Materia: ORGANIZACIÓN DOCUMENTAL

Organización técnica de materiales documentales

Propósito de la Materia:

Aplicar normas internacionales de catalogación, clasificación y encabezamientos de materia para la organización técnica de materiales
documentales en una Unidad de Información
Introducción

La Biblioteconomía y la Archivonomía son dos profesiones que han cobrado un

fuerte impulso durante los últimos años. Las condiciones cambiantes que han
intervenido en su entorno y que han originado nuevos problemas y nuevos
enfoques en sus campos de aplicación se han debido principalmente al
progreso científico y tecnológico y a la explosión documental: una mayor
producción y explotación de material, un notable incremento de usuarios y el
uso cada vez más intenso de los medios informáticos y de las
telecomunicaciones para el almacenamiento, organización e intercambio de
información. Esta situación contrasta con la carencia de recursos humanos con
una adecuada preparación académica que permita brindar una atención
profesional a las necesidades que, en materia de información, constantemente
van en aumento entre la sociedad mexicana.
A lo largo de la historia, las diversas civilizaciones y culturas han utilizado para
registrar sus conocimientos y manifestaciones artísticas diversos medios. Los
sumerios utilizaron tablillas de arcilla, los egipcios papiro, los aztecas códices,
los monjes de la edad media manuscritos. En el siglo XV, la invención de la
imprenta vino a revolucionar el mundo de la información y el libro se convirtió
en el medio por excelencia para registrar y difundir conocimientos. En nuestros
días, estamos siendo testigos de una nueva revolución en el mundo de la
información puesto que a los medios de comunicación impresa como el libro,
las revistas y los periódicos, se han sumado los medios de comunicación
electrónica. Cada vez es más común hablar de información en discos compactos
e información disponible en Internet.
Por otra parte, siempre ha existido la preocupación por reunir y conservar
aquellos materiales en los cuales el conocimiento humano ha sido plasmado.
Por lo tanto, a lo largo de la historia de la humanidad, también podemos notar
la existencia de grandes e importantes bibliotecas como la de Alejandría, en la
cual se concentraron muchos de los manuscritos producidos en la época de la
civilización griega, o la del Congreso de los Estados Unidos, en la que se ha
depositado gran parte de la producción bibliográfica de la época moderna. En
estas bibliotecas y en muchas otras de diferentes tipos y tamaños, se ha
palpado la necesidad de saber con qué materiales se cuenta, así como de
organizarlos de una manera lógica y sistemática para poder tenerlos a la mano
en el momento en que estos sean requeridos. Esto es lo que constituye la
esencia de la organización bibliográfica, la cual tiene como finalidad el
ordenamiento de los materiales para su rápida identificación y localización.
Aunque existen diferentes medios que nos permiten identificar y localizar los
materiales en una biblioteca o unidad de información, el catálogo es, sin duda
alguna, el elemento más representativo de la organización bibliográfica. A lo
largo de la historia, éste siempre ha estado presente en las bibliotecas aunque
su formato y funciones han sido distintas. Los sumerios, egipcios y griegos
elaboraron catálogos de aquellos materiales que existían en sus bibliotecas, los
que servían como inventarios de las mismas. En la edad media, los monjes
elaboraron catálogos que incluían el contenido de las obras y la forma en como
deberían de ser utilizadas. El surgimiento de la imprenta trajo consigo un
incremento en la literatura impresa y por ende una mayor necesidad en la
organización y control de la producción bibliográfica. El catálogo dejó de ser
solamente una herramienta con fines de inventario para convertirse en un
mecanismo que 95 proporcionaba información sobre las nuevas características
del material tales como el lugar, la editorial y la fecha de publicación
No obstante lo anterior, fue hasta el siglo XIX cuando la organización
bibliográfica y los catálogos cobraron un auge inusitado. Es en esta época
cuando surgen los principios de la organización bibliográfica y el catálogo se
transformó en un mecanismo que permite la identificación de las características
y temática de los materiales, además de ser el medio para su localización. A
partir de entonces, las bibliotecas han elaborado y utilizado diferentes tipos de
catálogos: en forma de libro, tarjetas, microfichas y actualmente, catálogos en
computadora
Una de las tareas que el bibliotecólogo tiene que realizar dentro de su práctica profesional es la
organización de los recursos con que su biblioteca o unidad de información cuenta. Esta actividad
reviste una singular importancia, pues el tener una gran cantidad de materiales o documentos sin
organizar equivale a no tener nada. Únicamente a través de una adecuada organización de sus
materiales, una biblioteca o unidad de información estará en posibilidades de poder satisfacer los
requerimientos de información de sus usuarios. A lo largo de la historia, los bibliotecólogos han
utilizado distintas técnicas y normas para lograr una efectiva organización de los materiales. Sin
embargo, hoy en día no basta únicamente registrar el autor y el título de los materiales como
aconteció en los primeros tiempos, es necesario una descripción más detallada de sus
características y la temática abordada en ellos. Asimismo, no basta con acomodar los libros en la
estantería por su tamaño, tipo o color como algún día se hizo. Para que los usuarios de una
biblioteca o unidad de información puedan identificar los recursos que la biblioteca posee y decidir
si estos les son de utilidad, es necesario efectuar una adecuada descripción de ellos y agruparlos de
acuerdo a su contenido temático. Lo anterior es logrado a través de la catalogación descriptiva, la
catalogación temática y la clasificación.
Estas tres actividades descansan en una serie de principios
generales, los cuales es necesario que conocer para que en
futuros cursos de organización bibliográfica y documental se
comprenda de una mejor manera las particularidades de cada una
de las tres actividades mencionadas y lograr un adecuado manejo
y aplicación de las mismas. Es por esto que el objetivo general de
este curso es que conocer los fundamentos teóricos que permitan
comprender la función e importancia de los distintos elementos
que integran la organización técnica de los materiales
documentales, así como las principales actividades y
procedimientos que intervienen en ella.