TABLAS DINÁMICAS EN EXCEL 365 prof. carlos montiel r.

Mayo 2021

Una Tabla Dinámica consiste en el resumen de un conjunto de datos,

atendiendo a varios criterios de agrupación, representado como una tabla de
doble entrada que nos facilita la interpretación de dichos datos.
Es dinámica porque nos permite ir obteniendo diferentes totales, filtrando datos,
cambiando la presentación de los datos, visualizando o no los datos origen, etc.
Para aquellos que tengan conocimiento de Microsoft Access, es lo más
parecido a una consulta de referencias cruzadas, pero con más interactividad.
Veamos cómo podemos crear una Tabla Dinámica a partir de unos datos que
ya tenemos. Para crear una tabla dinámica, Excel nos proporciona las tablas y
gráficos dinámicos.
Paso 1. Teclea la siguiente información. Respeta las ubicaciones de cada dato.

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Acompaña a esta tabla, cuatro preguntas de índole estadístico, siendo:
¿Cuánto es el total de ventas por cada vendedor?
¿Cuál es la Venta total por mes y el Total general?
¿Qué total de ventas por vendedor se realizó en el mes de Enero?
¿Cuánto fue el promedio de ventas por vendedor?

Paso 2. Creación de las Tablas Dinámicas. Para crear la Tabla Dinámica

correspondiente se tienen 2 acciones distintas, ya tú verás cual de ellas te gusta
más y seguramente la emplearás, iniciamos con la más sencilla:
(1) Haz clic en cualquier celda perteneciente a la tabla de datos y listo,
enseguida elige el comando “Tabla Dinámica”, del grupo “Tablas”
perteneciente a la Ficha: “Insertar” y ya, es todo.
Observa:

La imagen muestra el resultado de dar clic en la celda “C4” (celda que

pertenece a la tabla de datos) y enseguida aplicar el comando “Tabla
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Dinámica”. Observa detenidamente la ventana “Crear tabla dinámica” nos
muestra el texto: “Ventas!$B$2:$F$25” en “Tabla o rango”, y efectivamente se
trata de la selección de toda la tabla de datos.
Además, nos indica que se creará una hoja de cálculo nueva, y así
continuaremos, oprime la tecla “Aceptar”.
(2) Selecciona los encabezados de cada columna, es decir, haz clic con
el Mouse en la celda “B2” y arrastra con clic sostenido el Mouse, hacia
la derecha abarcando todos los encabezados de las columnas, y ya
cubiertos todos los encabezados, suelta el botón del Mouse, así
deberá de mostrarse:

Enseguida oprime las teclas “Shift izquierdo” y “Ctrl”, con los dedos de tu
mano izquierda, y con la otra mano oprime a tecla de “Flecha que apunta
hacia abajo” y listo, se ha seleccionado toda la tabla y enseguida elige el
comando “Tabla Dinámica” del grupo “Tablas” de la Ficha “Insertar” y
obtendrás el mismo resultado.

Imágenes que te muestran la ubicación exacta de las teclas: “Shift

izquierda”, la tecla “Ctrl”, la tecla “Shift derecha” y la tecla “Flecha que

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 apunta hacia abajo”. Estas imágenes corresponden al teclado de una
Laptop marca Lenovo modelo ideapad S340, teclado en español.
Paso 3. Contestar a la primera pregunta: “¿Cuánto es el total de ventas por cada
vendedor?”. La mayoría de las veces, las tablas dinámicas se emplean para
dar respuesta a este tipo de preguntas, de índole estadístico, así que ahora nos
colocamos en la hoja nueva de cálculo que creo el comando “Tabla
dinámica”, donde observamos los siguientes elementos:

Observa detenidamente, del lado izquierdo se tiene el siguiente texto: “Para

generar un informe, elija los campos de la lista de campos de la Tabla
Dinámica”, así que, para generar la respuesta a la pregunta dada, debes de
seleccionar los campos involucrados, observa la pregunta:
“¿Cuánto es el total de ventas por cada vendedor?
Los campos por seleccionar son “Total de ventas” y “Vendedor”, habilítalos en
el panel de la derecha, tal como se observa enseguida:

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En automático, Excel responde ante lo que acabas de hacer, te presenta el
siguiente informe:

Observa, Excel por iniciativa propia suma las ventas de cada uno de los
vendedores, la interrogante es ¿porque sumo?, así que te muestro el lugar
donde Excel obtuvo la acción a realizar, observa detenidamente:

Da clic sobre el texto “Suma de Total de ventas”, y obtendrás:

Aparecerá un menú contextual,

mostrando la opción:
“Configuración de campo de
valor…”

Enseguida, haz clic sobre esta

opción, mostrándose la siguiente
ventana:

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Observa, ahí precisamente Excel obedece el comando seleccionado: “Suma”,
así que cuando la pregunta involucre mostrar promedios en lugar de “Suma”,
debes de elegir la opción “Promedio”, tal como se observa enseguida:

Paso 4. Contestar a la segunda pregunta: “¿Cuál es la Venta total por mes y el

Total general?”. Para que contestes la pregunta, deberás de insertar otra hoja
nueva de cálculo por medio del comando “Tabla Dinámica”, y para esta
pregunta obsérvala bien, los campos a designar en la Tabla Dinámica son:
“Total de ventas” y “Mes”, obtendrás lo siguiente:

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Observa bien, ya se ha contestado la pregunta.
Paso 5. Contestar a la tercera pregunta: “¿Qué total de ventas por vendedor se
realizó en el mes de Enero?”. Para que contestes la pregunta, deberás de
insertar otra hoja nueva de cálculo por medio del comando “Tabla Dinámica”,
y para esta pregunta obsérvala bien, los campos a designar en la Tabla
Dinámica son: “Total de ventas”, “Vendedor” y “Mes”, tal como se muestra
enseguida:

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Observa bien, aún no es la respuesta a la pregunta, se requiere de aplicar otra
acción, es decir se muestran todos los meses, así que se requiere aplicar un filtro
al campo “Mes”, así que coloca el apuntador del Mouse encima del campo
“Mes” del panel de la derecha y se tornará con fondo oscuro mostrándonos
una pequeña flecha, a la cual deberás de hacer clic, observa las siguientes
imágenes:

La imagen superior indica la flecha, a la cual debes de hacer clic, y la figura de

abajo nos muestra el filtro del campo “Mes”, así que procede a elegir sólo el
mes de “Enero”, tal como se muestra en la siguiente imagen:

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Al momento de oprimir la tecla “Aceptar”, obtendrás:

Las Tablas Dinámicas nos permite presentar la misma información bajo otro
formato, para ello arrastra el campo “Mes” que se encuentra en el área de
“Filas” en el panel de la derecha hacia el área de “Filtros”, y observa las
siguientes imágenes:

Antes de arrastrar Después de arrastrar

Después de arrastrar el campo “Mes” al área de “Filas”, obtendrás el otro
formato de la misma respuesta, observa:

Según yo, este informe tiene mejor “presentación”.

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Paso 6. Contestar a la tercera pregunta: “¿Cuánto fue el promedio de ventas por
vendedor?”. Para que contestes la pregunta, deberás de insertar otra hoja
nueva de cálculo por medio del comando “Tabla Dinámica”, y para esta
pregunta obsérvala bien, los campos a designar en la Tabla Dinámica son:
“Total de ventas”, y “Vendedor”, tal como se muestra enseguida:

Observa bien, como ya te comenté previamente, Excel suma las ventas de c/u
de los vendedores por iniciativa propia, así que te corresponde modificar de
suma a promedio y así contestar la pregunta, te sugiero cambies la “Suma” por
“Promedio”, si ya lo olvidaste no te preocupes, localiza en el panel de la
derecha de la Tabla Dinámica el texto: “Suma de Total de ventas” y haz clic en
el pequeño triángulo para que aparezca el menú
contextual, y del cual deberás de elegir la opción
“Configuración de campo de valor…”, tal como se
observa en la imagen adjunta:

Debiendo de aparecer la ventana “Configuración

de campo de valor”, tal como se observa
enseguida:

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 Así se encuentra Así debe de estar
Haz el cambio a “Promedio”, oprime la tecla “Aceptar” y listo, se obtendrá la
respuesta anhelada:

Hemos terminado, sin embargo, aprovecho para mostrarles la creación de un

“Gráfico Dinámico”, comando que se encuentra en la Ficha “Análisis de Tabla
Dinámica”, en el grupo “Herramientas”, haz clic en él y obtendrás el gráfico
dinámico, observa:

Aparecerá la ventana “Inserta

gráfico”, en la cual puedes elegir el
tipo de gráfico, pero comúnmente
se emplea grafico con columnas, así
que solo oprime la tecla “Aceptar”,
y obtendrás el gráfico dinámico de
la Tabla dinámica activa, el gráfico
dinámico se muestra en la siguiente
página.
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Te sugiero hacerla más pequeña, tanto a lo ancho como lo alto, tal como se
observa enseguida:

En caso de que olvides el comando “Gráfico dinámico”, pues simplemente

selecciona el informe de la Tabla Dinámica, y emplea el comando “Insertar
gráfico de columnas o barras”, de la Ficha “Insertar”, del grupo “Gráficos”, tal
como se observa enseguida:

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Obtendrás el gráfico dinámico:

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Modifica sus dimensiones y colócalo al lado del gráfico dinámico previo, tal
como se observa enseguida:

Observa, son exactamente iguales, así que tienes dos formas de crear el gráfico
dinámico correspondiente a la Tabla Dinámica activa y con esto terminamos
por fin, el presente tutorial, espero te sea útil, hasta el próximo, cuídense harto,
saludos.

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