ADMINISTRACIÓN DE ALMACÉN

Capítulo 1
Responsabilidades del jefe de almacén
Los alimentos pueden estropearse o perderse durante la entrega, el almacenamiento y la
distribución. Muchas de estas pérdidas pueden ser reducidas si se mejora la manipulación y
administración de los productos almacenados.

Este manual provee consejos sobre los principios básicos del buen almacenamiento de
comestibles, en especial de:

 Producto de ayuda alimentaria

 Granos comestibles

Está destinado a los jefes de almacén, responsables de los mismos, y cubre los siguientes
principios básicos de:

 Recepción y despacho de productos;

 Manipulación y estibado;
 Mantenimiento y limpieza del almacén;
 Inspección de las existencias;
 Control de plagas;
 Eliminación de desechos;
 Documentación y registro.

Los deberes del jefe de almacén no se limitan solamente al control de lo que se ha recibido y
despachado, sino que incluyen la supervisión, inspección y gerencia. Los objetivos del jefe de
almacén son el mantenimiento de la calidad de los alimentos y la máxima reducción de las
pérdidas.

Locales de almacenamiento
Un almacén bien mantenido y ordenado además de tener buena apariencia, ayuda a proteger de
daños y pérdidas el alimento almacenado. El jefe de almacén debe asegurar que todo el interior,
exterior y el edificio se mantengan en condiciones satisfactorias.

Los cercos y portones deben ser seguros contra la entrada de personas y animales no
autorizados:

 Reparar o sustituir secciones dañadas

 Contar con guardia de seguridad
 Asegurar una adecuada iluminación
 Utilizar candados adecuados

Los caminos y pavimentos deben ser seguros para el tránsito de vehículos, reduciendo la
posibilidad de atascamientos:

 Asegurarse de que el drenaje funciona correctamente;

 Relleno de baches;
 Control de señales de tránsito;
Los alrededores descampados deben ser mantenidos limpios y ordenados para reducir
problemas de roedores:

 Eliminar la basura;
 Cortar el pasto, arbustos y árboles;

El puente-báscula, si existe, debe ser cuidadosamente supervisado y deben cumplirse

estrictamente todas las instrucciones de control, calibración y mantenimiento.

Siempre que sea posible, el mantenimiento y las pequeñas reparaciones deben ser realizados por
personal del almacén cuanto antes. Para trabajos mayores, debe solicitarse autorización de
inmediato.

Los almacenes deben ser mantenidos en buenas condiciones, interior y exteriormente.

Se recomienda un programa de mantenimiento planificado.

Techo Buscar y reparar goteras, o solicitar su reparación. Hasta el momento de la reparación,

proteger cualquier alimento que esté debajo con plástico impermeable. Ajustar cualquier perno,
tornillos o clavos del techo que estén flojos.

Puertas Aceitar bisagras y patines. Comprobar que cierren y abran correctamente. Inspeccionar
las cerraduras y cerrojos.

Ventanas y ventiladores Deben cerrar y abrir correctamente. Cambiar los cristales rotor. Colocar
mallas de alambre en las ventanas para evitar la entrada de pájaros.

Alcantarillas y drenajes Limpiarlos antes de la época de lluvias. Mantener los conductor limpios,
repararlos si fuere necesario.
Paredes Deben ser lo más uniformes posible. Reparar el revestimiento defectuoso, rellenar las
grietas. Mantener las paredes limpias y pintarlas con cal.

Piso Reparar las grietas en pisos de concreto. Rellenar los huecos en otros tipos de piso para
prevenir la acumulación de comida o polvo.

Precauciones contra incendio Deberían colocarse extinguidores en soportes adheridos justo al

lado de las puertas, donde puedan ser alcanzados fácilmente en caso de emergencia. Deben ser
revisados regularmente. Debe prohibirse estrictamente fumar dentro y en las cercanías del
almacén.

Higiene Limpie el almacén siempre antes de colocar los productos (véase el capítulo 6). Es
importante que el jefe de almacén cuente con todo el equipo adecuado para la limpieza, por ej.
Escobas y palas, (véase el Apéndice 3).

Descarga y control
Controlar la mercancía antes de que sea descargada del vehículo. Si se detectan paquetes
mojados o dañados:

 Considere si el problema debe ser informado antes de aceptar el producto;

 Si los superintendentes están presentes, asegurar que se les informe sobre el daño;
 AI firmar, dar cuenta que la mercancía está dañada;
 brindar cuidados especiales a la carga dañada durante su almacenamiento;

Contar los paquetes en el momento de la descarga. Anotar los detalles del conteo en la nota de
entrega o carta de porte y solicitar al conductor del camión que la firme

Inspeccione cada carga. Busque:

Paquetes dañados

sacos con agujeros sacos de papel rotos cartones deformados

 Paquetes húmedos o con manchas de agua

saco húmedo

 Paquetes abiertos

sacos descosidos cartones abiertos

 Pérdidas o derramamientos

tambores de acero bidones de plástico

 Paquetes dañados dentro de cartones

contenedores de metal doblados o abollados latas hinchadas (infladas)

 Insectos en la superficie de paquetes

 Insectos en comestibles o daño por insectos. Esto sólo puede verse si se toma una
muestra de la comida y se examina (véase el capítulo 7)
  Bolsas con menos peso del esperado

Si usted encuentra uno de estos defectos:

 Separe los comestibles dañados del resto de la carga;

 Anote el número de paquetes dañados;
 Estibe los paquetes defectuosos separadamente;
 No mezcle diferentes tipos de comestibles dañados;
 Maneje los paquetes húmedos como se le ha indicado.

Si usted no tiene instrucciones especiales para tratar cualquiera de estos defectos, pregunte.

Luego, lo antes posible:

 Repare los paquetes dañados

cosa los sacos rotos use cinta en cajas de cartón

  Re-empaquete los sacos rotos

re empaque el contenido en un nuevo saco o coloque el saco roto dentro de otro nuevo

 Vuelva a almacenar los paquetes reparados separadamente

El grano derramado debe ser reembolsado, si es posible hasta obtener el peso original de la
bolsa.

Envases de aceite vegetal con fugas deben ser re empacado en nuevos recipientes limpios.

Cuando los alimentos se encuentra en empaques seriamente dañados quizá no sean

adecuados para el consumo (véase el capítulo 9).
Manipulación
Una manipulación cuidadosa prevendrá daños en los paquetes y reducirá las pérdidas.

Cargar los sacos, no arrastrarlos

Usar carretilla para mover la mercancía si hay disponibilidad

No usar ganchos se derraman los granos por los agujeros

 esto va a romper los paquetes, especialmente los
No tirar ni dejar caer las bolsas
sacos de papel

la humedad ablanda los sacos de papel y

No descargar bajo la lluvia
cartones

Si la harina o el grano se humedecen se formarán hongos - el grano incluso puede germinar.

Estiba

DISPOSICIÓN DE ESTIBAS

Planear la forma y ubicación de las estibas antes de la llegada de la mercadería.

Limpiar el piso antes de estibar

Calcular el área requerida para cada mercancía, teniendo en cuenta:

 La cantidad que va a ser almacenada;

 El tipo de mercancía y paquete;
 Las dimensiones del paquete;
 La altura de la estiba - esto puede ser limitado por
o El tipo de paquete;

La altura del almacén;

El ancho de la estiba - la estiba no debe ser más alta que ancha;

o El tamaño de las lonas de fumigación disponibles.

Haga un piano con su disposición de estiba.

GRANDES DEPÓSITOS

No debe ser permitida la entrada de camiones a no ser que el depósito haya sido certificado
como adecuado para tal fin por una autoridad reconocida, como por ejemplo, un ingeniero.

Si se permite la entrada de camiones, la disposición de estibas en el depósito debe proveer

pasillos anchos entre las puertas opuestas del almacén.
PEQUEÑOS DEPÓSITOS

No son necesarios pasillos anchos para camiones, pero debe haber espacio suficiente para el
movimiento de los empleados y manejo entre las estibas.

Los espacios de los pasillos nunca deben ser menores de lo que usted necesite para caminar
normalmente alrededor de cada estiba.
El espacio de acceso debe permitir fácilmente la carga y descarga. Si son usadas máquinas de
carga/descarga, se precisa espacio extra.

Pueden usarse líneas pintadas en el suelo como guía para dejar espacio suficiente durante la
ubicación de las mercaderías.

Diferentes mercaderías, paquetes y antigüedad (nuevas y antiguas existencias) deben ser puestos
en distintos grupos.

Mantenga las mercaderías alimenticias separadas de otros artículos de almacenamiento.

Nunca almacene agroquímicos, tales como pesticidas, fertilizantes o cemento, en el mismo
almacén que los comestibles.

El Número de Instrucción de Embarque, Shiping Instructions, SI, acompañan los cargamentos

desde el primer recibo hasta la distribución final a los beneficiarios. Cargamentos con diferentes
números de SI deben ser apilados separadamente.

ESTIBA

Las pilas deben ser hechas sobre maderos de estibar. Esto protege la mercadería de la humedad
del suelo, permitiendo la ventilación y facilitando la fumigación. Los pallets resistentes ofrecen una
plataforma ideal. Si existe escasez de pallets debe darse prioridad a bolsas de harina y alimentos
procesados.

Los tipos de plataformas adecuadas incluyen:

Pallets

Postes redondeados, base única

Postes redondeados, doble base en ángulos rectos

Los maderos de estibar deben estar nivelados, de lo contrario la estiba ser peligrosa

Quite clavos y astillas que sobresalgan

0 las bolsas apoyadas directamente en la base pueden romperse y la comida se desparramará

Ubique los maderos de estibar adecuadamente como se indica a continuación

Primero ubique la primera capa de paquetes. Las estibas deben ser hechas de manera ordenada
permitiendo contar la cantidad de paquetes en cada estiba fácilmente. Se muestran abajo dos
ejemplos de formas de estibado para sacos cuyo largo es el doble del ancho.

3 bolsas en cada unidad;

3 x 10 bolsas =
2 hileras de 5 unidades =
30 bolsas en cada capa
30 bolsas en cada capa
La pila debe ser colocada hasta el borde de los maderos.

La estiba debe ser hecha dando un enlace o trabado firme de la estiba, por razones de seguridad.

Estiba enlazado Estiba desenlazado

Puede lograrse una estiba enlazada poniendo cada capa de bolsas en dirección opuesta a la capa
anterior. Por ejemplo:

Primera capa Segunda capa

 Tercera capa Cuarta capa

Y subsiguientes, en la misma forma, hasta el final de la estiba. Normalmente, después de las

primeras capas, el apilamiento será hecho en etapas desde un extremo del montón, no en capas
completas.

Sin embargo, es importante mantener el formato correcto. Como alternativa, pueden obtenerse
enlaces más estables con unidades de 3 bolsas:

Capas 1,3,5,7... Capas 2,4,6,8...

Cuando el largo del saco es de alrededor de 1,5 veces el ancho, puede utilizarse pilas basadas en
unidades de 5 bolsas:
 Capas 1,3,5,7... capas 2,4,6,8...

Generalmente es preferible estibar en unidades de 3 0 5 bolsas si la mercadería va a ser extraída

en forma gradual, en un periodo largo, así las unidades individuales pueden ser sacadas y
mantener el final del montón alineado. Es posible utilizar otros arreglos para el enlace de bolsas.

RECUERDE

Estibe paquetes dañados y reparados separadamente.

Observe las instrucciones de estibado en los paquetes. Almacene aceite en latas o botellas en la
forma correcta, con la tapa hacia arriba, de otra manera podrían haber fugas.

Erija la pila hasta una altura razonable, pero debe haber un espacio entre la estiba y el techo para
permitir la inspección y control de plagas. Este espacio también facilitará la ventilación.

Espacio entre la estiba y el techo

No estibar muy cerca del techo, esto reducirá la ventilación y dificultará el acceso.

No estibar cerca o encima de las vigas, esto podría debilitar la estructura del almacén.

La estiba no debe ser tan alta como para volverse inestable,

Ni tan pesada que los paquetes en la base se aplasten o rompan.

TARJETA DE ESTIBA

Cuando se termina la construcción de la estiba, una tarjeta de estiba debe ser completada y
adherida a un lado de la estiba en una posición visible y accesible.

Véase el Capítulo 13 y el Apéndice 1

DESCARGA

Cuando se desarma una estiba, las bolsas o cartones deben ser manejados con cuidado, sin
tirarlos ni dejarlos caer. Generalmente se desarmará la estiba en etapas comenzando por extremo.

Cuando los paquetes sean despachados, los mismos deben ser manejados con cuidado tal como
cuando fueron recibidos.
Capítulo 6
Limpieza del almacén
El almacén debe ser mantenido limpio y ordenado, tanto dentro como fuera, porque los depósitos
limpios y ordenados ayudan en el control de plagas y crean mejores condiciones de trabajo.

Limpieza el interior.

Limpieza el exterior: malezas y basura proveen encubrimiento para ratas.

ESTAS COSAS SON IMPORTANTES.

Programa de limpieza:

 Todos los días, barra el piso;

 Todas las semanas, limpie las paredes y los lados de las estibas;
 Todos los meses, limpie el almacén minuciosamente; cuando el almacén llegue a vaciarse,
límpielo completamente.

Mantenga siempre la basura barrida fuera del almacén (véase el Capítulo 9).

La secuencia de la limpieza para todo el almacén debe ser:

Primero - desde arriba hacia abajo y en segundo lugar – de la esquina más interna del almacén
hacia la salida.

Limpie las vigas del techo y la parte superior de las paredes. Utilice unas lonas de plástico para
proteger la estiba de la basura que cae.

Mantenga las paredes y los lados de las estibas limpias.

Limpie las uniones de paredes/piso y las esquinas minuciosamente.

Mantenga el piso limpio.

Limpie las puertas y las canaletas de la puerta.

Capítulo 7
Inspección de las existencias y del almacén
Examine el almacén y las existencias de alimentos por lo menos una vez por semana para poder
tomar acción de inmediato, si hay algún problema.

En todas las mercancías, busque daños físicos, manchas causadas por el agua y evidencia de
hurto.

En:

Granos de cereales;
Leguminosas;
Harina y alimentos procesados en sacos de yute o de polipropileno y fruta seca en cartones o
cajas;

Utilice la vista, el oído y el olfato para buscar insectos y roedores, busque evidencia de sus
actividades, tales como grano dañado y excrementos.
Escarabajos y polillas, telas de araña y capullos de insectos

Daños de ratas, ratones y pájaros Sacos rasgados y rotos

Controle el calentamiento, levantando un saco superior y tocando el saco inferior

Si usted está autorizado a hacerlo, puede tomar muestras del material usando un calador. Controle
el olor de la muestra y busque daños por insectos y observe la coloración, pudiendo haber
problemas de moho.
Use del calador

Daños por insectos

Con la harina, las comidas y los alimentos procesados en bolsas de papel, usted tendría que
examinar pilas de la misma manera, pero no tomar muestras con el calador porque esto podría
dañar el embalaje.

La leche descremada en polvo en bolsas de papel, puede formar terrones sólidos, tocar la bolsa
para comprobar que esto no esté ocurriendo.

En caso de queso, carne y pescado enlatado, abra un cartón y revise las latas externamente por
si presentan óxido o indicios de hinchazón en la lata. Vuelva a precintar el cartón al terminar.
En aceites vegetales, controle las fugas de los contenedores o bidones.

DÓNDE INSPECCIONAR

Inspeccione alrededor de la estiba (también escuche si hay actividad de insectos).

Los insectos usualmente se esconden de la luz, búsquelas entre las bolsas, en las costuras y
'orejas:

En las esquinas, usted puede empujar ligeramente las bolsas hacia arriba para buscar entre ellas.

En la parte superior de la estiba, levante algunas bolsas y mire debajo. Mirar alrededor de la base
de la estiba y debajo de los maderos de estibar por si hay señales de ataque de insectos o de
roedores.

Inspeccione los lugares obscuros con una buena linterna

Busque en el almacén:

 Goteras del techo;

 Ventanas o ventiladores rotos;
 Puertas deformadas o mal cerradas;
 Pisos y paredes rotos o agrietados;
 Señales de entrada de ratones y ratas;

Inspeccione fuera del almacén y en los alrededores del mismo.

Anote lo que encuentra en sus inspecciones; no se olvide de apuntar la fecha. Es recomendable

usar un Formulario de Informe de Inspección (véase el Apéndice 2).

Mantenga estas anotaciones en un cuaderno en el almacén o en una tarjeta de estiba colgada en

la pila o en la pared. Usted podrá entonces ver cuál es la condición de la mercancía o el edificio y
si ha cambiado de una inspección a otra.

Si usted encuentra algo malo, soluciónelo de acuerdo a las instrucciones que se le han dado; si
no tiene instrucciones para un problema específico, pregunte.
Capítulo 8
Rotación de las existencias
Una regla general es que la mercadería más vieja debe ser despachada primero - primero en
entrar, primero en salir (FIFO). Una buena planificación de la estiba, con fácil acceso a todos los
alimentos contenidos en el almacén, hace esta regla más fácil de aplicar.

Despache primero la mercadería Una nueva carga que llegue en abril puede ser
que ha llegado en enero. apilada en el lugar vacío, después de que ha sido limpiado

La regla de primero en entrar, primero en salir no se aplica si existe mercadería apta para ser
consumida, pero no es muy indicado almacenarla, por ejemplo si está cerca de la fecha de
vencimiento o en paquetes dañados. Tal tipo de mercadería debe ser despachada sin demora,
inclusive antes que mercaderías más viejas sin daños.

Capítulo 9
Eliminación de desechos

DERRAMES Y BASURAS

El grano y las leguminosas derramados sobre un suelo limpio no son generalmente pérdida - ellos
pueden ser re-empaquetados, después de limpiarlos y tamizarlos, si es necesario. Las pequeñas
cantidades de grano derramado sucio deben ser destruidas.

La harina y los alimentos licuados son normalmente considerados pérdida.

Los comestibles derramados pueden ofrecer a los insectos un buen lugar para vivir, desde donde
pueden pasar a las pilas y dañar la mercadería almacenada. Toda la basura y otra suciedad o
desperdicios deben ser por lo tanto destruidos lo antes posible de acuerdo a reglamentaciones
locales
Queme lo barrido fuera del almacén

MERCADERÍAS ESTROPEADAS

A veces el alimento en el almacén puede parecer impropio para consumirlo - por ejemplo:

 El grano puede estar con moho, caliente o infestado severamente;

 La leche descremada en polvo puede tener terrones duros;
 Las latas pueden estar considerablemente herrumbradas, con fugas o hinchadas;
 El aceite vegetal puede oler rancio.

En tales casos, usted debe informar sobre problema inmediatamente a los propietarios del
alimento. El informe debe indicar la clase de alimento, el envío específico que está afectado,
cuánto parece estar dañado y la clase de daño.

Los propietarios pueden enviar un representante para examinar el alimento estropeado o designar
a una persona calificada para este trabajo. Si le piden muestras del alimento, pida instrucciones
detalladas sobre cómo estas muestras deben ser tomadas.

El alimento estropeado se debe separar del resto. Si es mejor moverlo y mantenerlo en otro lugar,
no olvide anotar este movimiento en su registro de existencias. (Capítulo 13)

El alimento que se ha estropeado por la infestación severa de insectos se debe tratar para prevenir
daño adicional y prevenir el problema de contaminación del resto. El control de plagas debe ser
efectuado por expertos cualificados.

Usted no debe deshacerse del alimento estropeado hasta que reciba instrucciones oficiales de una
autoridad competente y reconocida. La aprobación oficial del método de desecho puede ser
necesaria en algunos casos. La acción debe ser tomada tan pronto como se haya recibido toda la
autorización necesaria. Es posible que algunos alimentos dañados sean aptos para consumo
animal. Tales consideraciones requerirán primero un análisis de laboratorio.

Recuerde que las mercaderías estropeadas siguen siendo la responsabilidad del jefe de almacén
hasta que sean adecuadamente desechadas, y deben ser consideradas en los archivos.

ALMACENAMIENTO Y DESECHO DE LOS ENVASES

Los sacos vacíos, los cartones, las latas, las botellas y los tambores se deben guardar de una
manera tal que no provean un lugar de escondite para las ratas y los ratones, o una fuente de
infestación de insectos.

Si es posible:
  Limpie los sacos para quitar partículas de alimento;
 Asegure que las tapas cierren bien las latas, las botellas y los tambores;
 Doble los cartones hasta dejarlos planos.

Los propietarios del envío tendrían que dar instrucciones sobre el desecho de los envases. Si no es
necesaria la reutilización, puede ser posible venderlos de acuerdo a procedimientos aprobados.

Capítulo 10
Control de plagas
Los insecticidas y productos fumigatorios para controlar insectos, y los raticidas para ratas y
ratones, son peligrosos para la salud humana y deben ser utilizados solamente por el personal
entrenado.

Las inspecciones regulares de la mercadería darán aviso temprano del ataque de estas plagas y
de la necesidad de control.

Este manual no explica cómo utilizar pesticidas. Sin embargo, el jefe de almacén puede ayudar a
que el tratamiento de control de las plagas sea realizado con eficacia y a prevenir lesiones al
personal, observando los siguientes puntos:

 El almacén debe ser limpiado antes del tratamiento de pulverización o fumigación de

insecticidas,

 Las estibas deben tener espacio suficiente alrededor y entre ellas - según lo aconsejado en
el Capítulo 5;

 Solamente el personal que realiza el control de plagas debe tener acceso al área del
tratamiento;
Peligro - gas venenoso

 Cuando se fumigué deben exhibirse avisos advirtiéndolo en forma prominente. Éstos

deben ser retirados cuando el tratamiento termine y haya silo aprobada la entrada en el
almacén;
 Las instrucciones dadas por el equipo autorizado de control de plagas deben ser seguidas
estrictamente;
 El cebo para roedores colocado en el almacén por los controladores de plagas, no debe
ser tocado ni movido, a menos que se reciban instrucciones para hacerlo así;
 Si los productos químicos para el control de plagas se guardan en el almacén, deben estar
en un depósito bajo llave separados del resto;
 Mantenga un registro escrito de todos los tratamientos con pesticidas en la tarjeta de
estiba.

Capítulo 11
Almacenamiento al aire libre
Cuando la capacidad del almacén no sea suficiente, puede ser necesario almacenar una cierta
cantidad en el exterior. Esta práctica puede ser aceptable para granos enteros de cereal,
leguminosas y para el aceite vegetal. Pero nunca debe usarse para la harina, los alimentos
procesados, la leche en polvo o el alimento enlatado.

Un almacenamiento exterior eficaz requiere:

 Un sitio conveniente;
 Una plataforma para estibar preparada;
 Maderos de estibar y lona aislante impermeable;
 Cubiertas impermeables (lonas);
 Cuerdas para atar las lonas.

SITIO

El sitio debe ser:

 Seguro, con una cerca alrededor o una pared;

 Accesible a los camiones;
 Terreno firme y plano, sería ideal tener una pendiente leve para el drenaje;
 Terreno no anegadizo.
PLATAFORMA

La estiba se debe construir sobre una plataforma nivelada generalmente por encima del nivel del
suelo. Para un use temporal, esta base se puede hacer de tierra compactada, de 0,3 a 0,6 m de
alto.

Si es posible, usar grava para la realización de la plataforma, especialmente en áreas húmedas.

Quite la capa superior y coloque grava hasta una altura de 0,3 m, con las piedras más grandes en
el fondo y las más pequeñas en la superficie.

Corte transversal de la plataforma de tierra

Cave los canales del drenaje alrededor de las plataformas de tierra y de grava, de modo que
drenen el agua alejándola de la estiba.

Una instalación permanente podría ser construida con paredes de ladrillo, sobre una cimentación
apropiada, alrededor de la plataforma para contenerla. El relleno debe ser resistente y su superficie
de concreto, ladrillo o asfalto.

MADEROS DE ESTIBAR Y LONA AISLANTE

Comúnmente se utilizan pallets o dos capas de postes como plataforma (véase el Capítulo 5).

Ubicación de la lona aislante

Se debe colocar una lámina de polietileno o PVC como lona aislante sobre los maderos de estibar
debajo de la primera capa de bolsas. La lona aislante se debe extender más allá de la base de la
estiba, y el borde hay que introducirlo entre la tercera capa de bolsas y la cuarta para proteger del
agua.
CUBIERTAS

Las cubiertas impermeables pueden ser de tela plástica o lona. Las lonas son mejores que las
cubiertas de plástico, porque permiten que la pila respire y normalmente no provocan sudor ni
condensación en climas cálidos. Las cubiertas deben ser del tamaño adecuado para que puedan
ser manejadas cómodamente y deben ser provistas con ojales reforzados para atarlas con
cuerdas. Debe haber suficientes lonas disponibles para cubrir totalmente la parte superior, los
lados y los extremos de la pila, permitiendo amplias superposiciones en las uniones. Controle bien
la condición de las lonas mucho antes de que se las precise y disponga cualquier reparación
necesaria a tiempo.

CUERDAS

Necesarias para atar las cubiertas - cualquier cuerda fina es adecuada. Las cuerdas deben ser
atadas a los maderos de estibar, a clavijas en la tierra o a neumáticos usados utilizados como
peso.

Techo inclinado en una estiba al aire libre

EL ESTIBADO

Se aplican los mismos principios que dentro de un almacén. A menudo las paredes de la estiba se
inclinan hacia dentro levemente para mejorar la estabilidad, aunque dificulta el conteo de las
bolsas. Un techo con buena caída (inclinación) ayuda al agua de lluvia a escurrir fácilmente de la
estiba, lo que es importante para los almacenamientos al aire libre.

LA CUBIERTA

Las lonas no son a menudo bastante grandes para cubrir la estiba, los costados y la parte superior.
En este caso puede utilizarse el sistema siguiente:

 Fije las lonas de los lados en la base de los costados;

 Estírelas hacia arriba lo máximo posible y sujételas con cuerdas sobre la estiba o metiendo
los bordes entre las capas de bolsas;
  Cubra la parte superior, permitiendo que las lonas superiores se superpongan con las
laterales;
 Ate los bordes de la lona superior a los maderos de estibar o a las clavijas.

Cuando las lonas necesiten ser unidas, hay dos métodos posibles:

 Superposición simple de por lo menos 1 m, contra del viento dominante

 Superposición enrollada
ADMINISTRACIÓN

Las estibas se deben examinar diariamente. Busque especialmente:

 Penetración de agua;
 Cuerdas dañadas o sueltas;
 Conductos de drenajes bloqueados.

Cuando hay buen tiempo las lonas superiores se deben desenrollar durante el día, para permitir
que cualquier humedad acumulada en la superficie superior de la estiba pueda evaporarse.

Capítulo 12
Almacenamiento de emergencia

ALMACENES PREFABRICADOS

Durante una emergencia es a menudo necesario almacenar volúmenes de ayuda alimentaria

superiores a la capacidad de los almacenes convencionales disponibles. Algunos alimentos
pueden ser apilados al aire libre (véase el Capítulo 11), pero es con frecuencia preferible usar
almacenes prefabricados que se pueden erigir rápidamente y mover de un sitio al otro según sea
necesario.

Estos almacenes están bien diseñados para casos de emergencia, pero pueden alcanzar
temperaturas elevadas a menos que sean bien ventilados. Puede lograrse un mejor aireamiento de
aire abriendo las puertas de los extremos o instalando ventiladores eléctricos. Se precisan drenajes
eficaces de lluvias para evitar que la acumulación del agua superficial entre a la tienda. El goteo de
la condensación de agua en las vigas del techo, también puede ser un problema si el terreno sobre
el cual se erige el almacén no está cementado o sellado de forma estanca. Los roedores y las
termitas pueden ser un problema más importante que en almacenes convencionales. El use de
pallets es esencial. Son necesarias inspecciones frecuentes.
USO DE CONTENEDORES DE TRANSPORTE

Los contenedores de transporte pueden proporcionar un almacenamiento muy seguro pare

mercaderías de alto valor como el aceite vegetal. Pueden alcanzar altas temperaturas si no se
encuentran a la sombra. Si hay suficiente disponibilidad de ellos pueden ser apilados fácilmente.

Contenedores de transporte apilados

Documentación y registro
La documentación y los informes proporcionan la información que permite a la gerencia tomar las
decisiones correctas. Sin una documentación eficaz y un sistema correcto de informes, la gestión
será poco eficaz o imposible.

El objetivo general es proveer un sistema de seguimiento de una mercadería a partir del primer
recibo hasta el despacho final. Esto es conocido a veces como verificación retrospectiva.

Los objetivos específicos de los registros incluyen:

 Mantener un registro exacto de las mercancías recibidas y de las mercancías

despachadas;
 Mantener un registro exacto de las existencias de mercaderías, utilizando tarjetas de estiba
y registros de control de existencias;
 Mantener control efectivo de los equipos y suministros adicionales, por ej. sacos vacíos,
pallets, hilo, balanzas;
 Informar al supervisor de forma regular, por ej. a diario, semanal y mensualmente.

Las principales funciones administrativas y de registro del almacén incluyen:

 Establecer y mantener un registros de control de existencias del almacén;

  Establecer y llevar a cabo procedimientos para recibir y enviar mercaderías;
 Establecer y mantener tarjetas de estiba;
 Establecer y mantener informes de inspección;
 Ayudar en procedimientos de auditoría o procedimientos de inventario;
 Ayudar con los procedimientos para dar de baja mercaderías.

DOCUMENTOS PRINCIPALES

Se utilizan muchos documentos para registrar y controlar el movimiento de las mercaderías

alimentarias de un lugar a otro. A menudo se diseñan específicamente para adecuarse a los
sistemas de documentación utilizados en organizaciones determinadas.

Se emiten Formularios de control de descarga a la hora de descargue del barco o al abrir los
contenedores, lo cual puede ocurrir en el puerto o en el almacén.

Se emiten Cartas de porte, a veces conocidas como notas de entrega, cuando la carga sale del
puerto o del almacén. Son documentos muy importantes usados para controlar la transferencia de
la carga y a veces el cambio de dueño.

Autorizan el despacho de las mercaderías, por eso todas las copias son importantes y deben ser
cuidadas. La firma de una carta de porte significa una aceptación formal del envío, por lo tanto, es
importante controlar que el envío corresponde exactamente con la descripción en la carta de porte.
Todos los faltantes y daños deben ser registrados en la carta de porte antes de ser firmada.

Las tarjetas de estiba (azules) registran cualquier movimiento de agregación o de extracción de la

estiba y muestran el nivel actual de existencias. La persona responsable debe anotar los detalles y
firmar la tarjeta de estiba inmediatamente. Las tarjetas de estiba deben registrar "unidades", es
decir, la cantidad de bolsas o cartones, no el peso. Las tarjetas de estiba se utilizan para registrar
los detalles del SI, de exámenes, auditorías y del control de plagas realizados en la estiba y
cualquier otra información relevante. Están hechas de papel grueso o cartón y están ubicadas en
los lados de la estiba en una posición destacada.

El libro mayor del almacén (o tarjetas de carga - blancas) proporciona un resumen de la

posición total de las estibas en el almacén. Dan una verificación cruzada con las tarjetas de estiba,
pero deben ser actualizadas cuando haya cualquier movimiento de alimentos.

El inventario o los formularios físicos de auditoría registran el resultado de controles físicos

independientes de los niveles de existencias. Se deben conservar detalles de intervenciones
anteriores para proporcionar una base para los subsecuentes controles, por ejemplo si el control de
enero registró 900 toneladas y la auditoría de abril registra 200 toneladas, entonces el auditor
sabrá que los registros de la distribución de 700 toneladas deben ser encontrados.

Los informes de pérdida o daños de la carga (rosa) proporcionan detalles completos del
problema y de cualquier acción llevada a cabo para el re-embalado o reconstitución. El informe
debe identificar quien era el responsable del producto.

Los informes del control proveen detalles completos de la condición del almacén o de la
mercadería. Se ofrece un ejemplo en el Apéndice 2.

El certificado de destrucción describe la acción autorizada tomada para destruir o desechar

mercaderías impropias.

Cuando se hace un informe de distribución final al donante, deberá ir acompañado por copias de
algunos de los documentos anteriormente citados.
Apéndice 3

EQUIPO BÁSICO DEL ALMACÉN

 Escobas
 Extinguidores
 Caja de primeros auxilios
 Escaleras
 Equipo para re-empaquetado, por ej. agujas para coser e hilo (o cosedora de bolsas),
sacos vacíos, cartones, contenedores para aceite, cinta adhesiva.
 Caladores de muestras
 Palas y palitas
 Tamices
 Herramientas y materiales para reparación y mantenimiento simple del almacén
 Linterna
 Balanzas