FACULTAD DE CIENCIAS JURÍDICAS Y SOCIALES

Derecho Notarial I
Séptimo Semestre
Licda. Graciana Yasmin de León Girón

UNIDAD III. TEMA I. EL PROTOCOLO

ANTECEDENTES

En los comienzos de la vida jurídica, los hombres estipulaban verbalmente, realizando el lenguaje como
elemento capital empleado a modo de texto, y el rito como forma de expresión litúrgica; era las únicas huellas
que quedaban de las declaraciones de voluntad jurídica, puramente verbales, que vinieron hacer medios de
prueba poco consistentes, pues se perdían en las sombras del olvido, y para revelar su existencia había que
reproducir el acto; la supervivencia de éste no se logra así nada más, ya que muchas veces faltaban sus
propios actores, aún los testigos presenciales del acto, todo lo cual daba una prueba a medias del mismo.

Por esta razón, la oralidad se sustituyó por la prueba escrita, más eficaz por ofrecer menos fallas. Pero los
hombres no se conformaron con traducir y presentar en un escrito la voluntad creadora de sus derechos, ya
que el título así creado no resultaba cabalmente seguro, porque el documento podía extraviarse, la veracidad
del acto ser negada; los testigos desaparecer o incapacitarse.
Hubo entonces necesidad de materializar la prueba, de recurrir a la grabación gráfica sobre un elemento
físico para que hiciera visible y perpetua su consideración. De este modo los hombres idearon que al
emitirse la voluntad se hiciera entre solemnidades y quedara grabada gráficamente sobre un objeto
material impregnado de la voluntad creadora, guardador de una primera decisión del espíritu,
conservador de una creación del hombre; a esa primera fuente de la génesis del acto jurídico; llamaron
PROTOCOLO.

De manera, que el protocolo ha sido una creación derivada de la necesidad que el hombre tuvo de llevar
al papel escrito la voluntad creadora de las relaciones jurídicas, para que de él surgiera, sin riesgo de
pérdida, y en caso de duda para mejor probar, toda la intención contractual, materializada en forma
gráfica, manuscrita.

Como fenómeno derivado de la ordenación de los instrumentos públicos, el protocolo penetró en el

derecho positivo y fue adoptado por la mayoría de las legislaciones y superado por el proceso de
transformación.
ETIMOLOGÍA, DEFINICIÓN, APERTURA

∙ Etimología:
Oscar Salas, citando a varios autores, entre ellos Escriche, Fernández Casado, Otero y Valentín, y R.
Barcia, expone: “Existen varias acepciones de la palabra protocolo. Su etimología poco ayuda para
esclarecer cuál es su sentido propio, pues hay diversidad de opiniones acerca de su origen. Evidentemente
es palabra compuesta del prefijo proto, procedente de la voz griega protos, y del sufijo colo o colon, sobre
cuya significación no se han puesto de acuerdo los autores. Según Escriche, proviene de la voz latina
collium o collatio, que significa comparación o cortejo; según otros, mencionados por Fernández Casado,
se deriva del griego Kollon que quiere decir pegar, debido quizás a que en la Roma de Justiniano se fijaba
toda copia en limpio una etiqueta o sello, aunque según dicho autor se deriva del sánscrito Kul que significa
reunir y lo reunido, es decir, depósito. Para Roque Barcia, en fin, proviene del griego Kolla, equivalente de
cola o engrudo porque se pegaban las hojas de los libros.
Su origen se remonta, según algunos, a la práctica de los tabelliones romanos de conservar copia de
los documentos que redactaban, y según otros, de la costumbre de los argentarios griegos que
desempeñaban funciones de procuración y gestión de negocios de sus clientes y notariales, redactando
contratos que escribían en libros que guardaban en su poder.

Definición. Carlos Emérito González, se refiere al Registro de escrituras públicas preceptúa: “El
vocablo registro tiene distintas acepciones. Podemos decir que es el libro en que cada notario extiende
las escrituras públicas que se otorgan ante él. En ese sentido puede emplearse como sinónimo de
protocolo. Larraud expresa que el volumen, o serie de ellos, en que el escribano colecciona
ordenadamente y conforme a la ley los documentos matrices de oficio, sometidos a su custodia.”

Para Giménez-Arnau, la palabra “Protocolo es expresión de acepciones múltiples. En su sentido más

vulgar, quiere decir colección de hojas, folios o documentos, adheridos unos a otros que, en su
conjunto, forman un volumen o libro.
Con mayor valor técnico, Gonzalo de las Casas, le atribuía los siguientes significados:

- El instrumento público notarial.

- El libro anual formado con los instrumentos públicos autorizados por un Notario.
- El formulario que contiene las reglas de etiqueta y diplomacia, conque se tratan recíprocamente los
Gobiernos;

- El registro donde se inscriben las deliberaciones y acuerdos de los Congresos y negocios diplomáticos.
En Guatemala, se conoce como protocolo, al tomo empastado de los instrumentos autorizados durante un
período de tiempo (un año natural, según la ley); también al papel sellado especial que se vende
exclusivamente a los Notarios para faccionar escrituras; y al conjunto de escrituras que se llevan
faccionadas en el año que transcurre. Y al estudiar nuestra legislación, nos encontramos que también hace
referencia al conjunto de tomos de protocolos de varios años.
Así mismo, es importante consignar, específicamente para el caso guatemalteco, la definición legal de
protocolo, conforme lo establecido en el Código de Notariado Artículo 8. El Protocolo es la colección
ordenada de las escrituras matrices, de las actas de protocolación, razones de legalización de firmas y
documentos que el Notario registra de conformidad con la ley.

∙ Apertura
Desde el punto de vista administrativo, el Notario, a efecto de realizar la apertura anual del protocolo, es
decir, para abrir el protocolo, debe, en primer lugar, cumplir con el pago de una tasa por este concepto, lo
cual está previsto en el artículo 11 del Código de Notariado.

Desde la perspectiva del ejercicio profesional, y la existencia real del registro, el protocolo se abre o inicia
hasta el primer día, dentro del año natural, en el que el Notario autorice algún instrumento, conforme lo
prescrito en el Código de Notariado (Artículo 12).
El Notario comenzará a faccionar el instrumento “en la primera del pliego inicial” pero para comprender este
precepto debe tenerse presente que la redacción del instrumento no puede realizarse en cualquier clase de
papel, sino que única y exclusivamente en el papel previsto en el primer párrafo del artículo 9 del Código de
Notariado Artículo 9.

Procedimiento en el Archivo de Protocolos para realizar el pago de Apertura de protocolo:

Para pagar el derecho de apertura de protocolo, deberán atender el procedimiento siguiente:

1. Solicitud del formulario de Apertura de Protocolo.

En las sede central (Edificio Jade), Planta baja del edificio de la Corte Suprema de Justicia, delegaciones
Regionales y Departamentales del Archivo General de Protocolos. (Valor del formulario Q. 5.00)

2. Ingreso de la Información

El notario deberá presentar el formulario con la información requerida, firmado y sellado tanto por él como por
el Notario que designe como depositario.
3. Emisión de recibo

Entregado el formulario en la ventanilla correspondiente se le emite el recibo de pago de Apertura de

Protocolo por Q. 50.00.

4. Cancelación del recibo

Se debe de presentar el recibo a la ventanilla del banco ubicado dentro de las instalaciones.

5. Entrega de la copia del recibo

A continuación, deberá de entregar las copias del recibo cancelado en la ventanilla donde entregó el
formulario.

Nota: Recuerde que el recibo original debe de constar en los atestados del Protocolo.

Fundamento Legal de Apertura del Protocolo:

Artículo 11 Código de Notariado:

Los Notarios pagarán en la Tesorería del Organismo Judicial cincuenta quetzales (Q, 50.00), cada año,
por derecho de apertura de protocolo…

Artículo 12 Código de Notariado

El Protocolo se abre con el primer instrumento que el notario autorice, el que principiará en la primera
línea del pliego inicial.
CONTENIDO, FORMALIDADES:

∙ Contenido:
El protocolo del notario contendrá: Previstos en el Artículo 8 del Código de Notariado:

a) Escrituras matrices;
b) Actas de protocolización;
c) Razones de legalización de firmas; y
d) Documentos que el Notario registra de conformidad con esta ley (cuyo único caso es el previsto en el
artículo 962 del Código Civil, el que se refiere a la transcripción del acta de la cubierta del testamento
cerrado al protocolo).
Por aparte, dentro del protocolo se encuentran también la razón de cierre, el índice y los atestados.
∙ Formalidades:
Para el faccionamiento de los instrumentos públicos protocolares, es necesario que el Notario cumpla
con las formalidades establecidas en la ley. En los artículos 13 y 14 del Código de Notariado se
enumeran cuáles son estas formalidades.
En el protocolo se deben llenar las formalidades siguientes:
1.Los instrumentos deben redactarse en español, escribirse a máquina o a mano de manera legible y sin
abreviaturas.
2.Los instrumentos deben llevar numeración cardinal, escribiéndose uno a continuación de otro, en orden
riguroso de fechas, y entre cada instrumento solo debe quedar espacio para las firmas.

3.El protocolo debe llevar foliación cardinal, escrita en cifras.

4.En el cuerpo del instrumento, las fechas, números o cantidades, se expresan con letras. En caso de
discrepancia entre lo escrito en letras y cifras, prevalece lo escrito en letras.

5.Los documentos que deban insertarse o las partes conducentes que se transcriban, se copian de
manera textual.6.La numeración fiscal del papel sellado no podrá interrumpirse, salvo los casos de
protocolaciones, o que se hubiera terminado la serie y se inicie una nueva.
6.La numeración fiscal del papel sellado no podrá interrumpirse, salvo los casos de protocolaciones, o que
se hubiera terminado la serie y se inicie una nueva.
7.Los espacios en blanco que permitan intercalaciones se llenarán con una línea antes de que sea firmado
el instrumento. (Artículo 13 del Código de Notariado.
Artículo 14 código de notariado. Debe tomarse en cuenta que son nulas las adiciones, entrerrenglonaduras
y testados, si no se salvan al final, antes que el documento sea firmado. Las enmendaduras son
prohibidas.
Errores en el Protocolo:
En una clasificación general puede decirse que son de dos tipos:
Errores de forma y
Errores de fondo.
En caso de que el error sea de fondo, lo que por regular se hace es cancelar el instrumento y autorizar
otro, para lo cual deberán concurrir todas las personas que originalmente comparecieron para el
otorgamiento.
En cuanto a los errores de forma que se pueden cometer, existen dos posibilidades. El Primero, conforme
lo previsto en el artículo 77 del Código de Notariado, puede enmendarlo directamente el Notario, a través
de las escrituras de ampliación o de aclaración, cuyo objeto es enmendar errores u omisiones de forma en
que hubiese incurrido, pero no deben de ser de los previstos en el artículo 96.
Cierre (art. 12 Código de Notariado)

El protocolo se cerrará cada año el 31 de diciembre, o antes, si el Notario dejare de cartular.

La razón de cierre deberá satisfacer los siguientes requisitos legales:

es mediante una razón notarial, la cual debe contener:
a) La fecha,

b) Número de documentos públicos y autorizados, dice la norma, lo cual deberá entenderse como

escrituras públicas o matrices autorizadas.

c) El total de razones de legalización de firmas,

d) El total de las actas de protocolación que contiene ,

e) Instrumentos cancelados

f) Numero de folios de que se compone el protocolo que se cierra

g) Observaciones del Notario, si las hubiere.

h) La firma del Notario.

 Ejemplo:
RAZÓN DE CIERRE DEL PROTOCOLO
El diecisiete de abril del año dos mil veintiuno, JOSÉ ANTONIO GRACIAS GONZÁLEZ, Notario, en

cumplimiento con lo que establece la ley, procedo a cerrar el protocolo a mi cargo para el presente

año, por haber sido nombrado Juez de Primera Instancia Civil. El Registro contiene ciento veinte

instrumentos, distribuidos de la siguiente manera: noventa escrituras públicas, veinte actas de

Protocolación treinta y uno de diciembre de dos mil dieciséis, procedo a cerrar el Registro Notarial a mi

cargo; el cual contiene diez instrumentos públicos, de los cuales siete son escrituras públicas, un acta

de protocolación, una razón de legalización de firmas y una escritura pública cancelada. Dicho

protocolo constas de quince folios.

Firma del Notario

SELLO
Índice: (art. 15 CN) El índice se elabora en papel bond

Columnas que debe contener el índice:

1. El número de orden del instrumento.

2. El lugar y fecha de su otorgamiento.

3. Los nombres de los otorgantes.

4. El objeto del instrumento.

5. El folio en que principia.

Impuesto: 50 Centavos por hoja, Art. 5 numeral 6 Ley de Timbres Fiscales

Ejemplo:
 ÍNDICE

Del Registro Notarial del Notario Samuel Isaí Cancinos Morales, correspondiente al año dos mil veintiuno (2021)

No. Lugar y fecha Otorgantes Objeto Folio en que

inicia
1 Guatemala, 5 de septiembre Juan Antonio González Anavisca y Compraventa 1
Telma Esperanza Mayen
2 Guatemala, 2 de octubre Eugenia Ubeda y Arrendamiento 2
Allan Márquez
3 Guatemala, 10 de Escritura pública Cancelada 4R
noviembre
4 Guatemala, 25 de Samuel Isaí Cancinos Morales Protocolización de Acta de 4 V
noviembre Matrimonio
5 Guatemala, 15 de diciembre Samuel Isaí Cancinos Morales Razón de legalización de firmas 5

Únicamente autorice los instrumentos públicos indicados en el presente índice, el cual extiendo, sello y firmo en esta hoja de papel bond
tamaño oficio. En el municipio de Guatemala departamento de Guatemala, el treinta y uno de diciembre del año dos mil veintiuno.
----------

Firma del Notario SELLO

Atestados (art. 17 CN)
Son los documentos que el Notario agrega al final de su protocolo y tienen relación con los instrumentos
autorizados.

Atestados obligatorios, según la ley:

1- Comprobante de pago de apertura de protocolo, art. 11 y 17 CN
2- Certificación de acta de enmienda del protocolo, art. 96 CN
3- Copia del acta de inventario, art. 563 CPCyM

Otros atestados:
Constancia de entrega de testimonio especial. Art. 37 CN.
Constancia de entrega de testimonio del índice. Art. 92 CN.
Copias de los avisos. Art. 38 y 43 Ley del UISI
Constancia de salud de los contrayentes en un matrimonio. Art. 97 CC.
Copia de documento personal de identificación de los comparecientes.
Empastado: (art. 18 CN) Dentro de los 30 días siguientes al cierre del protocolo el Notario debe mandar
a empastar su protocolo.

Depósito: (art. 27 CN) El Notario no es propietario del protocolo, solamente es depositario, según la ley.
Clases de depósito
1- Por ausencia del país por tiempo menor de 1 año.
2- Por ausencia del país por +1 año
3- Por inhabilitación.
4- Por entrega voluntaria
5- Por fallecimiento

Reposición, inspección y revisión:

Reposición, art. 90 CN
Circunstancia que se da cuando se pierde, destruye o deteriora el protocolo.
Al enterarse el notario de esta circunstancia dará aviso al juez de Primera Instancia de su domicilio para los
efectos de la reposición.
Caso: Un Notario por descuido vota una hoja de papel sellado especial para protocolos en el agua, la cual
se deshace en su totalidad. ¿Qué procede, la reposición o la enmienda del protocolo?
Inspección y revisión (art. 84 y 85 CN)
Esta tiene por objeto comprobar si en el protocolo se han llenado los requisitos formales establecidos en la
ley, el notario, está obligado a presentar el protocolo y sus comprobantes, debiéndose practicar la
inspección en su presencia
Clases de inspección y revisión:
1- Ordinaria. Se hará cada año Art. 84 y 86 CN.
2- Extraordinaria: se hace por orden de la Corte Suprema de Justicia
3- Especial: Es por averiguación de delito. Art. 19 al 21 y 81 numeral 2 CN.

Esta tiene por objeto comprobar si en el protocolo se han llenado los requisitos formales establecidos en la
ley, el notario, está obligado a presentar el protocolo y sus comprobantes, debiéndose practicar la
inspección en su presencia
Enmienda del protocolo: art. 96 del Código de Notariado.
Procedencia. Cuando en el protocolo se incurre en los errores de forma siguientes:
a- Alterar la numeración cardinal de los instrumentos,
b- Alterar la foliación,
c- Alterar el orden de la serie,
d- Dejar una página en blanco,
e- Inutilización de una hoja o lote del protocolo

Trámite (Es mediante Jurisdicción voluntaria judicial)

1- El Notario solicita ante el Juez de Primera Instancia exponiendo las razones,
2- En caso de que proceda la enmienda, se hace constar en acta,
3- La certificación del acta se debe agregar entre los comprobantes del protocolo.
Trámite (Es mediante Jurisdicción voluntaria judicial)
1- El Notario solicita ante el Juez de Primera Instancia exponiendo las razones,
2- En caso de que proceda la enmienda, se hace constar en acta,
3- La certificación del acta se debe agregar entre los comprobantes del protocolo

Archivo General de Protocolos

Regulación legal: Título XI del CN

Es una dependencia de la Presidencia del OJ

Funciones:
a- Registrar los mandatos…
b- Recibir y conservar los expedientes extrajudiciales de JV,
c- Recibir y conservar los testimonios especiales,
d- Recibir y conservar los protocolos depositados…
Director del AGP
Requisitos:

1- Notario colegiado activo y habilitado para el ejercicio de su profesión,

2- Ejercicio profesional por un periodo no menor de 5 años

Algunas atribuciones del Director del AGP:

1- Extender testimonios de los instrumentos públicos que obren en el Archivo…,

2- Practicar la inspección de los protocolos en todo el departamento de Guatemala…,

3- Registrar los poderes…,

4- Extender recibos de todos los documentos y avisos que reciba de los notarios…,

5- No permitir que sean extraídos, aun con orden judicial, los protocolos, testimonios…
 En la ciudad de Guatemala, 2 de enero del año dos mil diecisiete.

Samuel Isaí Cancinos Morales

11 Avenida 18-42, zona 1, ciudad de Guatemala
55881207
Ejemplo de aviso al AGP de depósito del protocolo en otro Notario
Clave C-500
SEÑORA DIRECTORA DEL ARCHIVO GENERAL DE PROTOCOLOS
Samuel Isaí Cancinos Morales, Notario, con número de Colegiado 25000, en cumplimiento del artículo 27 del Código de Notariado,
atentamente,
AVISO
Que me ausentare del país durante el período comprendido del 15 de diciembre de 2,021 al 25 de diciembre de 2,021, por lo que el
Protocolo a mi cargo quedará depositado en el Notario Allan Márquez, cuya sede notarial está ubicada en la 5ta. Avenida 10-55 de la
zona 1 de esta ciudad.
Guatemala, trece de diciembre de 2,021

Lic. Samuel Isaí Cancinos Morales

11 Avenida 18-42 de la Zona 1, Ciudad de Guatemala
Ejemplo de aviso al AGP de protocolización de documento proveniente del Extranjero
C-2312
Señora Directora del Archivo General de Protocolos de la Corte Suprema de Justicia
En cumplimiento de lo establecido en el artículo 40 de la Ley del Organismo Judicial, remito el siguiente:

AVISO
Del documento proveniente del extranjero:
1) Lugar y Fecha: Ciudad y Estado de Sao Paulo, Brasil, 10 de diciembre de 2016
2) Funcionario que autorizó: Samuel Isaí Cancinos Morales
3) Objeto del Contrato: Contrato de Compraventa
4) Nombres y Apellidos de los Otorgantes: Miguel Ángel Paz Flores y Lidia Aracely Rojas Cáceres
5) Impuestos: El impuesto fue cubierto en el documento original

Guatemala, 14 de diciembre de 2020.

Lic. Samuel Isaí Cancinos Morales

11 Avenida 18-42 de la Zona 1, Ciudad de Guatemala
 Papel sellado especial para Protocolos
Este tipo de papel es utilizado exclusivamente para la redacción de instrumentos públicos protocolares. El
papel debe contener las características reguladas en el Acuerdo de Directorio 21-2012.

Impuesto. Las hojas de papel sellado especial para protocolos están afectas al Impuesto de Papel Sellado
Especial para protocolos, el cual es de Q10
Reformas. El Directorio de la SAT mediante Acuerdo de Directorio 6-2017 había modificado las
características de la hoja de papel sellado especial para protocolos, sin embargo la Corte de
Constitucionalidad suspendió provisionalmente dicho acuerdo.

ASPECTOS QUE FUNDAMENTAN SU EXISTENCIA

Son las de durabilidad y seguridad. Oscar salas afirma: “Dado que nuestro sistema notarial se concentra en
el principio de que los originales o matrices deben quedar en poder del notario, es necesario rodear y dotar,
tales documentos de una serie numerosa de seguridades. Ello permite o facilita la expedición de copias
(testimonios), lo mismo que la comprobación de la autenticidad de las mismas…
Se considera que en el sistema notarial latino, la existencia y fundamentación del protocolo radica en
los siguientes aspectos:

a) Permanencia documental en las relaciones jurídicas. El protocolo notarial constituye una garantía
que presta el Estado para la efectiva perdurabilidad de los actos jurídicos que requieren de
intervención notarial, para su completa validez y eficacia legal.
b) Garantía de ejecutoriedad de los derechos. Su existencia se justifica además por el hecho de que
los actos y negocios jurídicos que se consignan ante los notarios tienen, por lo general, una cierta
durabilidad que se prolonga en el tiempo, para lo cual es conveniente que los interesados puedan
tener a su disposición, en cualquier momento, una prueba fehaciente sobre los derechos y
relaciones jurídicas incorporados en todos aquellos casos en que la posesión de un título es
requisito esencia para ejercitar o ejecutar un derecho…
c) Autenticidad de los derechos. El protocolo desempeña una función autenticadora en el sentido de
que las reglas legislativas atinentes a la formación y conservación del mismo dificultan la posible y
eventual suplantación de documentos autorizados, lo mismo que la interrelación de otros entre los que
ya constan debidamente ordenados y fechados.
Probidad de los derechos. Los protocolos cumplen una labor de publicidad, porque los actos o negocios
jurídicos que autoriza un notario suelen afectar intereses de terceras personas que no han intervenido
en su otorgamiento

REPOSICION
No obstante, el cuidado y responsabilidad que debe tener un Notario con sus protocolos, estos pueden
perderse, destruirse o deteriorarse, y sería necesario reponerlo.

Para estos casos el Código de Notariado tiene regulado que el Notario al enterarse de esta
circunstancia, debe dar aviso al Juez de Primera Instancia de su domicilio.
El Juez debe instruir la averiguación y terminada la misma resolverá declarando procedente la reposición;
en caso de delito, mandará que se abra procedimiento penal contra los presuntos responsables, en
nuestra opinión podría ser contra el mismo Notario.

INSPECCION Y REVISIÓN
La inspección y revisión del protocolo tiene por objeto comprobar si en el mismo se han llenado los
requisitos formales establecidos en la ley. La revisión puede ser de tres clases:

a) Ordinaria
b) Extraordinaria
c) Especial
La inspección y revisión ordinaria se debe hacer cada año, para el efecto, el Notario está obligado a
presentar el protocolo y sus comprobantes, debiéndose practicar la inspección y revisión en su presencia.
En la capital, es el Director del Archivo General de Protocolos el facultado y en los departamentos los
Jueces de Primera Instancia. También el Presidente del Organismo Judicial puede nombrar a Notarios
colegiados activos para que practiquen la inspección y revisión de protocolos, tanto en el departamento de
Guatemala, como en los otros departamentos.

Es importante mencionar, que, en casos de averiguación sumaria por delito, también se puede hacer la
revisión de un protocolo notarial. Este es un caso especial.