INDUSTRIA DE CONCRETOS ALTAPOLI S.R.L.

Código: PD-GEE-001/21
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PROCEDIMIENTO
Emisión: 04/may/2021
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1. OBJETIVO
Establecer la metodología para la redacción y control de documentos
generados en la empresa.
2. ALCANCE
Se aplica a todos los documentos del Sistema de Gestion de Calidad (SGC)
de la empresa.
3. DOCUMENTACIÓN DE REFERENCIA
NB ISO 9001:2015

4. DEFINICIONES
 Documento: Información y su  Documento aprobado: Documento
publicado que debe ser aplicado
medio de soporte. de forma inmediata por los
 Especificación: Documento que usuarios del mismo.
establece requsitos.  Documentos externos:
 Registro: Documento que Documentos generados fuera de
presenta resultados obtenidos la empresa, pueden incluir
o proporciona evidencia de planos del cliente,
actividades desempeñadas. requisitos, especificaciones,
 Copias no controladas: legales o reglamentos y
Documentos distribuidos, para normas.
el propósito de ofertas, uso  Formularios: Documento
del cliente fuera de la utilizado para registrar los
organización y otra datos requeridos por el
distribución especial de los Sistema de gestion de calidad.
documentos en los que no se  Instrucciones de trabajo:
prevé el control de los Descripciones detalladas de
cambios. cómo realizar y registrar las
tareas.

5. DESARROLLO
5.1. REDACCION DE DOCUMENTOS
La elaboración de documentos debe cumplir las indicaciones posteriores:
 Tamaño y tipo de letra: Se utilizará el tipo de letras “Consolas”
tamaño regular 11, el tamaño mínimo a utilizar respecta a cuadros,
tablas y otro elementos será de 8. Interlineado 1.15, sangria 0,
justificado.
 Títulos y subtítulos: Se utilizará tipo de letra “Consolas”, tamaño
12 en mayúsculas.

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CARGO Responsable Diseño de
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 Diseño de página: El tamaño de hoja será carta(8.5x11pulg),

orientación según corresponda, los márgenes serán superior-2.5cm,
inferior-2.5cm, derecha-2.5cm, izquierda 3cm.
 Presentación de documentación: Los documentos generados deberán ser
impresos en una cara simple, se debe generar formato digital.
Generar copias para gerencia general, socialibilización(si
corresponde) y responsable de documento.

El desarrollo de contenido es pertinente al criterio del responsable.

5.1.1. FORMATO DE ENCABEZADO Y PIE DE PAGINA
Los documentos generados deben presentar las indicaciones posteriores
respect a formato de encabezado y pie de página:
 Formato de encabezado:
- Se localiza en la esquina izquierda el logo de la empresa.
- En la sección media se presentan tres filas, las cuales deben
contener el nombre de la empresa en primera línea (Consolas,
11, mayúsculas, negrita), el tipo de documento en segunda
línea (Consolas, 12, mayúsculas, negrita) y el título en
tercera línea (Consolas, 11, mayúsculas).

NOMBRE DE LA EMPRESA Código:

Versión:
TIPO DE DOCUMENTO
LOGO
Emisión:
TÍTULO Página:

- El tercer cuadro presenta 4 elementos(Consolas, 10):

o Código (codificación) que se realizará en función al
cuadro siguiente:

CD – CA – xxx/XX
CODIFICACIÓN DE DOCUMENTOS CODIFICACIÓN DE ÁREAS NÚMERO
MN – MANUAL GEE – GERENTE GENERAL Número correlativo de 3
PL- PLAN DAF – GERENTE ADMINISTRATIVO decimales/ año.
PR – PROGRAMA PRD - PRODUCCIÓN
PD – PROCEDIMIENTO I&D – DISEÑO DE PRODUCTO 000/21
INS – INSTRUCTIVO RH – RECURSOS HUMANOS
SP – ESPECIFICACIONES CMR – COMERCIALIZACIÓN
RG – REGISTRO SGC – GESTION DE CALIDAD

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o Versión del documento: Presenta la actualización del

documento normalizado, muestra su modificación.
o Emisión: Fecha de úlima modificación del documento. Su
formato se debe realizar:
dd/mmm/aaaa – Ejemplo: 01/may/21
o Página: Presenta el número de página en vista y la
totalidad de número de páginas.

 Formato de pie de página:

- Revisión y aprobación: Antes de la emisión, los documentos
deben ser revisados por personal autorizado, asegurando
claridad, exactitud, adecuacción y estructura apropiada. Se
debe conservar evidencia de la aprobación de los documentos
como se muestra en el cajetin siguiente:

ELABORADO POR REVISADO POR APROBADO POR

NOMBRE
CARGO
FECHA

5.1.2. CONTENIDO DE DOCUMENTO

Desarrollo: Descripción del Registros: Establece un

Objetivo: Indica el propósito paso a paso de la actividad listado de registros como
a lograr con la aplicación del (Utilizar tablas, diagramas de consecuencia de la actividad.
documento. flujo, planos anexos de ser De no existir, se debe
necesarios). colocar: Ninguno.

Definiciones: Describe los Anexos: Establece un listado

términos técnicos y
Alcance: Establece los límites
primordiales para el
de aplicación del documento.
entendimiento del
documento.
de anexos como
consecuencia de la actividad.
De no existir, se debe
colocar: Ninguno.

Documentos de referencia:
Establece el listado de
documentos de soporte
(Otros procedimientos,
instructivos, manuals,etc.).
Responsable: Es quien
responde por el objetivo
descrito en el documento.

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DOCUMENTOS DE

DEFINICIONES
RESPONSABLE
REFERENCIA

DESARROLLO

REGISTROS
MATRIZ DE

OBJETIVO

ALCANCE
PERTINENCIA DE
CONTENIDO POR TIPO
DE DOCUMENTO

Manual X X X X X X X
Plan X X X X X X X
Programa X X X X X X X
Procedimiento X X X X X X X
Instructivo X X X
Especificaciones X X X X
Documentos externos X X X
Registros X X
X – APLICA
5.2. CONTROL DE DOCUMENTOS Y REGISTROS
5.2.1. DOCUMENTOS DEL SISTEMA DE GESTION DE CALIDAD
 Política de Calidad: Intenciones globales y orientación de la
organización relativas a la calidad tal como se expresan
formalmente por la Alta Dirección.
 Manual de Calidad: Documento que especifica el sistema de gestión
de la calidad.
 Planes o programas: Documento que complementa requerimientos
particulares de un proceso. Los planes de calidad se encuentran
publicados y accesibles para consulta en carpetas físicas.
 Procedimientos: Documentos que describen y norman como se realizan
los diferentes procesos del sistema de gestión de calidad e
inocuidad. Los procedimientos deben ser elaborados o en sus
defectos revisados por cada Jefatura o responsable del Departamento
(según la responsabilidad sobre los mismos), revisados por los
jefes inmediatos y aprobados por el Gerente General, para su
publicación y puesta en vigencia. Los procedimientos se encuentran
publicados y accesibles para todos los funcionarios en forma física
en instalaciones de la oficina administrativa.
 Instructivos: Documento que da una descripción de cómo realizar una
tarea específica enunciada en un procedimiento y que está descrita
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con mayor detalle. Estos documentos se encuentran ligados a un

procedimiento determinado o son de origen externo.
 Especificaciones técnicas: Las especificaciones establecen, en
forma escrita, los requisitos que deben reunir los productos o
procesos. Son únicas al producto y a la organización. Son
establecidas para dejar constancia de acuerdos con respecto a
ciertos requisitos que deben satisfacer los productos o
procesos.
 Registros: Son documentos que dan evidencia objetiva del
cumplimiento eficaz de los procedimientos documentados del sistema
de gestión de calidad. Los registros pueden ser físicos y/o
electrónicos, los mismos varían según el procedimiento. Su diseño,
rediseño, mejora, retiro de uso y socialización es responsabilidad
del funcionario asignado para la elaboración y/o modificación del
procedimiento al cual corresponde.

5.2.2. REQUERIMIENTOS DE DOCUMENTACIÓN ADECUADA

El control de documentos y registros implica asegurar que en los distintos
procesos se cuenta con la documentación necesaria para aplicar el SGC y
que esta documentación:

Esté especificada

Se retire o identifique con

Sea confeccionada, revisada,
el sello de Documento
aprobada y distribuida por
Obsoleto después que ha
personal responsable
perdido vigencia.

Esté identificada, legible,

Se mantenga actualizada se mantenga ordenada, en
condiciones de rápido y
fácil acceso

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5.2.3. APROBACIÓN DE PROCEDIMIENTOS Y REGISTROS

En cada hoja de los procedimientos se menciona el cargo de las personas
que lo elaboraron, revisaron y aprobaron el procedimiento.
Ante la creación de nuevos procedimientos o registros operativos, se
recomienda el análisis previo por parte del Gerente General de la
aplicabilidad de ese procedimiento a las actividades de la empresa.
Las funciones que revisan y aprueban los documentos principales son:
DOCUMENTO ELABORADO POR REVISADO POR APROBADO POR
POLÍTICA DE CALIDAD Gerente General Gerente General Alta dirección
MANUAL DE CALIDAD y/o Jefaturas de área o
Gerente General Gerente General
BPM asesor externo
OBJETIVOS DE CALIDAD Responsable de SGC Gerente General Alta dirección
PROCEDIMIENTOS
Responsables Gerente General Gerente General
OBLIGATORIOS
PLANES Asistentes Responsables Gerente General
INSTRUCTIVOS - GUIAS Asistentes Responsables Gerente General
REGISTROS Asistentes Responsables Gerente General

 Se deberá generar un registro de actualizaciones de revision de

documentos.
 Toda vez que exista una nueva versión de documentos de calidad, se
deberá actualizar los datos del registro (Lista maestra de
documentos).

5.2.4. DISTRIBUCIÓN DE DOCUMENTOS

QUE QUIEN CUANDO COMO

Comunicar al Gerente General
la necesidad de entregar una
copia controlada de un
documento en medio físico.
Solicitud de
Cuando sea Los documentos en medio
distribución de Personal
requerido electrónicos serán colocados
documentos.
en el intranet por carpetas
la distribución y acceso
será según RG.01 Lista
maestra de documentos.

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Se controlarán mediante
lista maestra de documentos.
La vigencia de estos
Cuando se trate
documentos es
de documentación
responsabilidad del que
de procedencia
resguarda los mismos, quien
Control de externa, tales
Gerente deberá periódicamente
documentos como normas,
General comunicarse con los
externos reglamentos
organismos de emisión para
técnicos manuales
actualizar el documento
del fabricante,
cuando sea necesario.
entre otras.
El Gerente General mantendrá
controlado las listas de
documentos externos.
Si el documento a ser
entregado es copia
controlada, llevará el
sello y será controlado
según RG.01 la lista
Cuando maestra de documentos.
Entrega del Gerente soliciten Está prohibido
documento. General documento fotocopiar documentos
físico. que lleven el sello de
"documentación
controlada" y está
prohibido imprimir
procedimientos de la
Intranet.
Si el documento Colocando el sello de
Sello de
Gerente es físico Documento Obsoleto en
documento
General obsoleto se varias partes del
obsoleto.
mantiene documento.
5.2.5. DISTRIBUCIÓN DE DOCUMENTOS
Los Registros se podrán Almacenar en carpetas según
Almacenamiento de
el tipo de registro. Las cuales podrán tener pegada
registros
en su LOMO y/o TAPA una etiqueta que indique:
 Área
 Código del Registro o Documento que se está
almacenando.
 Año al que corresponden esos registros.
 Logotipo de la empresa

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Las carpetas se almacenan en estantes, kardex o

cajones de manera ordenada.

Los estantes o medios de protección deberán

Protección de los
mantenerse limpios, ordenados y clasificados de tal
registros
manera de poder fácilmente identificar los
registros.
En caso de ser registros confidenciales, estos se
guardan en Estantes o Depósitos bajo llave.
Los Registros en Medios informáticos cuentan con una
copia de respaldo (back up) para evitar pérdidas y
son almacenados fuera del área de uso de los
computadores, el responsable de la ejecución del
mismo es el Gerente General.

Tanto las carpetas como los registros almacenados en

Recuperación de
ellas, se deben mantener ordenados y clasificados.
registros
Para ello, se pueden incluir separadores,
clasificarlos por fecha, mes, por abecedario, por
número, u otro método de conocimiento general.
Es responsabilidad del Responsable de Resguardo
mantener sus registros ORDENADOS, CLASIFICADOS Y
LEGIBLES.
El tiempo de retención de los registros según su
Tiempo de retención y
aplicación o disposición reglamentaria se
disposición de los
identificara en la Lista Maestra de Documentos.
registros
Una vez que se haya cumplido el tiempo de retención
de los registros estos serán destruidos y eliminados
del Sistema únicamente por el Responsable de
Resguardo.
6. REGISTROS

Formatos Ninguno
7. CONTROL DE CAMBIOS
RESUMEN DE VERSIONES
COD. VERSION EMITIDO EN MOTIVO DESCRIPCION DE LAS
MODIFICACIONES
0 04-may-2021 Primera versión Ninguna
8. ANEXOS

Adjuntos Ninguno

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