Monitoreo y Aprendizaje de las Operaciones

Contribuirá a identificar los avances y el nivel de cumplimiento de los objetivos

estratégicos mediante métodos de monitoreo y evaluación específicos. Los
resultados permitirán determinar los avances de los progresos o área de
oportunidad para la empresa, de esta forma tomar acciones acertadas y
decisiones justificadas.

Del análisis institucional, diagnóstico realizado y la gestión estratégica ejecutada

permitieron plantear objetivos medibles y alcanzables en el tiempo, que son
monitoreados por indicadores. Por lo que, se vuelve necesario la implementación
de mecanismos de medición, evaluación y control, que permitan garantizar el
cumplimiento o grado de cumplimiento de lo planificado, y llevar a la práctica la
visión y misión institucional.

Este proceso estará a cargo del Comité de Administración formado por los
Gerentes de las distintas áreas que conforman la empresa y en el cual podrán
participar los demás miembros involucrados en el proceso de la elaboración del
plan estratégico institucional, los responsables de evaluar el plan operativo
correspondiente a cada área o unidad de la empresa.

Cada proceso de monitoreo y evaluación del plan, quedará plasmado en un

informe con el objetivo de analizar el alcance obtenido en cada uno de los
indicadores, como sus observaciones y recomendar acciones de mejorar.

Proceso de monitoreo y evaluación

El monitoreo y la evaluación es un procedimiento de control administrativo

(verificar el cumplimiento de actividades) y un mecanismo de gestión que permite
obtener información privilegiada para la toma de decisiones estratégicas,
sustentadas sobre un análisis situacional de la institución y la observación del nivel
de cumplimiento de los indicadores estratégicos, relacionados directamente con
los objetivos de la empresa.

La importancia de establecer un programa de monitoreo y evaluación, responde a

la necesidad de dar seguimiento a la estrategia institucional y los planes
operacionales de cada área de trabajo que permitan revisar el desempeño
departamental, funcional y financiero, y por tanto, identificar las principales áreas
de oportunidad que deben trabajarse en la institución.

Conformación del equipo de monitoreo

El monitoreo y la evaluación del plan estratégico estará bajo la responsabilidad del

Comité de Administración, que será la encargada de dirigir y coordinar las
reuniones generales trimestrales.

Durante las reuniones mensuales, que se realizarán por área de trabajo, cada jefe
de área deberá involucrar a todos los miembros del equipo operacional. Durante
las reuniones generales trimestrales, participarán únicamente los jefes de área, y
el Comité de Administración.
Programación Anual

El programa de monitoreo y aprendizaje define las bases de actividades mínimas

a realizar mes a mes para asegurar un adecuado monitoreo, seguimiento y
evaluación a los planes operativos y al plan estratégico de Grupo No. 3, S, A. Las
actividades se deberán desarrollar de la siguiente manera:

MES ACTIVIDADES A REALIZAR

Reunión por equipos de trabajo

Reporte de datos del área encargada de la ejecución de la estrategía
ENERO
Discusión de los estados financieros mensuales
Comparación con el grado de la ejecución presupuestaria

Reunión por equipos de trabajo

Reporte de datos del área encargada de la ejecución de la estrategía
FEBRERO
Discusión de los estados financieros mensuales
Comparación con el grado de la ejecución presupuestaria

Reunión por equipos de trabajo

Reporte de datos del área encargada de la ejecución de la estrategía
MARZO
Reunión general de evaluación trimestral
Informe global trimestral del cumplimiento de la estrategía a cargo del Comité

Reunión por equipos de trabajo

Reporte de datos del área encargada de la ejecución de la estrategía
ABRIL
Discusión de los estados financieros mensuales
Comparación con el grado de la ejecución presupuestaria

Reunión por equipos de trabajo

Reporte de datos del área encargada de la ejecución de la estrategía
MAYO
Discusión de los estados financieros mensuales
Comparación con el grado de la ejecución presupuestaria

Reunión por equipos de trabajo

Reporte de datos del área encargada de la ejecución de la estrategía
JUNIO
Reunión general de evaluación trimestral
Informe global trimestral del cumplimiento de la estrategía a cargo del Comité

Reunión por equipos de trabajo

Reporte de datos del área encargada de la ejecución de la estrategía
JULIO
Discusión de los estados financieros mensuales
Comparación con el grado de la ejecución presupuestaria

Reunión por equipos de trabajo

Reporte de datos del área encargada de la ejecución de la estrategía
AGOSTO
Discusión de los estados financieros mensuales
Comparación con el grado de la ejecución presupuestaria

Reunión por equipos de trabajo

Reporte de datos del área encargada de la ejecución de la estrategía
SEPTIEMBRE
Reunión general de evaluación trimestral
Informe global trimestral del cumplimiento de la estrategía a cargo del Comité

Reunión por equipos de trabajo

Reporte de datos del área encargada de la ejecución de la estrategía
OCTUBRE
Discusión de los estados financieros mensuales
Comparación con el grado de la ejecución presupuestaria

Reunión por equipos de trabajo

Reporte de datos del área encargada de la ejecución de la estrategía
NOVIEMBRE
Discusión de los estados financieros mensuales
Comparación con el grado de la ejecución presupuestaria

Reunión por equipos de trabajo

Reporte de datos del área encargada de la ejecución de la estrategía
DICIEMBRE Reunión general de evaluación trimestral y anual
Informe global trimestral y anual del cumplimiento de la estrategía a cargo de la Comité
Preparación de planes operativos para el otro año
Cada trimestre se estará realizando una revisión y evaluación de los planes
operativos. Recalcando la importancia de las reuniones mensuales en los cuales
los responsables de cada área deberán reportar los datos obtenidos en cada uno
de los indicadores dentro del plan operativo, para dar el respectivo seguimiento y
facilitar la identificación de variables que necesiten una intervención mayor del
equipo para alcanzar el objetivo trazado. Así mismo, en la revisión anual se debe
de evaluar los indicadores clave del plan estratégico y proponer mejoras que
aumenten la productividad y eficacia del plan estratégico.

Componentes clave de evaluación

Las reuniones mensuales y trimestrales de revisión de la estrategia y de las

operaciones permiten que se pueda mantener una conducción adecuada de la
estrategia. Para asegurar que la reunión sea efectiva, se necesita que se tengan
objetivos claros para la sesión, para no salirse del punto principal de la reunión, y
no realizar acciones ajenas al propósito de la reunión y concentrarse en otros
aspectos que se detallan:

Sesiones mensuales:

El equipo de la unidad de trabajo realizará una revisión del cumplimiento a la fecha

del cronograma de actividades, discutiendo sobre los EEFF mensuales y el grado
de ejecución presupuestaria, también haciendo una previsión de elementos de
oportunidad o áreas de mejora que podrían obstaculizar el cumplimiento de las
metas al trimestre.

Sesiones trimestrales:

 Iniciativas: Se realizará una revisión de los indicadores estratégicos

desarrollados en los planes operativos con el objetivo de identificar los
principales procesos que corresponden a cada área.
 Los componentes de cada actividad:
o Cargo responsable: En este caso se verificará las acciones que
fueron realizadas por la persona responsable para el logro de la
meta esperada.
 o Resultado esperado (meta): Se evaluará y analizará la acción o
insumo que se ha pretendido obtener con la ejecución de la
actividad, y se medirá el alcanza del logro obtenido al momento de la
evaluación.
o Medio de verificación: Se evaluará los KPI’s y el presupuesto de
cada departamento. Y sobre la forma de medir cada KPI’s, si es la
óptima y si se pudiera modificar para otro medio de verificación más
preciso.
o Recursos financieros: Se analizará y medirá el monto presupuestado
a cada departamento, y si es necesario modificar el presupuesto
asignado. Además, se analizará la proporción ejecutada si es acorde
al logro obtenido en ese momento.
 Indicar el resultado alcanzado: Una vez se haya realizado la evaluación y
análisis de los resultados obtenidos durante el trimestre, es necesario que
este se refleje mediante un tablero de resultados con su respectiva
observación de los medios que facilitaron la ejecución de la actividad, o
justificación del porque no se ha logrado alcanzar la meta proyectada.

Sesión Anual:

Objetivos estratégicos: Se evaluará el mapa estratégico institucional y

determinar la validez la estrategia tomada durante el año.

Verificar los indicadores estratégicos: Se realizará una evaluación del grado de

cumplimiento o alcance de cada indicador, para verificar si la estrategia
institucional está encaminada al logro de los objetivos trazado en el mapa
estratégico.

Evaluando los componentes:

 Formulación de medición y unidad de medida: Se calculará a través de

una fórmula para determinar el resultado alcanzado durante el año. Para
ello la fórmula de medición y su unidad de medida deben ser
 actualizadas en base al aprendizaje y experiencia ganada durante el
año ejecutado.
 Periodicidad: Evaluar el cumplimiento del indicador en base a la
periodicidad determinada y la meta propuesta.
 Resultado obtenido: Evaluar y analizar si el indicador obtuvo el resultado
que se pretendía obtener y el logro obtenido al momento de la
evaluación anual. Al realizar la evaluación y análisis de los resultados
obtenidos en cada trimestre, se hará una sumatoria de los cuatro
resultados obtenidos durante el año y reflejarlo debidamente en el
tablero de resultados con su respectiva observación en el caso de no
haber logrado la meta propuesta, de no haber logrado el límite de
control, o de alguna propuesta que se identifique para el próximo año.
 Línea base, límite de control y meta esperada: El resultado obtenido en
el año ejecutado se convertirá en la nueva línea base y servirá como
referencia para determinar el nuevo límite de control, pero sin olvidar la
meta propuesta para el final del período.

Preparar los planes operativos del año subsiguiente: Una vez identificados los
logros alcanzados en cada uno de los indicadores estratégicos, se procede con la
preparación de los planes operativos del siguiente año. Es importante que las
metas que se tracen a partir de esta fecha sean acordes a las posibilidades de la
institución tomado de base los resultados obtenidos en la última evaluación, que
será una nueva línea base.

Elaboración de informe y socialización de resultados

Una vez que se realice dicho informe, se debe de ejecutar una convocatoria a
todos los miembros de la institución a participar en la jornada de socialización.
Que tiene como propósito crear un espacio para que los miembros de los equipos
de trabajo de la empresa puedan conocer y se sientan parte de los logros
alcanzados y de los propósitos y metas que se han propuesto para el próximo año.
Entre sus principales objetivos se encuentran:

 Hacer de conocimiento el estado actual de la empresa.

 Promover la socialización y transferencia del conocimiento entre el equipo,
creando un elemento de responsabilidad y apropiación de la visión, misión y
valores institucionales.
 Presentar al equipo la identificación de nuevas necesidades, áreas de
mejora y oportunidades a las nuevas estrategias planteadas.