Servicio de Banquetes Grupo N°4

Protocolo Empresarial
¿Qué es el protocolo empresarial y para qué sirve?
El protocolo de una empresa recoge las pautas de conducta aplicadas al ámbito de los
negocios con el objetivo de evitar que las relaciones generen conflictos o crisis de
reputación o imagen. Por tanto, en él encontraremos reglas que deben cumplirse en el
seno de una empresa, como por ejemplo normas de etiqueta y cortesía, comunicación
corporativa, organización de visitas, celebración de eventos, etc.

El fin principal de estas pautas de conducta es la anticipación a posibles conflictos o crisis.

Como cada empresa es diferente, su protocolo empresarial estará diseñado especialmente
por y para ella, y tendrá en cuenta sus características y necesidades. Así no se deja
ninguna situación al azar, todas las pautas y criterios de actuación están definidos de
antemano.

Montajes para Juntas y Reuninones Empresariales

 Montaje imperial
En el montaje imperial, las sillas se distribuyen en torno a una mesa rectangular, sin
ningún tipo de espacio en el centro.
Es el montaje por excelencia para Juntas Generales o Extraordinarias, consejos, reuniones
de dos grupos. También se utiliza en presentaciones sin proyector o lluvia de ideas.

El montaje imperial transmite la sensación de que ambos grupos se sientan enfrentados,

mientras que el director u organizador la preside.
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 Montaje en O cerrada
Conocida también como montaje ovalado, las mesas forman una o, dejando en medio un
espacio libre.
Similar a la rectangular, se pueden establecer las presidencias de las mesas de forma
central o en las cabeceras. Es utilizada también en reuniones con clientes, Juntas
Generales o Juntas Extraordinarias.

 Cómo preparar la mesa para una junta o reunión

empresarial
Una de las principales dudas que pueden surgir a la hora de organizar la logística de una
reunión es qué hay que poner sobre la mesa de la sala y si hay un protocolo concreto para
colocar las cosas en un orden determinado.
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La respuesta es sí. Hay que tener en cuenta el protocolo empresarial para preparar la
mesa para una reunión y colocar todos los elementos de forma correcta.

 ¿Qué hay que poner en la mesa de una reunión?

Hay que poner solo lo estrictamente necesario para que no haya cosas que estorben a la
hora de tomar notas y/o que impidan que los participantes se vean las caras:

 Agenda
 Acta de la reunión anterior
 Documentación de la reunión
 Papel o bloc de notas corporativo
 Bolígrafo
 Botella de agua y vaso
 Caramelos

 ¿Dónde y cómo se coloca todo?

Papel para notas y documentación
Delante de cada persona y de derecha a izquierda, se colocan el bolígrafo (con la punta
hacia el centro de la mesa), folios o bloc de notas corporativo y una carpeta corporativa
con:

 agenda con los temas a tratar

 acta de la reunión anterior
 documentación de la reunión

Otra opción es meter todo en la carpeta corporativa y así no se ocupa tanto espacio en la
mesa. Si tu empresa no tiene carpetas corporativas, pues entonces puedes meterlo todo
en la típica de cartulina o en las de plástico transparente.

Agua y vaso
La botella de agua debe ser de tamaño mediano o pequeño. Se coloca en el lado derecho,
en la parte superior de los papelotes. El vaso de cristal. va junto a la botella.
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La boca del vaso va hacia arriba. Esto es debido a que no tenemos la certeza de que la
mesa ha sido limpiada y desinfectada. Evitamos que algún germen, virus o bacteria se
adhiera al borde del vaso y de ahí a los labios del participante en la reunión.

Para evitar que se deposite polvo en el interior de los vasos, éstos se ponen unos minutos
antes de que empiece la reunión.

En principio no hay que poner posavasos, aunque yo suelo poner una servilleta de papel
debajo del vaso. Podría haber algún torpe que eche agua fuera del vaso y así tiene algo
para absorberla de urgencia.

En la mesa auxiliar de la sala se dejan vasos y aguas adicionales porque:

1. hay gente que bebe mucha agua y necesita más de una botella

2. si te dicen que asistirán 4 personas, suelen aparecer 2 o 3 más

Café
Si es una reunión de pocas personas, se coloca la taza a la izquierda del vaso y la botella
de agua. El café en un termo en el centro de la mesa.

Si la sala tiene máquina tipo Nespresso, es habitual dejar las tazas preparadas al lado de
la máquina y que cada uno se haga su propio café y se lleve la taza a su sitio.

No hay que olvidar a aquellos que toman té. Prepara algún termo con agua caliente y pon
en un bowl, cestita o similar varias bolsitas de té e infusiones.

Los termos de café, leche y agua deben estar debidamente identificados con una etiqueta,
pegatina o similar.

Refrescos
Deja las latas o botellas pequeñas en la mesa auxiliar y que cada uno escoja lo que quiere
beber y se lo lleve a la mesa. Pon también vasos porque hay gente que toma refresco al
mismo tiempo que agua. Mayormente se sirve Coca-cola zero o light.

Caramelos
En principio no es correcto poner caramelos en las reuniones porque hablar con la boca
llena es de mala educación. Aunque la realidad de la vida es que se suele poner una
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caramelera o un bowl de cristal porque los participantes se les seca la boca durante la
reunión.

Si son pocos participantes, la caramelera va en el centro de la mesa. Si son muchos, se

coloca una por cada 6 personas (y lo mismo si decides poner termos y bollos sobre la
mesa).

Pon platitos a lo largo de la mesa para que dejen ahí los envoltorios de los caramelos, los
sobres de los azucarillos vacíos y otros desperdicios.

Tarjetones con los nombres

Si asisten muchas personas, quizás tu jefe te pida que prepares tarjetones con los nombres
de los participantes.

Los tarjetones se colocan centrados en el sitio. En ellos se escribe el nombre y apellido de

la persona. Los puedes imprimir en cartulina (se te atascará la impresora probablemente)
o en papel.

Otra práctica habitual cuando hay muchas personas es elaborar un mapa de asientos,
imprimirlo e incluir copia en la carpeta corporativa con toda la documentación de la
reunión.

Regalos corporativos
Si tu jefe se siente generoso y te solicita que pongas un detalle de merchandising
corporativo como regalo, debes colocarlo entre el tarjetón y la carpeta con la
documentación de la reunión.