¿Cuál es la función de un administrador en

una organización?
Escrito por Brian Bass, Demand Media | Traducido por Elizabeth Garay Ruiz

 inShare




Las habilidades específicas, esenciales para un administrador efectivo, incluyen buena

comunicación y que sea organizado.

Artículos relacionados

 ¿Cuáles son las funciones de una secretaria como asistente de un gerente?

 Las cinco tareas principales de un asistente administrativo
 Las funciones de un gerente de tienda
 Las tareas y responsabilidades del propietario de una empresa

La función de un administrador depende de la compañía en la que trabaja. Sin embargo,

habilidades generales deben de existir que apliquen a la mayoría de los administradores en
varias organizaciones. Uno de los deberes principales de un administrador es asegurar que
la organización opere con eficiencia. Esto requiere que tenga un grupo de características
para que pueda administrar a diferentes personas y situaciones dentro de la organización.
Las habilidades específicas, esenciales para un administrador efectivo, incluyen buena
comunicación y que sea organizado.

Planificación y organización
En las organizaciones, un administrador ejecuta planes a corto y a largo plazo que
establecen un grupo claro de objetivos que ayuden a la organización a llegar a donde lo
tiene planeado. Para que el administrador tenga éxito al implementar estos planes, debe
entender el cómo, el cuándo y el quién del plan. Además de planear, un administrador
ofrece eficiencia a través de la organización. Esta organización permite al administrador
coordinar esfuerzos del negocio para lograr uno o un grupo de metas colectivamente.

Dirección
Después de planear y organizar, el administrador debe establecer la dirección de otros en la
organización seguirán. Dirigir a las personas dentro de la empresa para lograr un grupo
común de metas requiere la combinación de recursos y un sistema efectivo de soporte. Un
administrador debe contar con habilidades interpersonales para que pueda manejar las
diversas personalidades que existen en una empresa. Además, un administrador efectivo
usará las capacidades de los miembros para hacer que el plan tenga éxito. Esto incluye
delegar la autoridad, la responsabilidad y el control a otros miembros de supervisión.

Personal
Otro deber importante del administrador es el que involucra contar con el personal
adecuado en la organización. Esto requiere un completo conocimiento de la organización y
lo que ésta necesita. El administrador debe coordinar con recursos humanos y otros
departamentos dentro de la empresa. Los administradores por lo general desean tener una
participación activa en el reclutamiento y selección de nuevos individuos para la
organización. Después de contratar personal, el administrador debe valorar activamente el
progreso de los nuevos empleados.

Enlace
Un administrador efectivo es el enlace entre la dirección y el personal. Al relacionar ambas
partes, un administrador puede encontrar soluciones que cumplirán con las demandas tanto
de la administración como del personal. Esto puede ayudar a lograr en la organización un
ambiente positivo libre de muchos problemas y conflictos. El administrador debe
administrar la información, el desarrollo y las expectativas de cada uno dentro de la
organización y hacer necesarias las correcciones para beneficiar a la organización.

Funciones de un asistente de contabilidad

Escrito por KJ Henderson, Demand Media | Traducido por Valeria Garcia

 inShare



El asistente contable realiza una variedad de tareas de contabilidad y de presentación de
informes.

Artículos relacionados

 Deberes y responsabilidades de un auxiliar contable en una firma

 ¿Cuáles son las funciones de una secretaria como asistente de un gerente?
 Las cinco tareas principales de un asistente administrativo
 Preguntas típicas en una entrevista contable

Un profesional administrativo que trabaja bajo los auspicios de un contador, un asistente de

contabilidad realiza un sinnúmero de tareas destinadas a garantizar que la función de
administración de una organización opere eficiente y efectivamente. De acuerdo al reporte
por The Eduers Higher Education en 2010, los candidatos para un rol de asistente de
contabilidad deben poseer al menos un certificado de escuela de educación media superior
o su equivalente. Además, los empleadores tienden a preferir a aquellos con experiencia
contable. El sitio también estima que estos profesionales ganan un salario por hora de
USD$12,01 a USD$16,52, dependiendo de la experiencia.

Teneduría de libros
El asistente contable realiza tareas de teneduría de libros básica, ya sea manualmente o con
el uso de software de contabilidad tal como QuickBooks o Microsoft Money. El mantiene
una cuenta corriente de todos los depósitos y débitos, prepara un libro para su aprobación
por el contador senior. El también puede preparar facturas a los clientes. Además, puede
comunicar con la institución financiera de su empleador para asegurar que los fondos
requeridos están disponibles y que cada cuentas está saldada. En algunos entornos, el
asistente de contabilidad realiza tareas de cuentas por pagar y cuentas por cobrar. Esto
incluye la recepción y conciliación de todas las facturas. El asegura que cada factura se
pague a tiempo. También entra en contacto con proveedores de servicios externos con
respecto a los errores de facturación. Cuando se han recibido fondos, el asistente contable
les deposita en las cuentas de banco apropiadas.

Mantenimiento de registros
Cada empleador tiene políticas específicas y procedimientos que rodean el mantenimiento
de registros financieros actuales y archivados. En algunas industrias, tales como en
servicios financieros, las empresas deben realmente por ley preservar su documentación
fiscal de manera precisa. El asistente contable debe estar bien informado de cada una de
estas directrices y normas, siguiéndolas exactamente. En algunos casos, él puede participar
en la creación de estas reglas. Cuando esto sucede, se asocia con varios otros miembros de
la firma como contadores senior, la división de cumplimiento de normas, el departamento
jurídico y el equipo ejecutivo. Una vez que cada proceso de registro de mantenimiento se
acuerda, él crea un manual destacando cada método.
Presentación de informes
Sobre una base según sea necesaria, un asistente de contabilidad prepara y presenta
informes a la dirección. Usando cualquier software de contabilidad u de creación de hojas
de cálculo como Microsoft Excel, él crea documentos que destacan toda la información
solicitada, tales como ingresos brutos, débitos mensuales y saldos de cuentas. Según la
naturaleza del informe, puede que se le requiera investigar el historial financiero de su
empleador para encontrar toda la información deseada.

Preguntas de entrevista para un trabajo de

contabilidad realizadas por un empleador
Escrito por George N. Root III, Demand Media | Traducido por Valeria Garcia

 inShare




Los candidatos a empleos contables deben enfrentar una variedad de preguntas.

Artículos relacionados

 Preguntas típicas en una entrevista contable

 Tipos de preguntas para formular durante una entrevista
 Preguntas realizadas a una asistente administrativa ejecutiva durante una entrevista
 Funciones de un asistente de contabilidad
Tu departamento de contabilidad es responsable de las nóminas, las cuentas por pagar, las
cuentas por cobrar y las cuentas de crédito del cliente. Cuando vas a entrevistar candidatos
para un empleo contable, necesitas cubrir temas importantes, tales como nueva tecnología y
buenos procedimientos de contabilidad. Planifica las preguntas que le harás a los
candidatos para que te ayude a encontrar al empleado adecuado para tu organización.

¿Qué es lo que te impulsó a realizar trabajo en

contabilidad?
El personal de contabilidad necesita tener un ojo meticuloso en los detalles y la capacidad
para realizar tareas repetitivas sin error. Asumir una carrera en contabilidad es una
responsabilidad significativa, y preguntar por qué el candidato eligió ese camino es una
buena manera de comenzar una entrevista. Trata de encontrar una determinación e interés
en la contabilidad lo cual se traducirá en un empleado de contabilidad confiable.

¿Qué sabes acerca de los nuevos paquetes de software de

contabilidad?
Esto ayuda a tener personal contable a mantenerse al día sobre lo último en software
contable ya que ellos pueden hacer sugerencias sobre cómo mejorar tus sistemas. Con esta
pregunta, intenta averiguar si el candidato se ha mantenido al tanto de los nuevos
programas de software y si tiene experiencia usándolos. Discute los programas que
actualmente utiliza, si está familiarizado con ellos y discute qué mejoras se podrían hacer a
tu sistema actual para hacer más eficiente la contabilidad.

¿Cómo recopilas información para generar informes

contables?
Ya que sabrás para cuál disciplina de la contabilidad en específico está entrevistando,
puedes ajustar esta pregunta para que esté más enfocada a la posición disponible. Por
ejemplo, puedes realizar esta pregunta acerca de la preparación de informes de facturación
a clientes excepcionales para las posiciones de cuentas por cobrar. Estás tratando de
determinar que tan compresivos son los hábitos de recopilación de información del
candidato y que tanta habilidad de atención al detalle posee. La información es importante
para determinar qué candidatos prepararán informes precisos y cuales mostrarán tendencias
a omitir información importante.

¿Cuál es el mayor volumen de trabajo en el cual tienes

experiencia?
Para posiciones de nómina, querrás saber el número máximo de empleados y las
frecuencias de período de pago que el candidato ha experimentado. Para que un profesional
contable sea eficientes, él debe tener las habilidades adecuadas para el manejo de la carga
de trabajo. Si el candidato esta acostumbrado a un plantilla de 30 personas y tu empresa
tiene 200 empleados, el candidato puede verse abrumado por tu empresa y podría estar
propenso a cometer errores. Esta pregunta indicará que tanto entrenamiento tendrás que
hacer para hacer que un nuevo empleado de contabilidad se acople al ritmo de trabajo y sea
productivo.

¿Qué hace un contable todos los días?

Escrito por Kristine Tucker, Demand Media | Traducido por Juan Ignacio Ceviño

 inShare




Los contable actualizan y registran datos financieros.

Artículos relacionados

 Preguntas típicas en una entrevista contable

 Deberes y responsabilidades de un auxiliar contable en una firma
 Funciones de un asistente de contabilidad
 Preguntas de entrevista para un trabajo de contabilidad realizadas por un empleador

Las tareas diarias de un contable requieren fuertes habilidades en matemáticas. El nivel de

dificultad y la cantidad de responsabilidad a menudo dependen del tamaño y la estructura
de la empresa u organización. La mayoría de los contables llevan a cabo varios
procedimientos y tareas de contabilidad sobre una base diaria.
Mantener registros financieros
El mantenimiento y la actualización de los registros financieros es una tarea cotidiana para
la mayoría de los contables. Esto incluye generalmente el equilibrio y la actualización de
las cuentas bancarias para garantizar que todos los pagos y depósitos se hayan informado
con precisión. Parte de las responsabilidades diarias de un contable incluye averiguar qué
pagos tienen que ser remitidos, si los hay, y, a continuación, presentar los pagos y
registrarlos en el libro de contabilidad financiera. Muchos contadores también reciben
pagos de los clientes, pacientes o clientes. Ellos hacen los depósitos en la institución
financiera de la empresa y las registran en el libro de contabilidad financiera.

Comunicarse con los compañeros de trabajo

El mantenimiento de registros financieros es a menudo una tarea que consume tiempo. Los
contables entrevistados por la Universidad Técnica Comunitaria Durham informaron que la
parte más difícil de su trabajo no era mantener los registros financieros, que representan el
50 por ciento de su tiempo, sino comunicarse con sus colegas. Los contable deben mantener
y equilibrar los registros financieros al día, incluyendo las transacciones de los compañeros
de trabajo. Puede ser difícil registrar las transacciones diarias si no se comunican bien con
el personal. La mayoría de los contables necesitan obtener los recibos de las compras
realizadas por los compañeros de trabajo de la empresa, reembolsar los gastos de los
empleados, crear bonos de viaje, dispersar el efectivo y registrar los recibos para todas las
transacciones pequeñas. Un sistema organizado de sumisión de recibos, una cuenta de
gastos de reembolso y distribución de efectivo pueden mejorar las líneas de comunicación.

Inventario y necesidades de presupuesto

Como enlace entre los departamentos, un contable interactúa con los jefes de departamento
a diario para discutir necesidades de inventario. Si la mercancía, productos y equipos de
oficina se están agotando, el contable debe pedir más. Si la empresa no cuenta con jefes de
departamento o empleados que son responsables del seguimiento y el mantenimiento del
inventario, podría ser el trabajo del contable registrar estos niveles de inventario. Muchos
también se reúnen con los jefes de departamento para discutir las necesidades
presupuestarias y las limitaciones. Puesto que un contable es responsable de cuadrar las
cuentas, debe asegurarse de que los fondos se asignen adecuadamente para cada gasto.

Educación y salario
Princeton Review informa que a pesar de que los contables son guardianes de los registros
financieros, no están obligados a obtener certificación a través de ninguna organización o
institución. Sin embargo, algunos empleadores prefieren contratar a contables con un título
universitario en finanzas, mantenimiento de registros o de negocios. Además, el aumento
de la sencillez y la disponibilidad de un software de contabilidad ha hecho el entrenamiento
formal de la contabilidad menos significativo para los empleadores. La familiaridad con el
procedimiento de contabilidad de doble entrada puede ser necesaria para un trabajo de
contabilidad. De acuerdo con un informe de la Oficina de Estadísticas Laborales de 2010, el
salario medio para los contables a nivel nacional fue de unos US$34.000 al año.

Procedimientos de contabilidad de oficina

Escrito por KJ Henderson, Demand Media | Traducido por Antonella Iannaccone

 inShare




Los procedimientos adecuados de contabilidad de oficina son de suma importancia para el

éxito de un negocio.

Artículos relacionados

 Procesos y procedimientos contables

 Procedimientos de contabilidad para el final del mes
 Funciones de trabajo de contabilidad
 Contabilidad y procedimientos de control interno

Sin importar el tamaño de la empresa o el sector en el que opera, cada organización debe
mantener procedimientos de la oficina de contabilidad para funcionar eficazmente. De este
modo, la compañía se asegurará de que los libros están en equilibrio, las facturas se pagan y
los dineros recibidos han sido recibidos. En las empresas pequeñas, el propietario o tenedor
de libros de una oficina a tiempo parcial se encarga de la contabilidad. En las grandes
corporaciones globales, un gran equipo de profesionales de las finanzas y la contabilidad
asiste a estas funciones.

Contabilidad
La contabilidad es el acto de registrar todas las transacciones financieras realizadas por las
empresas. Es importante para una organización llevar a cabo esta tarea como parte de sus
procedimientos diarios de la oficina de contabilidad. Esto asegurará que los libros siguen
siendo equilibrados y reducen al mínimo la ocurrencia de irregularidades financieras. La
persona responsable del proceso de contabilidad mantiene un libro de contabilidad general.
Este documento es un registro de todo el dinero entrante y saliente. Como se hacen las
ventas, la organización envía una factura al cliente. Esta información se registra en el libro
mayor. Del mismo modo, los pagos recibidos de clientes se introducen en el libro mayor.

Cerca de fin de mes

La mayoría de las empresas realizan un cierre de fin de mes, como parte de los
procedimientos habituales de la oficina de contabilidad. Este proceso proporciona una
gestión con una instantánea del estado actual financiero de la organización. En este
momento, el departamento de cuentas por pagar se asegura de que cada factura adeudada
durante el mes ha sido pagada. Además, las cuentas por cobrar de departamento tienen
concordancia con los fondos recibidos durante el mes. Toda esta información se compila en
una sola hoja de cálculo. Aunque el proceso de cierre de fin de mes puede llevarse a cabo
manualmente, no es raro para las empresas usar un software de contabilidad especializado.
El uso de programas minimiza los errores y permite con facilidad la recuperación de datos.

Nómina de sueldos
La administración de nómina es quizás el procedimiento de la oficina de contabilidad más
importante que una empresa lleva a cabo. Aunque la población de empleados pueden
disfrutar de su entorno laboral, la razón principal por la que los empleados aparecen todos
los días se debe a que seles paga por el trabajo que realizan. Las pequeñas empresas pueden
externalizar la función de nómina a un proveedor de servicios de nómina externo. Por una
cuota, el fabricante se asegurará de que a los empleados se les paga la cantidad correcta a
tiempo. Las organizaciones más grandes pueden administrar la nómina de la casa. Un
profesional de la nómina calcula las horas trabajadas por cada empleado. Además, se
asegura que la cantidad correcta de impuestos, primas de beneficios y otras contribuciones
requeridas, tales como el Seguro Social, se deducen de su cheque de pago.

Procedimientos de contabilidad para el

final del mes
Escrito por KJ Henderson, Demand Media | Traducido por Ana María Guevara

 inShare



Todos los libros tienen que estar balanceados al final cada mes.

Artículos relacionados

 Procedimientos contables para el cierre de mes

 Cómo iniciar un negocio de contabilidad desde casa
 Cuáles son las etapas del ciclo de la contabilidad
 Procedimientos de contabilidad de oficina

Los procedimientos de contabilidad para el final del mes, generalmente llamados cierre del
mes, son las tareas requeridas para asegurar que todos los registros financieros de los
negocios pequeños estén balanceados antes del comienzo de un nuevo mes. En la mayoría
de los ambientes, un tenedor de libros o contador generalmente lleva a cabo estos deberes.
Aunque estos procedimientos pueden hacerse manualmente, se usa comúnmente un
software de computadora para asegurar la precisión y permitir la facilidad al reportar.
Existen tres procedimientos principales que una persona tiene que completar para realizar
exitosamente el proceso de contabilidad para el final del mes.

Ajustes
El primer paso para tomar cuando se completan los procedimientos de contabilidad del
final del mes para un negocio pequeño es contabilizar cualquier ajuste financiero necesario.
A lo largo del mes, los ingresos son recolectados y los gastos son deducidos. Sin embargo,
la cantidad de ciertas transacciones financieras puede diferir desde el momento que fueron
hechas. Por ejemplo, si un empresario usó una tarjeta débito para felicitar a un cliente con
un almuerzo, la cantidad original deducida de esta cuenta corriente puede haber sido de
US$100. Sin embargo, una vez el establecimiento de comidas establezca la transacción, su
balance bancario final también puede haber incluido la propina. Como resultado, si el
débito final es de US$20, la persona que realiza el cierre del mes tiene que corregir la
entrada original de US$100. Los ajustes también tienen que hacerse para cuentas
remuneradas. Si el interés ha sido pagado en dineros llevados a cabo en una cuenta de
ahorros corporativa, tiene que ser añadido al libro mayor. Alternativamente, si el interés ha
sido cobrado en compras con tarjeta de crédito, estas transacciones también tienen que ser
introducidas en la hoja de cálculos.

Cálculos
Una vez se hayan hecho los ajustes, la persona encargada de hacer los procedimientos de
contabilidad para el final del mes tiene que calcular los balances de cada cuenta del
negocio, incluyendo cuentas corrientes, de ahorros, de crédito y de inversión. Comenzar
con el balance abierto del mes, la persona añade todos los depósitos y resta todos los
débitos. Los depósitos consisten en cualquier ingreso generado por el negocio pequeño. Los
débitos de la empresa incluyen cualquier gasto, como la renta, la nómina de sueldos y los
costos de publicidad, como también las compras incidentales, como los suministros de
oficina. El número final es el valor actual del patrimonio neto de la organización. También
será el balance abierto del siguiente mes.

Reportar
Una vez es calculado el balance de cada cuenta, todos los números introducidos en la base
de datos contable del negocio. La persona responsable de los procedimientos realiza varios
reportes que resaltan la posición financiera actual de la empresa. Puede crear una
declaración de ganancias y pérdidas. También puede generar un reporte que indique el
ingreso total generado por ventas. Estos reportes son después presentados a la gerencia.