NORMA TÉCNICA COLOMBIANA GTC 185

CONCEPTOS DEL ACTA

LUZ MARY ACEVEDO HUTADO

1750358

SERVICIO NACIONAL DE APENDIZAJE SENA

TECNOLOGO EN GESTION ADMINISTRATIVA
NORMA TÉCNICA COLOMBIANA GTC 185
CONCEPTOS DEL ACTA
BOGOTA
2019
TECNOLÒGO EN GESTION ADMINISTRATIVA
LUZ MARY ACEVEDO HURTADO
1750358

INSTRUCTORA
FLOR ANGELA GUANA

SERVICIO NACIONAL DE APENDIZAJE SENA

TECNOLÒGO EN GESTION ADMINISTRATIVA
NORMA TÉCNICA COLOMBIANA GTC 185
CONCEPTOS DEL ACTA
BOGOTA
2019
 INTRODUCCIÓN

Este documento está relacionado en los conceptos basados en la Norma Técnica

Colombiana GTC 185 que nos explica de una manera clara cada una de los conceptos
de los documentos administrativos, los cuales son muy importantes a la hora de realizar
o ejecutar alguno de ellos como lo es el acta.

Posteriormente podemos encontrar los conceptos del acta basada en la Norma Técnica
Colombiana GTC 185 con los elementos que debemos tener en cuenta para la
realización de estas.

Con lo leído y analizado en cada uno de los conceptos del acta se plasmó la
información y se organizó de manera acorde a la Norma Técnica Colombiana GTC
185
 OBJETIVO GENERAL

Redactar y organizar y reconocer los conceptos del acta de acuerdo a la Norma

Técnica Colombiana GTC 185 y donde nos enseña de una forma clara y acertada la
presentación de la misma.
 OBJETIVO ESPECIFICO

 Identificar la norma técnica colombiana GTC 185.

 Definir y elaborar un acta de acuerdo a la norma técnica colombiana GTC 185.
 Utilizar correctamente los lineamientos a la hora de realizar un acta de acuerdo
a la norma.
 Analizar los conceptos del acta y tenerlos en cuenta de acuerdo a la norma
técnica colombianas GTC 185.
 TABLA DE CONTENIDO

CUESTIONARIO ACTAS.........................................................................................................................7
ACTA:..........................................................................................................................................................7
QUE ES UN ACTA NO REGISTRADA Y ACTA REGISTRADA.......................................................7
QUÉ ASPECTOS SE DEBEN TENER EN CUENTA EN LA REDACCIÓN Y PRESENTACIÓN
DEL ACTA..................................................................................................................................................7
CLASES DE ACTAS.................................................................................................................................8
REQUISITOS ESPECÍFICOS PARA LA ELABORACIÓN DEL ACTA..............................................9
QUE SE DEBE HACER CUANDO LOS ASISTENTES PASAN DE 15 PERSONAS....................10
CUÁLES SON LOS ASPECTOS GENERALES (COMUNES CON LOS DEMÁS
DOCUMENTOS) EN LA ELABORACIÓN DEL ACTA.......................................................................10
QUE SE ENTIENDE POR RESUMEN DE COMPROMISO..............................................................10
FORMAS DE PRESENTAR LOS ASISTENTES EN EL ACTA........................................................10
CONCLUSIONES....................................................................................................................................12
BIBLIOGRAFÍA........................................................................................................................................13
 CUESTIONARIO ACTAS

ACTA:

Expresan lo tratado en una reunión o situación específica. Son documentos que

adquieren valor administrativo, legal, jurídico e histórico desde el momento de su
creación.
De acuerdo con la importancia o características específicas del acta, cada organización
debe cumplir con lo ordenado en la legislación vigente y en algunos casos se debe
registrar o presentar ante la entidad competente; en este caso el acta se debe elaborar
en papel con membrete.

QUE ES UN ACTA NO REGISTRADA Y ACTA REGISTRADA

Acta no registrada: documento que constituye la memoria de reuniones o actos

administrativos que se realizan de manera extraordinaria dentro de una organización o
empresa.
Acta registrada: documento que corresponde a un reunión de sociedades, empresas u
organizaciones que obliga a cumplir condiciones específicas de la entidad competente
son de carácter ordinario, las cuales se realizan dos veces al año y se debe presentar
anualmente ante la cámara de comercio en hoja membretiada.
Diferencia:
El acta registrada es de carácter ordinario y el acta no registrada es de carácter
extraordinario

QUÉ ASPECTOS SE DEBEN TENER EN CUENTA EN LA REDACCIÓN Y

PRESENTACIÓN DEL ACTA

Toda acta debe llevar el nombre del grupo que se reúne. Además, se debe aclarar si el
carácter de la reunión es ordinario o extraordinario.
Cada acta que se elabora debe expresar lo tratado en una reunión o situación
específica, sin describir detalles intrascendentes.
Las actas se redactan en tiempo pasado, excepto las de descargo que deben
redactarse en tiempo presente. Ningún párrafo debe iniciarse con gerundio. Se
recomienda no redactarlas con lenguaje telegráfico; tampoco deben presentar errores
técnicos, ortográficos, gramaticales ni de puntuación.
Los párrafos deben ser concisos, claros y con énfasis en las decisiones tomadas. Sin
embargo, por solicitud expresa de algún participante, se anotan las discrepancias o
aclaraciones necesarias.
La presentación de originales y copias debe ser impecable, sin borrones ni repisados.
Cuando haya lugar a votaciones, se indica el número de votos emitidos a favor, en
contra y en blanco. En caso de nombramientos, se registran los resultados y los
nombres completos.
Se indica el nombre de la persona que presenta una moción y no es necesario anotar el
nombre de quienes se adhieren a ella. Cuando sea necesario mencionar la intervención
de uno de los asistentes, se hace con su nombre completo.

CLASES DE ACTAS

Existen varias clases de actas entre las cuales se destacan:

 actas de comités,
 actas del concejo municipal,
 actas de consejos,
 actas de junta directiva,
 actas de asambleas,
 actas de reuniones administrativas,
 actas de levantamientos de cadáveres,
 actas de baja de inventarios,
 actas de eliminación de documentos,
 actas de sociedades y
 actas de entrega.

Requisitos para las páginas subsiguientes

El encabezado y el número de página correspondiente son datos que permiten

identificar el documento a partir de la segunda página. Se recomienda ubicarlos en la
parte superior izquierda, a cero o una interlínea libre de la zona 1, debidamente
justificados y para continuar con el texto se deja una o dos interlíneas libres.

REQUISITOS ESPECÍFICOS PARA LA ELABORACIÓN DEL ACTA

Las actas deben presentarse en fotocopia simple o de sus extractos, autorizados por el
secretario o por algún representante de la Entidad y deben contener cuando menos:

Nombre completo de la entidad sin ánimo de lucro a la que pertenece y el número del
acta.
Órgano que se reúne (Asamblea de asociados Junta Directiva, de Consejo de
Administración, etc...).
Naturaleza de la reunión (ordinaria o extraordinaria).
Ciudad, lugar, fecha y hora de la reunión.
Nombre de la persona que de acuerdo con los estatutos debe presidir la reunión o que
haya sido elegida con ese propósito, así como el de la persona que actúe como
secretario de la misma.
En caso de no estar presentes o debidamente representados la totalidad de los
miembros del órgano que se reúne, se deberá indicar en el acta, la forma o medio por el
cual se efectuó la convocatoria a la reunión, en el caso de reuniones extraordinarias si
en ella se incluyó el orden del día o los temas a tratar; persona u órgano que hizo la
convocatoria y la antelación con que se realizó, lo cual deberá efectuarse de
conformidad con los estatutos y en silencio de éstos con observancia de la Ley.
Verificación del quórum, indicando expresamente la existencia del quórum válido para
deliberar y decidir.
Decisiones adoptadas y forma de su aprobación, indicando los votos emitidos a favor,
en contra o en blanco, de cada propuesta.
La aprobación del acta por las personas que intervinieron en la reunión o por las
designadas para tal fin.
Firma del presidente y secretario de la reunión.
Cancelar en la Cámara de Comercio el valor correspondiente a los derechos de
inscripción y del impuesto de registro departamental, por la inscripción de los actos que
contenga el documento y que estén sujetos a registro.
QUE SE DEBE HACER CUANDO LOS ASISTENTES PASAN DE 15 PERSONAS

NOTA 1 Cuando los asistentes pasan de 15 se elabora una lista aparte, que se incluye
como primer anexo en el acta.
EJEMPLO 2 ASISTENTES: Lista adjunta (120 personas)
NOTA 2 Es opcional utilizar una tabla para listar los asistentes, siguiendo los
parámetros establecidos.

CUÁLES SON LOS ASPECTOS GENERALES (COMUNES CON LOS DEMÁS

DOCUMENTOS) EN LA ELABORACIÓN DEL ACTA

QUE SE ENTIENDE POR RESUMEN DE COMPROMISO

Se recomienda implementar el uso de un instrumento de recordación de actividades,

tareas o compromisos asumidos en la reunión, especificando número de acta,
actividades, compromisos o tareas, responsable (s), fecha límite de la realización y
observaciones.

FORMAS DE PRESENTAR LOS ASISTENTES EN EL ACTA

Asistentes
Contra el margen izquierdo, a una interlínea libre del lugar se escribe la palabra
asistentes, en mayúscula sostenida y seguida de dos puntos (:). Al frente, se escribe el
título o vocativo seguido de los nombres y apellidos completos con mayúscula inicial, a
interlineación sencilla. El cargo que desempeña cada uno en la reunión se separa del
nombre con coma (,) y se sigue el orden jerárquico establecido para la reunión. En caso
de igual jerarquía, los nombres se presentan en orden alfabético por apellidos.
EJEMPLO 1 ASISTENTES: Eduardo Casas Burgos, Presidente
María Teresa Peña Beltrán, Vicepresidenta
En reuniones o comités, integrados por personas de igual jerarquía y pertenecientes a
diferentes organizaciones, se recomienda seguir el orden alfabético por entidades.
EJEMPLO 2 ASISTENTES: Óscar Javier Solano, ANDES LTDA.
Jesús Alberto Alcázar Jiménez, Internacional S.A.
Rocío Betancourt Ruiz, Mundial de Vestidos S.A.
En comités internos, en los que el cargo en la entidad cuenta para la reunión, el orden
alfabético se aplica por dependencias. Si hay varias personas de una misma
dependencia se escriben en orden jerárquico.
EJEMPLO 3 ASISTENTES: Carlos Amaya Gamarra, Jefe de División Administrativa
María Campos Serrano, Jefa de División Financiera
Cuando sea extensa la información correspondiente a los asistentes, esta última se
ubicará en el renglón siguiente alineada.
Cuando varias personas tienen una misma denominación de cargo dentro de la reunión,
se podrán enunciar con un subtítulo común a interlineado sencillo.
EJEMPLO 4 ASISTENTES: Luis Felipe Avendaño García, Presidente Sala
Consejeros principales:
Ernesto Álzate García
Adela Martínez de Plata
Consejeros suplentes:
Martha Bermúdez Martínez
Óscar Cardona Vega
 CONCLUSIONES

Con la información anteriormente brindada se quiere dar a conocer los conceptos

que nos brinda la Norma Técnica Colombiana GTC 185 para desarrollar o elaborar
documentos como lo es el acta.

Después de haber desarrollado y analizado las definiciones de los puntos

propuestos obtuvimos una clara información sobre el acta y como desarrollar o
elaborar este documento administrativos a la hora que se nos solicite en nuestro
trabajo o empresa.

Analizar cada uno de los conceptos del acta obtenidos de la Norma Técnica
Colombiana GTC 185.
 BIBLIOGRAFÍA

Norma Tecnica colombiana GTC 185 . (2009). Bogota: Editada por el Instituto Colombiano de Normas
Técnicas y Certificación (ICONTEC).