Unidad 2

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Unidad 2

Ideas claves de la Unidad 2

 Índice
Contenido

Definición e importancia del proceso contable. 3

Etapas del proceso contable: 3

Estado de situación Inicial. 3

Ejemplos de encabezamiento del Estado de Situación inicial. 5

Registros contables 6

Diario General 7

Mayor General 9

Balance de comprobación 12

Estados financieros 14

Ajustes contables 14

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1. Definición e importancia del proceso contable.
Definición.
Es el conjunto de procedimientos que se desarrollan dentro de la contabilidad y que
son repetidos en cada fase del periodo contable en una empresa, con el fin de
obtener los estados financieros.
Importancia.
La importancia del proceso contable está en asegurar que los datos presentados
en los estados financieros fueron realizados correctamente y que los errores fueron
corregidos, y estos se consiguen realizando todos los pasos del ciclo contable.

2. Etapas del proceso contable:

1.- Estado de situación inicial
2.- Registro de las operaciones del ejercicio en los principales libros
3.- Diario General
4. -Mayor general
5.- Balance de comprobación
6.- Estados Financieros

3. Estado de situación Inicial.

El estado de situación Inicial, es el primer estado financiero de una empresa es el
primer asiento contable en el “libro diario "es el inventario físico de todos las

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existencias y materiales que posee la empresa antes de iniciar su movimiento
contable. Es la situación real con que una empresa da inicio a sus operaciones
mercantiles. Este estado financiero es de vital importancia para la empresa por
cuanto clasifica y ordena todos los documentos del comerciante al iniciar una
actividad económica.

3.1. Estructura del estado de situación inicial

La estructura del estado de situación inicial se compone de: Encabezado, Cuerpo y
firma.

3.1.1 Encabezado

Ejemplos de encabezamiento del Estado de Situación inicial.

E COMERCIAL “LAS GANGUITAS S.A

n
c
ESTADO DE SITUACIÓN INICIAL
a AL 18 DE JULIO DEL 2019
b Razón Social: Comercial “Las Ganguita S.A.”
e
z Nombre del documento: Estado de Situación inicial
a Fecha de elaboración: 18 de julio del 2019
d
o

3.1.2. Cuerpo

El cuerpo del estado de situación inicial se compone de los grupos de cuenta de:
Activo, pasivo y patrimonio y las cuentas que conforman el cuerpo tienen que estar

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ordenadas según el grado de liquidez. De acuerdo a las NIC los activos deben ser
clasificados en activo corriente y activo no corriente, los pasivos en pasivo corriente
y pasivo no corriente.
Activo corriente: Los activos corrientes son aquellos que se espera, su realización
se haga efectiva en un período menor a un año. Este grupo está formado por todos
los bienes y derechos del negocio que están en rotación o en movimiento
constante como principal característica la fácil conversión en dinero efectivo.
Activo no corriente: Este grupo está formado por todos aquellos bienes y
derechos de propiedad del negocio que tiene cierta permanencia y se han
adquirido con el propósito de usarlos y no venderlos, tiene una vida útil superior a
un año.
Pasivo corriente: Los pasivos corrientes hacen referencia a los pasivos que la
empresa debe pagar en un plazo igual o inferior a un año. Los pasivos corrientes
son por lo general una fuente de financiación de bajo costo financiero.
Pasivo no corriente: Está formado por todas aquellas deudas y obligaciones que tiene
una empresa a largo plazo, es decir mayor a un año.

3.1.3 Firmas de responsabilidad

Las firmas de responsabilidad en los estados financieros son del contador y
gerente general

Presentación del Estado de situación inicial

El Estado de situación inicial se lo puede presentar en dos formas:

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 ● Forma horizontal. - se coloca a la izquierda el activo y a la derecha el pasivo y
bajo el pasivo el patrimonio o capital
● Forma vertical o de reporte. - se colocan en columna todos los activos, luego
los pasivo el después el patrimonio.

Ejemplo de un Estado de situación inicial en forma horizontal

COMERCIAL “LAS GANGUITAS S.A “

N
C
A ESTADO DE SITUACIÓN INICIAL
B
E
AL 18 DE JULIO DEL 2019
Z
A
D
O

ACTIVO PASIVO
C Activo Corriente Pasivo Corriente
Caja $ 2,000.00 DOC. Por Pagar $ 1,400.00
U Banco $ 3,200.00 Cuentas por Pagar $ 800.00
Inv. Mercadería $ 15,400.00 TOTAL PASIVO CORRIENTE $ 2,200.00
E Doc. Por Cobrar $ 2,400.00
TOTAL ACTIVO CORRIENTE $ 23,000.00 Pasivo no corriente
R Activo No Corriente
Muebles de Oficina $ 500.00
Hipoteca Por pagar
TOTAL PASIVO NO CTE.
$ 14,000.00
$ 14,000.00
P Vehículo
Terrenos
$ 14,000.00
$ 16,000.00
TOTAL PASIVO $16,200.00

O TOTAL ACTIVO NO CORRIENTE

TOTAL ACTIVO
$ 30,500.00
$ 53,500.00
PATRIMONIO
Capital $ 37,300.00
TOTAL PAS+PATRIMONIO $53,500.00

Contador
Gerente

4. Registros contables
Es el proceso mediante el cual se analizan, clasifican y registran todas las
operaciones o transacciones realizadas por la empresa en el periodo o ciclo
contable en contabilidad, (Normalmente este se compone de un año, llamado
periodo fiscal). Todo registro contable debe tener un documento fuente que soporte
la transacción.

Documentos Fuentes
Son documentos que proveen la fuente de información para conocer el tipo de
transacción que se realizó entre dos partes en una fecha determinada. Dentro de la
Contabilidad existen variados documentos que también sirven de fuente de
información como son: factura como uno de los principales documentos fuente

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 contratos de prestación de servicios, contratos de arrendamiento de bienes
inmuebles, contratos de compra-venta de vehículos, roles de pago, planillas de
servicios básicos, estados de cuenta, notas de débito, notas de crédito,
documentos únicos de importación, formularios para la declaración de impuestos,
planillas del seguro social, vales de caja chica, etc.

5. Diario General
En el libro diario se registran todos los hechos y operaciones. Este registro se
realiza mediante los asientos contables, los cuales se ordenan por fecha de
ocurrencia; es decir, este es el libro de contabilidad en el que se registran, en orden
cronológico, los hechos económicos en términos de débitos y créditos.

Registro de transacciones del diario general

El registro de una transacción en el diario general es el primer paso del proceso
contable:
● Cada registro o asiento debe cumplir con el sistema de partida doble.
● Cada registro debe anotar o asentar por lo menos un debe y un haber.
● Cada registro debe anotar los valores de cargos y abonos compensatorios o
iguales.

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Ejemplo de Registro de una transacción con asiento simple.
La fecha actual es 1º de julio del 2012
Se realiza la siguiente transacción:
1.-Los dueños decidieron invertir $10.000 al iniciar la empresa, para lo cual
efectuaron un depósito en una cuenta de un banco local. La cuenta registrada está
a nombre de la nueva empresa.
Se procede al registro en el Diario General

Registro de asientos compuesto

● El registro de una transacción puede tener más de un cargo y un abono
● Cada registro debe anotar los valores totales de cargos y abonos iguales
● Un registro con más de un cargo o abono se llama registro compuesto
● Ver ejemplo siguiente

Ejemplo de Registro de una transacción con asiento compuesto

La fecha actual es 4º de julio del 2012
Se realiza la siguiente transacción:
La empresa compra muebles de oficina en $15.000 para la empresa, realiza un
pago en efectivo de $5.000 y el saldo a crédito a ser pagado en 90 días
Se procede al registro en el Diario General

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 Procedimiento de análisis y asiento de transacciones en el libro diario

Para registrar las transacciones en el diario:

1. Defina las cuentas o partidas involucradas
2. Clasifique dentro de las 6 clases a las cuentas de la referencia
3. Decida si las cuentas aumentan o disminuyen con la transacción
4. Determine si las cuentas requieren un cargo o un abono
5. Compruebe que la suma de los cargos iguala a la suma de los abonos.

6. Mayor General
Conocido también como Libro Mayor o Mayor General, es un libro de contabilidad
que recoge la información registrada previamente en el Diario General, con el
propósito de conocer su movimiento y su saldo en forma particular. Los débitos y
créditos a las distintas cuentas, según se muestra en los asientos de diario, se
registran en las cuentas del libro mayor mediante el proceso llamado mayorización.
Este proceso en los inicios de la Contabilidad no estaba libre de error, por tanto,
era necesario realizar una prueba que se denomina Balance de Comprobación,
precisamente para comprobar si se realizó bien el proceso de mayorización. El

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término mayor, significa resumir o agrupar por cuenta el movimiento presentado, y
obtener saldos.
Pase o copia al Mayor General
El Mayor es la segunda etapa en el ciclo contable, consiste en:
● Pasar o copiar la información del Diario General al Mayor General
● La copia o pase se lo efectúa a las cuentas individuales correspondientes
● Los pases al Mayor General se los realiza diariamente, para mantenerlo al
día
● En sistemas computarizados, pueden ser simultáneos el registro en el diario
y el pase al mayor.

Formas de presentación del mayor general

Uno de los formatos más conocidos de este libro es la T, y el otro formato es forma
de cuenta.

Mayorización en T
La mayorización es el proceso mediante el cual conforme van apareciendo las
cuentas en el Diario General se utiliza una T para en ella registrar los valores
debitados o acreditados previamente en el Libro Diario, como es lógico este
proceso no se puede dar sin previamente disponer de un Libro Diario en el que ya
existan registros.
Pues bien, como para cada cuenta utilizamos una T y es la suma de todas estas T
en su conjunto lo que dan lugar al Libro Mayor. El esquema de T es generalmente
utilizado por la facilidad que implica trazar una letra T e identificar él Debe y el
Haber
Ejemplo del mayor general en forma de T

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 Formato de un Mayor General en forma de cuenta

Procedimiento de pases al Mayor General

Los pasos para actualizar el Mayor General son:

1. Se copia o pasa la fecha y el valor del cargo en la cuenta correspondiente
del Mayor

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 2. En la columna Referencia se anota o asienta: La página del Diario General
de la que se copia o pasa la información, o el número consecutivo asignado
a la transacción
3. Se copia o anota la fecha y el valor del abono en la cuenta correspondiente
del Mayor. En la columna Referencia se anota o ingresa lo mismo que el
paso 2. anterior
4. Por lo general, la columna Detalles no se copia o transfiere al Mayor General
5. Los pases o asientos al Mayor General se los realiza diariamente, para
mantenerlo actualizado

7. Balance de comprobación
Este balance sirve para comprobar que la suma de los saldos deudores y
acreedores de todas las cuentas que han intervenido en la Contabilidad, totalizan
valores iguales, de ser así se tendrá la certeza de que el proceso estuvo bien
realizado, caso contrario hay necesidad de volver a revisar el proceso de
mayorización hasta que los totales cuadren, es decir totalizan cifras iguales.
Un balance de comprobación es un instrumento financiero que se utiliza para
visualizar la lista del total de los débitos y de los créditos de las cuentas, junto al
saldo de cada una de ellas (ya sea deudor o acreedor). De esta forma, permite
establecer un resumen básico de un estado financiero.
Es un documento por medio del cual se comprueba que los asientos del Libro
Diario han sido pasados correctamente al Libro Mayor, se puede decir que el
Balance de Comprobación es una lista de todas las cuentas que se han abierto en
el Mayor Principal, e indican en un momento determinado el total de cargos y
abonos que se han registrado. Su presentación es mensual, o con la frecuencia
que se estima conveniente.
Por lo general, el balance de comprobación es un documento voluntario para el
empresario, aunque recomendable para que éste pueda conocer con precisión el
estado financiero de su empresa sin necesidad de arrastrar errores hasta la
elaboración de las cuentas anuales. El objetivo final de este balance es comprobar
que no existen asientos descuadrados en la contabilidad.
Por lo general, el balance de comprobación es un documento voluntario para el
empresario, aunque recomendable para que éste pueda conocer con precisión el
estado financiero de su empresa sin necesidad de arrastrar errores hasta la

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elaboración de las cuentas anuales. El objetivo final de este balance es comprobar
que no existen asientos descuadrados en la contabilidad
Elaboración del Balance de Comprobación

Luego de “pasar” todas las transacciones al Mayor General:

● Se determina el saldo actualizado de cada cuenta contable individual del
mayor
● Se hace una lista de todas las cuentas en el orden activo, pasivo, capital,
ingresos y gastos.
● Se anota los saldos respectivos en una columna para el debe y otra columna
para el haber
● Se comprueba que las sumas de saldos deudores y acreedores sean
iguales.

Análisis del balance de comprobación

Que las sumas de saldos deudores y acreedores de la Balanza sean iguales:
● Da cierta indicación que se ha realizado correctamente el proceso contable
● No significa que todo esté correcto
● Pueden existir errores que se compensen
● Se pueden registrar transacciones en cuentas equivocadas

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8. Estados financieros
Los estados financieros, también denominados estados contables, informes
financieros o cuentas anuales, son informes que utilizan las instituciones para
informar de la situación económica y financiera y los cambios que experimenta la
misma a una fecha o periodo determinado. Esta información resulta útil para la
Administración, gestores, reguladores y otros tipos de interesados como los
accionistas, acreedores o propietarios.

9. Ajustes contables
Al finalizar el periodo contable las cuentas deben presentar su saldo real, por
cuanto estos valores servirán de base para preparar los estados financieros.
Cuando los saldos de las cuentas no son reales es necesario aumentarlas,
disminuirlas o corregirlas mediante un asiento contable llamado ASIENTO DE
AJUSTE. Los asientos de ajuste se hacen al final del periodo contable,
entendiendo por periodo contable el lapso dentro del cual la empresa mide el
resultado de sus operaciones, que puede ser mensual, trimestral, semestral, anual
o cualquier otro que determine.
La finalidad de los asientos de ajuste es asignar a cada periodo contable la
cantidad de ingresos que se hayan devengado y la cantidad de gastos que se
hayan causado y que todavía no se hayan registrado, con el propósito de ajustar
los saldos de diversas cuentas del mayor para que los estados financieros
muestren la mayor exactitud posible.
No hay un listado cerrado de ajustes contables, pero los más habituales son los
siguientes:

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9.1 Ajustes Acumulados: Estos ajustes son de dos tipos:

Gastos acumulados
Son aquellos gastos que ya han sido causados, pero que al cierre del periodo
contable todavía no han sido cancelados porque tienen un compromiso de pago
futuro; sin embargo, estos gastos se deben contabilizar en el periodo en que se
causan, por lo cual hay necesidad de reconocerlos mediante un asiento de ajuste.
Los asientos de ajuste por gastos acumulados siempre involucran una cuenta de
gasto y una cuenta de pasivo.

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Ejemplo de ajuste de gastos acumulados
En enero 27/2019, la empresa San Calixto recibe de la empresa San Miguel una
máquina en alquiler, a razón de $500 diarios. A enero 31, fecha del cierre contable,
la Compañía San Calixto no ha devuelto la máquina ni ha cancela-do el alquiler de
los días en que la ha utilizado. Con la información, haga el asiento de ajuste
necesario.
La empresa San Calixto ha tenido la máquina del 27 al 31 del mes, es decir,
durante 5 días, por lo tanto, el valor del ajuste es de $2.500 (5 días * $500 / día). El
registro en el libro diario es el siguiente:
Fecha Detalle Debe Haber
31/01/2019 Gastos de alquiler de maquinaria $2.500,00
Alquiler por pagar $2.500,00

Ingresos acumulados
Son aquellos ingresos que ya han sido devengados, pero que al cierre del periodo
contable todavía no se ha recibido el pago de los mismos. Estos ingresos se deben
contabilizar en el periodo en que se devengan, por lo cual hay necesidad de
reconocerlos mediante un asiento de ajuste. Los asientos de ajuste por ingresos
acumulados siempre involucran una cuenta de ingreso y una cuenta de activo.

Debito a una Crédito a una

cuenta del cuenta de
activo ingresos

Cuenta del Activo Cuenta de Ingreso

Tomando nuevamente el ejemplo del alquiler de la máquina, y suponiendo que la

empresa San Miguel, que es la que entrega la máquina en alquiler, también cierra
sus libros en enero 31, tenemos que esta tiene un ingreso que ya devengó, pero
todavía no ha recibido su pago, por lo tanto, debe reconocer el mismo mediante un
asiento de ajuste. El registro de la renta acumulada es el siguiente:
Fecha Detalle Debe Haber
31/01/2019 Alquiler por cobrar $2.500,00
Ingresos por servicios $2.500,00

9.2. Ajustes Diferidos

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Al igual que los ajustes acumulados, los diferidos también son de dos tipos. Gastos
diferidos
Los gastos diferidos están constituidos por todos los gastos que se pagan
anticipadamente, es decir, primero se pagan y después se causan. Los gastos
diferidos son activos que, en la medida que va pasando el tiempo, se van
convirtiendo en gastos. Los ajustes por gastos diferidos involucran siempre una
cuenta de gasto y una cuenta de activo.

Crédito a una
Debito a una
cuenta del
cuenta del
activo
Gasto

Cuenta del Gasto Cuenta de Activo

Ejemplo de ajuste por gastos diferidos

Imaginemos que el 1 junio/2019 la Compañía San Calixto contrata con la empresa
Arriendos de la Costa un local en arriendo por tres meses. Cancela con cheque el
valor del arriendo que es de $5.000 mensuales. Al momento de hacer el contrato
de arrendamiento, Arriendos de la Costa exigió que le cancelaran por anticipado el
valor correspondiente a tres meses, por lo cual ese día San Calixto canceló
$15.000. Esta empresa cierra sus libros mensualmente.
Primero se registrará el pago anticipado del arriendo el primero de junio/2019
Fecha Detalle Debe Haber
1/06/2019 Arriendos pagados por anticipado $15.000,00
Bancos $15.000,00

Posteriormente, en junio 30, fecha del cierre de libros, se debe reconocer el gasto
correspondiente al arriendo del mes que ha transcurrido desde el primero hasta el
30 de junio. El reconocimiento del gasto se hace mediante un asiento de ajuste.
Fecha Detalle Debe Haber
30/06/2019 Gastos de arriendo $5.000,00
Arriendos pagados por anticipado $5.000,00

Ingresos diferidos
Los ingresos diferidos están constituidos por todos los ingresos que se reciben
anticipadamente, es decir, primero se recibe el pago y después se devenga el

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 ingreso. Los ingresos diferidos son pasivos que, en la medida que va pasando el
tiempo, se van convirtiendo en ingresos. Los ajustes por ingresos diferidos
involucran siempre una cuenta de pasivo y una cuenta de ingreso.

Cuenta del Pasivo Cuenta de Ingresos

Tomando nuevamente el ejemplo del arriendo pagado por la empresa San Calixto
el primero de junio, y suponiendo que la empresa Arriendos de la Costa, que es la
que entrega el local en alquiler, también cierra sus libros en junio 30, tenemos que
esta tiene un ingreso que ya devengó, pero todavía no lo ha registrado; por lo
tanto, debe reconocer el mismo mediante un asiento de ajuste. El registro del
ingreso diferido es el siguiente: primero se registrará el recibo por anticipado del
arriendo en junio:
Fecha Detalle Debe Haber
1/06/2019 Caja $15.000,00
Arriendos recibidos por anticipado $15.000,00

Posteriormente, en junio 30, fecha del cierre de libros, se debe reconocer el ingreso
correspondiente al arriendo del mes que ha transcurrido desde el primero hasta el 30 de
junio. El reconocimiento del ingreso se hace mediante un asiento de ajuste:
Fecha Detalle Debe Haber
30/06/2019 Arriendos recibidos por anticipado $5.000,00
Ingresos por arriendos $5.000,00

Para concluir: los ajustes por depreciación, provisiones, errores y omisiones se tocarán
cuando se estudien todos los pasos del ciclo contable.

Bibliografía
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● Libro: Contabilidad financiera para contaduría y administración Colombia: Editorial
Universidad del Norte Autor: Roca & Ortiz
● LIBRO: Contabilidad Siglo XXI año 2012, Autor: de Rincon Soto Carlos
● Libro: Contabilidad fundamentos y usos
● Estados financieros básicos bajo NIC/NIIF Autor Estupiñan Rodrigo
● Estados financieros: normas para su preparación y presentación Autor: Carvalho
Betancur, Javier Alonso

19