
En su calendario, coloque el mouse sobre el
día y la hora en que quisiera realizar la cita.
Luego, haga clic en Espacios para citas en
la parte superior de la ventana emergente
y edite los detalles para crear espacios.
Reservar el horario de una cita
Las citas se marcan con el ícono . Para reservar
un horario en la agenda de citas de otra persona, haga
clic en la entrada de su calendario (o ingrese en el
vínculo que le enviaron) y seleccione la opción
Reservar un espacio para citas.
De este modo, se abrirá una vista de calendario
en la que puede:
● Reservar un espacio disponible
● Consultar qué espacios están reservados
● Ver los espacios que usted ya tiene
reservados