Material Instruccional Curso Gestión de Archivos de RRHH 8 Horas (2017)

GESTIÓN DE EXPEDIENTES DE
RRHH
Elaborado por:
Lic. Natalia González
2017
Prohibida la reproducción total o parcial de este material sin la autorización expresa del autor 2
Tabla de contenido
El Expediente de RRHH.....................................................................................................4
CICLO DE VIDA DE LOS DOCUMENTOS........................................................................5
Fase pre-archivística...........................................................................................................6
Fase administrativa.............................................................................................................6
Fase Intermedia...................................................................................................................6
Fase Histórica......................................................................................................................6
OPERACIONES ARCHIVÍSTICAS......................................................................................7
CLASIFICACION DOCUMENTAL.................................................................................7
Definición............................................................................................................................7
Expedientes de RRHH........................................................................................................7
ORDENACIÓN DOCUMENTAL.....................................................................................8
Sistema alfabético...............................................................................................................8
Personas naturales...........................................................................................................8
Sistema cronológico..........................................................................................................13
DESCRIPCIÓN DOCUMENTAL...................................................................................13
TRANSFERENCIA DOCUMENTAL.............................................................................15
LA ELIMINACIÓN DE DOCUMENTOS...........................................................................16
BASES LEGALES PARA ARCHIVOS DE RRHH............................................................17
NORMATIVA......................................................................................................................19
Para el control de préstamo de expedientes......................................................................19
Para la transferencia documental......................................................................................19
Para la preservación documental.......................................................................................20
FOLIACIÓN DE EXPEDIENTES.......................................................................................20
ANEXOS..............................................................................................................................22
Inventario de Expedientes Desincorporados.....................................................................23
Solicitud de expedientes y documentos............................................................................24
El Expediente de RRHH
EXPEDIENTE: Conjunto de documentos relacionados con un mismo asunto,
desde el comienzo hasta su terminación o suspensión, abarcando todos los
documentos necesarios o deseables para dar un informe inteligible y exhaustivo.
Tipos de documentos del Expediente de RRHH

1. Formatos (Oferta de servicios, vacaciones, puntos de cuenta, permisos,
reposos médicos, evaluaciones de desempeño, entre otros)
2. Documentos de identidad
3. Certificados de estudios y capacitación
4. Contrato de Trabajo
5. Hojas de cálculo
6. Actas
Estructura de un expediente de RRHH
Documentos de Ingreso Documentos de la Documentos de Egreso

Relación
Trabajador/Patrono
Desde la Oferta de Desde fecha de ingreso El Egreso puede

Servicios con todos los originarse por diversas
soportes razones
Hasta el documento de Hasta fecha de egreso Se archivan acá todos los

aprobación del ingreso documentos generados
(punto de cuenta o por el hecho que motivó
similar) el egreso. Incluye el
cálculo de prestaciones
sociales. Art.51 LOTTT y
Art.9 de LOPCIMAT
 Oferta de Servicios  Evaluaciones de
Documentos de Ingreso Documentos de la Documentos de Egreso
Relación
Trabajador/Patrono
 Copia de CI desempeño
 Copia de Títulos  Certificados de

Universitarios cursos realizados
 Copia de Certificados  Sanciones o

de estudios y amonestaciones
capacitaciones
 Felicitaciones o
 Copia de documentos reconocimientos
de estado civil
 Aumentos de sueldo
 Copia de documentos
familiares  Cambios de status
 Fotografías tamaño  Traslados

carnet
 Beneficios
 Constancias de contractuales
trabajos anteriores
 Beneficios de Ley
 Punto de Cuenta u
otro formato donde se
aprobó el ingreso.
CICLO DE VIDA DE LOS DOCUMENTOS
Está formado por fases que sucesivamente pasan los documentos desde que se
producen hasta que se eliminan o conservan permanentemente. Todo archivo
debe observar y controlar el ciclo vital de sus documentos, dao que de esta
manera puede evitarse la conservación de documentos inútiles.
El ciclo vital del documento comprende cuatro fases, las cuales describimos a
continuación:
Fase pre-archivística
Se denomina así debido a que comienza en las Oficinas de la empresa. Donde
comienzan a reunirse los documentos y/o información que posteriormente
conformarán una pieza documental (sea simple -una carta- o compuesta -un
expediente-); es decir, es el período durante el cual se elabora un documento en
original, borrador o copia, que es conservado, hasta su tramitación o gestión para
llevar a cabo un asunto.
“Los documentos que se producen en esta fase, durante su tramitación, no

constituyen archivalía, y la Oficina que los produce u ordena no es un Archivo (...)
su permanencia en la misma depende de la duración y relevancia del asunto que
trata.”1
Fase administrativa
Se denomina así porque comprende todo el tiempo que el documento (ya
completo y formalizado) interesa activamente a la empresa que lo creó, y a su
iniciador y destinatario. Esta es la fase más importante por cuanto aquí es donde
se decide, en primera instancia, la conservación permanente o eliminación de los
documentos.
Es obligatorio el establecimiento de Archivos Administrativos debidamente

conformados, para cada oficina de la empresa, por pequeña que ésta sea. Gracias
a estos archivos no será necesario que los empleados retengan en sus escritorios
documentación que ya está tramitada, puesto que su uso y consulta podrán
hacerla de inmediato y con la misma facilidad, al estar consignada en el Archivo
Administrativo respectivo.
Fase Intermedia
En esta fase se encuentra la documentación que ha perdido frecuencia de uso
pero que todavía tiene vigencia legal y/o estratégica, la cual hace imprescindible
su conservación.
Este archivo deberá estar situado en un local independiente, pero cercano a las
oficinas a las cuales sirve, ya que esto permitirá agilizar la transferencia de
documentos procedentes de los archivos administrativos.
1
Carmen A. Soto Taller de Archivística General. P. 10 y 11.
Fase Histórica
Esta fase se inicia en el momento en que una Junta de Archivos dictamina la
conservación permanente de un documento y éste pasa al archivo histórico, por
carecer de valor operativo, legal y administrativo, pero teniendo importancia para
la investigación histórica de procesos, hechos, personalidades, o empresas.
Estos archivos custodian documentos de valor permanente, que ya han pasado

por una operación de selección rigurosa. Por ello deben tomarse todas las
previsiones para la preservación, restauración y conservación de los mismos
(como la regulación de las condiciones ambientales).
Por marco jurídico vigente, la custodia de los documentos históricos corresponde

al Archivo General de la Nación, ente rector del Sistema Nacional de Archivos, el
cual también está facultado para inspeccionar los archivos de la Administración
Pública Centralizada y Descentralizada, y aquellos archivos privados de interés
para la investigación histórica.
OPERACIONES ARCHIVÍSTICAS
CLASIFICACION DOCUMENTAL
Definición
Es un proceso teórico práctico que consiste en formar grupos dentro de un todo,
en base a algunas características comunes o semejantes de la documentación, las
cuales reflejan la estructura jerárquica del fondo documental.
Expedientes de RRHH
Los documentos a ser archivados en el expediente deben ser clasificados de
acuerdo a su asunto o materia, y proceder a ubicarlos en el lugar correspondiente
dentro de la carpeta.
Al clasificarlos de esta forma, se obtienen grupos que llamamos secciones, series

y subseries. Entre éstas se distribuirán los documentos que se requiere archivar al
expedientes, a fines de mantenerlo actualizado.
Para archivar en forma correcta los documentos que se manejan, en el expediente

de un trabajador, podemos tomar el siguiente ejemplo:
SECCIÓN SERIE SUBSERIE
Documentos de ingreso Certificados y referencias Certificados de cursos
Salud del trabajador Reposos médicos Reposos validados IVSS
Prestaciones sociales Adelanto de prestaciones Solicitud y liquidación
ORDENACIÓN DOCUMENTAL
A diferencia de la anterior, en esta operación se unen los grupos documentales
relacionándolos unos con otros de acuerdo con un criterio alfabético, cronológico,
numérico o mixto. Es un proceso mediante el cual se establece la ubicación física
de los expedientes de RRHH en los archivadores. En la ordenación de
expedientes de RRHH son posibles dos sistemas:
 El orden alfabético: Se basa en la secuencia de las letras del alfabeto, según

el apellido del trabajador, y luego el nombre.
 El orden numérico: Corresponde a la sucesión de números enteros, decimales

ó códigos
SE RECOMIENDA, A TODO EVENTO, EL SISTEMA NUMÉRICO,

basado en el número de Cédula de Identidad del trabajador.
Sistema alfabético
Reglas:
 Los nombres se dividen para su clasificación en personas naturales y personas

jurídicas.
 Para ordenar alfabéticamente los nombres en el archivo, se procede a dividir los
nombres en unidades de clasificación.
 La primera unidad se llama palabra de orden y es la que se toma como base
para el ordenamiento.
Personas naturales
La palabra de orden (unidad 1) siempre será el primer apellido

La unidad 2 estará dada por el primer nombre ó segundo apellido
La unidad 3 estará dada por el nombre único ó inicial del nombre
Ejemplo:
Si consideramos el nombre de Abelardo Alvarez Rodríguez , ordenaremos de la
siguiente manera:
Unidad 1 Unidad 2 Unidad 3

Alvarez Rodríguez Abelardo
Alvarez Rodríguez, Abelardo
Casos y ejercicios:
El apellido que incluye guión recibe el tratamiento que corresponde por una sola
unidad de ordenamiento
Ejemplo:
Laura F. Díaz-Granados

Díaz-Granados Laura F.
El apellido que lleva prefijo recibe el tratamiento que corresponde a una unidad de
ordenamiento, considerándose una sola unidad. Entre los prefijos más comunes
se encuentran: D’ , de, del, la, Mac, Mc. (hay que tener en cuenta que en
algunos casos la primera letra del prefijo es minúscula)
Ejemplo:
María M. D’ Andrade
Pedro R. De Francisco
Teresa E. De le Espinera
Fernando A. Del Castillo
Sara M. Mac Alister
Alvaro Luis Mc Cormick

D’ Andrade Maria M.
De francisco Pedro R.
De la Espinera Teresa E.
Del Castillo Fernando A.
Mac Alister Sara M.
Mc Cormick Alvaro Luis
Si al principio de un nombre aparece una inicial, esta se convierte en la segunda

unidad de orden y precede a todos los nombres de la misma unidad que empiezan
con la misma letra.
Ejemplo:
R. M. Pérez
Rosa L. Pérez
Rosa Lucia Pérez

Pérez R. M.
Pérez Rosa L.
Pérez Rosa Lucia
Cuando los apellidos son iguales, el orden alfabético estará dado por el primer
nombre
Ejemplo:
Pérez Castro , Manuel
Pérez Castro , Miguel
Cuando los apellidos y nombres son iguales, el orden alfabético se determinará

por los segundos apellidos y por los segundos nombres
Ejemplo:
Ana Maria García R.
Ana Teresa García R.
Luis B. Rodríguez Gómez
Luis C. Rodríguez Gómez
Unidad 1 Unidad 2 Unidad 3 Unidad 4

García R. Ana María
García R. Ana Teresa
Rodríguez Gómez Luis B.
Rodríguez Gómez Luis C.
En las formas de ordenamiento estudiadas, no se acostumbró a tener en cuenta el

título, grado, etc; de una persona, estos son utilizados para distinguir nombres
iguales y se acostumbra colocarlo al final del nombre entre paréntesis.
Ejemplo:
Luis López R. (Abogado)
Luis López R. (Dr.)
Luis López R. (Teniente)
Unidad 1 Unidad 2 Unidad 3 Unidad 4
López R. Luis (Abogado)
López R. Luis (Dr.)
López R. Luis (Teniente)
En caso de coincidir también en las profesiones, otra identificación puede ser

aquella por la cual esa sociedad ó persona se vinculó a nuestra compañía
En casos como el anterior es donde se puede apreciar el buen criterio empleado

por la persona responsable del archivo, al tomar decisiones que por sencillas que
parezcan, son decisiones importantes para la correcta ubicación y posterior
localización de un documento.
Ejemplo:
Noé Pérez C. (Arquitecto)
Noé Pérez C. (Arquitecto)
Unidad 1 Unidad 2 Unidad 3 Unidad 4 Unidad 5

Pérez C. Noé Arquitecto Se puede anotar
cualquier dato adicional
(Teléfono, dirección, etc)
Se puede tener el caso de que muchas entidades reglamentan la identificación en

muchos casos del apellido paterno de la mujer y no por el apellido del esposo. Hoy
esto no se considera error , pero debe quedar establecido claramente
Ejemplo:
Laura Pérez de Sánchez

Pérez de Sánchez Laura
En algunos casos, las mujeres sólo usan el apellido de casadas ó abrevian el

apellido paterno convirtiéndose la inicial en primera unidad de orden
Ejemplo:
Inés B. De Rojas
Inés de Rojas
Unidad 1 Unidad 2
B. de Rojas Inés
Rojas de Inés
Cuando en los nombres extranjeros sea difícil establecer cual de las partes de
éste es el nombre ó nombres y cual el apellido, se ordenará como está escrito y se
harán referencias cruzadas.
Ejemplo:
Lian Pi, Hao

Lian Pi Hao
Pi Hao Lian
Para los nombres ingleses se debe tener en cuenta que el primer apellido que
aparece después del nombre es la tercera unidad de orden y el segundo apellido ó
principal es la primera unidad de orden y después, como segunda unidad, va el
nombre
Ejemplo:
John Fitzgerald Kennedy

Kennedy John Fitzgerald
Sistema cronológico
Este sistema sencillo se lleva teniendo como elemento de orden el tiempo y para
seguirlo es necesario solamente clasificar los documentos de acuerdo con la fecha
de creación del documento. Este sistema se aplica dentro de los expedientes,
considerándolo como un tipo de orden secundaria dentro de cada sección, serie o
subserie, a fines de que los documentos más recientes, queden más accesibles
para el lector.
Este sistema permite encontrar rápidamente los documentos dentro del

expedientes (con fecha exacta) y es muy fácil de llevar.
DESCRIPCIÓN DOCUMENTAL
La descripción es una operación archivística que debe ser realizada en forma

conjunta a la ordenación, con el fin de ayudar en la consulta tanto a usuarios
externos como a la Gerencia de RRHH y para facilitar al archivista el control y
administración de los expedientes.
Podemos definir descripción como aquel proceso que busca transmitir la

información y los rasgos más sobresalientes presentes en el expediente de RRHH,
a través de un instrumento descriptivo, producto del análisis y la síntesis, que nos
permitirá ver sus partes o propiedades por medio de palabras y términos
normalizados. Sólo podemos describir si previamente hemos clasificado y
ordenado el fondo documental.
Una vez realizado el análisis de cada EXPEDIENTE se debe trasladar la

información contenida en los mismos a una base de datos, que sea de fácil
manejo, para que el usuario pueda tener una noción clara de la relación laboral,
desde la fecha de ingreso, hasta la fecha de culminación. La base de datos debe
elaborarse con criterio de INVENTARIO DE EXPEDIENTES, razón por la cual se
recomienda que la entrada descriptiva principal sea la cédula de identidad del
trabajador.
Finalmente este inventario debe ser compartido en una carpeta del servidor o a
través de la intranet a fines de que nos sirvan de referencia para la consulta.
Para realizar una buena descripción documental debemos tomar en cuenta cuatro
elementos fundamentales:
1. la descripción de los expedientes debe ser concreta, breve y contener las

palabras claves (descriptores)
2. se deben describir factores internos y externos del expediente
3. se adoptará una sola política descriptiva para todo el fondo
4. se desarrollará el instrumento descriptivo de manera que el usuario pueda
buscar por sí solo la información, sin depender del archivista.
Los inventarios son instrumentos que se levantan una vez que la documentación
está organizada y ordenada, y luego se mantienen actualizados cada vez que
ingresa un nuevo expediente al archivo. En ellos se incluyen la procedencia, el
origen funcional, la clase y tipo documental, las fechas, formatos, volumen,
además de una descripción que puede ser a nivel de fondo, serie, o pieza
documental cuyo detalle queda sujeto a la disposición del archivista. Su principal
función es evidenciar la existencia o ausencia de un documento, además permite
realizar recuentos del fondo y garantizar la permanencia y recuperación fácil de la
organización natural de los documentos a través de la signatura topográfica.
Adicionalmente, el Archivo de RRHH puede llevar un registro de documentos

recibidos, en el cual se podrá atención en el contenido de cada documento
recibido para anexar a los expedientes, describiendo la procedencia, fechas,
lugares, personas y asuntos que figuren en él. En este caso, la descripción es
pieza por pieza, con información substancial exhaustiva, tanto de sus caracteres
internos como externos.
A nivel mundial se aplica la Norma Internacional General de Descripción

Archivística ISAD (G), la cual consiste en un conjunto de reglas generales
encaminadas a asegurar la creación de descriptores coherentes, apropiados e
inteligibles por sí mismas. También pretende facilitar la recuperación y el
intercambio de información entre archivos, normalizar los encabezamientos
autorizados y posibilitar la integración de descriptores de diferentes archivos en un
sistema unificado de información.
TRANSFERENCIA DOCUMENTAL
La transferencia de archivos es el proceso mediante el cual se pasa un documento

del archivo activo al archivo semiactivo, o de éste al inactivo; en atención a los
lapsos establecidos en la Tabla de Temporalidad de documentos.
El período que se determina para hacer la transferencia, dependerá de la

organización misma del archivo y de la empresa, del análisis de informes y
diagramas producidos por el archivólogo.
Es un proceso importante en el control del archivo, porque al transferir

periódicamente:
a) Se aumenta la capacidad para los archivos activos

b) La consulta se vuelve más simple, obteniendo máxima eficiencia
c) Se favorece el uso de equipo y de métodos de preservación para los
archivos inactivos.
Para llevar a cabo este proceso es importante considerar que el archivo de RRHH
posee:
 Documentos fundamentales, esenciales para la vida de la Gerencia de RRHH y

que no deben ser transferidos.
 Documentos importantes y de utilidad diaria, que pueden ser transferidos al

archivo semiactivo, luego de un tiempo prudencial (un año a tres años) en
primera instancia y posteriormente, si ha sido poca su utilización, al archivo
inactivo.
 Documentos útiles, eficaces temporalmente (tres o cuatro años) y que
posteriormente pueden ser reemplazados.
 Documentos no esenciales, material que puede ser descartado luego de corto

uso.
Además, es posible hacer la transferencia en forma periódica y permanente de

acuerdo con las necesidades de la empresa, del espacio disponible y del sistema
de archivo.
Como regla general, el expediente de RRHH debe transferirse a un archivo

inactivo, después de la fecha de egreso del trabajador. Cuando culmina la relación
laboral se cierra el expediente, y dejará de estar en archivo activo.
LA ELIMINACIÓN DE DOCUMENTOS
Los documentos que carecen de valor para una empresa y que llevan más de diez
años en el archivo inactivo (Ver: Art.44 del Código de Comercio Venezolano),
luego de un análisis y de la respectiva autorización por escrito, se descartarán,
rompiéndolos ó incinerándolos. El organismo facultado para esta irreversible tarea
es la Junta Central de Archivos, que debe estar conformada por el Archivólogo, el
Contador y un Abogado de la empresa, bajo la supervisión del Gerente General o
el Presidente.
En el caso de los expedientes de RRHH, éstos deben conservarse por un mínimo

de 50 años, para luego iniciar su proceso de valoración y eliminación.
BASES LEGALES PARA ARCHIVOS DE RRHH
Ley/Norma Texto Aplicación en

Archivología
Código de Comercio. “Los libros y sus  Los libros contables
Art.44 comprobantes deben ser (diario, mayor y de
conservados durante diez inventarios, entre
años, a partir del último otros) se conservan
asiento de cada libro. durante 10 años
La correspondencia  La correspondencia
recibida y las copias de enviada y recibida se
las cartas remitidas, serán conserva por 10 años
clasificadas y  La correspondencia
conservadas durante diez se debe clasificar
años”
Ley Orgánica de  Tratamiento de los  Se refiere a los
Procedimientos expedientes expedientes de
Administrativos (julio administrativos. averiguaciones
1981). administrativas de
 Unidad del
funcionarios públicos
Arts.31, 32, 34, 37 al 39 y expediente.
51 al 59  Orden de los
documentos dentro del
expediente
Ley de Mensajes de datos  Los Mensajes de  Los email tienen
y Firma Electrónica (feb Datos tendrán la eficacia probatoria
2011). misma eficacia igual que otros
probatoria que la ley documentos escritos
Arts. 4, 6, 8 y 15
otorga a los  La firma electrónica
documentos escritos tiene la misma validez
que la firma autógrafa
 Cuando para
determinados actos o
negocios jurídicos la
ley exija la firma
autógrafa, ese requisito
quedará satisfecho en
relación con un
Mensaje de Datos al
tener asociado una
Firma Electrónica
Ley/Norma Texto Aplicación en
Archivología
 Cuando la ley
requiera que la
información conste por
escrito, ese requisito
quedará satisfecho con
relación a un Mensaje
de Datos
LOPCIMAT  “Las acciones para  Documentos

reclamar las relacionados con
Art.9
indemnizaciones a accidentes de trabajo
empleadores o o enfermedades
empleadoras por ocupacionales, se
accidentes de trabajo o conservarán por
enfermedades mínimo 5 años
ocupacionales
prescriben a los cinco
(5) años, contados a
partir de la fecha de la
terminación de la
relación laboral…”
LOTTT  Establece una  Documentos de

prescripción de diez cálculo de
Art.51
(10) años para el prestaciones sociales
reclamo por se conservan por
Prestaciones Sociales, mínimo 10 años
contados desde la
fecha de terminación
de prestación de
servicios
NORMATIVA
Para el control de préstamo de expedientes
1. La consulta de los expedientes está permitida sólo a los empleados autorizados

a tal efecto por su superior inmediato. Anualmente el Archivo actualizará el
listado de empleados autorizados y las oficinas están obligadas a mantener al
día esta información
2. El Archivo es un área restringida, la accesibilidad sólo será permitida a los
funcionarios que allí laboran. En consecuencia, no está permitido el acceso ni
permanencia de personas ajenas a la Unidad. En este sentido, los archivistas
no podrán autorizar el acceso de personas ajenas.
3. La solicitud de expedientes y documentos será individual y se efectuará a través
del formulario establecido para tal fin. Dicho formato debe contener datos
completos del solicitante como de la pieza documental.
4. El horario que regirá el préstamo de documentos y/o expedientes, será el
comprendido entre las 8 a.m. a 11 a.m. y las 1 p.m. a 3 p.m.
5. Los usuarios no están autorizados para extraer o incorporar documento alguno
en las piezas documentales prestadas.
6. Los documentos en préstamo son intransferibles. Ningún usuario está
autorizado para traspasar a otro la documentación suministrada por el Archivo
7. No está permitido enviar mensajeros con expedientes o documentos. El
usuario/solicitante debe retirar y devolver las piezas documentales
personalmente ante el Archivo.
8. El tiempo máximo de préstamo para cualquier tipo de documentación es de diez
(10) días hábiles. Si transcurrido este lapso, el usuario no ha devuelto la misma
o solicitado una prórroga, el Archivo está en la obligación de enviar el reclamo
respectivo al superior inmediato del empleado en cuestión.
9. Los archivistas revisarán los documentos, antes y después del préstamo, a
objeto de constatar su estado.
10. Durante la consulta el usuario no debe hacer anotaciones, calcos o rayas
en la documentación prestada. En este sentido, el personal del Archivo, está en
el deber de hacerle las observaciones que considere necesarias a los fines de
conservación y orden de la documentación
Para la transferencia documental
1. Los Archivos de las oficinas de RRHH deberán enviar al Archivo de RRHH
TODOS los documentos relacionados con el trabajador, aunque su tramitación
no hubiere finalizado.
2. Los expedientes serán enviados al Archivo de RRHH en cajas de archivo
destinadas para tal fin, y se identificarán mediante la etiqueta impresa, la cual
se deberá llenar con letra legible. La numeración de dichas cajas será
consecutiva.
3. Una vez egresado el trabajador, su expediente debe ser enviado al archivo
inactivo (o Archivo Central) para su custodia y preservación por 50 años más.
Se deberá dejar constancia de este envío por escrito, y contar con el respectivo
acuse de recibo.
Para la preservación documental
1. El Archivo de RRHH contará con extintores de incendios de polvo químico seco.

2. No deben usarse marcadores resaltadores ni líquido corrector blanco sobre
documentos originales, debido a la oxidación que producen en el papel
3. Para evitar la proliferación de agentes bibliófagos, no se deben consumir
alimentos en los archivos, así como está prohibido su almacenamiento en los
archivadores.
4. Además de la limpieza diaria, se realizará anualmente una limpieza general y se
fumigarán los locales de archivo utilizando productos químicos secos (no
nebulización)
5. Se ubicarán los locales de archivo lejos de la luz natural, y se acondicionarán
con persianas y papel ahumado las entradas de luz, a fin de que los rayos
solares jamás incidan sobre la documentación.
FOLIACIÓN DE EXPEDIENTES
Es el acto de enumerar las hojas en un orden consecutivo desde 1 hasta infinito

(todos los folios).
Es importante tener en cuenta que antes de foliar es necesario hacer una

valoración primaria, esta consiste en:
1. Verificar si los documentos corresponden a trámites o a los tipos documentales

de la misma serie (o subserie) documental.
2. Analizar si existen duplicados (documentos repetidos)
3. Identificar si además de los tipos documentales propios de la serie existen otros
de apoyo (CDs, entre otros)
4. Verificar si los documentos contenidos en la unidad de conservación (carpeta o

caja) están correctamente ordenados.
Lo anterior se hace con el fin de proceder a depurar, si fuera el caso, es decir a

retirar los documentos duplicados y los que no sean constitutivos de la serie o
subserie.
¿Qué debemos tener en cuenta al momento de foliar?
Cuando se está llevando a cabo la foliación debe tenerse cuidado de no repetir

números o de enmendarlos, como tampoco de dejar de numerar algún folio. Si
existe otra foliación ésta se anulara con una línea diagonal (/) y quedara como
válida la última realizada. Cifras como 1A, 1B,1Bis no deben emplearse en la
foliación.
En el caso de expedientes contenidos en más de una unidad de conservación 2, la

foliación de la segunda será continuación de la primera, si por ejemplo, un
expediente laboral está contenido en dos unidades de conservación y el último
folio de la primera terminó en 150, la segunda unidad de conservación iniciará con
el folio 151.
2
Carpeta o caja
ANEXOS
Inventario de Expedientes Desincorporados
LOGO INVENTARIO DE EXPEDIENTES
DESINCORPORADOS
CAJA No.
GERENCIA /SUBGERENCIA /UNIDAD: FECHA: ELABORADO POR:
CONTENIDO
CARPETAS AÑO
NÚMERO (EGRESO) DATOS DEL EXPEDIENTE RETENCIÓN AÑOS
5 7 8 9 10 P
FIRMA DE GERENTE / SUBGERENTE /UNIDAD: FIRMA JEFE DE ARCHIVO CENTRAL:
FECHA:____/____/___ FECHA:____/____/___
Solicitud de expedientes y documentos
Fecha:
Gerencia:
Área:
Empleado responsable:
Ext. Telefónica
DESCRIPCIÓN DE LA DOCUMENTACIÓN
DESCRIPCIÓN Check List
SOLICITANTE JEFE DE DEPARTAMENTO ARCHIVISTA

ELABORADO:
FIRMA Y SELLO FECHA FIRMA Y SELLO FECHA FIRMA Y SELLO FECHA
DEVOLUCIÓN AL ARCHIVO
OBSERVACIONES
CENTRAL
FIRMA Y SELLO FECHA

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GESTIÓN DE EXPEDIENTES DE

Tipos de documentos del Expediente de RRHH

3. Certificados de estudios y capacitación

Estructura de un expediente de RRHH

Documentos de Ingreso Documentos de la Documentos de Egreso

Desde la Oferta de Desde fecha de ingreso El Egreso puede

Hasta el documento de Hasta fecha de egreso Se archivan acá todos los

 Oferta de Servicios  Evaluaciones de

 Copia de Títulos  Certificados de

 Copia de Certificados  Sanciones o

 Fotografías tamaño  Traslados

CICLO DE VIDA DE LOS DOCUMENTOS

“Los documentos que se producen en esta fase, durante su tramitación, no

Es obligatorio el establecimiento de Archivos Administrativos debidamente

Estos archivos custodian documentos de valor permanente, que ya han pasado

Por marco jurídico vigente, la custodia de los documentos históricos corresponde

Al clasificarlos de esta forma, se obtienen grupos que llamamos secciones, series

Para archivar en forma correcta los documentos que se manejan, en el expediente

SECCIÓN SERIE SUBSERIE

 El orden alfabético: Se basa en la secuencia de las letras del alfabeto, según

 El orden numérico: Corresponde a la sucesión de números enteros, decimales

SE RECOMIENDA, A TODO EVENTO, EL SISTEMA NUMÉRICO,

 Los nombres se dividen para su clasificación en personas naturales y personas

La palabra de orden (unidad 1) siempre será el primer apellido

Unidad 1 Unidad 2 Unidad 3

Alvarez Rodríguez, Abelardo

Unidad 1 Unidad 2 Unidad 3

Unidad 1 Unidad 2 Unidad 3

Si al principio de un nombre aparece una inicial, esta se convierte en la segunda

Unidad 1 Unidad 2 Unidad 3

Cuando los apellidos y nombres son iguales, el orden alfabético se determinará

Unidad 1 Unidad 2 Unidad 3 Unidad 4

En las formas de ordenamiento estudiadas, no se acostumbró a tener en cuenta el

En caso de coincidir también en las profesiones, otra identificación puede ser

En casos como el anterior es donde se puede apreciar el buen criterio empleado

Unidad 1 Unidad 2 Unidad 3 Unidad 4 Unidad 5

Se puede tener el caso de que muchas entidades reglamentan la identificación en

Unidad 1 Unidad 2 Unidad 3

En algunos casos, las mujeres sólo usan el apellido de casadas ó abrevian el

Unidad 1 Unidad 2 Unidad 3

Unidad 1 Unidad 2 Unidad 3

Este sistema permite encontrar rápidamente los documentos dentro del

La descripción es una operación archivística que debe ser realizada en forma

Podemos definir descripción como aquel proceso que busca transmitir la

Una vez realizado el análisis de cada EXPEDIENTE se debe trasladar la

1. la descripción de los expedientes debe ser concreta, breve y contener las

Adicionalmente, el Archivo de RRHH puede llevar un registro de documentos

A nivel mundial se aplica la Norma Internacional General de Descripción

La transferencia de archivos es el proceso mediante el cual se pasa un documento

El período que se determina para hacer la transferencia, dependerá de la

Es un proceso importante en el control del archivo, porque al transferir

a) Se aumenta la capacidad para los archivos activos

 Documentos fundamentales, esenciales para la vida de la Gerencia de RRHH y

 Documentos importantes y de utilidad diaria, que pueden ser transferidos al

 Documentos no esenciales, material que puede ser descartado luego de corto

Además, es posible hacer la transferencia en forma periódica y permanente de

Como regla general, el expediente de RRHH debe transferirse a un archivo

En el caso de los expedientes de RRHH, éstos deben conservarse por un mínimo

Ley/Norma Texto Aplicación en

LOPCIMAT  “Las acciones para  Documentos

LOTTT  Establece una  Documentos de

Para el control de préstamo de expedientes