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Aclaración: Las opiniones expresadas por los autores y personas que han contribuido a esta práctica recomendada son
las de ellos y no necesariamente reflejan aquellas de sus empleadores, a menos que se indique lo contrario.
PROPOSITO
Al ser una práctica recomendada del AACE International, el Sistema de Clasificación de Estimado de
Costos, provee lineamientos para la aplicación de principios generales para la clasificación de
estimados para estimados de costos para proyectos para activos. Los estimados de costos para
proyectos de activos típicamente involucran estimados para inversiones de capital, y excluyen las
evaluaciones de operaciones y ciclo de vida. El Sistema de Clasificación de Estimados de Costos
mapea las fases y etapas de los estimados de costos de los activos en conjunto con una matriz
genérica de nivel de madurez y calidad que puede aplicarse a lo ancho de una variedad de industrias.
Una intención de esta guía es mejorar la comunicación entre todos los interesados involucrados en la
preparación, evaluación, y uso de estimados de costos de proyectos. Las varias partes que usan
estimados de costos de proyectos generalmente malinterpretan la calidad y valor de la información
disponible para preparar los estimados de los costos, los varios métodos empleados durante el
proceso de estimación, el nivel de exactitud (accuracy) esperado de los estimados, y el nivel de riesgo
asociado a los estimados.
Este lineamiento para la clasificación tiene la intención de ayudar a aquellos involucrados con los
estimados de proyectos a evitar malinterpretaciones de las distintas clases de estimados de costos y
de evitar su mala aplicación y mala representación. Al mejorar la comunicación acerca de las
clasificaciones de los estimados se reducen los costos a los negocios y tiempos de ciclos de los
proyectos evitando decisiones de negocio y financieras, acciones, retrasos o disputas inapropiadas,
causadas por una falta de entendimiento de los estimados de costos y lo que se espera que
representen.
Este documento tiene como intención proveer una guía, no un estándar. Se entiende que cada
empresa puede tener sus propios procesos y terminología para proyectos y estimación, y puede
clasificar los estimados en formas particulares. Esta guía provee un sistema de clasificación genérico
y generalmente aceptado que puede usarse como base para una comparación. Si una empresa ú
organización todavía no ha documentado de manera formal sus propios esquemas de clasificación de
estimados, esta guía puede servir como un punto de partida aceptable.
INTRODUCCION
A fines de los años 1960s e inicios de los 70s el AACE International desarrolló una guía para la
clasificación de los estimados de costos para las industrias de procesos, y una versión simplificada fue
adoptada como Estándar ANSI Z94.0 en 1972. Estas guías y estándares tuvieron una gran aceptación
dentro de las comunidades de ingeniería y construcción y dentro de las industrias de procesos. Sin
SISTEMA DE CLASIFICACION DE LOS ESTIMADOS DE LOS COSTOS – TAL COMO SE APLICA EN LA 3 de 12
INGENIERIA, ADQUISICIONES Y CONSTRUCCION PARA LAS INDUSTRIAS DE PROCESOS
embargo, en los 1980s, investigaciones empíricas acerca de la correlación del nivel de madurez de la
definición del proyecto y el crecimiento en los costos y el incremento de los cronogramas llevó a un
mejor entendimiento de los riesgos de los proyectos y la implementación de fases de proyectos o
proceso de desarrollo del alcance del proyecto mediante puertas de las etapas (stage gate)[3]. Esta
práctica recomendada y sus adendas, considerando estas investigaciones mejoran los estándares
anteriores mediante:
1. Proveer un método de clasificación aplicable a todas las industrias;
2. Identifica, hace referencia cruzada, compara, y evalúa de manera no ambigua las múltiples
características relacionadas a las clases de los estimados de costos; y
3. Se alinea con las prácticas de definición de alcances de proyecto de puertas de etapas (stage
gate).
Esta guía tiene la intención de proveer una metodología genérica para la clasificación de los estimados
de costos de los proyectos en cualquier industria, y puede ser suplementada con adendas que
proveerán extensiones y detalle adicional para industrias específicas.
Existen numerosas características que pueden usarse para clasificar los tipos de estimados de costos.
Las más significativas son el nivel de madurez de la definición de los entregables del proyecto, uso final
del estimado, metodología de estimación, y el esfuerzo y tiempo necesario para preparar el estimado.
La característica “primaria“ usada en esta guía para definir la categoría de clasificación es el nivel de
madurez de la definición de los entregables del proyecto. Las otras características son “secundarias“.
La categorización de los estimados de costos por nivel de madurez de la definición del proyecto está
alineada con la filosofía de gestión total de costos de la AACE International, que es un proceso guiado
por la calidad que se aplica durante todo el ciclo de vida del proyecto. Los niveles discretos de
definición del proyecto usado para clasificar los estimados corresponden a las fases y puertas de las
etapas típicas de evaluación, autorización, y ejecución que se usan frecuentemente por los interesados
del proyecto durante el ciclo de vida del proyecto.
Se han establecido cinco clases de estimados de costos. Mientras que el nivel de madurez de la
definición del proyecto es un espectro continuo, se determinó realizando benchmarking en las prácticas
en la industria que comúnmente se usan entre tres a cinco categorías. Se han establecido cinco
categorías en esta guía ya que es más fácil simplificar combinando categorías que partir de manera
arbitraria un estándar.
La Tabla 1 provee un resumen de las características de las cinco clases de estimados. El nivel de
madurez de la definición es la única característica determinante (es decir, primario) de la Clase. En la
Tabla 1, la madurez se indica de una manera gruesa por un % de culminación; sin embargo, es la
madurez de la definición de los entregables lo que es determinante, no el porcentaje. Los entregables
específicos, y su madurez o estatus solo pueden definirse en el contexto del alcance específico del
proyecto en la industria.
Las siguientes son discusiones cortas de las varias características de los estimados usadas en la matriz
de la clasificación de los estimados. Para las características secundarias, se provee la tendencia en
conjunto de cómo varía cada característica con el nivel de madurez de la definición de entregables del
proyecto.
Las varias clases (o fases) de los estimados de costos preparados para un proyecto típicamente tienen
diferentes usos finales o propósitos. A medida que se incrementa el grado de definición del proyecto, el
uso final de un estimado típicamente avanza desde la evaluación estratégica y estudios de factibilidad
hacia autorización de fondos y presupuestos hacia propósitos de control del proyecto.
Nótese que en la Tabla 1, los valores en la columna de rangos de los estimados no representan
porcentajes + o -, pero en lugar, representan un valor índice relativo al mejor índice de rango de 1. Si,
para una industria en particular, un estimado de Clase 1 tiene un rango de precisión de +10/-5%,
entonces un estimado de Clase 5 en la misma industria podría tener un rango de precisión de +100/-50
porciento.
Adicionalmente al nivel de madurez de la definición del proyecto, la precisión del estimado también está
afectada por otros riesgos sistémicos tales como:
Nivel de tecnología no familiar en el proyecto.
Complejidad del proyecto.
Calidad de los datos de referencia para estimar los costos.
Calidad de los supuestos usados al preparar los estimados.
Experiencia y nivel de habilidad del estimador.
Técnica de estimación empleada.
Nivel de tiempo y esfuerzo presupuestaos para preparar el estimado.
Los riesgos sistémicos tales como estos son muchas veces el principal impulsor de la precisión; sin
embargo, los riesgos específicos del proyecto (por ejemplo, eventos de riesgos) pueden también
afectar el rango de la precisión. [3]
Hay una multitud de relaciones complejas que pueden ser exhibidas entre las características de los
estimados dentro de las clasificaciones de estimados. La tendencia en conjunto sobre cómo las
características secundarias varían con el nivel de madurez de la definición de los entregables del
proyecto fue indicada arriba. Esta sección explora estas tendencias en mayor detalle. Típicamente,
existe una comonalidad en las características secundarias entre un estimado y el siguiente, pero en
una situación dada pueden habar variaciones amplias en el uso, metodología, precisión y esfuerzo.
El nivel de madurez de la definición de los entregables del proyecto es el “impulsor“ (driver) de las otras
características. Típicamente, todas las características secundarias tienen al nivel de madurez de la
definición del proyecto como determinante principal. Mientras que las es importante categorizar a las
otras características, existe una falta de consenso completo. Por ejemplo, lo que para un estimador es
una oferta (bid), para otro es un presupuesto (Budget). Las características tales como “precisión“ son
impulsadas por muchos riesgos de proyectos y la “metodología“ puede variar mucho de una industria a
otra, y hasta de un estimador a otro dentro de una industria dada.
Cada proyecto (o agrupación de industria) tendrá un grupo típico de entregables que se usan para dar
soporte a una clase dada de estimado. La disponibilidad de dichos entregables está correlacionada
con el nivel de madurez o porcentaje de definición del proyecto lograda, pero el nivel de madurez no
expresa información de la calidad requerida o de la secuencia. La variación en los entregables
requeridas para un estimado en una industria específica son demasiado amplios para ser tratados en
detalle aquí; sin embargo, es importante entender que es lo que impulsa las variaciones. Cada grupo
de industria tiende a enfocarse en un elemento que define el proyecto y que “impulsa“ (drives) el nivel
de madurez en la definición del proyecto y el subsecuente nivel de madurez en el estimado se
determina de una manera significativa por cuan bien el equipo y el flujo del proceso son definidos. Los
proyectos de arquitectura tienden a estar “centrados en la estructura“, los proyectos de software
tienden a estar “centrados en las funciones“, y así sucesivamente. El entendimiento de estos
impulsores pone en perspectiva las diferencias que pueden aparecer en las adendas más detalladas en
las industrias.
Uso Final
Mientras que existen usos finales comunes de un estimado entre los distintos interesados, el uso
generalmente es relativo a la identidad del interesado. Por ejemplo, una compañía dueña puede usar
un estimado de clase para dar soporte al pedido de fondos para el proyecto, mientras que el contratista
podría usar la misma clase de estimado para dar soporte a la propuesta o oferta del contratista. No es
nada fuera de lo común el encontrar a interesados categorizando sus estimados por encabezados
relacionados a su uso tales como “presupuesto“, “estudio“, o “propuesta“. Dependiendo de la
perspectiva y necesidad del interesado, es importante entender que estos pueden en realidad ser las
mismas clases de estimados (basado en la característica primaria de nivel de madurez de proyecto
lograda).
Metodología de estimación
Tal como se indicó anteriormente, las metodologías de estimación se pueden clasificar en dos
categorías: estocásticas y determinísticas. Estas amplias categorías involucran una serie de
metodologías individuales. Los métodos estocásticos generalmente involucran modelos simples o
complejos basándose en relaciones inferidas o estadísticas entre costos y parámetros técnicos/ o
programáticos. Los métodos determinísticos tienden a ser más conteos directos de unidades de ítems
multiplicados por costos unitarios conocidos o factores. Es importante darse cuenta que cualquier
combinación de métodos puede encontrarse en cualquier clase de estimado. Por ejemplo, si un
método estocástico es conocido por ser adecuadamente preciso, podría usarse en vez de un método
determinístico hasta cuando exista información suficiente de entrada basada en al nivel de madurez de
la definición de los entregables del proyecto para dar soporte a un método determinístico. Esto puede
ser debido a un menor nivel de esfuerzo requerido para preparar el estimado usando métodos
estocásticos.
Estado de la tecnología—La tecnología varía considerablemente entre industrias, y así puede afectar la
precisión del estimado. El estado de la tecnología usado aquí hace referencia principalmente a cuán
único es lo programático o tecnológico y la complejidad del proyecto. De una manera procedimiento,
el tener “una extensión completa y de madurez“ en la base de los entregables para los estimados es
engañoso si los entregables se han basado en supuestos referidos a una tecnología incierta. Para un
proyecto “primero en su clase“ existe generalmente un menor nivel de confianza que en la ejecución del
proyecto será exitosa (si es que se mantienen lo demás igual). Hay por lo general una mayor confianza
en proyectos que repiten prácticas pasadas. Los proyectos en los que todavía se está realizando
investigación y desarrollo al momento de preparar el estimado son en especial sujetos de menores
expectativas en las precisiones. El estado de la tecnología puede tener un impacto significativo en el
rango de la precisión.
Calidad de los datos referenciales para estimar los costos – la precisión también depende de la calidad
de los datos de referencia y la historia. Es posible tener un proyecto con “prácticas comunes“ en
tecnología, pero con poca historia de costos disponibles con referencia a proyectos usando dicha
tecnología. Adicionalmente, el proceso de estimación típicamente emplea un número de factores para
realizar ajustes para condiciones de mercado, ubicación del proyecto, consideraciones ambientales, y
otras condiciones específicas a la estimación que son muchas veces inciertas y difíciles de determinar.
La precisión del estimado será mejor cuando se empleen datos empíricos y estadísticas verificadas
como base del proceso de estimación, más que con supuestos.
En resumen, la precisión del estimado generalmente estará correlacionada con la clasificación del
estimado (y por ende con la madurez en el nivel de definición del proyecto), manteniendo todo lo
demás fijo. Sin embargo, rangos específicos de precisión variarán típicamente por industria. También,
la previsión de cualquier estimado dado no está fija o determinada por la categoría de clasificación. Es
posible tener variaciones significativas en la precisión de un estimado a otro si cualquiera de los
determinantes sistémicos de de la precisión, tales como tecnología, calidad de los datos de referencia
de los costos, calidad del proceso de estimación, y habilidad y conocimientos del estimador varían.
Finalmente, los riesgos específicos del proyecto (por ejemplo eventos de riesgos) también afectan la
precisión. La precisión tampoco está necesariamente determinada por la metodología usada o el
esfuerzo gastado. La precisión del estimado debe evaluarse en base a estimado por estimado en
conjunto con alguna forma de proceso de análisis de riesgo.
El esfuerzo para preparar un estimado está usualmente determinado por la extensión de la información
de entrada disponible. El esfuerzo normalmente se incrementará cuando el número y complejidad de
entregables de definición del proyecto que han sido producidos y estudiados se incrementa. Sin
embargo, con una metodología eficiente de estimación en proyectos repetitivos, esta relación puede ser
menos definida. Por ejemplo, hay una combinación de herramientas de diseño/estimación en las
industrias de procesos que puede muchas veces automatizar gran parte del proceso de diseño y
estimación. Estas herramientas pueden muchas veces generar entregables y estimados de Clase 3 a
partir de los parámetros más básicos de entrada para proyectos del tipo repetitivo. Pueden existir
herramientas similares en otras agrupaciones de industrias.
También debería tomarse nota que el costo de la preparación como porcentaje del costo total del
proyecto variará inversamente con el tamaño del proyecto de una manera no lineal. Para una clase
dada de estimado, el porcentaje de costo de preparación disminuirá a medida que el costo total del
proyecto se incrementa. También, para cada clase de estimado, los costos de preparación para
diferentes industrias variarán en gran manera. Las métricas de costos de preparación de estimados
normalmente excluyen el esfuerzo para preparar los entregables que definen el proyecto.
Las cinco clases de estimados se presentan en la Tabla 1 en relación con las características
identificadas. El nivel de madurez en la definición de los entregables del proyecto determina la clase del
estimado. Para esta práctica recomendada, la Tabla 1 provee un indicativo general de culminación,
pero en las adendas específicas a otras industrias expresadas en otras prácticas recomendadas, se
incluirán tablas mostrando entregables de diseño versus estado que son los determinantes de la clase.
Las otras cuatro características son características secundarias que generalmente están
correlacionadas con el nivel de madurez de la definición de los entregables del proyecto, tal como se
discutió anteriormente.
REFERENCIAS
1. Hollmann, John K., PE CCE, Editor, Total Cost Management Framework: An Integrated Approach to
Portfolio, Program and Project Management , AACE International, Morgantown, WV, 2006.
2. AACE International, Recommended Practice 10S‐ 90, Cost Engineering Terminology , AACE International,
Morgantown, WV, (latest revision).
3. AACE International, Recommended Practice 42R‐ 08, Risk Analysis and Contingency Determination Using
Parametric Estimating , AACE International, Morgantown, WV, (latest revision).
COLABORADORES
Exención de Responsabilidad: Las opiniones expresadas por los autores y colaboradores de esta
práctica recomendada son las suyas y no necesariamente reflejan aquellas de sus empleadores, a
menos que se indique lo contrario.