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SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE SENA

SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN Versión: 02


Procedimiento Ejecución de la Formación Profesional Integral
GUÍA DE APRENDIZAJE Código: GFPI-F-019

GUÍA DE APRENDIZAJE Nº 004

1. IDENTIFICACIÓN DE LA GUIA DE APRENDIZAJE

Programa de Formación: Código:122121 Nombre del programa de formación


COMERCIO Y SERVICIOS Versión: 2
Nombre Del Proyecto:
Diseño E Implementación De
Un Modelo De Gestión Con TECNICO EN ASISTENCIA ADMINISTRATIVA
Énfasis En La Cultura Del Código:
Servicio, Que Permita Mejorar 1113030
Los Procesos
Administrativos De Las
Mipymes Del Departamento
De Caldas.

Fase del proyecto: EJECUCION

Actividad (es) del Proyecto: Actividad (es) de Ambiente de Materiales de formación


Aprendizaje: formación devolutivos consumibles

Implementar y poner en marcha Utiliza técnicas de ESCENARIO(Aula,


el modelo de gestion diseñado digitación: concepto, Laboratorio, taller,
teclado guía, alcances unidad
productiva) y
(superiores, inferiores,
elementos y
horizontales), habilidad condiciones de
y destreza; seguridad
velocidad y precisión. industrial, salud
ocupacional y
medio ambiente

RESULTADO DE Competencia: Aula de Video Beam o Papel Carta


PRENDIZAJE De clase televisor

21060100102 210601001 Formato de


Redactar documentos Producir los Computadores plantillas
organizacionales teniendo en documentos que se
cuenta el asunto, el tipo, las origen de las funciones
funciones de la unidad administrativas,
administrativa; aplicando las siguiendo la norma
normas gramaticales, de técnica y la legislación
semántica y de sintaxis, vigente.
las normas técnicas
colombianas vigentes para la
elaboración y presentación y las
normas de gestión de la
calidad.

Duración de la guía ( en horas):


48 horas

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1. INTRODUCCIÓN

Estamos en la era de la información y la comunicación, esta tendencia nos compromete a proyectar de


forma oral y escrita, una comunicación clara, cortés y comprensible para el interlocutor sea cual fuere,
basada en la buena redacción, producción de textos y documentos escritos. La comunicación escrita se
ha desarrollado y multiplicado a altos niveles en una organización, se han modificado lenguajes, que han
permitido una nueva imagen de las organizaciones, estamos pasando del medio físico (papel) al medio
electrónico (en el PC) y esta tendencia nos permite aprender además el uso de las Tics, todo esto rompe
con la noción tradicional que se tiene de tiempo y distancia.

Para realizar una buena producción textual debemos aplicar los principios de claridad, integridad,
brevedad, cordialidad y coherencia que rigen la redacción y que nos permitirán desarrollar con buena
estructura, estilo y coherencia los documentos escritos que realicen tanto en medio físico como
electrónico.

Cuando elaboramos un documento debemos realizarlo de manera que proyecte legibilidad, comprensión
y documente de manera exacta lo que queremos decir en él, es por eso la importancia de conjugar la
redacción con la digitación y la transcripción de los documentos producidos, por tal razón el buen uso de
los signos de puntuación, con sus normas derivadas de la ortografía, son indispensables para que la
redacción sea impecable y comprensible, que no genere ambigüedad en los significados, ya que la
esencia de un mensaje se puede perder por una coma colocada indebidamente o por un acento
inadecuado.

Con el desarrollo de sus competencias del componente social, va a coadyuvar y profundizar sobre la
protección del medio ambiente, el desarrollo del ser, la protección personal en el desarrollo de sus
prácticas técnicas dando gran importancia a la preservación y conservación de la vida.

Todo proceso de enseñanza-aprendizaje- evaluación, requiere de técnicas y


métodos de estudio, además de dedicación, disciplina y responsabilidad.

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3. ESTRUCTURACION DIDACTICA DE LAS ACTIVIDADES DE APRENDIZAJE

3.1 Actividades de Reflexión inicial.

En el recibo y despacho de documentos son muchas las responsabilidades que nos atañen y en ciertos momentos
sebe tomar decisiones. Con la ayuda de sus compañeros, resuelve la siguiente situación.

Pablo el auxiliar de archivo de la empresa en donde labora, manifiesta inconformidad por la manera en que lo tratan
los jefes, constantemente le recriminan el no manejar las competencias para su labor diaria por lo distraído,
desordenado e irresponsable, se le pierden documentos con cierta frecuencia, no registra oportunamente la
correspondencia la envía erróneamente sin radicarlos y como s fuera poco, le encanta estar generando mal ambiente
en el entorno laboral.

PREGUNTAS.

1. Cuál debiera ser la actitud del coordinador de la Gestión Humana?


2. ¿cree usted que Pablo debió ser vinculado a esta organización?
3. Que recomendación aportará para solucionar este problema?
4. Qué solución aportaría para solucionar este problema?
5. Será importante en las empresas tener un correcto manejo de de los documentos? De su explicación.

Socialice su opinión con el resto del grupo.

3.2 Actividades de contextualización e identificación de conocimientos necesarios para el aprendizaje.)


Diligencie el formato SQA relacionado con los temas de recibo y despacho de documentos, el cual se encuentra en
en anexo 2 de la guía.

3.3 Actividades de apropiación del conocimiento (Conceptualización y Teorización).

ACTIVIDADES DE APRENDIZAJE COGNITIVAS:

1. Apropiar concepto, normas, equipos y procedimientos utilizados en l manejo de los documentos empresariales
de acuerdo con políticas vigente.
2. Realizar visita empresarial para identificar equipos, medios o formatos, procedimientos, ventajas y desventajas
en el manejo de los documentos empresariales teniendo en cuenta las normas y protocolos establecidos.
3. Realizar visita a empresa líder en los servicios de mensajería y envíos para determinar si esta cumple con los
reglamentos y protocolos establecidos en l normas vigentes.

Sub actividades:

1. En equipos de máximo 3 integrantes, consulte en la página del Archivo General de la nación


www.archivogeneral.gov.cola normas que reglamentan el manejo de las comunicaciones empresariales, ley

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594 de 2000, acuerdo 060 de 2001, ley 1369 de 2009. Realice una lectura y responda el taller diseñad (anexo 3
de la guía).
2. Con el equipo conformado en el número anterior, seleccionar una empresa pública líder en procesos
archivísticos; realice una visita empresarial donde se identifiquen los equipos, medios o formatos, los
procedimientos que se utilizan en el recibo y despacho de documentos. Observe el manejo del software
especializado que utilizan y los datos registrados.
Averigüe las ventajas y desventajas que se tienen aplicando el control de los documentos, tal como lo
establecen las normas. Presente un informe de su visita para ser socializado con los demás grupos de trabajo.
3. Con el grupo que tiene conformado, haga una visita a una empresa líder en los servicios de mensajería y envíos
de su ciudad. Averigüe los servicios que presta, requisitos, tarifas y procedimientos establecidos para los
envíos; determine si la empresa cumple con los reglamentos y protocolos establecidos en las normas vigentes.
Presente una síntesis y confróntalo con los demás compañeros.

ACTIVIDAD DE APRENDIZAJE PROCEDIMENTAL:


1. Rediseñe formatos establecidos para el manejo de la documentación empresarial teniendo encuenta las
normas y procedimientos vigentes.
2. Aplicar en los formatos establecidos para el manejo de la documentación empresarial la radicación de
comunicaciones oficiales de acuerdo con las normas y protocolos establecidos.

Sub actividades:

1. Con su grupo de trabajo visualice en el anexo 4 de la guía, una variedad de planillas y formatos para
radicación, registro de correspondencia recibida y enviada, relación de préstamos de documentos, registro
para entrega directa en las entidades, ficha de afuera para préstamo de documentos, los cuales debe
mejorar de acuerdo con lo establecido en las normas consultadas y de los aspectos claves de las visitas
realizadas a las empresas. Presentar formatos mejorados.
2. Con los formatos mejorados y con la orientación del docente realice un ejercicio de simulación. Por grupos
de trabajo de 5 personas , conforme una empresa, asigne un nombre y designe los roles de cada
integrante, incluyendo la unidad de correspondencia. Intercambie comunicaciones y diligencie los
formatos mejorados en el numeral anterior, como mónimo cinco registros. Entréguelo a su docente para
se valorados.

ACTIVIDAD DE APRENDIZAJE ACTITUDINAL:

1. Analizar en sus grupos de trabajo, los efectos generales para la empresa y los clientes, el manejo
documental inapropiado por parte de los funcionarios que no cumplen su labor como establecen las
normas y procedimientos.
2. Realice un comentario máximo una hoja y socialice con sus compañeros.

3.4 Actividades de transferencia del conocimiento.

Diseñador para la empresa donde se desarrolla el proyecto formativo el plan de acción a seguir en el control de las

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comunicaciones empresariales de acuerdo con las normas y procedimientos vigentes. Entregar el plan al docente.

3.5 Actividades de evaluación.

Evidencias de Aprendizaje Criterios de Evaluación Técnicas e Instrumentos de


Evaluación

Evidencias de Conocimiento : Utiliza cuidadosamente los útiles, TECNICA: Formulación de


papelería, elementos, mobiliario y
preguntas.
Respuestas a preguntas acerca equipos requeridos para recepción y
despacho de documentos.
de las normas, equipos y INSTRUMENTO: Cuestionarios
procedimientos utilizados en el Utiliza de manera responsable los
recibo y despacho de la formatos, planillas y software para el
documentación empresarial. registro y control de los documentos
recibidos, teniendo encuenta las
Evidencias de Desempeño: normas de gestión de la calidad y la
tecnología disponible.
TECNICA: Observación directa
Resultado de la observación INSTRUMENTO: lista de chequeo
durante el proceso de de desempeño
diligenciamiento de las planillas Verifica rigurosamente que los
documentos reúnan las condiciones
establecidas para el control de
para ser radicados, registrados y
las comunicaciones despachados, de acuerdo con el
empresariales. manual de gestión de documental, las
normas técnicas colombianas para la TECNICA: Valoración del
Evidencias de Producto: elaboración y presentación de
producto.
documentos y las de gestión de la
Planillas de recibo y despacho de calidad.
INSTRUMENTO: Listado de
documentos diligenciados con
Registra con responsabilidad los chequeo del producto
mínimo cinco registros.
documentos internos y externos para
despachar, aplicando el manual de
gestión documental y la tecnología
disponible.

Realiza rigurosamente el descargue de


los documentos trasladados a las
dependencias responsables de su
trámite, de acuerdo con el manual de
gestión documental.

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4. RECURSOS PARA EL APRENDIZAJE

Materiales de formación devolutivos: Materiales de formación AMBIENTES DE


Talento Humano (Instructores)
(Equipos/Herramientas) (consumibles) APRENDIZAJE TIPIFICADOS

ACTIVIDADES DEL DURACIÓN


ESCENARIO (Aula,
PROYECTO (Horas) Laboratorio, taller, unidad
productiva)y elementos y
Descripción Cantidad Descripción Cantidad Especialidad Cantidad
condiciones de seguridad
industrial, salud ocupacional
y medio ambiente
Presentar la
propuesta de
mejoramient Papel carta 1 resma
o Computadores
15
Sellos Aula de decimo y once
administrativ 40 Video Beam o Tinta para sellos 1 Docente lider
1 1
o aplicable televisor Aula de sistemas
los tipos de Formatos de 50
planillas
empresas del
Municipio

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5. GLOSARIO DE TERMINOS

Archivo: Conjunto de documentos, sea cual fuere su fecha, forma y soporte material, acumulado en un proceso
natural por la persona o entidad pública o privada, en el transcurso de su gestión, conservados espetando orden
para servir de testimonio e información a la persona o institución que los produce y a los ciudadanos, o como
fuentes de la historia.

Comunicaciones oficiales: Comunicaciones recibidas o producidas en desarrollo de las funciones asignadas


legalment a una entidad, independientemente del medio utilizado. En el proceso de organización de fondos
acumulados es pertinente el uso del término “correspondencia”, hasta el momento en que en que se adoptó la
deinición “comunicaciones oficiales” señalada en el Acuerdo 060 de 2001, expedido por el Archivo general de la
Nación.

Consulta de documentos: Acceso a un documento o a un grupo de documentos con el fin de conocer la información
que contiene.

Distribución de documentos: Actividad tendientes a garantizar que los documentos lleguen a sus destinatarios.

Radicación de comunicaciones oficiales: Procedimiento por medio del cual las entidades asignan un número
consecutivo a las comunicaciones recibidas o producidas, dejando constancia de la fecha y hora de recibió o de
envío, con el propósito de oficializar a sus trámites y cumplir cn los términos de vencimiento que establezca la ley.

Registro de documentos: Conjunto de operaciones de verificación y control que una institución debe realizar para la
admisión de los documentos que le son remitidos por una persona natural o jurídica.

Registro de ingreso de documentos: Instrumento que controla el ingreso a un archivo, siguiendo el orden
cronológico de entrada, de documentos provenientes, instituciones o personas naturales.

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6. REFERENTES BIBLIOGRÁFICOS

GUIA TENICA COLOMBIANA 185, Documentación Organizacional.

CURSO BASICO DE ADMINISTRACIÓN DE ARCHIVOS, Mac Graw Hill.

Los archivos y las nuevas tecnologías, Ministerio de Cultura, Archivo General de la Nación, ed.2001

ORGANIZACIÓN DE ARCHIVOS, Administración de la información, Editorial Norma

PROCEDIMIENTO DE OFICNA, Editorial norma

REGLAMENTO GENERAL DE ARCHIVOS, Archivo General de la Nación.

www.archivogeneral.gov.co

www.google.com

7. CONTROL DEL DOCUMENTO (ELABORADA POR)

María Nidia Gutiérrez Gómez, Docente líder de Asistencia Administrativa, Col Rosario Neira, febrero 12 de
2014

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NEXO 1

REFLEXION INICIA
ANÁLISIS DE SITUACIÓN

Pablo el auxiliar de archivo de la empresa en donde labora, manifiesta inconformidad por la manera en
que lo tratan los jefes, constantemente le recriminan el no manejar las competencias para su labor diaria
por lo distraído, desordenado e irresponsable, se le pierden documentos con cierta frecuencia, no registra
oportunamente la correspondencia la envía erróneamente sin radicarlos y como s fuera poco, le encanta
estar generando mal ambiente en el entorno laboral.

PREGUNTAS.

1. Cuál debiera ser la actitud del coordinador de la Gestión Humana?


2. ¿cree usted que Pablo debió ser vinculado a esta organización?
3. ¿Qué recomendación aportará para solucionar este problema?
4. ¿Qué solución aportaría para solucionar este problema?
5. ¿Será importante en las empresas tener un correcto manejo de los documentos? De su
explicación.

Socialice su opinión con el resto del grupo

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ANEXO 2
MATRIZ SQA

Apreciado aprendiz teniendo en cuenta el trabajo planeado es importante que diligencie el siguiente
formato, el cual permite medir el conocimiento que tiene sobre el tema y lo que necesita reforzar.

S= Lo que sabe al respecto del tema


Q= Lo que quisiera saber y profundizar
A= Al finalizar el trabajo de este taller que espera haber aprendido.

ASPECTO S Q A
TEMA

Normas que regulan el


recibo y despachos de
las comunicaciones en
las empresas tanto
públicas cómo privadas

Procedimiento utilizado
en el recibo de las
comunicaciones
oficiales.

Procedimiento utilizado
en el despacho de
documentos.

Tecnologías utilizadas
en el control de recibo
y despacho de
documentos

ANEXO 3

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TALLER

Respetado aprendiz, con relación a la actividad del proyecto formato y en especial la actividades de aprendizaje para

INFORMACIÓN GENERAL
Actividad Recibo y despacho de Comunicaciones Oficiales

FECHA DE APLICACIÓN:

PROGRAMA DE FORMACIÓN:

ID:

CENTRO: Comercio y Servicios

CRITERIOS DE EVALUACIÓN:

EVIDENCIA: Desempeño Producto Conocimiento X


NOMBRE DEL APRENDIZ:
NOMBRE DEL INSTRUCTOR- TUTOR:MARIA NIDIA GUTIERRE GOMEZ

determinar la creación y la dinámica en el funcionamiento de la correspondencia en las entidades públicas y privadas


con funciones públicas, proceda a dar solución a las preguntas del taller. Para esto tome como referencia el Acuerdo
060 de 2001 y el documento sobre recibo de documentos.

1. ¿Cómo se define la gestión documental?


2. ¿Cuál es el acto administrativo que reglamenta la creación y funcionamiento de la unidad de
correspondencia?
3. ¿Cuál es la diferencia entre comunicaciones oficiales y correspondencia?
4. ¿de acuerdo con las definiciones contempladas en el artículo Segundo del Acuerdo 060, seleccione tres
conceptos y defina con sus palabras lo entendido
5. ¿Qué es y cuál es la función de la unidad de correspondencia en una entidad?
6. Las Unidades de correspondencia velarán por el estricto cumplimiento de las disposiciones.
Considera que un documento sin firma deba ser:
7. Realice un cuadro comparativo entre los procedimientos de : radicación de comunicaciones oficiales,
manejo de comunicaciones internas, control comunicaciones oficiales comunicaciones por correo
electrónico.

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Radicación de comunicaciones oficiales

Manejo de comunicaciones internas.

Control de comunicaciones oficiales

Comunicaciones oficiales recibidas

Comunicaciones oficiales enviadas

Comunicaciones vía fax

Comunicaciones por correo electrónico

8. ¿Qué acto administrativo y cuales son utilizadas en las entidades?


9. ¿cuáles son las normas técnicas que se deben tener en cuenta en la conservación de documentos? Dé una
explicación de lo que cada una establece.
10. ¿Cuál es la norma Icontec vigente que se debe tener en cuenta para velar por la imagen corporativa de las
entidades?
11. ¡cuál es el horario de atención al público que debe tener una unidad decorrespondencia y cómo se debe dar
a conocer a los usuarios?
12. De acuerdo con la siguiente gráfica analice cada término presentado y de una explicación o definición para
cada uno

PROCEDIMIENTO
PARA EL RECIBO DE
DOCUMENTOS.

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13. De acuerdo con la siguiente tabla modelo, realice un paso a paso en el procedimiento de recibo de
documentos y otro para el despacho de documentos, según los parámetros establecidos en la normatividad
vigente. Explicando detalladamente lo que se en cada actividad, quién es el responsable de la misma y que
registro o soporte queda del desarrollo de esta.

No ACTIVIDAD RESPONSBLE REGISTRO/SOPORTE

14. Consulte la Ley 1369 de 2009 la cual reglamenta los servicios postales, haga un análisis en forma crítica y
constructiva, realice una síntesis mediante esquema (cuadro sinóptico, diagramas de árbol, mapas
conceptuales u otros) en el cual se haga participativo este conocimiento en cuanto a: servicios postales,
envíos de correspondencia y otros objetos postales, red oficial, servicios de correo, servicios especiales y
financieros de correo, servicios de mensajería especializada, garantías de los postales, auxilio y protección al
servicio postal, competencia del Ministerio de Comunicaciones , de las concesiones y licencias, cánones y
tarifas, responsabilidades, derechos de los usuarios del servicio postal, control y vigilacia, sanciones,
disposiciones varias, entre otros.

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ANEXO 4
FORMATOS Y PLANILLAS DE DOCUMENTOS

GESTION DE INFORMACION CÓDIGO: P-FT-11.005.002

VERSIÓN: 0.0
REGISTRO DE CORRESPONDENCIA EXTERNA RECIBIDA
Página 1 de 1

Mes:
______________________ Año: __________

Numero Fecha de Procedencia Destino Firma de


Detalle
Radicacion recibo Entidad o persona Lugar Dependencia Fecha recibido
5-08-2015 5430 Ediltxial Norma Cali Solicitud Jefatura 07-08-
programa técnica 2015
archivístico
6-08-2015 5431 Gabriel Gonzales Panama Cotización Jefatura 08-08-15
Audivisuales técnica

9-10-2015 5432 Banco latino Barranquilla Solicito de División 10-10-15


Software Mercadeo

Original: Correspondencia

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GESTION DE INFORMACION CÓDIGO: P-FT-


11.005.003
REGISTRO DE CORRESPONDENCIA VERSIÓN: 0.0
EXTERNA DESPACHADA Página 1 de 1
Dependencia: __________________________________________________
Año: __________________
FECHA Numero de Guia Destino Detalle Remitente Valor
Entidad o persona Lugar Proveedores

Original: Correspondencia

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