DOCUMENTOS TRIBUTARIOS

El sustento legal para la emisión de documentos tributarios se encuentra contemplado

en la normativa tributaria y en concordancia con otras leyes que se detallan a
continuación: Ley de Comercio Electrónico, firmas y mensajes de Datos.
FACTURA
Rosenberg, señala que la Factura es un “documento de cargo por mercancía
suministrada o por servicios realizados”, “documento preparado por un vendedor de
bienes o servicios y entregado al comprador. El documento contiene una lista de todos
los productos adquiridos, así como de su precio” .
A lo largo del tiempo las facturas han servido para sustentar la transferencia de bienes
y la prestación de servicios, pero también han sido una herramienta de control para las
administraciones tributarias, puesto que con este documento es posible evidenciar la
generación de ingresos para el emisor y los gastos atribuibles para los receptores de
los comprobantes.
- Factura Electrónica “Conjunto de registros lógicos archivados en soportes
susceptibles de ser leídos por equipos electrónicos de procesamiento de datos
que documentan la transferencia de bienes y servicios, cumpliendo los
requisitos exigidos por las Leyes Tributarias, Mercantiles y más normas y
reglamentos vigentes” Según Ley De Comercio Electrónico.
Se emitirán y entregarán facturas con ocasión de la transferencia de bienes, de la
prestación de servicios o la realización de otras transacciones gravadas con impuestos,
considerando lo siguiente:
a) Desglosando el importe de los impuestos que graven la transacción, cuando el
adquirente tenga derecho al uso de crédito tributario o sea consumidor final que
utilice la factura como sustento de gastos personales;
b) Sin desglosar impuestos, en transacciones con consumidores finales; y,
c) Cuando se realicen operaciones de exportación.
NOTAS DE VENTA
Emitirán y entregarán notas de venta exclusivamente los contribuyentes inscritos en el
Régimen RIMPE.
LIQUIDACIONES DE COMPRA
Las liquidaciones de compras de bienes y prestación de servicios se emitirán y
entregarán por los sujetos pasivos, en las siguientes adquisiciones:
a) De servicios prestados en el Ecuador o en el exterior por personas naturales no
residentes en el Dirección Nacional Jurídica Departamento de Normativa país, en los
términos de la Ley de Régimen Tributario Interno, las que serán identificadas con sus
nombres, apellidos y número de documento de identidad;
b) De servicios prestados en el Ecuador o en el exterior por sociedades extranjeras que
no posean domicilio ni establecimiento permanente en el país, las que serán
identificadas con su nombre o razón social;
c) De bienes muebles y de servicios a personas naturales no obligadas a llevar
contabilidad, ni inscritos en el Registro Único de Contribuyentes (RUC), que por su
nivel cultural o rusticidad no se encuentren en posibilidad de emitir comprobantes de
venta;
d) De bienes muebles y servicios realizadas para el sujeto pasivo por uno de sus
empleados en relación de dependencia, con comprobantes de venta a nombre del
empleado. En este caso la liquidación se emitirá a nombre del empleado, sin que estos
valores constituyan ingresos gravados para el mismo ni se realicen retenciones del
impuesto a la renta ni de IVA; y,
e) De servicios prestados por quienes han sido elegidos como miembros de cuerpos
colegiados de elección popular en entidades del sector público, exclusivamente en
ejercicio de su función pública en el respectivo cuerpo colegiado y que no posean
Registro Único de Contribuyentes (RUC) activo.
Con excepción de lo previsto en la letra d) del presente artículo, para que la liquidación
de compras de bienes y prestación de servicios, den lugar al crédito tributario y
sustente costos y gastos, deberá efectuarse la retención de la totalidad del impuesto al
valor agregado y el porcentaje respectivo del impuesto a la renta, declararse y pagarse
dichos valores, en la forma y plazos establecidos en el Reglamento para la Aplicación
de la Ley de Régimen Tributario Interno.
Las personas naturales y las sucesiones indivisas no obligadas a llevar contabilidad,
deberán actuar como agentes de retención en los términos establecidos en el inciso
anterior, cuando emitan liquidaciones de compras de bienes y prestación de servicios.
El Director General del Servicio de Rentas Internas, mediante resolución, podrá
establecer límites a la emisión de liquidaciones de compra de bienes y prestación de
servicios a las que hace referencia este artículo, tales como montos máximos por
transacción y por proveedor, tipos de bienes y servicios, número de transacciones por
período, entre otros.
Las liquidaciones de compra emitidas a contribuyentes que se encuentren inscritos en
el Registro Único de Contribuyentes (RUC) a la fecha de la transacción, no servirán para
sustentar crédito tributario y costos y/o gastos para efectos de impuesto a la renta e
impuesto al valor agregado.
NOTAS DE CREDITO
Las notas de crédito son documentos que se emitirán para anular Dirección Nacional
Jurídica Departamento de Normativa operaciones, aceptar devoluciones y conceder
descuentos o bonificaciones. Las notas de crédito deberán consignar la denominación,
serie y número de los comprobantes de venta a los cuales se refieren.
El adquirente o quien a su nombre reciba la nota de crédito, deberá consignar en su
original y copia, el nombre del adquirente, su número de Registro Único de
Contribuyentes o cédula de ciudadanía o pasaporte y fecha de recepción.
Las facturas que tengan el carácter de “comercial negociables”, a las que se refiere el
Código de Comercio y que en efecto sean negociadas, no podrán ser modificadas con
notas de crédito.
NOTAS DE DEBITO
Las notas de débito se emitirán para el cobro de intereses de mora y para recuperar
costos y gastos, incurridos por el vendedor con posterioridad a la emisión del
comprobante de venta.
Las notas de débito deberán consignar la denominación, serie y número de los
comprobantes de venta a los cuales se refieren.
Las facturas que tengan el carácter de “comercial negociables”, a las que se refiere el
Código de Comercio y en efecto sean negociadas no podrán ser modificadas con notas
de débito.
COMPROBANTES DE RETENCIÓN
Son comprobantes de retención los documentos que acreditan las retenciones de
impuestos realizadas por los agentes de retención en cumplimiento de lo dispuesto en
la Ley de Régimen Tributario Interno, este reglamento y las resoluciones que para el
efecto emita el Director General del Servicio de Rentas Internas.

DOCUMENTOS MERCANTILES
EL CHEQUE
Artículo 478.- Cheque. Es un medio de pago escrito mediante el cual una persona
llamada girador, con cargo a los depósitos que mantenga en una cuenta de la que es
titular en una entidad financiera, ordena a dicha entidad, denominada girado, que
pague una determinada cantidad de dinero a otra persona llamada beneficiario. El
cheque librado, de acuerdo con lo dispuesto en este Código, tiene valor probatorio.
Artículo 479.- Contenido y validez del cheque. El cheque deberá contener:
1. La denominación de cheque, inserta en el texto del documento y expresada en el
idioma empleado para su redacción;
2. El mandato puro y simple de pagar una suma determinada de dinero;
3. El nombre de quien debe pagar o girado;
4. La indicación de la fecha de pago;
5. La indicación del lugar de la emisión del cheque; y,
6. La firma de quien expide el cheque o girador. El cheque en el que falte alguno de los
requisitos indicados no tendrá validez como cheque.

LA LETRA DE CAMBIO
Art. 113.- La letra de cambio es un título valor de contenido crediticio, por el cual una
persona denominada girador, librador o creador ordena a otra, denominada girado o
librado, el pago incondicional a un tercero, denominado beneficiario, girador o
tenedor, o a favor del propio girador o tenedor, de una suma de dinero en una fecha y
en un lugar específicos.
Art. 114.- La letra de cambio contendrá:
a) La denominación de letra de cambio inserta en el texto mismo del documento y
expresada en el idioma empleado para su redacción. Las letras de cambio que no
lleven la referida denominación, serán, sin embargo, válidas, si contuvieren la
indicación expresa de ser a la orden; b) La orden incondicional de pagar una cantidad
determinada;
c) El nombre de la persona que debe pagar (librado o girado);
d) La indicación del vencimiento;
e) El señalamiento del lugar donde debe efectuarse el pago;0
f) El nombre de la persona a quien o a cuya orden debe efectuarse el pago
(beneficiario);
g) La indicación de la fecha y del lugar en que se gira la letra; y,
h) La firma de la persona que la emite a (librador o girador).
PAGARÉ
El pagaré es un título de contenido crediticio, por el cual una persona, llamada
otorgante, promete incondicionalmente pagar una suma determinada de dinero a otra
denominada tomador o beneficiario, a su orden o al portador.
Art. 187.- El pagaré contendrá:
a) La denominación del documento inserta en el texto mismo y expresada en el idioma
empleado en la redacción del documento;
b) Los pagarés que no llevaren la referida denominación serán, sin embargo, válidos, si
contuvieren la indicación expresada de ser a la orden;
c) La promesa incondicional de pagar una suma determinada;
d) La indicación del vencimiento;
e) El lugar donde debe efectuarse el pago;
f) El nombre de la persona a quien o a cuya orden debe efectuarse el pago;
g) La indicación de la fecha y el lugar donde se suscribe el pagaré; y,
h) La firma del que emite el documento (suscriptor).

DOCUMENTOS DE USO INTERNO

COMPROBANTES DE INGRESO
Un  comprobante de ingresos es cualquier documento formal donde se evidencie que
posees una fuente de ingresos regular o periódica. Según el tipo de actividad
económica al que te dediques, puedes usar alguno de los siguientes documentos
como sustento de ingresos: Recibos de Cobro, Depósitos efectivo o Depósito cheques.

COMPROBANTES DE EGRESO
También conocidos como comprobantes de pago, se define como el tipo de
documento contable que registra el abono o pago total de cada una de las obligaciones
que adquiere una empresa, estamos hablando de un egreso efectivo, el pago de una
factura aprobada, gastos operativos, cuentas por pagar, transacciones comerciales,
anticipos, el respaldo de cheques, entre otros.

¿Para qué sirve un comprobante de egreso?

Nos permiten llevar un control de los gastos de un negocio, ahora lo que se hace con
ese control es trasladarlo a los libros de contabilidad para tener una mejor
comprensión sobre el funcionamiento económico-financiero de la entidad. 

CONTRATOS

ORDENES DE COMPRA

Una orden de compra o nota de pedido es un documento que un comprador entrega a

un vendedor para solicitar ciertas mercaderías. En él se detalla la cantidad a comprar,
el tipo de producto, el precio, las condiciones de pago y otros datos importantes para
la operación comercial.

Características de una orden de compra

Por lo general, la orden de compra menciona el lugar y fecha de emisión, el nombre y

domicilio del comprador y del vendedor, datos impositivos, detalles de las mercaderías
pedidas y condiciones de pago y entrega. Es importante que se aclare que dicho
documento no es válido como factura.
ORDENES DE SERVICIOS

La Orden de Servicio, es un documento en el que se formaliza el trabajo a realizar para

un cliente específico. Así, cuando un cliente tiene una demanda o necesidad, se cierra
el trato entre el administrador o un empleado y la persona atendida, se emite una
orden de servicio para que exista una comunicación interna indispensable sobre un
trabajo que debe realizarse.

A través de las indicaciones contenidas en una orden de servicio, se designa

la información necesaria tanto sobre lo que se hará, como la fecha y lugar dónde se
realizó el contacto y también los datos sobre el cliente, con el fin de identificarlo.

¿Para qué se usa una orden de servicio?

El documento sirve para ordenar de manera general un servicio a prestar. Es

un soporte de datos importante – sobre el cliente, el servicio o recordatorios – y
también es una especie de autorización para el inicio de un determinado servicio. A
partir de las notas especificadas en una orden de servicio, es posible que el gerente o
el propietario de la empresa obtenga calcular los materiales que se utilizarán en esta
entrega, así como el tipo y cantidad de mano de obra necesaria para realizar con éxito
el servicio, dentro del plazo estipulado. Y esto servirá como un soporte importante
para controlar sus existencias y optimizar su gestión financiera.