INTRODUCCIÓN A GOOGLE DRIVE

¿Qué es Google Drive?

Google Drive es un moderno y potente servicio de almacenamiento en línea que además permite
acceder a un conjunto de herramientas ofimáticas para crear documentos, hojas de cálculo,
presentaciones, dibujos y formularios fácilmente, entre otras aplicaciones. Antes recibía el nombre
de Google Docs. Como se trata de un servicio de almacenamiento en la nube, tiene la ventaja de
que los archivos que se guarden en él, estarán disponibles desde cualquier lugar en el que tengamos
una conexión a Internet y con independencia del dispositivo que estemos utilizando, ya sea una PC,
un teléfono móvil o una tableta.

Si compartimos nuestros archivos con otros usuarios, cualquier cambio que hagamos también
estará disponible inmediatamente para ellos sin necesidad de enviar nuevas versiones por correo
electrónico u otros medios. Además, el servicio es gratuito con un límite de almacenamiento de 15
GB (que se comparten con Gmail, el correo web de Google, y con Google Fotos), pero puede
aumentarse comprando más espacio.

Enlistemos las diversas características y ventajas de Google Drive:

Permite almacenar, administrar y compartir cualquier tipo de archivo; como su nombre lo indica,
es una unidad en línea para almacenar lo que deseemos. Pero también permite utilizar sus
aplicaciones ofimáticas para crear nuestros archivos.

Incluye funciones de colaboración en tiempo real para la elaboración de archivos ofimáticos. Es

decir, por ejemplo, es posible editar un documento entre dos o más usuarios y ver
instantáneamente los cambios que cada uno realiza.

Google Drive soporta muchos tipos de formatos, por lo que es posible no sólo guardar, sino
también ver archivos en PDF, imágenes, videos, etcétera e incluso editar algunos de ellos, como los
archivos de Microsoft Office.

Como se trata de un servicio en línea, cualquier mejora que introduzca Google en sus aplicaciones
estará disponible a los usuarios inmediatamente, sin necesidad de instalar actualizaciones en ningún
dispositivo.

Los archivos de Google Drive se graban automáticamente conforme los vamos creando, por lo
que es muy difícil perder información por algún fallo en el sistema. Asimismo, genera un historial de
los cambios realizados, por lo que es fácil volver siempre a una versión anterior de los mismos.

Para utilizar Google Drive necesitamos básicamente una cuenta de Google, un navegador y una
conexión a Internet. Sin embargo, es importante mencionar que, aunque no es obligatorio, también
podemos instalar la aplicación Google Drive para PC, Android, Ipad y iPhone, con distintas funciones
que podemos aprovechar, como veremos más adelante. En este curso veremos cómo crear una
cuenta de Google, cómo iniciar Google Drive, qué requisitos específicos tiene que cubrir nuestro
equipo y navegador para utilizarlo, cómo administramos nuestros archivos con él, cómo utilizamos
las funciones de las diferentes aplicaciones ofimáticas para crear documentos, hojas de cálculo,
presentaciones, dibujos, formularios, Mapas y Sitios de Google y, finalmente, cómo podemos
compartirlos o colaborar con otros usuarios para su elaboración.

Como puede concluirse fácilmente, Google Drive es una herramienta que puede resultarnos de gran
utilidad en el trabajo profesional o académico, por lo que sobra explicar la importancia de conocerlo
y manejarlo a fondo.

Requisitos para usar Google Drive

Para utilizar Google Drive utilizando nuestro ordenador, es importante tener un manejo mínimo de
este último. Si no conoces funciones básicas tales como manejar el ratón, teclado, manejar
ventanas, etc.

Como ya explicamos antes, Google Drive es un servicio en línea. Esto significa que es una aplicación
web a la que debemos acceder a través de nuestro navegador de Internet. Sin embargo, existen
diversos navegadores en los distintos dispositivos, Google Drive es compatible con las dos últimas
versiones de los siguientes navegadores:

Chrome. Es el propio navegador de Google. Si tu ordenador no cuenta con él, puedes

descargarlo aquí.

Mozilla. Es un popular navegador de Internet de software libre, el cual puedes obtener aquí.

Internet Explorer y Microsoft Edge, Son los navegadores de Windows. Microsoft Edge es el último
navegador que viene incluido en Windows 10 e Internet Explorer es el navegador de versiones
anteriores de ese sistema operativo.

Safari. Es el navegador de Internet de los dispositivos de Apple.

Existen otros navegadores de Internet, como Ópera, pero no se garantiza la disponibilidad de todas
las funciones del sistema. Además, el navegador a utilizar debe tener activado el uso de cookies y
JavaScript, aunque ambas funciones están activas en los navegadores de modo predeterminado.
Por otra parte, es obvio que si vamos utilizar Google Drive, tendremos interés en no tener ningún
problema en el funcionamiento del sistema, por lo que es recomendable utilizar el propio navegador
de Google, Chrome, para evitar cualquier incompatibilidad y, preferentemente, en su última
versión, al momento de escribir estas líneas se trata de la versión 54, que es el que utilizaremos en
este curso, por lo que te sugerimos instales este navegador o te asegures que se encuentra
actualizado.

Para ello, puedes ir al menú de Chrome, que son los tres puntos verticales que están en la esquina
superior derecha del navegador, y luego utilices la opción Ayuda > Información de Google Chrome,
el cual te mostrará la versión actual, pero al mismo tiempo buscará por nuevas actualizaciones y las
instalará automáticamente.
El resultado debe ser como sigue.

En el caso de utilizar otros dispositivos, los requisitos mínimos para utilizar Google Drive son:

Para teléfonos móviles o tabletas con Android: Versión 4.1

Para iPhone y iPad: iOS 7.1

Por otra parte, hemos mencionado que además de acceder a Google Drive a través del navegador
de Internet, también podemos usar una aplicación en nuestros dispositivos de escritorio (también
llamada Google Drive, por supuesto) que nos dará acceso a nuestros archivos almacenados ahí, así
como a las aplicaciones ofimáticas a las que nos vamos a referir en el curso. Esta aplicación también
tiene requisitos mínimos según el sistema operativo:

Windows: Windows Vista y posteriores.

Mac: Lion (10.7) y posteriores.

Linux: No existe una aplicación de Google Drive para este sistema operativo, aunque sigue
disponible a través del uso de navegadores..

Finalmente, reiteramos que el otro requisito indispensable para usar Google Drive es tener una
cuenta de Google.

Aplicaciones de Google Drive

Ya hemos mencionado que Google Drive es mucho más que almacenamiento en línea, también
incluye un grupo de aplicaciones ofimáticas. También ya mencionamos que de modo
predeterminado dichas aplicaciones son:

Documentos

Hojas de cálculo

Presentaciones

Formularios

Dibujos
 Mapas

Pero no son las únicas. Podemos añadir aplicaciones a Google Drive desde la Chrome Web Store,
muchas de esas aplicaciones son gratuitas.

Una vez que añadimos aplicaciones a Drive, como veremos con detalle más adelante, éstas
aparecen en la lista de aplicaciones de su menú:
Ir a Google Drive

Como ya mencionamos, para poder utilizar Google Drive, es necesario tener una cuenta de Google,
por ejemplo, una cuenta de Gmail, o bien de Google+, o la que utilizamos con teléfonos con sistema
operativo Android, entre otras posibilidades.

Si alguna vez te has registrado en algun servicio de Google (Reader, Sites, youTube, Blogger, etc...)
ya tendrás una, y puedes usarla. Si no tienes una, puedes obtener una totalmente gratuita siguiendo
los pasos que aquí te explicamos.

Una vez que contamos con una cuenta de Google, basta con iniciar sesión con ella
en https://drive.google.com. Inmediatamente nos presentará el formulario para indicar nuestra
cuenta para iniciar sesión.
Claro que si eres de los que entran a Google e inician (o mantienen abierta) su sesión en el
navegador, también puedes usar el menú de aplicaciones que está a la derecha en
www.google.com, tal y como podemos ver aquí:

En cualquier caso podremos trabajar con Google Drive, así que comencemos conociendo sus
elementos de pantalla.
La pantalla de Inicio

La pantalla que vemos en el navegador al entrar a Google Drive tiene los siguientes elementos:

1. Botón Nuevo para crear carpetas, archivos ofimáticos (documentos, hojas de cálculo, etc.)
y para subir archivos o carpetas.

2. Panel de filtros. Los archivos y carpetas que se presentan en el área de la derecha dependen
de la elección que hagamos en este panel.

3. Caja de búsqueda. Como veremos, es posible, buscar archivos en nuestra unidad de Google
Drive, pero también contenido específico en el interior de éstos.

4. Menú de Aplicaciones, notificaciones y cuenta de usuario. El primer icono muestra una lista
de otras aplicaciones a las que tenemos acceso con nuestra cuenta de Google, como GMail.
El segundo, que tiene forma de campana, nos alerta de las distintas notificaciones de la
cuenta de Google, finalmente, tenemos acceso a nuestra cuenta de usuario Google, con ese
icono podemos cerrar nuestra sesión, o bien, cambiar la configuración de nuestra cuenta.

5. Indicador de ubicación. Muestra qué archivos estamos viendos o si estamos ubicados en

alguna carpeta.

6. Botones Vista, Ver detalle y Configuración. El primero cambia el tipo de vista en que se
mostrarán nuestros archivos y carpetas (cuadrícula o lista), el de Ver detalle muestra un
panel de detalles del archivo o carpeta seleccionado. El botón en forma de engrane permite
modificar la configuración de Google Drive.

7. Área de archivos y carpetas. En esta área veremos nuestros archivos y carpetas

almacenados en Drive, independientemente si son archivos nativos (creados con las
aplicaciones ofimáticas de Drive) o que los hayamos subido desde nuestro disco duro.
Es conveniente que vayas practicando lo que te vamos explicando lo antes posible. Una buena forma
de hacerlo es tener dos sesiones, una con este curso y otra con Google Drive en el navegador. Así
cuando lo creas oportuno puedes pasar a la sesión de Google Drive para practicar lo que acabas de
leer.

En la próxima unidad veremos cómo trabajar con los archivos y carpetas en Drive: Cómo subirlos,
crearlos, borrarlos, renombrarlos, compartirlos, etcétera.

En tanto, debes tener en cuenta que cerrar la ventana del navegador, o la pestaña donde está tu
sesión de Drive, no cierra la sesión, se mantiene abierta, por lo que, si estás usando una PC pública,
es posible que otros vean tus archivos en Drive e incluso tu correo de Gmail. Si estás usando un
ordenador privado, al que sólo tú tienes acceso, no tendrás mucho de qué preocuparte, pero si no
es así, deberás asegurarte de cerrar la sesión antes de cerrar el navegador o su pestaña.

Para cerrar tu sesión, debes hacer clic en la esquina superior derecha de Drive y pulsar sobre tu
imagen de perfil, se desplegará un menú en donde podrás cerrar tu sesión.