EVIDENCIA 3: INFORME “IDENTIFICACIÓN DE LAS TECNOLOGÍAS DE

LA INFORMACIÓN”

INSTRUCTORA:

APRENDICES:

NOHELLYS RAMÍREZ FERNÁNDEZ

INGRID ROQUEME JIMÉNEZ
CARLOS SUÁREZ ESPINOZA
LUIS ALDAIR PUELLO

SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE

(2348807)

2022
 Actividad de aprendizaje 7

Evidencia 3: Informe “Identificación de las tecnologías de la información”

Elabore esta evidencia considerando lo siguiente:

• Continuando con el caso de la empresa utilizada en las evidencias 1 y 2 de esta guía de

aprendizaje, relacione nuevamente las áreas de la empresa, los procesos y su relación con el flujo de
información.

https://sites.google.com/site/colombianegociosespe/exposicion-dhl/organigrama

información descendente información ascenderte información horizontal

Luego, identifique cada uno de los procesos desarrollados por área y elabore un
mapa de procesos con esta información. Finalmente consolide to do lo anterior en
la presentación.
 MAPA DE PROCESOS GENERAL

DIRECCIONAMIENTO MEJORAMIENTO
NECESIDAD Y EXPECTATIVA

SATISFACCION
GESTION GESTION GESTION GESTION GESTION
COMERCIAL FINANCIERA LOGISTICA CALIDAD RRHH

Proceso estratégico
Procesos operativos
Procesos de apoyo

MAPA DE PROCESOS GESTION COMERCIAL

PROCESO ESTRATÉGICO

GESTION COMERCIAL
PLANIFICACIÓN

Demanda
Organización

EJECUCIÓN
comercial Dpto. comercial
oferta
María José reyes

ventas distribución

Gestión de Gerente de Asistente de

facturación
compras sucursales
 MAPA DE PROCESOS GESTION LOGISTICA

PROCESO OPERATIVO
APROVISIONAMIENTO

servicio clientes

DISTRIBUCION
GESTION LOGISTICA

Jefe de trasporte Jefe de bodega

recepción ubicación preparación expedición

Ayudantes de bodega

MAPA DE PROCESOS GESTION CALIDAD

PROCESO DE APOYO

GESTION DE CALIDAD

necesidad evaluación
DPT CALIDAD
PLANIFICACION

MEJORA

Jefe de prevención de
jefe planificación Jefe de control
riesgos

PLANEAR HACER VERIFICAR ACTUAR

 MAPA DE PROCESOS GESTION RRHH

PROCESO DE APOYO

GESTION
REQUERIMIENTOS

reclutamiento capacitación
HUMANA

RESULTADOS
DPT RR. HH
Carolina García

selección nomina
contratación

Previsión de la Previsión de la
oferta de RR. HH Objetivos y demanda de RR. HH
políticas de la
organización

• MAPA DE PROCESOS GESTION FINANCIERA

PROCESO ESTRATÉGICO

GESTION
FINANCIERA

contabilidad presupuesto tesorería inventarios

Asistente bancos cobros/pagos

contabilidad
• Después de lo anterior, identifique las necesidades presentes en los sistemas de información de la
empresa, teniendo en cuenta la estrategia organizacional.

Inicialmente, identificando las posibles necesidades de los sistemas de información de la empresa DHL,
notamos que es de vital importancia estar actualizado de acuerdo a la necesidad del cliente y de los sistemas
que ellos usan para facilitar su experiencia con la empresa.

Teniendo en cuenta que somos una empresa de mensajería, debemos tener claro principalmente la necesidad de
tener un software y un hardware, el cual permitirá al cliente y a nosotros mismos poder realizar un seguimiento
al paquete, en donde el cliente evaluara mucho nuestra efectividad, calidad en el servicio y tiempos de entrega
remotos que es lo que más le interesa al cliente.

Otro punto muy importante para tener en cuenta y sabiendo que de él depende nuestra efectividad en la entrega,
nuestra organización y la satisfacción del cliente, es contar con un sistema que nos permita tener un control en
nuestras bodegas, una organización, un control del inventario que nos permita ser mucho más agiles en nuestro
servicio, teniendo en cuenta que somos una empresa a nivel nacional e internacional.

• Indique qué software o tecnologías de la información servirían como apoyo en cada una de las áreas de
la empresa y establezca la respectiva plataforma informática a utilizar.
Para que haya un ingreso de datos debe existir un sistema de información cuando la organización Se necesita
un sistema de información capaz de controlar todos los procesos, ya que en la mayor parte de esto se hace en
tiempo real y requiere respuesta inmediata, él también debe tener en cuenta los medios de carga, ya que él
tiene control sobre estos procesos. , podemos asegurar aún más Se necesita un sistema capaz de operar el área
de administración de acuerdo con el cliente para un tiempo de respuesta oportuno. Se requieren equipos de
comunicación y sistemas satelitales para el seguimiento de envíos y el control de operaciones, así como soporte
de personal de capacitación y consultoría, todo para cumplir con los servicios vendidos para los clientes.

ÁREAS DE LA EMPRESA Y TIPOS DE SOFTWARE RECOMENDADO

Gerencia general ERP,
Dpto. comercial Análisis predictivo en Big Data
KPI, OMS
Dpto. logística
LMS
Dpto. calidad WMS, SCE, LMS

Dpto. RRHH Excel

Dpto. financiero Excel,
• Realice una descripción detallada sobre la funcionalidad de cada software propuesto, justificando su
selección.

ERP (Planificación de recursos empresariales): Es un software concebido para gestionar de forma integrada las
funciones de la empresa. Las ventajas de los ERP residen principalmente en la utilización de una única base de
datos, lo que facilita la comunicación e intercambio de información entre los departamentos de la empresa y
evita la redundancia y duplicidad de la información

WMS (Sistema de Administración de Inventario)

Es un subsistema de información que ayuda en la administración del flujo del producto y el manejo de las
instalaciones en la red logística. También permite un control adecuado del stock.
El WMS permite una adecuada gestión de la cadena de suministro debido que facilita la optimización de los
recursos, lo cual reduce costos y genera una mejora en la prestación del servicio debido a que se reduce la
actividad de picking.

LMS (Sistema de Gestión Laboral): Tiene como objetivo controlar las actividades de los operadores del
almacén, lo cual lo convierte en un complemento para el WMS.
Los sistemas LMS, en su mayoría, traen incluidas buenas prácticas para la realización de tareas en el almacén e
indicadores para medir su rendimiento. Por esta razón, su aplicación en las operaciones de recepción y
despacho se enfocan en controlar y medir el buen desempeño del personal y la utilización de los recursos, lo
cual permite aumentar la eficiencia y eficacia de estas operaciones, teniendo en cuenta que son el filtro de los
productos antes de entrar o salir de la empresa.

SCE (Ejecución de la cadena de suministro)

Es una tecnología que se enfoca a la optimización de movimientos de materiales entre el centro de distribución
y los otros agentes de la cadena de suministro. Este sistema es la integración de otras herramientas de ejecución
y visibilidad de la gestión de almacenamiento. Los beneficios potenciales al utilizar el SCE son:
o Optimizar los procesos logísticos.
o Cumplimiento de pedidos a tiempo y sin errores.
o Visibilidad del estado del pedido a través de la cadena.
o Uso óptimo del inventario disponible.
o Reducción de actividades en el centro de distribución.

KPI: Acrónimo de Indicadores clave de rendimiento o Indicadores clave de rendimiento. Miden el desempeño
de un proceso, se enfocan en el "cómo" e indican el desempeño de los procesos para poder alcanzar las metas
establecidas. Los KPI miden la "motivación" del éxito, nunca el "resultado". Los contadores (métricas)
relacionados con el rendimiento nos dicen qué hacer, mientras que los resultados nos dicen lo que hicimos.

OMS (Sistema de Gestión de Pedidos)

Esta tecnología presenta funcionalidades relacionadas con la gestión de las órdenes en diferentes procesos
logísticos tales como son la recepción, despacho, pedidos, ruteo y trazabilidad.
Generalmente, estos sistemas funcionan en tiempo real e incluyen información de los productos y sus
especificaciones, inventario disponible, información de los clientes, entre otros. Lo cual puede facilitar las
operaciones de recepción y despacho debido que suministrar información de los productos a entrar o salir
respectivamente en tiempo real, lo cual puede disminuir los errores y aumentar la eficiencia en las operaciones.

EXCEL: es una herramienta muy eficaz para obtener información con significado a partir de grandes
cantidades de datos. ... Los datos se escriben en las celdas y se agrupan en filas y columnas. Esto permite sumar
datos, ordenarlos y filtrarlos, ponerlos en tablas y crear gráficos muy visuales.
Ahora, basado en los datos obtenidos tras el desarrollo de los ítems anteriormente descritos, proceda con la
elaboración del informe solicitado para la evidencia. Para esto, debe analizar e incluir la información
obtenida en los puntos previamente desarrollados y luego detallar de forma específica la manera como la
plataforma informática escogida puede aportar al mejoramiento de los procesos desarrollados en cada una
de las áreas de la empresa, incluyendo los eslabones de la cadena, el tratamiento de datos y manejo de
clientes. Finalmente indique cómo estas mejoras pueden incidir en el desarrollo del plan maestro de
logística internacional.

La implementación de un sistema de información es una determinación muy importante que influye

directamente en las actividades que desarrolla la empresa. Antes de poner en funcionamiento estos sistemas es
necesario tener en cuenta las necesidades que la compañía tiene, se debe pensar en qué la beneficiaria y si en
realidad se puede solucionar los inconvenientes con estos medios tecnológicos, la finalidad de esto es escoger
los sistemas que faciliten la organización de distintos procesos y permitan un flujo de información óptimo tanto
como para la producción como para el abastecimiento.
Por ello se ha considerado el ERPC (planificación de recursos empresariales) como el software adecuado para
el área gerencial, por su utilidad en todos los sistemas de la empresa, el cual comprende la gestión de las
operaciones de contabilidad, de proyectos, producción, recursos humanos, cadena de suministro, entre otros.
Este se adapta a las necesidades de cada cliente, utilizando una sola base de datos y así los demás
departamentos se pueden distribuir la información de forma más eficiente, segura y rápida.
Para el área comercial, se toma en cuenta el software KPI para la medición del desempeño, este refleja él está
actual de la compañía en cuanto a las ventas, a las finanzas, la cantidad clientes visitantes que realizan
compras, etc. Todo esto nos permitirá obtener mejora en cuanto a tiempos, mejoras en la calidad de los
procesos y reducción de costos.
Conocer la cantidad de pedidos por parte de clientes nos lleva a implementar el sistema OMS (sistema de
gestión de pedidos) el cual ofrece una observación detallada de los pedidos que dichos clientes han realizado y
tener actualizado el inventario. Todo esto con el fin de mantener al cliente informado de todo el proceso y que
tenga acceso a esa experiencia en tiempo real, puede rastrear sus pedidos con ubicación actual y conocer el
estado de la entrega. Con esta información la empresa también puede establecer un inventario según el historial
de las compras.
En el área de logística hemos hecho uso del LMS (sistema de gestión laboral) el cual dirige los procesos de
transporte y almacenaje de modo continuo, integrado y optimizado, deja ver todos los movimientos y
operaciones relacionadas con el almacén, con él se incrementa el compromiso de los empleados, porque deja
ver la eficiencia que tiene cada trabajador en las distintas etapas de los procesos. Esto permite tener una buena
planificación en cuanto a horarios de trabajo, conocer la cantidad de personas para un puesto, también se
encarga de llevar registros los cuales se actualizan en tiempo real de las actividades que se van haciendo y las
que se van terminando.
La administración de inventarios se efectúa por medio del sistema WMS (sistema de administración de
inventario) permite dar visibilidad de todo los bienes de la empresa (esto se consigue por medio de códigos de
barras), controla el Stock para no desperdiciar recursos, se encarga de la salida de productos de forma adecuada
y gestionar las operaciones desde el centro de distribución hasta la tienda, satisfaciendo las acciones logísticas
internas de la entidad, como por ejemplo sincronizar en tiempo real el almacén con la cadena de suministro,
ayuda a mejorar los niveles de servicio, aumenta la productividad, la rentabilidad, etc.
Gracias a sus múltiples funciones, EXCEL es un gran aliado en la gestión del departamento de RRHH
(Recursos Humanos) en donde ayuda a gestionar, controlar los horarios de los empleados, hacer nominas, crear
turnos de trabajo etc.
El departamento de recursos humanos de la empresa DHL se encarga de gestionar todo el tema relacionado de
sus trabajadores, sus funciones se destacan en las labores de control de presencia de los empleados, de la
gestión de ausencias y vacaciones, creación de cuadrantes de trabajo y velar por la satisfacción de cada uno de
sus empleados.
Todas las tareas que se llevan a cabo en RRHH pueden ser optimizadas y gestionadas con diferentes plantillas
de Excel.
El departamento financiero en DHL va ligado a gestionarse de forma diferente debido a sus necesidades
dentro del campo de la logística con base a sus necesidades propias de su negocio y a su propia idiosincrasia de
la compañía. Para la empresa el departamento financiero usa EXCEL como una herramienta fundamental para
su planificación para siempre mantener dinero para afrontar sus pagos puntualmente y así poder tener una
situación patrimonial saneada y donde se controla que la actividad resulte rentable.
En cuanto a sus funciones contables EXCEL, ayuda controlar esa parte fundamental para la empresa que son
los inventarios, costos, registros, balances, estados financieros y sus estadísticas empresariales.

Finalmente, todas las mejoras que se han implementado a través de los sistemas tecnológicos inciden
positivamente en el plan maestro de la logística internacional porque permite reducir costos, tiempos y los
recursos utilizados durante su ejecución, se observa mejorías en el stock, mejor coordinación en las actividades
logísticas. A la hora de estudiar los indicadores de la empresa dichos sistemas son muy útiles para un resultado
real que permita conocer las falencias y empezar a trabajar en ellas y lograr que la empresa sea más eficiente en
el mercado internacional.
Cabe resaltar que para la empresa DHL simplifica la utilización de las herramientas tecnológicas para enfrentar
y afrontar las complejidades de la dinámica del mercado, las cadenas de suministro y los procesos de
fabricación de semiconductores, como también para cumplir con las altas demandas de calidad del producto y
controlar los costos. También le permiten proporcionar soluciones integradas, desde la asistencia técnica antes
de la venta y servicios en el sitio hasta la devolución, la reparación y otros servicios posventa, que simplifican
las operaciones, reducen los costos y mejoran la experiencia del cliente.

Nota: para el desarrollo de esta evidencia se deben tener en cuenta el material de formación “Procesos y
sistemas de información” y los materiales complementarios pertenecientes a esta actividad de aprendizaje.

Elabore esta evidencia en la herramienta de su preferencia y envíe el archivo al instructor a través de la

plataforma virtual de aprendizaje.

Pasos para enviar la evidencia:

1. Clic en el botón "Ver Evidencia".

2. Adjuntar el archivo el cual debe estar previamente guardado en el equipo.
3. Dejar un comentario al instructor (opcional).
Nota: esta evidencia es de carácter individual. Recuerde revisar la guía de aprendizaje con el fin de verificar
que ha realizado todas las evidencias propuestas, saber cómo desarrollarlas y entregarlas correctamente.

Criterios de evaluación
Determina con precisión la plataforma informática teniendo en cuenta los eslabones de
la cadena, las necesidades de clientes internos y externos, los sistemas de
intercomunicación, la eficiencia de la base de datos de la organización, el plan maestro y
la normatividad establecida por la organización.