 Impresos Digitalizados: Conformados por los resultados del

procesamiento con un “scanner” de un documento que originalmente

se encuentra impreso, y que luego volverán a ser procesados por un
programa cuyo fin es transformar el código en forma de imagen a un
código que electrónicamente represente letras y palabras, éstos
programas reciben el nombre de “Reconocimiento Óptico de
caracteres”. De esto resultará una copia digital del documento
impreso.

 Digitales para imprimir: Rojas (2006), un documento digital puede ser

elaborado de forma directa en un medio electrónico, con programa
como los “procesadores de palabras” tales como “Word” de Microsoft,
con el objetivo de imprimirlo posteriormente; a su vez, este tipo de
documento cumple con las características de un documento
electrónico y podría además ser consultado en línea. Aunque
históricamente estos programas hayan sido creados para sustituir las
máquinas de escribir y facilitar la producción de documentos impresos.

 Digitales multimediáticos: En relación a este tipo de documento

electrónico Rojas (2006), establece que son documentos concebidos
con el fin de ser consultados en una computadora u ordenador, donde
se aprovechan características como el “hipertexto” y la “multimedia”
que les da su condición electrónica para dar forma a una nueva
manera de comunicación, dentro de éstos se encuentran los contratos,
pagos y firmas electrónicas. Este tipo de documentos son
especialmente importantes porque dan origen o forman parte de las
“Páginas Web” que componen el internet.
Siguiendo la norma UNE-ISO 15489-1:2006. Información y
documentación. Gestión de documentos. Parte 1: Generalidades, el
documento electrónico comparte las características del documento en papel:
 Autenticidad. Un documento será auténtico si se puede
comprobar que es lo que afirma ser, que ha sido creado por la
persona que se afirma y que ha sido creado cuando se afirma.
 Fiabilidad. Un documento será fiable cuando su contenido se
considere una representación completa de las actividades y las
operaciones de los que da testimonio y se pueda recurrir a él con
posterioridad.
 Integridad. Un documento será íntegro cuando sea completo e
inalterado.
 Disponibilidad. Un documento será disponible cuando sea
factible su localización, su recuperación, su presentación y su
interpretación.

En la publicación de 2005 del ICA Documentos electrónicos: Manual para

archiveros, se recogían estas cuatro características y se añadía que los
documentos que las poseyeran tendrían el contenido, la estructura y el
contexto necesario para aportar una visión completa de sus actividades,
dando reflejo de las operaciones que materializaban y de sus decisiones, sus
acciones y sus competencias.
En cuanto a la estructura del documento electrónico, en él se distingue una
estructura física y una lógica: la física, surgió del hardware y el software; la
lógica, que consiste en la relación entre las partes que componen el
documento, es la que lo hace inteligible.
En conclusión, el documento electrónico se constituye como una unidad
estructurada con datos (de contenido e identificación) y metadatos que
participan de sus diferentes dimensiones.
La firma digital se encuentra definida en la ley 527 de 1999 como un valor
numérico que se adhiere a un mensaje de datos y que, utilizando un
procedimiento matemático conocido, vinculado a la clave del iniciador y al
texto del mensaje, permite determinar que este valor se ha obtenido
exclusivamente con la clave del iniciador y que el mensaje inicial no ha sido
modificado después de efectuada la transformación. Esta firma digital implica
la existencia de un certificado oficial emitido por un organismo acreditado
por el Organismo Nacional de Acreditación de Colombia, que válida la firma y
la identidad de la persona que la realiza, de conformidad con el Decreto 19
de 2012.
Es importante destacar que la firma digital goza de una “presunción legal de
no repudio”, es decir, cuando una firma digital haya sido fijada en un
mensaje de datos se presume que el suscriptor de aquella tenía la intención
de acreditar ese mensaje de datos y de ser vinculado con el contenido de
este. De conformidad con el Decreto 333 de 2014, para la emisión de una
firma digital siempre se requiere la intervención de un tercero, denominado
“entidad de certificación digital”.
En la actualidad existen múltiples plataformas tecnológicas que prestan
servicios de certificación digital y cuentan con la acreditación del Organismo
Nacional de Acreditación de Colombia (Onac), para que las personas puedan
perfeccionar sus negocios y generen mayor seguridad jurídica a los
contratantes, ya que la firma digital o la electrónica certificada cuentan con el
mismo valor probatorio y fuerza obligatoria de una firma manuscrita.
Finalmente, el uso de cualquiera de las tres firmas dependerá de las
necesidades puntuales del negocio, la contraparte, el tipo de seguridad que
requiera, los riesgos informáticos y fraudes, entre otros.