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Capitulo 3 Sistemas y Procedimientos Contables Fernando

Catacora Carpio
Modelos Contables (Universidad Nacional Abierta)

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CAPÍTULO 3

Tipos de sistemas

L as empresas utilizan sistemas para el procesamiento de la información generada por todas sus
operaciones. Estos sistemas podemos denominarlos, sistemas administrativos. Su principal
función es ayudar a soportar las decisiones gerenciales de la empresa para guiar las operaciones
y cumplir con los objetivos de la misma. Existen sistemas para manejar la facturación, las compras, los inventarios
y m_u~has .otras funciones que existen en una empresa. Éstos pueden ser caracterizados como sistemas
admmtstrat,vos para el manejo de las funciones anterionnente nombradas. Una característica común a todos ellos
es la de no manejar directamente la información que se registra en la contabilidad, o que es procesada por un
sistema de contabilidad. Podríamos afirmar que son sistemas administrativos orientados al manejo operativo de las
transacciones y no a los aspectos financieros.
Como ya se ha dicho en el capítulo precedente, el sistema contable es el sistema alrededor del cual giran todos
los demás. Es necesario identificar las relaciones entre los sistemas administrativos que operan en la empresa, y el
sistema contable propiamente dicho. Al · final de todos los procesos, el sistema contable recibirá en forma
resumida los movimientos que tengan los demás. Aquí podemos encontrar la primera fonna de comunicación
entre esos sistemas. Desde el punto de vista conceptual, existe un solo sistema contable para cada compañía, es
decir, aquel en el cual se registran todas las transacciones que de alguna manera tienen impacto en los estados
financieros, o dicho de otra fonna, aquellas operaciones que sean medibles de alguna manera en términos
monetarios. Una diferencia entre un sistema contable y no contable, es el registro de las operaciones y su
centralización en una sola base de datos (1).
Si una empresa desea saber cuál es el monto total de las ventas en un período, ésta debe consultar el saldo
correspondiente a la cuenta de ingresos por v_entas para el período requerido; en caso de querer saber el detalle de
las ventas y a quiénes fueron realizadas, sé . debe accesar al subsistema . de facturación y no al sistema de
inventario, de tal forma que la información referente a distintos tipos de opéraciones, se va parcelando. En la
figura 3·_1, se muestra un ejemplo de lo que representan los sistemas administrativos.

(I) Una base de datos es un almacenamiento de información que se diferencia de los archivos· convencionales en el modo de organización
y acceso de la información. Para accesar una determinada infonnación en una base de datos, el manejador de la base ~-e datos posee los
algoritmos de búsqueda y acceso ya predefinidos y el programador no tiene que realizar esfuerzo en la programac1on para recuperar
alguna información. ·

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44 PIUMEJV. PARTE : LOS SISlntAS

( SISTEMAS ce COHTABI.JtWl o
Rcportc;.5 B.\5ico;:¡ .
• Balanco OcncnJ t
1-~11 1
• EaaJo de °"1aciu y Nrdida 1
• Ellado de Ma,.;mifflllO cid Efa:li,o REGISTROS

----------------
• AnMisis de \'fflOmimto Oicrcaspor
• E'nrtdwsalida de diO"llcs y pl"O\'ftdarcs lnventari01 Pap
• Tcnriraci6n de órdenes de pmi,c,ci6n
·Pll(IOldenómina
• Esrado d e ~ dedicrrtts y ¡,row,,dorcs

---------------- --------------- ----

BASE DE DATOS

FIGURA 3-1 Esquema básico de los sistemas contables y no contables.

El presente capitulo analiza los sistemas administrativos básicos y su integración y relación con el sistema
contable. '

3.1 SISTEMAS INTEGRADOS

sistemas de El concepto de sistemas de información integrados implica el compartir información
información entre dos o más sistemas. Esa relación se puede establecer por varias razones:
integrados
implica el compartir • Eliminar redundancia de la infonnación
información entre
dos o más sistemas.
• Facilitar el acceso a los datos o infonnación
• Facilitar la elaboración de informes

Como se mencionó en el capitulo anterior, una empresa realiza más o menos las mismas operaciones, por Jo
que existe alguna fonna de estandarizarlas. Cuando se habla de eliminar la redundancia de infonnación, nos
referimos a las transacciones que de alguna u otra fonna pudieran ser registradas en fonna duplicada. El objetivo
principal de un sistema integrado, es reducir el trabajo que implica el reg"istrar, por ejemplo, toda la facturación
mensual de la empresa en fonna manual y luego, copiar de nuevo esas operaciones para obtener un listado de
ventas por cliente y producto, ya que de una u otra forma los registros contables son mas o menos estándares.

Seguidamente se muestran los registros que un sistema de contabilidad, por las transacciones de un periodo
recibirá una forma resumida. --.- ~

• Si un sistema de facturaci6n va a resumir todas las ventas de un mes, el registro serla:

XX-XX-XX ---------X-------- Db Cr
Cuentas por cobrar xxx.xxx.xxx,xx
Efectivo xxx.xxx.xxx,xx
Ventas xxx.xxx.xxx,xx

Para contabilizar el total de las ventas a contado y crédito del

mes de marzo de l 9XX.

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CAPIMO l : TIPOS DE SlSTalAS 45

• SI la transaccl6n a contabilizar son las cobranzas, ti registro scr(a :

XX-XX-XX ---·-----X--- Db Cr
Bancos xxx.xxx.xxx,xx
Descuento sobre ventas xxx.xxx.xxx,xx
Cuentas por cobrar xxx.xxx.xxx,xx

Para contabilizar los cobros de las ventas a crédito y su

respectivo descuento del mes de marzo de 19XX.

_un _sistema integrado de facturación, eliminará todos aquellos registros manuales por operaciones que resultan
rutmanas Yque de otra forma deberían ser elaboradas mediante asientos manuales.
Dentro del concepto de funcionamiento de un sistema integrado, deben distinguirse las siguientes etapas:

• Definición de parámetros
• Captura de la información
• Transferencia de la información
• Controles sobre la transferencia

DEFINICIÓN DE PARÁMETROS

Una definición de La primera etapa en el funcionamiento de un sistema integrado, corresponde a la definición

parámetros de parámetros. Una definición de parámetros consiste en una definición inicial que se le
definición inicial da a un sistema para que sea tomada en cuenta para su funcionamiento. Esta definición
que se le da a un inicial determinará claramente diferentes aspectos tales como: grado de integración entre
sistema para que sea
tomada en cuenta modulos, niveles de seguridad, tipos de operaciones a realizar, códigos de cuentas y otras
para su más.
funcionamiento.

Para establecer el grado de integración de un sistema respecto a otro, se debe establecer cuáles operaciones
pueden ser predefinidas y transferidas automáticamente al sistema contable.

parámetros de Los parámetros de integración establecen la forma como serán pasados los registros al
integración sistema contable. La definición de parámetros debe especificar claramente todas las
establecen la forma operaciones que serán tratadas en forma integral y los códigos contables en los cuales se
en que pasarán los
registros al sistema.
deberá registrar las operaciones. Por lo general, la información a transferir deberá ser
traspasada al sistema contable en forma resumida, debido a que de otra forma, el
sisttma contable se convertiría en otro sistema auxiliar, pero con la variante de manejar la
información bajo códigos contables.

CAPTl]RA DE LA INFORMACIÓN
captura de la La etapa de captura de la información en un sistema integrado se refiere al momento en
información el cual se transfieren las operaciones de un sistema a otro. Para que exista la captura de
momento en el cual información, los movimientos deben estar parametrizados (2) totalmente. En la figura 3-2,
se transfieren las tomando en cuenta un ejemplo de un proceso productivo de una empresa fabril, se
operaciones de un
sistema a otro. muestran los registros que se generan automáticamente al momento de efectuarse una
operación.

(2) El pr6ccso de parametrizar se refiere a la asignación de relaciones entre dos tipos de elementos como, por ejemplo, la operación de
facturación y su correspondiente código contable.

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46 PIUMEllA PARTE : LOS SISTEMAS

SISIQ.IA.fJi.f:W\t:illl

OpN ;:,c,ón· Or,cr" c,ón. 0pcmclón: QpQrnClón:

-----¡--------j--------¡- -------\----
Compr.\ do Mntcna Tr.1 nslc 1cncin do So termina un lol!! So vendo un
Prim a M f' ~ p, oducción do p1oduclos produclo lorminado

SISTEMA CONTABLE EN
--
OFICINA CENTRAL

T ,,¡
rnvenr., no dí' Coe-ritas t~f"'af"'O de In, r,nl,, na do ln.,,!'nl~.i,o di' '"Vtlnf.1no da lrwen1,mo d!I Co~to d a

T~T T~T T~T

,.1.,,cu,, Pnma ~ M, n, p,-,,., r ,oouc,o, • n P,occso P,oouclos en P•occ,o P,ooucto, Tcm,lnado, Producto, Te,m;n,,ao, Veoros

FIGURA 3-2 Registros contables en un sistema integrado de producción.

Es probable que la fase de captura de la infonnación y la transferencia de ésta, que es el siguiente pas
O
explicar, se vean un tanto solapadas en razón a que pueden ocurrir casi inmediatamente; sin embargo, es b a
aclarar que la fase de captura de infonnación se refiere únicamente hasta el punto en que una operación fuen~eno _
. da y aceptada p~r un sistema
registra . aux1·1·1ar. e es

, TRANSFERENCIA DE LA INFORMACIÓN

Para que un sistema pueda ser llamado sistema integrado, debe existir alguna transferencia de información desde
el Jugar donde se originan los datos, hasta el sitio en el cual serán centralizados conjuntamente con otra
información y/o movimientos.

transferencia de La transferencia de información puede ser en fonna automática o iniciada por algún
información usuario autorizado. En el primer caso, es decir, cuando la transferencia de información es
se realiza en forma realizada en fonna automática, previamente deben haberse definido los parámetros
automática o correspondientes en la primera etapa; en este caso, el proceso es transparente para el
iniciada por algún
usuario.
usuario. La segunda forma en la cual se puede transferir la infonnación es a través de un
proceso iniciado por un usuario; esto ocurre al final del día, semana o mes, cuando los
movimientos de cualquier sistema son acumulados y actualizados en los archivos maestros de datos. Previa a la
transferencia de infonnación, debe hacerse una relación de los datos que serán actualizados .a fin de asegurar que
se transfieran únicamente movimientos válidos.

CONTROLES SOBRE LA TRANSFERENCIA

controles sobre la Los controles sobre la transferencia de la infonnación en un sistema integrado, se pueden
transferencia clasificar dependiendo de si la transferencia es inmediata, o al final de un periodo. En el
en un sistema primer caso, es decir, si la información es transferida y actualizada en el momento en que
integrado pueden
clasificarse ocurren las operaciones, los controles sobre el ingreso de datos deben ser lo
dependiendo si la suficientemente fuertes, de tal fonna que no pennitan el ingreso de datos inconsistentes,
transferencia es incompletos o no validados. En el segundo caso, es decir, cuando la información es
inmediata o al final transferida a posteriori, los datos son validados o controlados generalmente en el momento
de un periodo.
en que se corre el proceso de transferencia correspondiente. ·

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CAPITULO 3 : TIPOS DE SISTEMAS 47

El retiro de efectivo de un cajero automático de un banco, es un ejemplo de transferencia de información del

primer tipo; como es de suponer, una institución financiera no podría permitir que un usuario determinado
probara en fomrn repetitiva e indefinida la clave de acceso, ya que ello po<lrla generar que un usuario no
autorizado tenga acceso a operaciones de otro cliente, y realizara operaciones fraudulentas. Un sistema de
facturación de una empresa de electricidad debe esperar el procesar todas las lecturas de los usuarios, antes de
transferir la información a los registros de cada usuario en forma individual, por lo que los controles para este tipo
de operación deben efectuarse antes y después de haberse traspasado los movimientos a los registros maestros.

Punto de observación : La auditoría de sistemas y el control de los procesos

Para lectura adicional

El avance de la tecnología de información ha hecho que los contadores cada vez pongan mayor atención a un área del
ejercicio de la profesión de_nominada auditoría de sistemas, cuyo ol>jetivo básico es la evaluación de los controles internos
en ~1 _área. de procesamiento electrónico de datos (PEO). Los procesos de integración contable en los sistemas
adm1mstrativos,_ son procesos sumamente delicados y que deben tener controles internos computacionales que aseguren
un correcto registro de las operaciones. Uno de los aspectos claves que debe evaluar un auditor de sistemas es el
referente a los controles internos aplicados a los procesos de transferencia automática de la información financiera, ya
que si ésta no ~s ~ransferida correctamente, los estados financieros reflejarán cifras erradas. Los procesos automáticos
tienen la peculiaridad de procesar grandes volúmenes de información en un corto tiempo. Si estos movimientos son
tratados _equivocadamente el desastre generado en los registros contables puede afectar la integridad y calidad de la
información contable. Los contadores públicos que ejercen el campo de la auditoría de sistemas, deben evaluar los
controles sobre el procesamiento de datos que provienen de un sistema auxiliar hacia el sistema contable. La integración
entre sistemas requiere que los datos procesados mantengan su integridad y acceso respecto a las transferencias que se
lleven a cabo por los programas. . .

3.2 SISTEMAS.NO INTEGRADOS

sistema no Conociendo la filosofía de funcionamiento de un sistema integrado, debemos decir que en
integrado el funcionamiento de un sistema no integrado, la transferencia de información se realiza
la información es por lo general, a través de movimientos resumidos y al final de periodos previamente
transferida al final
de periodos
definidos. Como se ha explicado anteriormente, la integración es vista generalmente con
previamente referencia al sistema contable, sin embargo, puede existir un segundo enfoque de
definidos. integración entre sistemas auxiliares o distintos al sistema contable propiamente dicho.

En la figura 3-3, se muestran los posibles grados de integración para un sistema que maneje el ciclo de
compras/producción de una empresa fabril. Para un sistema admini!itrativo no integrado, el concepto de
información compartida no existe, es decir, el gráfico mostrado se presentarla como módulos aislados en los
cuales cada uno de los recuadros funcionarían en forma independiente, y si algún usuario desea por ejemplo
contestar las preguntas _de ¿cuántas órdenes de compra corresponden a producción? o ¿cuáles órdenes de compra
de materia prima están pendientes?, no se podrán resp9nder sino hasta que algún usuario traspase la infonnación
pertinente entre un módulo y otro.

Primea nivel de
integodón
SISTEMA DE CONTABILIDAD (con res pec t o 11
sistem I conuble)

Sistema de
Se1undo nivel de
S is tem • de Sistema de jntecración
Compras Inventarios ' Producción (entre sistemas)

FIGURA 3-3 Niveles de integración entre sistemas.

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48 PltIMERA PAR.TE : LOS SISTEMAS

3.3 SISTEMAS AUXILIARES

Se pueden considerar como sistemas·1·auxiliares,d todos
d fi aquellos
· sistemas que sean d1. ·
sistemas al sistema contable. Un sistema auxt 1ar se pue e• e mir como aquel sistema que stintn. v~

auxiliares en forma operativa y detallada todasr. 1as transacciones comunes a una actividad tfp•rnaneia
manejan • 'ó . . 1 ~
negocio v.g., producción, ventas, 1acturac1 n, mventanos, cuentas por pag ta de¡
operativamente · d · ·1· 1 d · • ar, etc lJ
todas las característica básica e un sistema aux1 1ar es a e maneJnr mfonnación en · na
transacciones del detallada. forma
negocio.
Por ejemplo, un sistema de cuentas por cobrar maneja en forma detallada varios tipos de operaciones:

• El registro de los derechos que se tienen por cobrar de las ventas qu

(función de facturación). . e se hacen.
• El registro de los cobros por los bienes o servicios vendidos 0
(función de cobranzas). prestados.

Estas operaciones son manejadas por el sistema que procesa las operaciones de facturación y cobro a tra
opciones para el operador. En la figura 3-4, se muestra un detalle de las opciones que puede tener un sist:és de
este tipo. ma de

JNFQIUIACIÓN
RESUMIDA SISTEMA CONTABLE

------------------------ ------------- -----

r----.-----f-----r-----
SISTEMAS
AUXILIARES CU ENTAS POI
CUENTAS POI
INVENTARIOS PRODUCCIÓN PAGAI
DA NCOS COBRA l

----------------- . --------------- ----

INfQRMc\CIÓN F. M PRE SA
DETALLADA luJ, ir
Modiíi1.ar
Eli111iur
Couullar
CI. IF.N TE S
lnduir
L--......lr-"- Modlncar
Elimiur
Ca a nh ■ r

DO C UM E NTOS
l1cluir
Modifiur
Elimiur
Co1nl1ar
C O BIOS
Inclu ir
Modiíicar
E l h nia ■r
Co1 ..lltr
REPORTES

MANTENIMIE NTO

FIGURA 3-4 Esquema o estructura de un sistema auxiliar.

Nótese ~ue a nivel de los sistemas considerados com ..

almacenam1ento de la información financ· E
1
°
auxiliares, el detalle debe ser mayor que a nivel del
en vari?-5 ~portunidades, deben ser transf;;:~s :n ~o: se refie~e al siSlema contable, los datos, como se ha dicho
el movimiento de algún cliente en particular deb rá ª r~sumi_da, de tal fonna que si un usuario desea consultar
' e recumr al sistema auxiliar.

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CAPITULO 3 : TIPOS DE SISTEMAS 49

3.4 RESUMEN DEL CAPÍTULO

Las empresas utilizan sistemas de información para el procesamiento de la información generada por todas sus
operaciones; tales sistemas pueden ser denominados sistemas administrativos. Una empresa puede clasificar sus
sistemas administrativos en dos grupos: sistemas no contables y sistemas contables.
Los sistemas no contables, también pueden ser denominados como sistemas auxiliares que manejan
información detallada. Como sistema principal, el sistema contable, reúne y contiene todos los movimientos de los
demás sistemas. De esta forma, surge el concepto de integración entre sistemas, por lo que podemos encontrar
distintos grados de integración entre éstos. El concepto de sistemas integrados de información implica la
compartición de infonnación entre dos o más sistemas. Esa relación puede establecerse por varias razones :
eliminar redundancia de la infonnación, facilitar el acceso a los datos o información, facilitar el registro contable
de las operaciones. Pueden distinguirse las siguientes ~tapas en el procesamiento de la información en un sistema
integrado: definición de parámetros, captura de la información, transferencia de la información y controles sobre
/a transferencia.
La definición de parámetros establecerá el grado de integración de un sistema respecto a otro, y cuáles
operaciones o sistemas pueden ser predefinidos o transferir respectivamente información automática al sistema
contable. La captura de la información, en un sistema integrado se refiere al momento en el cual se realizan las
operaciones. Para que los movimientos sean grabados O capturados adecuadamente, tales movimientos deben estar
totalmente parametrizados, es decir, haberse definido apropiadamente los registros contables a realizar por cada
operación. La transferencia de información actualiza los movimientos detallados en los registros maestros, es
decir en el sistema contable. La última etapa, la de control sobre /a transferencia, asegura que la información no
contenga errores de inconsistencia al momento de ser traspasada al sistema contable.
Un sistema no integrado, no tiene transferencia directa de información al sistema contable. Un segundo
enfoque de integración puede darse entre sistemas auxiliares.

1PREGUNTAS PARA REPASO

l. ¿Qué es un sistema administrativo?, ¿Cuál es la principal función de este tipo de sistemas?

2. ¿Qué diferencia básica puede encontrar entre un sistema contable y un sistema no contable?
3. ¿Cuál es el sistema que reúne y centraliza todas las operaciones de una empresa?
4. ¿Existe alguna relación entre todos los sistemas administrativos diferentes del sistema contable y el sistema
contable propiamente dicho?
5. ¿Cuáles son los objetivos de un sistema contable?
6. ¿Cuándo se considera que dos o más sistemas funcionan en forma integrada?
7. ¿Qué razones pueden darse para establecer una relación entre dos o más sistemas?
8. ¿Cuál es el objetivo principal de un sistema integrado?
9. ¿Qué etapas podemos identificar en un sistema integrado?
10. ¿Cuál es el objetivo principal en la definición de parámetros?
11. ¿Cuál es el objetivo principal de la captura de información en un sistema integrado?
12. ¿Qué procesos realiza un sistema cuando lleva a cabo la etapa de transferencia de información?
13. ¿Cómo deben ser los controles sobre la transferencia de información?
14. ¿Cuál es la caracterlstica principal de un sistema no integrado?
15. ¿Qué significa el concepto de información compartida?
16. ¿Cuántos niveles de integración se pueden identificar entre los sistemas?
17. ¿Qué es un sistema auxiliar?. ¿Cuándo puede ser considerado un sistema como auxiliar?
18. ¿Qué nivel de detalle en la información, maneja un sistema auxiliar?

1PROBLEMAS APLICADOS

03-01 TRANSFERENCIA DE INFORMACIÓN. Alta Tecnología, C.A. es una empresa mediana, encargada de
la fabricación de partes eléctricas para microcomputadoras. La empresa tiene su casa matriz en Estados Unidos. La
planta de Ja subsidiaria en Venezuela está ubicada en la zona industrial del Estado Carabobo. La filosofia para el

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50 PRIMER.A PARTE : LOS SISTEMAS

manejo de los costos tanto a nivel del personal administrativo, como del personal de producción. es fa d .
' • f e Ultf'
el concepto de centros de costos. Todos los empicados y obreros entregan quincena mente un informe de . 1Qr
en donde detallan todas las actividades realizadas y el exceso sobre las horas normales de trabajo. Mov·1 lt_ernl>o
tales como ausencias, vacaciones o días feriados, también son detallados en el reporte de tiempo, -r-1 1llientos
0
movimientos quincenales son almacenados en el sistema · aux1·11ar
· de n6mma,
· e 1 cua1 contiene la .dos. 1os
información: siguiente
• Centro de costo
• Código del empicado
• Nombre del empleado
• Sueldo mensual
• Deducciones
• Sueldo neto

Existen cinco centros de costos en la planta, a saber:

• Departamento de administración
• Preparación
• Ensamblaje
• Control de calidad
• Empacado

Contablemente también existe una separación similar a nivel de las cuentas y códigos contables. No existe
integración entre el sistema de nómina y el sistema contable;por lo que la transferencia de información se reatª
al finalizar el proceso general de la nómina. !2a

Preguntas a. De la información que es grabada en el movimiento quincenal de la nómina, ¿cuál es

necesaria y relevante para el correspondiente registro contabl~?
b. Analice un poco más el caso y describa los pasos que seguiría el proceso de integración
para la transferencia de información al sistema contable. '
c. Con base en 1~ información que se le suministró, ¿cuáles son los asientos contables que se
generan posterior al procesamiento o transferencia de la información de la nómina?

03-02 DESCRIPCIÓN DE SISTEMA. Un proveedor de software administrativo le ha suministrado la siguiente

descripción de sus sistemas y usted, como contador, debe evaluar si la empresa adquirirá los sistemas por él
ofrecidos. ·

En el mundo de los negocios de hoy es inconcebible pretender clasificar manualmente la infonnación. Su tiempo es demasiado valioso para
desperdiciarlo en tareas tediosas y consumidoras de tiempo. La infonnación precisa que usted necesita para tomar importantes decisiones, en
el mlnimo plazo, estará al alcance de su mano, aumentando de esta manera la competitividad de la organización.
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control adecuado de los gastos, FLEXLINE es la solución.
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servicios.
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de ventas, estados financieros mensuales, que Ud. no tendrá que hacer manualmente.
Usted dispondrá de información vital para la administración de su compaiUa, lo que le ayudará a hacerla crecer y prosperar.

Integración de los módulos

El ~e~io ~biente del Sistema de lnfonnación Administrativa FLEXLINE, son los clientes y proveedores de su compaflla. Una óptima
adm~n_istrac,ón de los desp~chos a clientes obtiene Ud. con el módulo Control de Pedidos (FLEXPED), el que registra los pedidos de clicnt~
Yag,hza su despacho_. Verifica ~n linea el saldo de los artlculos y despacha aquellos que tienen stock suficiente, actualizando el inventano
(F~~XINV). Los pedidos no satisfechos quedan pendientes ("back-order"). Con la periodicidad que Ud. desee puede transferir los despachos
e~illdos, _de a uno, 0 po~lotes, al módulo Gestión de Ventas (FLEXVEN), para proceder a su facturación. .
s, us~ed tiene un? 0 vanos locales de ventas al detalle, el módulo Punto de Ventas (FLEXPOS) le pennite hacer más expedita Yeficiente la
atención ~ sus cl~entes, t?da vez que dispone en linea de los precios, saldos e infonnación del cliente. FLEXPOS emite la boleta O factura
computacional e mteractua
. con FLEXINV
.. y FLEXVEN, act ua1·izando 1os saldos de ·mventarro
• las estadísticas
· y el Lt'bro de Ventas.
n as por eO brar, (FLEXCON) a través del 'proceso de Central1zac1ón
• · Contable que real;..,.
Las ventas actualizan la Contabilidad y las Cue t
FLEXVEN. ....

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CAPITULO 3 : TIPOS DE SISTEMAS 51

La gestión de compras se optimiza con el módulo de compras (FLEXABA), el que le indica los proveedores que suministran un
determinado anlculo, las últimas compras y precios, condición de pago y tiempo de despacho. FLEXABA emite la Orden de Compra
computacional Y luego recibe la mercaderla con la actualización en linea del stock (FLEXINV). Al recibir la factura del proveedor, se
actualiza la Contabilidad y las Cuentas por Pagar (FLEXCON).
Las industrias con procesos productivos pueden controlar sus costos de producción con el módulo FLEXPRO. Éste maneja una base de
datos de recetas estándares e interactúa con el módulo de Inventario (FLEXINV), solicitando materia prima. Una vez terminado el producto,
FLEXPRO retroalimenta al sistema de Inventario con un producto terminado y valorizado. También actualiza la Contabilidad con la
Centralización Contable de Remuneraciones.
El control de activo fijo Yel cálculo de las revalorizaciones y depreciaciones lo ejecuta el módulo FLEXACT, el que también actualiza la
Contabilidad (FLEXCON). El módulo de Contabilidad General (FLEXCON) es el núcleo central del Sistema Integrado FLEXLINE y está
siendo permanentemente actualizado a través de los módulos con que interactúa.

Preguntas a. De acuerdo con la descripción del proveedor, ¿qué factores debe usted tomar en cuenta
para poder evaluar los sistemas ofrecidos por él?
b. ¿Cuántos niveles de integración puede identificar entre los diferentes sistemas
nombrados?, ¿cuáles son los sistemas que considera como auxiliares?
c. ¿Cree que alguno de los módulos o sistemas funcione en fonna aislada?

03-03 INTEGRACIÓN DE SISTEMA. Unlimited lnc. es una empresa embotelladora de bebidas g~eosas. Todo
el proceso de producción está siendo controlado por un sistema de manufactura recientemente instalado en el
computador local de la planta, que es un IBM AS/400. El sistema de producción se encuentra conectado a un
software de planificación de materia prima (PMP) cuyo objetivo es el de adquirir, asignar y controlar todos los
inventarios relacionados con la producción. Los inventarios son significativos y de importancia en los estados
financieros, por lo que se requiere un estricto control sobre los mismos.
Actualmente, el sistema, PMP está siendo integrado al sistema de contabilidad general y de infonnes
financieros. Por un error en la planificación de la instalación, en los módulos de integración contable no se han
definido los parámetros correspondientes, por lo cual no están operando. Aparte de manejar las operaciones
relacionadas con los inventarios, el sistema PMP debe estar integrado con el módulo de compras y pagos; al igual
que para el caso del módulo financiero, no se ha establecido alguna integración con el módulo de compras Y
pagos, por lo que para los efectos prácticos el sistema PMP está funcionando como un sistema no integrado.

Preguntas a. De acuerdo con la exposición del caso, ¿cuáles son todos los asientos contables
parametrizados que deberá efectuar el sistema de producción y manejo de materia prima
™n .
b. ¿Por qué se aprecia en el texto que debe existir una integración entre los módulos de
producción y manejo de materia prima y el de compras y pagos?, ¿considera que alguna
infonnación en común, será.compartida? ·
c. ¿Qué problemas proyecta para la empresa, en razón a que los sistemas no se encuentran
funcionando ·en forma integrada?

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