SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE SENA Versión: 02

SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN

Fecha: 30/09/2013
Procedimiento Ejecución de la Formación Profesional Integral
GUÍA DE APRENDIZAJE Código: F004-P006-
GFPI

GUÍA DE APRENDIZAJE Nº 002

1. IDENTIFICACIÓN DE LA GUIA DE APRENDIZAJE

Programa de Formación: Código:12212
ASISTENCIA ADMINISTRATIVA 1
Versión: 2
Nombre del Proyecto: CREACIÓN Y
DESARROLLO DE EVENTOS EMPRESARIALES,
CULTURALES Y EDUCATIVOS EN LAS Código:
INSTITUCIONES EDUCATIVAS DISTRITALES Y 500900
DEPARTAMENTALES MAGDALENENSES

Fase del proyecto: ANALISIS

Actividad (es) del Proyecto: Actividad (es) Ambiente MATERIALES DE

actividad: de de FORMACIÓN
 Realizar guía para la elaboración de Aprendizaje: formación DEVOLUTIV CONSUMIBL
cartas, certificaciones, memorandos e ESCENARI O E
informes generales del proyecto creación *Exposiciones O Aula y
de eventos. GTC 185 sala de *Video *Papel bond
*Manejo de sistemas y Beam, *Marcadore
software black portátil, s
 Conozca TypingMaster Pro, el tutor TYPING MASTER
board. *Equipos de *Cartulina
personal de mecanografía que se adapta PRO
* Examen cómputo.
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Resultados de Aprendizaje: Competencia:

Identificar las funciones procedimientos, Producir los
ubicación orgánico-funcional y dependencias documentos
asociadas a la unidad administrativa, dentro que se
de la organización y su entorno. originen de las

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funciones
administrativa
s, siguiendo la
norma técnica
y la legislación
vigente
Duración de la guía ( en horas): 40 Horas

2. INTRODUCCIÓN

ORIGEN INCONTEC
 INCONTEC es un organismo multinacional de carácter privado, sin ánimo de
lucro, que trabaja para fomentar la normalización, la certificación, la
metrología y la gestión de la calidad en Colombia. Está conformado por la
vinculación voluntaria de representantes del Gobierno Nacional, de los
sectores privados de la producción, distribución y consumo, el sector
tecnológico en sus diferentes ramas y por todas aquellas personas jurídicas
y naturales que tengan interés en pertenecer a él.
 En el campo de la normalización, la misión del Instituto es promover,
desarrollar y guiar la aplicación de Normas Técnicas Colombianas (NTC) y
otros documentos normativos, con el fin de alcanzar una economía óptima, el
mejoramiento de la calidad y también facilitar las relaciones cliente-
proveedor, en el ámbito empresarial nacional o internacional.

NORMA GTC-185 ICONTEC

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Tiene como propósito brindar herramientas que faciliten la gestión documental en

las organizaciones, con el fin de simplificar y organizar la presentación y el manejo
de las comunicaciones impresas y electrónicas.
A su vez, contribuir con la disminución de tiempo y los costos con buena calidad
Video institucional INCONTEC Que es Calidad?

 La guía presenta recomendaciones para elaborar los diferentes tipos de

documentos generados en las organizaciones y está dirigida a empresarios,
directivos, instructores, asistentes administrativos(as), y todas aquellas
personas involucradas en la generación de documentos.
 El documento se plantea como una guía, lo cual permite su adaptación a las
necesidades y características internas de las organizaciones.

¿Qué es un documento comercial?

Son todos los comprobantes extendidos por escrito en los que se deja constancia
de las operaciones que se realizan en la actividad mercantil, de acuerdo con los
usos y costumbres generalizados y las disposiciones de la ley. Estos son de vital
importancia para mantener un apropiado control de todas las acciones que se
realizan en una compañía o empresas.

CARTA COMERCIAL
Comunicación escrita que se utiliza en las relaciones comerciales entre empresas y
personas naturales, igualmente en las relaciones entre las empresas y sus
empleados.

¿Qué es un acta?

Las actas expresan lo tratado, lo sucedido en una reunión o situación específica.

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Son documentos que adquieren valor administrativo, legal, jurídico e histórico

desde el momento de su creación.

¿Qué es una circular?

Comunicaciones escritas de interés con el mismo contenido o texto, dirigida a un

grupo específico de personas tanto interna como externamente. Existen dos clases
de circulares, la circular general se dirige a un grupo específico de personas y la
carta circular está dirigida en forma personalizada.

MEMORANDO
Comunicación escrita que se emplea en las organizaciones para tratar asuntos
internos, como: llegadas tarde, ausencias de trabajo o conflictos laborales.

INFORME ADMINISTRATIVO
Documento que describe o da a conocer datos precisos sobre el estado de
cualquier actividad, relativo aun caso concreto para conocer resultados de
procesos administrativos.

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3. ESTRUCTURACION DIDACTICA DE LAS ACTIVIDADES DE APRENDIZAJE

3.1 Actividades de Reflexión inicial.

Esta norma editada por el Instituto Colombiano de Normas Técnicas y Certificación

(ICONTEC), fue ratificada por el Consejo Directivo de 2009-09-30.

El objetivo presentar recomendaciones para elaborar los diferentes tipos de

documentos generados en las organizaciones, con el propósito de proyectar una
adecuada imagen corporativa1.

1. ¿Qué es ICONTEC?
Instituto Colombiano de Normas Técnicas y Certificación: Es una entidad de carácter
privado, sin ánimo de lucro, cuya misión es fundamental para brindar soporte y
desarrollo al productor y protección al consumidor.

2. ¿Qué es la GTC-185?
Guía Técnica Colombiana: Tiene como propósito brindar herramientas que faciliten
la gestión documental en las organizaciones, con el fin de simplificar y organizar la

1
Fuente: http://producirlosdocumentos.blogspot.com/2010/02/gtc-185.html

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presentación y el manejo de las comunicaciones impresas y electrónicas.

3. ¿Qué es una CARTA?

Comunicación escrita que se utiliza en las relaciones entre organizaciones y personas
naturales; igualmente, en las relaciones entre organizaciones y sus empleados. En
algunas entidades se denomina oficio.

3.2 Actividades de contextualización e identificación de conocimientos necesarios para el aprendizaje.)

Para evidenciar las competencias requeridas se realizaran tres actividades en las cuales se observara el desarrollo
de los conocimientos y desempeño provisto en el escenario de formación.

ACTIVIDAD 3.2.1. (Tiempo máximo 2 Hora) En esta primera actividad se trabajará: realizar un trabajo escrito para la
elaboración de una carta comercial donde se realizará de manera individual.

Para esta actividad tenga en cuenta que el texto contiene palabras con errores ortográficos y debe acomodarlo en el
orden correcto que debe llevar una carta comercial, tenga en cuenta que después de cada / es una parte diferente
de la carta.

• atentamente: maria isabel garcia, subdirectora de cominnal ltda/ tomo contacto con ud. para anunciarle
el proximo evento sobre el seminario que se realisara el día 31 de julio de 2015, a las 14 horas en nuestro
recinto cultural habilitado a tal fin, que brindará nuestro mejor autor de novelas sobre la edad media en
tiempos de la inquicision. el seminario tratara de los siguientes temas: “la lucha del hombre“, “lo que la
iglesia oculta“, “brujos quemados” y “el papel de la mujer durante la baja edad media”/esta invitacion
será sólo remitida a nuestros mejores clientes, es por ello, que nos agradaria contar con usted entre los
oyentes./cod:ad-001-15/doctora. rosalía gómez marenco, gerente suggar s.a.s/santa marta, 4 de abril de
2015/asunto: invitación a seminario/apreciado cliente:/anexo: orden del dia del evento/copia: alberto
mario cotes, gerente mercadeo cominnal ltda/ servicom ltda; nit:6.625.924-5;e-mail:
admin@servicom.net; ip-pbx: +(57) 5 – 4350472; celular: +(57) 3042505600; dirección: troncal del
caribe # 36-00 apto: 301 edificio catalunia santa marta- magdalena- colombia; www.servicom.net

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1. *Realice una carta tipo comercial teniendo en cuenta los datos que se le dan en la

 Fuente, tamaño de letra.

 Encabezado y pie de página, colocarle un logo que usted encuentre desde internet
 Tamaño de página y sus márgenes.
 Quien es quien en el golpe
 Interlineado 1,5
 Cambiar el tamaño de página a Carta.
 Encabezado y pie de página (asociados al contexto).
 Guardar documento como carta ad-001-15.doc

Nota: debe tener en cuenta las normas exigidas en la GTC 185.

Su actividad debe ser enviada en el link llamado: Carta individual

El valor de esta actividad es de 100 Puntos máximos.

3.3 Actividades de apropiación del conocimiento (Conceptualización y Teorización).

ACTIVIDAD 3.2.2. Evaluación de conocimiento

Debe ingresar a su plataforma virtual y en la carpeta de GTC 185 encontrará la evaluación de conocimiento referente
a temas tratados a la documentación organizacional teniendo en cuenta las normatividades vigentes.

El valor de esta actividad es de 100 Puntos máximos.

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3.4 Actividades de transferencia del conocimiento.

ACTIVIDAD 3.2.3. (Tiempo máximo 4 Horas) En esta segunda actividad se trabajará : realizar guía para la elaboración
de cartas, certificaciones, memorandos e informes generales del proyecto creación de eventos grupos de máximo 6
personas.

Para esta actividad tenga en cuenta lo siguiente:

*Cada grupo debe realizar su trabajo en Word. Este trabajo será una guía para todos los escritos comerciales que se
realicen como modelo para el evento del foro del día de la estudiante de la técnica

* Debe ser con una portada original, usar los logos institucionales y colores del colegio

*La guía será un apoyo para redactar cualquier documento saliente que contenga información del evento. Los
documentos son: Carta, memorandos, informes, actas, correos electrónicos, certificados y constancias.

*Debe ser escrito y redactado según las normas de la GTC 185 y normas APA ultima versión.

Nota: para este trabajo usted se puede guiar “GUIA PARA LA ELABORACION DE CIRCULARES, OFICIOS Y
MEMORANDOS MODELO ESTANDAR DE CONTROL INTERNO” de la alcaldía municipal de puerto carreño.

Su actividad debe ser enviada en el link llamado: Guía para la elaboración interna en GRUPO

El valor de esta actividad es de 100 Puntos máximos.

3.5 Actividades de evaluación.

Evidencias de Aprendizaje Criterios de Evaluación Técnicas e Instrumentos de

Evaluación

Evidencias de Conocimiento : Observación directa y lista de

chequeo

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Evidencias de Desempeño: Digita con precisión y velocidad

documentos aplicando las técnicas
de digitación.

Evidencias de Producto:

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4. RECURSOS PARA EL APRENDIZAJE

Materiales de formación devolutivos: Materiales de formación AMBIENTES DE
Talento Humano (Instructores)
(Equipos/Herramientas) (consumibles) APRENDIZAJE TIPIFICADOS

ESCENARIO (Aula,
ACTIVIDADES DEL DURACIÓN
PROYECTO (Horas) Laboratorio, taller, unidad
productiva) y elementos y
Descripción Cantidad Descripción Cantidad Especialidad Cantidad
condiciones de seguridad
industrial, salud ocupacional
y medio ambiente
                 

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5. GLOSARIO DE TERMINOS

6. REFERENTES BIBLIOGRÁFICOS

Utilizar paginas oficiales

7. CONTROL DEL DOCUMENTO (ELABORADA POR)

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