NORMATIVA PARA ARCHIVOS DE RRHH

Para el control de préstamo de expedientes

1. La consulta de los expedientes está permitida sólo a los empleados autorizados a tal
efecto por su superior inmediato. Anualmente el Archivo actualizará el listado de
empleados autorizados y las oficinas están obligadas a mantener al día esta
información
2. El Archivo es un área restringida, la accesibilidad sólo será permitida a los funcionarios
que allí laboran. En consecuencia, no está permitido el acceso ni permanencia de
personas ajenas a la Unidad. En este sentido, los archivistas no podrán autorizar el
acceso de personas ajenas.
3. La solicitud de expedientes y documentos será individual y se efectuará a través del
formulario establecido para tal fin. Dicho formato debe contener datos completos del
solicitante como de la pieza documental.
4. El horario que regirá el préstamo de documentos y/o expedientes, será el comprendido
entre las 8 a.m. a 11 a.m. y las 1 p.m. a 3 p.m.
5. Los usuarios no están autorizados para extraer o incorporar documento alguno en las
piezas documentales prestadas.
6. Los documentos en préstamo son intransferibles. Ningún usuario está autorizado para
traspasar a otro la documentación suministrada por el Archivo
7. No está permitido enviar mensajeros con expedientes o documentos. El
usuario/solicitante debe retirar y devolver las piezas documentales personalmente ante
el Archivo.
8. El tiempo máximo de préstamo para cualquier tipo de documentación es de diez (10)
días hábiles. Si transcurrido este lapso, el usuario no ha devuelto la misma o solicitado
una prórroga, el Archivo está en la obligación de enviar el reclamo respectivo al
superior inmediato del empleado en cuestión.
9. Los archivistas revisarán los documentos, antes y después del préstamo, a objeto de
constatar su estado.
10. Durante la consulta el usuario no debe hacer anotaciones, calcos o rayas en la
documentación prestada. En este sentido, el personal del Archivo, está en el deber de
hacerle las observaciones que considere necesarias a los fines de conservación y
orden de la documentación
 Para la transferencia documental
1. Los Archivos de las oficinas de RRHH deberán enviar al Archivo de RRHH TODOS los
documentos relacionados con el trabajador, aunque su tramitación no hubiere
finalizado.
2. Los expedientes serán enviados al Archivo de RRHH en cajas de archivo destinadas
para tal fin, y se identificarán mediante la etiqueta impresa, la cual se deberá llenar con
letra legible. La numeración de dichas cajas será consecutiva.
3. Una vez egresado el trabajador, su expediente debe ser enviado al archivo inactivo (o
Archivo Central) para su custodia y preservación por 50 años más. Se deberá dejar
constancia de este envío por escrito, y contar con el respectivo acuse de recibo.
Para la preservación documental
1. El Archivo de RRHH contará con extintores de incendios de polvo químico seco.
2. No deben usarse marcadores resaltadores ni líquido corrector blanco sobre
documentos originales, debido a la oxidación que producen en el papel
3. Para evitar la proliferación de agentes bibliófagos, no se deben consumir alimentos en
los archivos, así como está prohibido su almacenamiento en los archivadores.
4. Además de la limpieza diaria, se realizará anualmente una limpieza general y se
fumigarán los locales de archivo utilizando productos químicos secos (no nebulización)
5. Se ubicarán los locales de archivo lejos de la luz natural, y se acondicionarán con
persianas y papel ahumado las entradas de luz, a fin de que los rayos solares jamás
incidan sobre la documentación.