Instituto de Informática y Telecomunicaciones HERRAMIENTAS DE INTERNET

ITEL Y UTILITARIOS

GOOGLE DRIVE
¿Qué es Google Drive?

Google Drive es un servicio de almacenamiento lanzado el 24 de abril de 2012 (en

sustitución de Google Docs), que permite guardar archivos de forma segura en la
nube y acceder a ellos desde cualquier dispositivo (smartphone, tablet u ordenador),
pero además es posible abrirlos y editarlos, a través de una amigable y sencilla
interfaz de usuario disponible en su página web para las computadoras o en sus
versiones de aplicaciones para Android, IOS y PC/MAC.

Cada usuario dispone de 15 GB de espacio gratuito unificado para los mensajes de

correo (Gmail), imágenes de Google+ y los archivos de Drive (fotos, videos,
documentos, dibujos, etc.), con la posibilidad de acceder a mayor espacio
mediante un plan pago.

Una vez que se ha creado o guardado un archivo, es posible invitar a otros usuarios
a ver, editar o comentarlo, facilitando el trabajo colaborativo, sin la necesidad de
enviar archivos adjuntos por correo, disminuyendo tiempos de trabajo y
desorganización, al mantener todos los archivos sincronizados en una sola versión.

Google Drive permite editar, mover y eliminar documentos de Google sin estar
conectado a Internet y al conectarse refleja estos cambios en la nube e incluso es
posible recuperar documentos Google de la papelera de la PC. Además, es posible
revisar el historial de ediciones que permite conocer quién y cuándo realizó una
modificación al documento.

¿Para qué usar Drive?

Con Google Drive se pueden realizar muchos tipos de archivos y obtener una vista
previa de más de cuarenta formatos de archivo populares de videos, imágenes,
documentos y archivos PDF, sin software ni costos adicionales. Todas las herramientas
de Drive poseen la capacidad de ser compartidas con otras personas, la función de
revisión de historial ilimitado y facilitan el trabajo colaborativo.

TÉCNICO EN OFIMÁTICA -5- Lic. Alan Huaynasi Alonzo

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Documentos

Crea y edita documentos de texto desde el browser o navegador con una

herramienta inteligente de edición y estilo para dar formato a textos y párrafos, que
importa documentos incluso de Microsoft® Word y PDF; y exporta a los formatos
.docx, .pdf, .odt, .rtf, .txt o .html.

Hojas de Cálculo

Esta herramienta permite crear y editar hojas de cálculo desde el browser o

navegador sin necesidad de un software dedicado, tiene la capacidad de usar
fórmulas, filtros, tablas dinámicas, opciones de formato y acepta la inserción de
gráficos, genera informes y recibe automáticamente los resultados de Formularios,
para su revisión y análisis. Es compatible con archivos importados de Microsoft Excel®
y exporta hojas de cálculo a los formatos .xlsx, .csv, .html, .ods, .pdf o .txt.

Presentaciones

Con Google Drive es posible diseñar Presentaciones y utilizar una gran variedad de
temas de prediseñados, variedad de fuentes, la posibilidad de insertar videos,
animaciones, gráficos, diagramas, dibujos, transiciones y otras opciones.

Formularios

Posibilita la creación de formularios para realizar encuestas, sondeos, cuestionarios y

concursos fácilmente, haciendo click en Nuevo y seleccionando la opción:
Formularios de Google. Una aplicación intuitiva para crear formularios con opciones
de selección simple o múltiple, listas desplegables de escala numérica y hasta
preguntas basadas en respuestas, cuyos resultados serán reflejados
automáticamente en una hoja de cálculo en tiempo real, para facilitar el análisis.

Fotos

Las fotos almacenadas en Google Drive pueden ser editadas para añadirles
animaciones, convertirlas en películas y otras opciones.

Dibujos

Esta herramienta permite la creación y edición de fotos, gráficos y diagramas de flujo,

entre otros, para luego añadirlos a otros documentos o insertarlos en un sitio web
fácilmente.

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Calendario

Calendario es una herramienta organizativa imprescindible para la planificación del

tiempo y el trabajo, con la posibilidad de consultar la disponibilidad de otros para
recordar citas, coordinar una reunión o eventos.

También es posible:

 Guardar archivos de forma segura y acceder a ellos desde cualquier

smartphone, tablet o computadora.
 Buscar archivos por nombre y por contenido.
 Compartir fácilmente archivos y carpetas con otras personas.
 Asignar permisos de acceso para establecer quién puede ver, comentar o
editar los archivos.
 Ver los detalles y la actividad de modificaciones en los archivos.
 Ver y editar archivos sin conexión a Internet.
 Usar la cámara de un dispositivo para escanear documentos en papel.
 Acceder a imágenes y a vídeos de Google+.
 Organizar las carpetas de archivos por colores.
 Etc.

Cuenta con diversas herramientas adicionales como:

Historial de revisiones

Cuando se trabaja con archivos de texto extensos, o en forma de trabajo

colaborativo entre varias personas, es muy útil acceder a las diferentes versiones del
texto para observar quien realizó una modificación, revertir errores complejos o volver
a una versión anterior del documento.

Ventajas de usar Google Drive:

Google Drive permite un manejo mucho más eficiente de la información, en

comparación con el uso de Windows Office y su almacenamiento local (en disco
duro), porque:

 Sirve para hacer las funciones de Word, de Excel y Power Point sin instalar nada
en tu computadora.
 Solo es necesario tener una cuenta de correo Gmail para comenzar a usar el
servicio.

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 Almacena hasta 15 GB gratis, entre Drive, Google+ y Gmail.

 Los documentos nunca se pierden o se borran “solos”.
 Permite otorgar acceso a carpetas o archivos a otras personas, ya sea para
ver o editar, compartiéndolos con tu correo electrónico.
 Es posible el trabajo colaborativo remoto en tiempo real.
 Permite el control de revisiones y versiones en el mismo documento.
 Se monitorea quién hizo qué y cuándo.
 Posee una útil herramienta de comentarios, sugerencias y chat en cada
documento.
 Disponibilidad inmediata en cualquier parte del mundo y a cualquier hora
desde cualquier dispositivo con acceso a Internet.
 La sincronización entre sus dispositivos mantiene actualizados los archivos
automáticamente.
 Es posible tener sus archivos separados al crear una cuenta para el trabajo y
otra personal.
 Para trasladar archivos, evita el uso de memorias USB que se pueden
contaminar con virus.
 Permite “imprimir” o guardar los documentos en formato PDF.
 Mejora el flujo de trabajo de tu empresa, negocio o estudios, entre otros.
 No necesita una configuración de red, ni un servidor, ni pagar por un servicio
de almacenaje en la nube.
 Cada vez más personas usan Google Drive.

¿Cuánto espacio es posible tener en Drive?

Google Drive ofrece automáticamente 15 GB de espacio de almacenamiento

gratuito, repartido entre Google Drive, Google+ Fotos (Picasa) y Gmail, con la
posibilidad de comprar más, mediante la suscripción a sus planes para disponer de
más almacenamiento:

 100 GB = 1,99 usd al mes.

 1 TB = 9,99 usd al mes.
 10 TB = 99,99 usd al mes.
 20 TB = 199,99 usd al mes.
 30 TB = 299,99 usd al mes.

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¿Qué significa trabajar con documentos en forma colaborativa?

El Trabajo Colaborativo es el que se genera cuando varias personas con un mismo

objetivo aportan sus conocimientos para lograr un objetivo o bien común, enfocados
en los resultados y valiéndose de las facilidades o ventajas que ofrece la Tecnología
de la Información (TI) para aglutinar tu trabajo.

Google Drive es una vía para facilitar la colaboración de diversos individuos que
pertenezcan a un grupo de trabajo, de estudios o cualquier otra agrupación, que
estén interesados en compartir información y colaborar en la realización de un
proyecto o tarea con un objetivo común, gracias a la posibilidad que presenta de
compartir archivos y que varias personas se encuentren en la capacidad de trabajar
en ellos en tiempo real.

El contenido generado de esta manera tiene aún más potencial cuando se le

agrega el contacto en tiempo real de los colaboradores o creadores a través de
comentarios y sugerencias con su respectiva retroalimentación, o respuestas, y el
chat para discutir el contenido con todo lo que gira en torno a él. Así, es posible
ahorrar tiempo y dinero en viajes y reuniones, sin renunciar a las ventajas del contacto
cara a cara.

¿Cómo cargar y convertir documentos en Drive?

Drive ofrece 15 GB de almacenamiento online de Google gratis para guardar fotos,

artículos, diseños, dibujos, grabaciones, videos o lo que necesite.

Para subir un archivo o carpeta a la nube usando Google Drive solo debes seguir
estos pasos:

Paso 1:

Abrir la cuenta de Google Drive con tu nombre de usuario y contraseña.

Paso 2:

Hacer clic en el botón Nuevo, del cual se desplegará un menú.

Paso 3:

Seleccionar la opción Subir archivos o Subir carpetas dependiendo de si se quiere

cargar un solo documento o toda una carpeta.

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Paso 4:

Se abrirá el explorador de archivos del equipo. Allí, buscar y seleccionar el

documento que se quiera subir a la nube y hacer clic en el botón Aceptar. El archivo
se cargará a la plataforma inmediatamente.

También es posible tocar y arrastrar un archivo desde una ventana del explorador en
su computadora y llevarlo directamente a la ventana del navegador donde esté
abierta Mi Unidad de Google Drive.

¿Cómo compartir documentos de Drive?

Una de las funciones principales de Google Drive es compartir la información con

otros, ya sea para que la vean o incluso para trabajar al mismo tiempo en el
documento.

Para hacerlo debes seguir estos pasos:

Paso 1:

Seleccionar el archivo o carpeta a compartir.

Paso 2:

Hacer clic en el botón Compartir, identificable por la silueta de una persona y un

símbolo más (+).

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Paso 3:

Se abrirá un cuadro de diálogo donde se debe introducir el correo de la(s) persona(s)

con quien(es) se desea compartir el documento y decidir si puede(n) editar,
comentar o solo ver el documento.

Paso 4:

Al finalizar, hacer clic en el botón Enviar. La(s) persona(s) con quien(es) se haya
compartido el documento recibirá(n) una notificación a través del correo
electrónico.

Compartido contigo

Para ver los archivos que otras personas han compartido contigo, ve a la sección
"Compartidos conmigo" de Mi unidad.

¿Cómo usar los comentarios?

Una de las herramientas más útiles de Google Drive son los comentarios, porque a
través de ellos es posible comunicarse con los demás colaboradores de un
documento sobre un tema específico. Para añadir comentarios hay que seguir los
siguientes pasos:

Paso 1:

Abrir el documento, hoja de cálculo o presentación de Google Drive.

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Paso 2:

Seleccionar y resaltar el texto, las imágenes, las celdas o las diapositivas a comentar.

Paso 3:

A la derecha de la hoja del documento, justo al lado de lo seleccionado, aparecerá

un icono de comentario (círculo blanco con un cuadrito de texto gris adentro). Hacer
clic en el ícono.

Paso 5:

Aparecerá una ventana de comentario. Escribir el comentario y hacer clic en el

botón Comentar.

También es posible notificar vía correo electrónico a una o varias de las personas que
tienen acceso al documento sobre tu comentario, sobre todo si está dirigido a
alguien en particular. Para ello dentro de tu comentario debes colocar el signo más
(+) y seleccionar la persona de la lista de correos que se desplegará. Incluso se le
puede asignar a una persona el comentario como una tarea cuando, luego de
seleccionar su correo se marca la casilla que dice Asignar a.

Los comentarios pueden ser leídos por todas las personas que tienen acceso al
documento, pueden responder a él, resolver el tema planteado, etc.

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