ID REQUERIMIENTO

1 Mantención y Soporte de la Plataforma.

2 Integración Otras Fuentes.

3 Documentación y formularios.

4 Marcos Presupuestarios

Emisión de documentos y lineamientos del

5
proceso.
6 Registro de iniciativas (Proyectos e inversión)

7 Evaluación y consolidación.

8 Carga Histórico.
9 Toma de decisiones.

10 Reportes Consolidados.

11 Ejecución y seguimiento
12 Simulaciones y Versiones.

13 Gestión Workflow.

14 Perfilamiento de Usuarios.

15 Protección de Datos.

16 Usabilidad.

17 Registro y completitud automática.

18 Auditorías de Actividades.

19 Actualizaciones de Software.

20 Copias de Seguridad.
 DETALLE SAC

La herramienta, debe contar con el respaldo de un soporte tanto de nivel de

plataforma como funcional de lunes a viernes, en horario de oficina en español
cumpliendo así con los tiempos de respuesta (SLA) acordados por ambas partes.

Se debe integrar con los sistemas FM y CO de SAP con el fin de obtener

información de cuentas contables, centros de costos, cuentas y avance de las
inversiones.
Un ejemplo de la información que se obtiene desde la transacción
S_ALR_87013019 es la siguiente:
• Órdenes
X
• Presupuesto
• Real
• Comprometido
• Asignado
• Disponible

Debe permitir la carga de documentos, soportar la operación multi/sede de

manera que se puedan configurar accesos en base a la participación del proceso,
revisar y descargar la información.
Es indispensable la creación de formularios autónomos, de manera que pueda X
agregar, eliminar, editar, ocultar campos de manera continua. La solución
propuesta debe permitir crear un escenario de datos con la lógica de campos
obligatorios y autocompletado con el fin de minimizar las HH.

Si bien el presupuesto de cada unidad debe partir de base 0, se espera que la

plataforma permita generar marco presupuestario (establecimiento de objetivos),
que den alarmas no restrictivas a los usuarios cuando estén sobrepasando los
X
límites establecidos para el año en análisis. Los cálculos de estos bordes
consideran ciertas variables que serán definidas dado el inicio del proyecto con
el proveedor.

El sistema enviara un correo electrónico cuando se registren, modifiquen o se

realicen actualizaciones, ya sea en algún formulario, carga de documento. Cada
X
registro realizado debe seguir el flujo de trabajo de aprobación configurado en el
sistema.
Se espera que el sistema cuente con un módulo para el registro de las iniciativas
ya sea de proyectos o inversión, que cuente con la interfaz definida y asignación
automática o manual según lógica definida.
El sistema permitirá solo a los usuarios con perfil autorizado el
ingresar/modificar/eliminar iniciativas, documentos o registros que respalden la
información.
Se permitirá el registro de información con datos obligatorios incompletos los
cuales podrán completarse posterior a la revisión y validación de la solicitud.

Se espera que la plataforma cuente con un módulo de autocompletado masivo de

las solicitudes en base a la lógica ingresada (Ejem: Las solicitudes de “tipo”
apertura de carrera y avances de mallas debe catalogarse masivamente como
“sub cartera” Disciplinar) con la opción de reclasificación en caso de ser
necesario. Estas categorías en las cuales se clasificarán las solicitudes se
entregarán para la etapa de análisis y diseño del proyecto. Para este caso
considerar que una solicitud puede tener más de una categoría.
En el sistema se podrá aprobar, cambiar o actualizar iniciativas o solicitudes
siempre y cuando sean en la etapa del flujo de trabajo designado (Ejem:
finalizado el periodo de actualización o ingreso de solicitudes, las
modificaciones no serán permitidas en sistema a quien no tenga perfil). Esto
implica que hay campos del formulario que no es completado por el usuario
solicitante si no que es administrado por los usuarios de la Subdirección de
Proyectos.

Permitir la carga de información histórica de presupuestos, proyecciones,

ejecución y marco presupuestarios, de 2 años anteriores (2020 (Real + ajustado)
X
y 2021) por medio de un archivo Excel (formato compatible Excel) de forma
masiva
 El sistema deberá incluir dos posibles escenarios para la aprobación de la toma
de decisiones durante el proceso de aprobación de las iniciativas del sistema:
El sistema debe permitir aplicar filtro que consolide las iniciativas que
pertenecen o no a distintos validadores, notificar él envió al usuario y el uso de
un campo de aprobación por proyectos/compras o valores de costo. X
El sistema deberá permitir a los usuarios validadores la posibilidad de descargar
archivos consolidados aplicando filtro por validador y permitir la carga masiva
con la respectiva homologación de los campos nuevos registrados con respectiva
notificación de creación de campos y carga de documento Excel.

Se requiere visualizar y descargar la información consolidada global que permita

aplicar filtros según tipos de usuarios y las unidades a las que pertenecen, de esta
forma, administradores, Sedes, Casa Central y los responsables de unidades
presupuestarias puedan ver lo competente a ellos. Se necesita que se puedan
comparar periodos e información gráfica (sugerido de la plataforma).
Los reportes o vistas pueden ser compartidas y con opción de impresión en
formatos PDF y Excel. X
Se requiere que las columnas de datos numéricos asociados a montos estén
configuradas como “contabilidad” y los campos numéricos como “Número” de
manera que se pueda gestionar cálculos o creación de reportes al descargar el
archivo.
Se requiere que independiente de la cantidad de información registrada el
sistema no deberá mostrar retrasos o funcionamiento indebido.

La herramienta debe permitir realizar cargar de ficheros o documento de datos

(Por integración) prevenir errores de carga o inconsistencias de información por
medio de validadores tales como formato de las columnas, tipos de datos o X
rangos, reglas de negocio, etc. Permitir la creación de datos calculados para el
seguimiento de ejecución de tareas y evaluación de presupuesto.
 Capacidad de forecasting pudiendo realizar simulaciones y proyecciones bajo
distintos escenarios permitiendo el guardado de distintas versiones y escenarios X
de presupuestos y proyecciones.

Utilizar flujos de aprobación para los distintos presupuestos y proyecciones, con

envío de notificaciones vía correo para distintos interlocutores, así como que
X
proporcione la capacidad de alterar las rutas de aprobación en función de los
cambios en la organización.

Se espera que el sistema controle el acceso y solo a usuarios autorizados. Los

usuarios deben ingresar al sistema con un nombre de usuario y contraseña
(integrado a administrador de cuentas Duoc UC) y dependiente del perfil del X
usuario deberá ingresar, aprobar, borrar, descargar o ingresar registros, datos,
columnas o validaciones aprobado/reprobado

El sistema debe asegurar que los datos estén protegidos del acceso no
autorizado. Los permisos de acceso al sistema podrán ser cambiados solamente X
por el administrador de acceso a datos.

Se requiere una interfaz intuitiva y sencilla.

El sistema debe contar con manuales de usuario estructurados adecuadamente.
Textos de ayuda, herramientas colaborativas para dejar mensajes (colaborativo y
multiusuario), alertas de bloqueo o de aviso (Excede presupuesto, Dato no
existe, no corresponde a su unidad, como ejemplos).
Permitir acciones a una planilla como regulares de una planilla estándar (copiar, X
pegar, buscar)
El sistema debe proporcionar mensajes de error que sean informativos y
orientados a usuario final.
El sistema debe contar con un módulo de ayuda en línea.
El sistema debe poseer interfaces gráficas bien formadas.

Se requiere que el sistema tenga ingresada una lógica de completitud en los

formularios basados en datos registrados en la base de datos y que dependan de
X
otras clasificaciones o agrupaciones ingresadas, por ejemplo (Cuentas contables,
únicas por sede)
 Registre todas las actividades realizada por los usuarios, con el objetivo de
generar auditorías de sus actividades, sobre responsable, fechas, tiempos, acción
X
realizada, estados, cambios realizados en los datos, metadatos, la seguridad y la
interfaz de usuario.

Indicar si es necesaria actualizaciones de software periódicamente para el buen

funcionamiento (definir frecuencia) y si requieren asistencia del proveedor.

Todos los sistemas deben respaldarse cada 24 horas. Los respaldos deben ser
almacenados en una localidad segura ubicada en un edificio distinto al que reside
el sistema.
OTRO COMENTARIO

Actualmente DUOC cuenta con SAC conectado

con DWC y este último esta conectado con SAP,
DWC por ende es factible replicar las tablas que
componen los modulos FM y CO a fin de con la
información contable que se requiera

Es factible implementar formularios (layouts) en

SAC para la carga de información y con la
X flexibilidad de mostras u ocultar columnas, sin
embargo el autocompletado no es algo nativo de
SAC

SAC lo resuelve mediante el manejo de versiones

de presupuesto, permitiendo partir desde un dato
DWC
histórico, al igual que la definición de variables
que marque los limites presupuestarios

SAC puede incluir flujos de trabajo que incluyan

aprobaciones, sin embargo el mail automático por
cada registro no lo puede atajar
CO

CO

Se pueden cargar datos de forma masiva mediante

DWC
EXCEL tanto en SAC como en DWC
X Se pueden generar multiples flujos de aprobación

SAC permite generar reportes on demand,

adicional a la exportación tanto en EXCEL como
PDF de los informes a los que se tiene acceso

Se pueden cargar ficheros excel o CSV, al

momento de cargar hace validaciones de
columnas y datos que alertan al usuario
 Lo resuelve mediante el versionamiento y la
funcionalidad de simulaciones Data Driver Trees

SAC cuenta con la asignación de tareas y

aprobaciones de forma sistematica, el receptor de
la tarea puede ser modificable por un usuario
administrador

Perfilamiento y roles en SAC a nivel de modelo,

estructura y datos

Perfilamiento y roles en SAC a nivel de modelo,

estructura y datos

Permite ingresar comentarios a nivel de celda o

informe por los usuarios que participan en el
proceso, adicional de contar con acciones de
planilla estándar

DATA ACTION que contenga dicha lógica de

autollenado
 Log de auditoria

Plataformas SaaS se actualizan cada Q y no

interviene un especialista, son implementadas de
forma automatica

Se debe definir la ubicación del respaldo y su

formato
 SUPUESTO/PREMISA

La información que se requiere viene a ese

nivel y el avance es mantenido en SAP

Validar a que se refiere con la carga de

documentos

La información base 0 es histórica y es factible

replicarla desde SAP hacia DWC mediante
relaciones

El flujo de trabajo y aprobaciones corresponde

a datos de presupuesto y se manejan en SAC
(No transaccional)
La data histórica corresponde al layout y
estructura definidos en base a un modelo
presupuesto SAC
SAC puede generar nuevos campos en base a
registros obtenidos de un excel, sin embargo
esto implica modificar la estructura global del
modelo, no es recomendable

La información para exportar fue cargada o

procesada en SAC y por ende se encuentra
disponible en el sistema

Los datos calculados son generados en el

modelo y no al momento de cargar la
información desde el excel o csv, el
seguimiento de tareas hace alusión a las tareas
de presupuesto, no de actividades en el ERP
 La ayuda en línea es la estándar que ofrece
SAC y los avisos deben ser definidos e
ingresados por el usuario validador

Lógica acotada y con niveles de datos base

definidos, la información de autocompletado se
encuentra disponible en SAC o DWC
ID

7
8
 PREGUNTA

Requerimiento n°2, la información que replica de SAP, es solo a nivel de estructura o carga?
Genera información histórica?

Requerimiento n°3, el autocompletado, nos referimos a ingresar valor único que permita cargar
información asociada al valor ingresado (ejemplo, ingresar con usuario, proponga cecos y
cuentas).

Cuando hablamos de carga de documentos, se refiere a cargar documentos, que serán los respaldos
de los proyectos, por ejemplo las cotizaciones. Ojala un formulario que me permita cargar
información en formato PDF, Excel, etc.

Requerimiento n°4, los marcos presupuestarios, estarán en SAC. Favor validar si se debe
configurar algo más en SAC para obtener los marcos presupuestarios históricos de SAP.

Requerimiento n°6, Es posible contar con un módulo para registrar las inversiones? En DUOC, no
se utiliza el módulo de CO, para llevar las iniciativas y seguimiento de los proyectos. 

Requerimiento n°7, la solución entregada por ustedes, no nos sirve, ya que no es posible evaluar ni
realizar consolidación por el modulo CO.

Requerimiento n° 9, favor explicar diferencia de req 7 y 9, porque el 7 habla de CO y el 9 de

workflow. 

Requerimiento n° Que es Data Driver trees, favor explicar.

Requerimiento n° Que es Data action, favor explicar.
 RESPUESTA

La información replicada desde SAP corresponde a:

- Tablas: Estructuras que ordenan y persisten la información
- Datos: La data a replicar puede ser filtrada por algún concepto o tomar
la historia completa

Esto se resuelve en SAC mediante el perfilamiento, donde se define un

perfil que puede ser asignado a múltiples usuarios y especifican que
CECOS y CUENTAS puede acceder y por ende solo puede operar con
esos miembros, lo pueden validar con el equipo OPEX

Es factible generar layouts de carga que permita subir los datos de un

excel o csv, pero SAC no habilita la opción de almacenar documentos
de tipo PDF o sus derivados, se almacenaría el documento a nivel de
datos y valores de referencia, más no el archivo como tal

Los marcos presupuestarios operan en SAC como versiones,

actualmente fueron definidos para el proyecto OPEX, en ese sentido,
deben ser cargados los marcos historicos con la estructura ya definida
en SAC

SAC es una herramienta de planificación y presupuesto, donde puedo

planificar los proyectos y por ende las inversiones, sin embargo el
hacerle seguimiento es transaccional y debe ser resuelto desde el ERP

El punto 7 hace alusión al flujo de aprobación que incluye autollenado y

demás operaciones propias de un sistema transaccional, mientras que el
punto 9 habla de un flujo macro y enfocado a planificación, por eso la
distinción

Data Driver Trees: Es una funcionalidad nativa de SAC que permite

generar escenarios WHAT IF en base a modelos y flujos de
información, por ejemplo: puedo generar un escenario donde al
modificar variables globales como el dolar o UF, puedo ver como son
impactodos los ingresos, por ende los costos y gastos hasta llegar al
EERR
Data Action: Funcionalidad nativa de SAC donde se embebe la lógica
de negocios y permite a los usuarios finales ejecutar operaciones
complejas mediante una interfaz de botones