Importar Estimación de Costos en PRISM G2

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Capítulo 5, El Ciclo de Vida del Proyecto (PRISMG2 Project Life Cycle)
Ejercicio: PPM El Ciclo de Vida de un Proyecto (Pagina 103)

Lo que se ejercitará:
En este ejercicio, Ud:

 Revisará los la configuración para este proyecto ejemplo coyos datos serán utilizados en los ejercicios de más adelante.
 Ingresará títulos y configuraciones iniciales del proyecto.
 Revisará las variables iniciales del módulo Cost Management
 Revisará períodos de reporte
 Revisará la estructura de quiebre WBS y grupos.
 Revisará la estructura de codificación y códigos de grupos (atributos).
 Revisará control elements (elementos de control) y agregará nuevos elementos.
Abrir PRISM y Restaurar un proyecto existente (Capítulo 05):

1) Abrir PRISMG2, a menos que ya esté abierto.
2) Seleccionar Botón “FILE” (lado izquierdo arriba) > NEW Project > colocar nombre en Project ID =
COST_TNG
3) En restore File Name activar el archivo …..Escritorio\PRISMG2_Training\02-Cost\PRISM G2 Cost Management
Training Files\Chapter 05 Archives\PG2 TNG CM1.PG2Z
4) Accionar OK para restaurar el proyecto señalado.
Revisar la pestaña Project + Data Entry + Settings (Configuraciones)

1) Navegar por las pestañas: Project Data; Company/Client Data; Data Options; Reporting Options; Feature Options y
leer el contenido.
2) En la pestaña Project data y Company/Client Data colocar la información específica de su proyecto.
3) En Data Options, colocar USD como la moneda por defecto y “6” en el número de decimales para el cálculo de los tipos
de cambio.
4) En Reporting options use el formato D/M/Y para la fecha, a menos que su formato local sea distinto. Coloque “Current-
Pevious” y “EAC-Budget” en las opciones de cálculo de variaciones.
5) Click OK para guardar sus selecciones.
Revisar la pestaña Cost Management + Data Entry + Settings

1) Seleccionar Cost Management > Data Entry > Settings. Revisar la configuración por defecto.
2) Commitments = Total From Purchase Orders And Contracts
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3) Actuals History = Detail

4) Default Actual data = Actual
5) Initial Percent Complete = CAE
6) Allow Manual Entry = todo en None
7) Click en el botón OK para guardar.
Ingresar en la pestaña Cost Management + Data Entry + Definitions

1) Seleccionar el item Cost Reporting periods.
2) Confirmar que el proyecto inicia en 01-02-2011 y termina en 30-09-2012, luego de 20 períodos.
3) En el elemento “Combined Period Label 2” que está luego de la columna “Quarter” ingrese “Año” en el espacio, tal
como se ingresó “Quarter” en el Combined Period Label 1.
4) Ingresar 2011 en la fila correspondiente al período 11 y la columna Año. Ingrese el año 2012 en la fila del período 20
5) Cerrar accionando en la cruz de la pestaña Cost Reporting Periods, para cerrar y guardar.
Revisar la estructura de grupos Project + Data Entry + Groups

1) Seleccionar pestaña Project + Data Entry + Groups + Module Groups.
2) Verifique que existe una barra de herramientas que le permitirá moverse entre registros y le mostrará en qué registro se
encuentra (1 de 26).
3) Notar que hay un grupo de pestañas: Default; Control Accounts, Budget Details, (Procurement y Contracts sólo si tiene
los módulos) y Activities.
4) En la pestaña Default debería ver los grupos A, B, C, etc.
5) Estos corresponden a: WBS Level 1 – Phase / WBS Level 2 – Facility, etc.
6) Si se ubica en el Grupo A, verá en el subpanel Module Groups – Default - WBS Level 1 – Phase (1 Engineering, 2
Procurement, 3 Construction)
7) Verifique que también hay datos en el subpanel para los grupos B (Facility) al F (Organization)
8) Cerrar la ventana.
Revisar la estructura de codificación de las cuentas de control:
En el proyecto del ejemplo se utiliza una cuenta de control basada en estructura de diez
WBS COA OBS dígitos separados en tres grupos. Dos grupos son jerárquicos. Los primeros cuatro dígitos
corresponden a la estructura de quiebre “WBS”, seguidos por un guión (“-“) y dos dígitos
que representan COA (code of accounts) o plan de cuentas de costos. Luego, otro guión
XXXX - XX - XX (“-“) y dos dígitos para (OBS - Organizational Breakdown Structure) o estructura de quiebre
organizacional. La estructura WBS es jerárquica de tres niveles y la COA es de dos
niveles.
Revisar e Ingresar “Cost Elements”
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1) En la pestala Project + Definitions + Control Elements. Revisar los elementos de control; notar que “Rate Element ID”
a la izquierda y “Enterprise element ID” aún no han sido asignados.
2) Notar que hay varios elementos definidos (Element Type = (C) para costos, Cantidades (Q) y Horas (H)).
3) Notar que algunos de los control elements de cantidad tienen asignada una unidad (CY, LF)
4) Cerrar el panel de control elements.
Revisar e Ingresar “Currencies”

1) En la pestala Project + Definitions + Currencies. Revisar los elementos ingresados.
2) Agregar otras monedas que se utilicen en su proyecto y los tipos de cambio.
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Capítulo 6, Importación de Una Estimación de Costos (Import The Budget Details)
Ejercicio: Importación de la Estimación de Costos.

 Creará elementos de control y vinculará éstos con elementos de control Enterprise.
 Asignará Elementos Unitarios (Rate Elements) a Control Elements.
 Revisará los detalles del archivo de importación Excel que contiene una estimación de costos.
 Aprenderá a crear una plantilla (template) de importación de la estimación detallada.
 Importará detalles de una estimación de costos (Budget Details).
 Calculará la estimación para agregar o quitar rendimientos y precios unitarios.
 Modificará cantidades y precios unitarios para ver cómo esto afecta los costos y las horas de la estimación.
 Ingresará datos manualmente en la base de datos de la estimación Budget Details.
 Revisará reportes de estimación de costos.
Abrir PRISM y Restaurar un proyecto existente:

2) Seleccione la pestaña Project + File (a la derecha) + Restore
3) En File Name activar el archivo …..Escritorio\PRISMG2 Training\02-Cost\PRISM G2 Cost Management Training
Files\Chapter 06 Archives\PG2 TNG CM1.PG2Z
4) Notar que se activan automáticamente los Módulos que están creados en el archivo de restauración.
5) Accionar Restore para restaurar el proyecto señalado.
6) Surge una Nota: Restauración completa. Ver Log de Restauración? Accionar No.
Control Elements:
1) Seleccionar Project + Data Entry Definitions + Control Elements
2) Agregar Elementos Control
3) Click en Add (signo “+” verde) y doble click en en el cost Element Type.
4) Ingresar Element Type = “C” y agregar el código RENTL en la celda Element ID.
5) Rental Equipment en la celda descripción.
6) Ingresar 14 en la celda Sort Code.
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Capítulo 6, Importación de Una Estimación de Costos (Import The Budget Details)
7) Ingresar tres Control elements adicionales, los cuales serán ingresados como elementos de costo (Element Type=C).
a. FRGHT, Freight, sort = 15
b. TAXES, Taxes, 16
c. OTHER, Other Cost, 17.
Vincular Enterprise Elements (Empresa) con Control Elements (Proyecto):

1) Para cada uno de los control elements que a continuación se muestran, click en Enterprise Element ID. Esto vinculará
Control Elements con Enterprise Elements. Notar que a los Enterprise Elements NO se les puede asignar Cantidad;
debido a esto no se pueden vincular elementos con cantidad.
2) Si usted está trabajando en un ambiente compartido, no se recomienda hacer esta parte del ejercicio.
Element ID Enterprise Elem. ID
d. HOHRS (H) HOUR
e. HOLAB (C) LABR
f. FOHRS (H) HOUR
g. FOLAB (C) LABR
h. SCHRS (H) HOUR
i. SCLAB (C) SUBC
j. COMTL (C) MATL
k. PIMTL (C) MATL
l. MSMTL (C) MATL
m. EQUIP (C) EQPT
n. RENTL (C) RENT
o. FRGHT (C) OTHR
p. TAXES (C) OTHR
q. OTHER (C) OTHR
Asignar Rate Element ID a Control Elements (Proyecto):

1) Para cada uno de los control elements que a continuación se muestran, click en Rate Element ID y seleccionar un
Rate Element.
Element ID Rate Elem. ID
r. HOLAB HOHRS
s. FOLAB FOHRS
t. SCLAB SCHRS
u. COMTL COQTY
v. PIMTL PIQTY
w. MSMTL MSQTY
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x. EQUIP MSQTY
2) Cerrar ventana Control Elements.
Revisar el archivo de Importación de una estimación (Budget Detail File):

1) Abrir el archivo “Budget Details.xlsx” ubicado en el directorio de importación PRISMG2 Cost Management Files > Files
y revisar los datos de esa planilla.
y. Notar que existe una columna para la los datos de cantidad (QUANTITY) y una columna para datos de horas
(HOURS).
z. Notar que hay 9 columnas para la los datos de costos “Element_ID_01 al ELEMENT_ID_09”. Constatar que
la suma de las nueve columnas de costos es 33,080,737.
aa. Notar que a cada registro se asigna un Quantity Element, una Cantidad (Quentity) y una unidad Quantity
Unit). También notar que se asigna un Hrs Element ID. Notar que existen varios Cost Element para cada
registro. En algunos casos no todos tienen valores.
2) Cerrar el archivo de importación Budget Details.
Crear un archivo de Importación “Template” o Plantilla:

1) Seleccionar Cost Management + Import / Export + Special Import/Export > Import Budget Details.
2) Notar que entramos al formulario de importación de la estimación detallada.
3) Debemos seleccionar el archivo a importar, que es “Budget Details.xlsx” revisado anteriormente.
4) En Options, ingrese “9” en la opción Number of Containing Cost Elements, para indicar que hay 9 columnas de costo
en nuestra planilla de importación.
5) Para crear una plantilla que contenga todos los campos a importar, hacer Click en Fields (campos a importar /
exportar). Revisar el detalle de los campos y el formato requeridos en el archivo de importación (se hizo en el paso
anterior).
6) Click en el botón Template. Así se creará un archivo Template en el que Usted podrá pegar los datos de su estimación
de costos y contendrá todas las columnas que requiera al importar. Guardar en el escritorio con nombre BD.xlsx en File
Name y click Save o Guardar.
7) Abrir el archivo BD que creó. Notar la secuencia de columnas del archivo. Cerrar el archivo.
Importar el archivo de la estimación detallada:
1) En la ventana Import Budget details click en icono Browse que activa el browser para seleccionar el archivo a
importar. Seleccione el archivo “Budget Details.xlsx” ubicado en la carpeta Prism G2 Cost Management Training Files >
Files, click en abrir.
2) Click en el checkbox Delete Existing Budget Detail Records With Filter, si desea borrar los datos de la anterior
importación.
3) Click import. Aparece el formulario de vista previa. Notar que en el checkbox se puede desactivar la importación de
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cualquier registro (fila) en la tabla de importación.

4) Durante el proceso de importación, puede haber varias advertencias: Cost Elements que no existen, Budget Details
duplicados.
5) En tal caso, puede crear los registros nuevos durante la importación, o cancelar la importación, modificar los datos e
intentar nuevamente.
6) Click en el ícono complete the import para completar el proceso de importación.
Revisión de los datos importados:

1) Seleccionar Cost Management > Data Entry > Budget Details.
2) Revisar Budget Details. Notar que cada registro tiene un Budget ID (código), Descripción, Cantidad (Quantity Data),
Horas (Hours data) y costos (Cost Data) asociados.
3) En el subpanel Cost Elements podrá visualizar los datos detallados, por cost element, de la estimación de costos
importada.
Revisar el informe Baseline Details:

1) Seleccionar Módulo Cost Management > Grupo Cinta Reports > Incono Reports > Cost Management Reports –
Report List
2) Seleccionar informe del Módulo Cost Management > Grupo Budget Details > Budget Details.
3) Para agregar el informe, accionar el ícono . En el casillero Specification ID del panel Cost Management
Reports ingresar BD-01 y una descripción. Dar si a la pregunta crear nuevo registro.
4) Click en Print Preview con las opciones por defecto y revise el contenido del informe.
5) Sobre el panel de Project Reports – Budget Details – Data.
bb. Notar que sólo los primeros seis cost elements aparecen en el informe. Los demás son sumados en la
columna Other.
cc. Navegar hasta la última página para verificar que el total del informe es 33,080,737.-
6) Cerrar la ventana de vista previa del informe.
7) Cerrar la ventana de Cost Management Reports.
Calcular Budget details:

1) Seleccionar Cost Management > Data Entry > Budget Details > ubicar el registro 3100-A2-023101000300 - Hauling,
excavated loose soil. Notar que la cantidad es 15,000. También notar que el dato Hours rate (rendimiento) es 0.06, lo
cual es 900 horas dividido por 15,000 unidades.
2) Click en el sub panel Cost Elements (extremo inferior). Notar que hay un rendimiento para Misc Materials y
Subcontract Labor. Esto se debe a que existe un Rate Element Asignado a estos elementos de control Misc Materials y
Subcontract Labor.
3) Seleccionar Cost Management > Other Calculations > calculate Budget Details.
4) Accionar el botón remove Hour rates & Cost Rates y click en OK. Notar que los precios unitarios son removidos del
subpanel budget details-cost elements.
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Modificación de Cantidades y Precios Unitarios:

1) Ubicar el Item 3100-A2-023101000300 e ingresar la cantidad 10 en la celda correspondiente. Notar las horas, Misc
Matierial Cost y subcontact labor se reducen, pero los otros elementos permanecen igual.
2) Ingresar 15,000 en la cantidad. Notar que horas y costos de calculan nuevamente a los valores originales.
3) En el mismo registro ingresar el rendimiento (Hours rate) = 1. Notar que cambió el costo de Labor y los demás valores
permanecen en el mismo monto.
4) Ingresar 0.06 en Hours rate (rendimiento). Notar que las horas, el labor y el uso de Equipos (Equipment Usage) vuelven
a los valores originales.
Ingreso Manual de detalles de la estimación de costos:

1) En la ventana Budget Details ingresar un nuevo registro mediante el ícono Add en la barra de herramientas.
2) Ingresar el ítem de estimación 2500-E7-001001001001 en la celda Budget details,
3) En la descripción ingresar Switchgear.
4) Ingresar LS (Lump sum o Suma alzada) en la celda quantity unit.
5) En la celda Quantity Element ID seleccionar la opción MSQTY del drop-box.
6) Ingresar 1 en cantidad.
7) Click en sub panel cost Elements.
8) Click en el ícono Add y agregar Equip, Freight y Taxes y hacer click en ok.
9) Para los Cost Elemenmts agregados, ingresar los costos asociados según el siguiente detalle:
Cost Element Cost
dd. EQUIP 100,000
ee. FRGHT 10,000
ff. TAXES 8,300
Moverse hacia la siguiente celda con la tecla TAB o ENTER. También puede usar el mouse.
10) En el panel de datos Budget Details, click en el ícono Add e ingresar el elemento 3500-T5-0000000000000 (12 ceros).
11)Ingresar Owner’s cost en la descripción.
12)Ingresar LS en la unidad.
13)Click en Quantity Element ID y seleccionar MSQTY.
14)Ingresar 1 en Cantidad.
15)Ingresar al cost element tab.
16)Click en el ícono Add record. Seleccionar el cost element OTHER y OK.
17)Ingresar 1,500,000 en la celda cost.
Revisión de Informes de Presupuesto:

1) Seleccionar, Módulo Cost Management > grupo Reports > Reports > Lista Cost Management Reports > Budget
Details:
gg. Hacer vista Previa del informe Budget Detail Unit Prices y utilizar el mismo procedimiento anterior para
desplegar el informe.
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hh. Vista Previa del report Budget Detail Quantities.
2) Cerrar la ventana Print Preview.
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Capítulo 7, Establecer el Presupuesto Línea Base (Establish The Baseline Budget )
Ejercicio: Establecer el Presupuesto Línea Base (Baseline Estimate) Página 146.

 Asignará la cuenta de control de cada ítem de estimación en forma manual.
 Asignará globalmente la cuenta de control a cada ítem de la estimación utilizando varios métodos.
 Creará elementos de transferencia automática de cost elements, mediante funciones especiales del sistema.
 Asignará cuentas de control mediante la vinculación con otras variables del sistema.
 Transferirá la información de la estimación de costos a cuentas de control.
 Verá el informe de estimación ordenado por WBS y listas de reportes.

4) Seleccione la pestaña Project + File (a la derecha) + Restore
5) En File Name activar el archivo …..Escritorio\PRISMG2 Training\02-Cost\PRISM G2 Cost Management Training
6) Notar que se activan automáticamente los Módulos que están creados en el archivo de restauración.
7) Accionar Restore para restaurar el proyecto señalado.
8) Surge una Nota: Restauración completa. Ver Log de Restauración? Accionar No.
Revisar las Cuentas de control:

1) Seleccionar Cost Management > Data Entry > Control Accounts. Notar que no hay registros en la base de datos.
2) Cerrar el panel de datos.
Asignar Cuentas de control por defecto, manualmente

1) Seleccionar Cost Management > Data Entry > Budget Details.
2) En el primer registro, hacer click en la lista de selección del cuadro References (pick list) Default Control Account ID,
notar que la lista está vacía, porque no hay cuentas de control, aún.
3) Digitar 1100-T2-LE en la celda Default Control account ID.
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Globalmente Asignar Cuentas de control por defecto:

1) Seleccionar Utilities > Other Utilities > Build Control Account ID’s for budget details.
2) Dejar Element ID en Default> (por defecto).
3) Click Botón . Este comando abrirá la ventana Mask. Notar que Source Field (campo origen) está situado en
Budget Detail ID. Esto significa que estaremos mapeando desde el campo Budget Detail.
4) Haga click en la celda Source Field Example Input e ingresar el código 1100-T2-000 (esto hará aparecer el código
enmascarado en la celda: Default Control Account ID Generated).
5) Click en Masking Positions (máscara) en posición 1 hasta la posición 8. Al hacer esto aparecerán (1, 2, 3…) en la
celda Mask/Constant Values.
6) Asignar valor Constant en los casilleros posición 9 y 10. Hacer click en las posiciones 9 y 10 con el valor “L” en
posición 9 y “E” en posición 10. Notar el código que se generará en la celda Group ID Generated.
7) Haga click en OK. Notar que el botón de máscara indica la máscara aplicada, que son los primeros 8 caracteres del
código Budget Details agragando el valor “LE” al final.
8) Asignar un Filter de modo que sólo afecte los Códigos Budget Detail que comienzan con el número “1”.
9) Click en Preview. Notar que el nuevo valor que será agregado al campo Default Control Account ID.
10)Click en el ícono Complete Build.
11)Cerrar el formulario Build Control Account ID’s.
12)Revisar Budget Details y notar que el campo Default Control Account ID fue llenado con datos en los primeros 4
Items de Estimación.
Globalmente Asignar Nuevas Cuentas de control por defecto:

1) Seleccionar Utilities > Other Utilities > Build Control Account ID’s for budget details.
2) Click botón Edit.
3) Click Masking Position de 1 a 8.
4) Activar Constant value par alas posiciones 9 y 10 y los valores constantes en M y C respectivamente.
5) Click OK.
6) Aplicar Filter para que sólo se afecten los Budget ID que comienzan con “2”.
7) Click en Preview. Notar los valores que se agregarán al campo Default Control Account ID.
8) Click en Complete Build para completar esta acción. Notar que también existe la opción Cancel Build.
9) Cerrar todas las ventanas.
Importación de Details-Group Assignments:

Deseamos importar la información correspondiente a Organization para cada cuenta de control. Para esto importaremos un
archivo Excel que la contiene.
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1) Seleccionar Import/Export > Import/Export.

2) Para Seleccionar la tabla a importar, dentro de las especificaciones en Cost Management > Data Entry > Budget
Details.
3) Haga click en Add.
4) Ingresar BD ORG en la celda Specification ID.
5) Ingresar la descripción Budget Details-Organization donde corresponde.
6) Click en Browse Icon File Name, ubicar el archivo “Budget Details-Group-Organization.xlsx” a ser encontrado
en la carpeta PRISMG2 Cost Management Training Files > Files entregados a usted al inicio de la capacitación. Abrir el
señalado archivo, para verificar su contenido.
7) En el sub panel Cost Management Import/Export - Fields, activar la opción Include + Budget Detail ID (activada por
defecto) y Organization ID (agregar) que se encuentra más abajo. Estos son los campos que serán importados
mediante este proceso.
8) Click en Start import. Revisar los datos a ser importados en la ventana emergente.
9) Click Complete Import. Notar que también existe la opción Cancel import, en caso de que vea que un dato ha sido mal
cargado.
Lo que hemos realizado es colocar un identificador a cada Item de nuestra estimación, en el campo Groups –
Organization. Luego, deseamos vincular nuestras cuentas de control con este código y traspasarlo a ll llave de la
cuenta de control.
Revisar Budget Details (estimación) y sus correspondientes cuentas de control asignadas por defecto:
1) Seleccionar el panel de datos Budget Details.
2) Click en Refresh data .

3) Revisar algunos de los Budget Details (Items de Estimación) donde el Budget Detail ID comience con “3”. Por ejemplo,
3100-A2-023101000300. Notar que el grupo Organization ha sido asignado en base a los registros importados desde la
tabla Excel hace unos minutos.
Asignar más cuentas por defecto en forma global:
Anteriormente asignamos la cuenta de control por defecto a los ítems de estimación que comenzaban con 1 y 2. Ahora haremos
la asignación para el resto, desde nuestro grupo Organization en Budget Details.
1) Seleccionar Utilities > Other Utilities > Build Account ID’s for Budget Details.
2) Click en Mask.
3) Hacer click Masking position 1 a 8 y presionar OK.
4) Asignar un Filtro de tal forma, que sólo afecte los Budget Details que comiencen con “3”.
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5) Click en Preview, y revisar los nuevos valores para el Campo Default Control Account. Click en Complete Build.
6) Nuevamente ir a la ventana Build Account ID’s for Budget Details, ya que queremos completar la operación Build.
7) Click en el pick list de Source Field para cambiar la fuente de datos (antes era Budget Detail ID). Seleccionar
Organization.
8) Click coonstant en el primer dígito (deseamos agregar el separador “-“) y masking positions 2 y 3, ya que queremos
copiar estos tres dígitos a continuación de los 8 que ya copiamos en el paso anterior. Dejar el filtro tal como está, es
decir para todos los Budget Detail que comienzan con 3.
9) Click en botón Append en Build Mode (modo de carga). Append agregará estos dígitos a continuación de los que ya
ingresamos en el paso anterior (por ejemplo 3100-A2).
10)Click Preview, revisar los datos asignados. Notar cómo se agrega a la cadena de caracteres existentes Un separador
“-“ más el campo Organization. Es similar al comando Concatenate de Excel.
11)Click en Complete Build.
12)Cerrar la Ventana Build Account ID’s.
13)Revisar los registros Budget Details que comienzan con el número “3”. Notar cómo se ha creado el código de cuena de
control en la celda Default Control Account ID.
Asignar Globalmente una cuenta, a nivel de detalle, que anula el código Default Control Account ID:
Deseamos ingresar la cuenta Freight para todos los cost elements que tengan.
1) Seleccionar Utilities > Other Utilities > Build Account ID’s for Budget Details.
2) Click Element ID drop-down y seleccionar el cost element Freight (FRGHT).
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3) Hacer click en 10 constantes para ingresar 3500-N4-MC en la máscara. Dejar Source Field en blanco.
4) Click Preview, y revisar los datos generados. Click Complete Buid. Todos lis ítems que contangan el cost element
Freight se copiará la cuenta 3500-N4-MC.
5) Cerrar ventana Build Account IDs.
6) Revisar sub panel Budget Details-Cost Elements. Notar que ahora todos los Budget details que tienen cost element
igual a Freight ahora tienen asignada la cuenta 3500-N4-MC.
Asignar Cost Element Transfers Globalmente:

Deseamos juntar cost elements de la estimación, para ajustarnos a la forma de controlar el costo, por ejemplo:
En este caso deseamos que los Taxes de los equipos se agreguen al costo del equipo.
1) Seleccionar Utilities > Budget > Build Element IDs.

2) Click en Cost Element ID drop down y seleccionar TAXES. Este es el Cost Element a ser transferido a una cuenta de
control en forma global.
3) Click en X-fer Cost Element ID drop down y seleccionar EQUIP. Este es el Cost Element aceptando la transferencia.
4) Asignar Filter de modo que sólo afecte Budget Details que comienzan con el número “2” (Adquisiciones).
5) Click en Preview. Revisar los datos asignados y click en complete build.
6) Click en X-fer Cost Element ID drop down y seleccionar MSMTL.
7) Asignar Filter de modo que sólo afecte Budget Details que comienzan con el número “3” (Construcción).
8) Click en Preview. Revisar los datos asignados y click en complete build.
9) Cerrar la ventana Build Element IDs.
xxxx.
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10)Revisar el sub panel Budget Details-Cost Elements para datos de Budget details que comienzan con 2. Notar cómo
los x-fer Cost Element ID’s son asignados a Budget Details.
11)Cerrar la ventana Budget Details.
Preview Budget Details y listados:

1) Seleccionar Reports > Project > Project Lists.
2) Seleccionar el listado Budget Details with no Cost.
3) Click Print Preview. Notar que aparece “No Data Selected” en señal de que no hay datos sin costos.
4) Seleccionar el listado Budget Details Cost Elements with NO Control Account y accionar Print Preview. Esto indica las
cuentas de control que que han sido asignadas a cada Budget Detail, pero además, indica que las cuenas aún no han
sido definidas.
5) Cerrar la ventana Print Preview y Project Lists.
Crear Cuentas de Control y Transferir la Información de Budget Detail:

1) Seleccionar Cost Management > Calculations > Account Totals.
2) Check en Create Missing Control Accounts (cuentas faltantes o no definidas).
3) En el grupo de Opciones a la Izquierda Budgets and EAC Calculations, seleccionar Use Budget Detail Data para
todas las opciones de los 5 presupuestos: Baseline Budget; Approved Budget; Control Budget; Financial Budget;
Estimate At Completion (EAC).
4) Click en OK.
Revisar Cuentas de Control:

1) Seleccionar Cost Management > Cost > Control Accounts. Notar que las nuevas cuentas de control son creadas en
base a la información ingresada en Budget Details. También notar que la información de los presupuestos en
transferida en base a los detalles ingresados en Budget Details.
2) Click sub panel Budget Details. Notar que TODOS los Budget Details tienen una referencia a una cuenta de control.
3) Cerrar la ventana Control Accounts.
Preview Budget Details y listados:

2) Seleccionar el listado Budget Details with No Control Account y click en Preview. Notar que no se despliegan datos
“No Data Selected”, indicando que todos los Budget Details han sido asignados cuentas de control.
3) Cerrar la ventana Preview.
Preview reports de Control Account / Estimate Report:

1) Seleccionar Reports > Project > Project reports.
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ii. Preview al reporte Cost Management > Budget > Budget Detail Control Account.
2) Cerrar ventana Preview y Project Reports.
Fin Ejercicio.
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Capítulo 10, Actuals (Gastos Reales) – PRISMG2 Cost Management
Ejercicio: Actuals Página 259.

 Revisará los costos reales históricos del proyecto.
 Ingresará manualmente los costos del período utilizando diferentes métodos.
 Ingresará Actuals como Actuals, Incurred (incurridos), Accruals (Incurridos no pagados)
 Calculará las cuentas de control para actualizar los datos del período y gastos reales a la fecha en el sistema.
 Revisará cómo se calculan Actuals, Incurred, Accruals y por qué.
 Importará los gastos reales desde una archivo y calculará los costos globalmente.
 Revisará el informe de gastos.

2) Seleccionar Botón PRISM > NEW Project > colocar nombre en Project ID = Cost10
3) En restore File Name activar el archivo E:\_PRISMG2 Training\02-Cost\PRISM G2 Cost Management Training
Notar que el proyecto restaurado contiene los datos de gastos y avance de un mes con datos ya ingresados y luego este
período se ha cerrado.
Revisar los gastos históricos para una cuenta de control:

1) Seleccionar Cost Management > Cost > Control accounts. Notar que existen gastos históricos en algunas cuentas
de control en la celda Actuals to Date de la cuenta de control.
2) Abajo, en el sub panel de la cuenta de control Click en Actuals History. Mediante los botones de navegación revisar los
datos históricos de varias cuentas de control.
Ingresar manualmente Actuals en una cuenta de control:

1) Ubicar la cuenta 1100-T2-LE.
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2) Seleccionar el Tab Period actuals en el sub panel de la cuenta.

3) Click Add record (botón verde). Notar que Data Source (origen de datos) está en “MAN” indicando que se trata de un
registro ingresado manualmente.
4) Click en Hours element drop down y seleccionar SCHRS.
5) Ingresar 240 en la celda hours.
6) Click cost element ID drop down y seleccionar SCLAB, indicando de que se trata de labor de Subcontratos.
7) Ingresar 14,000 en la celda cost.
8) Click en actual/Incurred drop down y seleccionar “I” indicando de que se trata de costo incurrido.
9) Ingresar la fecha 31/03/2011 en la celda post date. Notar que no hay datos en period actuals de esta cuenta.
10)Click add record nuevamente.
11)Click hours element drop down y seleccionar SCHRS.
12)Ingresa 160 en la celda hours.
13)Click cost element ID y selecciona SCLAB.
14)Ingresa 9,500 en la celda cost.
15)Click Actuals/incurred e ingresa A, para actual.
16)Ingresa la fecha 31/03/2011 en post date.
Calcular period actuals para una cuenta de control:

1) En el panel de datos de la cuenta de control hacer click en calculate control account totals ubicado en el panel de
navegación. Notar que al efectuar este cálculo se actualizan las celdas period actuals y actuals to date.
Ingresar manualmente Accruals (incurridos) en una cuenta de control:

1) Ubicar la segunda cuenta de control 1200-T2-LE.
2) En el sub panel period actuals, click en add record (botón verde).
3) Click en data source y elige ACC para señalar Accrual (incurrido).
4) Click en hours element ID y selecciona SCHRS.
5) Ingresa 300 en horas.
6) Click cost element ID y selecciona SCLAB.
7) Ingresa 16,000 en cost.
8) Ingresa 31/30/2011 en post date.
9) En el panel de navegación de Control account, click en Calculate Account Totals.
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Ingresa Actuals Utilizando la ventana Period Actuals:

1) Seleccionar Cost Management > Cost > Period Actuals. Notar que en este panel de datos están los tres registros que
recién ingresamos.
2) Click add record, elegir la cuenta 1300-T2-LE y 1400-T2-LE y click en OK.
3) Para la cuenta 1300-T2-LE ingresa los siguientes datos:
jj. Hours element ID – SCHRS.
kk. Hours – 250.
ll. Cost element ID – SCLAB.
mm. Cost – 13,500.
nn. Post date – 31/03/2011. (recordar su regional settings).
4) Para la cuenta 1400-T2-LE ingresa los siguientes datos:
a. Hours element ID – SCHRS.
b. Hours – 225.
c. Cost element ID – SCLAB.
d. Cost – 11,250.
e. Post date – 31/03/2011. (recordar su regional settings).
5) Notar que en ambos casos la celda Actual/Incurred está en blanco, indicando que los valores serán aplicados a ambos,
actuals e incurridos.
6) Cerrar la ventana period actuals.
Calcular Control Account Totals para incorporar gastos reales:

1) Seleccionar Cost Management > Calculations > Account Totals. Este cálculo es necesario cuando se ingresan
manualmente period actuals y no se calcula a nivel de cuenta. Esta función es utilizada para calcular cuentas a nivel
global.
2) Asegurarse que el checkbox Actual totals está activado. Click OK.
3) En el panel/ventana Control Accounts, revisar la cuenta 1300-T2-LE y 1400-T2-LE.
4) Cerrar el panel Control Accounts.
Importar Actuals desde un archivo:

1) Seleccionar Import/Export > Cost > Import Accounting Data.
2) Click Period Actuals File Name > botón Fields y revisar los campos de la plantilla. El archivo a importar deberá tener
los campos en este orden.
3) Cerrar la ventana Field Definitions.
4) Click en Period actuals File Name y buscar el archivo Period Actuals Period 2.xlxs con los gastos reales en su USB,
en la carpeta 02 Cost > PRISMG2 Cost Management Training Files > Files y seleccionar este archivo con el
comando Open.
5) Ingresar 1 en Skip Header Lines, para indicar que no importaremos el primer registro de la tabla (encabezados).
6) Desactivar Delete Existing Accounting Data, para NO borrar la información que ingresamos manualmente.
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7) Seleccionar en Option > Calculate Control Account Totals. Esto hará que se transfieran los datos importados a las
cuenta de control en la misma operación.
8) Click import.
9) Aparecerá la ventana Actual Import Preview y se verán en ROJO las cuentas de control que no existan en nuestra
base de datos.
Notar que el archivo importado tiene una cuenta de control que no existe en nuestra base de datos, Esto es para conocer la
función de verificación de datos. Puedes elegir si importar (complete import) este registro, o no (Cancel Import, cambiar el
código de la cuenta y luego importar nuevamente). Sin embargo en este ejercicio continuaremos sin cambiar el archivo de
importación.
10) Click en Complete Import.

11)Desactivar la cuenta 3200-A0-SM, en señal de que no queremos importar los datos de esta cuenta y no tampoco se
creará la cuenta. Recordar que esto generará una diferencia entre el total de contabilidad y total PRISM.
12)Click OK a las siguientes preguntas.
Revisar los datos Actuals Importados:

1) Seleccionar Cost Management > Cost > Period Actuals. Revisar los datos importados y notar la diferencia entre los
datos importados y los datos ingresados manualmente.
2) Seleccionar la cuenta 3100-A0-SM. Este es el registro que no tiene asignado una cuenta válida. Normalmente deberás
cambiar el código de cuenta antes de completar la importación, pero para este ejercicio lo borraremos.
3) Selecciona el registro colocando el mouse en él y acciona el botón ROJO (delete Record) para borrarlo.
4) Cerrar la ventana Period Actuals.
Cambio de un registro histórico:

No veremos esta función ya que no es una buena práctica. Si lo deseas, utilizar en manual en Inglés para aprender cómo
se hace.
Revisar los Reportes:

1) Seleccionar Reports > Project > Project Reports.
oo. Revisar el reporte Cost Management > Commitments and actuals > Period Actuals.
pp. Revisar el reporte Cost Management > Commitments and actuals > Actuals History #1.
qq. Revisar el reporte Cost Management > Graphs > Actual Histogram and S-curve.
2) Cerrar las ventanas Print Preview y Project Reports.
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Revisar Datos Inconsistentes de Actuals:

rr. Revisar el listado Inconsistent Time Phased Actual/ETC.
2) Cerrar las ventanas Print Preview y Project Lists.
Fin Ejercicio Actuals.
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Capítulo 11, Commitments (compromisos financieros) – PRISMG2 Cost Management
Ejercicio: Ingresar Compromisos

Lo que se ejercitará: Página 287.
 Revisará la configuración de compromisos y cómo éstos afectan a Control Accounts.
 Ingresar compromisos en forma manual.
 Calcular Commitment Totals.
 Configurar un cost element para que el sistema lo reconozca como “Commit as Paid” (sin compromiso o compromiso
automático).
 Generar un informe para reconocer “estimaciones para concluir” (ETC – Estimate to complete) negativas o que excedan la
estimación a término (EAC).
 Revisar informes de compromisos.

Revisar configuración de compromisos:

1) Seleccionar Cost Management > Tools > Settings.
2) Configurar el botón Commitments a Total Always.
3) Cerrar ventana accionado OK.
4) Seleccionar Cost Management > Cost > Control Accounts. Navegar por las cuentas y notar que en los campos
Open Commitment (por pagar) y Total Commitment existen valores.
Ingresar Compromisos manualmente:

1) Ubicar la cuenta 2100-C2-MC y click en Commitments.
2) Click en Add Record (botón verde).
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3) Click en Cost Element ID y seleccionar EQUIP.

4) Ingresar los costos 350,000 en la celda Cost.
5) Ingresar fecha 31/03/2011 en la celda Post Date (recordar su regional settings).
6) Click en el botón Calculate Account Totals en el panel de navegación. Notar que los compromisos NO aparecen en
las Control Accounts.
Definir Control Elements para incluir Compromisos:

1) Seleccionar Define > Shared > Control Elements.
2) Ubicar el elemento EQUIP y activar el check box Commitments.
3) Cerrar la ventana Control Elements.
4) Volver a la ventana Control Accounts y desplegar la cuenta 2100-C2-MC. Accionar Calculate Account Totals. Notar que
ahora aparece el compromiso ingresado.
Ingresar mas Compromisos manualmente:

1) Seleccionar Cost Management > Cost > Commitments.
2) Click Add Record (botón verde) activar las cuentas 2100-C3-MC a la 2500-C3-MC, click OK.
3) Para las cuentas seleccionadas, colocar Control Element en EQUIP y la fecha Post date en 31/03/2009 (recordar su
Regional Settings), e ingresar los siguientes compromisos:
ss. 2100-C3-MC 2,850,000
tt. 2200-M5-MC 2,000,000 > También seleccionar la opción “Pending” al final de la fila.
uu. 2300-M2-MC 250,000
vv. 2400-L1-MC 100,000
ww.2400-L2-MC 1,000,000
xx. 2400-L3-MC 850,000
yy. 2500-E7-MC 2,500,000
4) Cerrar la ventana commitments.
Notar que los compromisos pueden ser importados de forma similar a la vista en el capítulo anterior Actuals. Esta acción no es
ejecutada en este ejercicio, pero puede ser ejercitada de la misma forma que en capítulo anterior Actuals.
Calcular Compromisos globalmente:

2) Asegúrate de que este activada la opción Commitment Totals (está siempre activada por defecto).
3) En la ventana Control Accounts, revisar los compromisos asignados a las cuentas que comienzan con “2”. Notar que no
hay compromisos para la cuenta 2200-M5-MC, ya que lo habíamos ingresado como pendiente (Pending).
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Configurar un Cost Element a NO Commitment:

1) Ubicar la cuenta 2100-C2-MC.
2) Click sub panel Cost. En los Tabs de abajo.
3) Click en NO Commit check box para un cost element. Ver extremo izquierdo, utilizar scroll.
4) Click Calculate Account Totals en el panel de navegación. N otra que el valor comprometido ya no se ve en la cuenta.
5) Desactivar NO Commit, para dejarlo en la condición original.
6) Cerrar Ventana Control Accounts.
Revisar cuentas con ETC (estimate to complete) Negativo (por efecto de los compromisos):
2) Seleccionar el listado Negative Open Commitments and ETC’s.
3) Click Print Preview. Notar que existen cuentas con valores negativos, resultado de ingresar compromisos en exceso de
ETC (Estimación a Término). Corregiremos esto más adelante.
4) Cerrar las ventanas Print Preview y Project Lists.
Revisar Reportes de Commitment:

zz. Revisar el reporte Cost Management > Commitments and Actuals > Commitments.
aaa. Revisar el reporte Cost Management > Commitments and Actuals > Open Commitments.
bbb. Revisar el reporte Cost Management > Graphs > Actual Histogram and S-curve.
2) Cerrar las ventanas Print Preview y Project Reports.
Fin Ejercicio Commitments.
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Capítulo 12, Administración de Cambios (Change Management Parte 1) – PRISMG2 Cost Management
Ejercicio: Administración de Cambios - Parte 1

En este ejercicio, Ud ejercitará:
 Agregar nuevos Change Status (estatus del cambio).
 Transferir un Plantilla Change Events template.
 Revisar la lista de Change Varieties (variedades) predefinidas.
 Crear una desviación / tendencia de costos (Trend).
 Crear un Cambio de Alcance.
 Calcular las cuentas de control para incluir otros valores de cambio (horas, cantidad, descripción, fecha).
 Ver informes de Cambios (Trend log, etc.)

5) Seleccionar Botón PRISM > Restore. Seleccionar la pestaña Enterprise y Ubicar el archivo ENTERPRISE.PG2Z en la
ruta E:\_PRISMG2 Training\02-Cost\PRISM G2 Cost Management Training Files\Chapter 04 Archives\
Revisar Change Status:

1) Seleccionar Define > Shared > Change Status. Notar que todos los Change Status no son editables, esto significa
que éstos fueron definidos a nivel de Enterprise. Para este ejercicio, no son necesarios nuevos elementos.
2) Cerrar la ventana Change Status.
Revisar Change Status:

1) Seleccionar Enterprise > Cost > Change Events. Revisar la lista de eventos, son seis.
2) Cerrar la ventana Enterprise Change Events.
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Copiar Plantillas desde Enterprise a Plantillas Change Events (proyecto):

1) Seleccionar Define > Cost > Change Events.
2) Click en el ícono Copy Enterprise Template y click en yes, para aceptar la copia.
Revisar las Plantillas Change Events copiadas:

1) Para los ítems 05, 15, 20 y 30 ingresar Jim Jones en la celda Responsible Person.
2) Para ítems 10 y 25 ingresar Beth Smith en la celda Responsible Person.
3) Cerrar al ventana Change Events Template.
Revisar las Change Varieties (Variedades):

1) Seleccionar Enterprise > Shared > Change Varieties. Revisar la lista de variedades disponibles.
2) Cerrar la ventana Change Varieties.
Crear una Desviación / tendencia (Trend):

1) Seleccionar Cost Management > Change Management > Trends.
2) Click en add record.
3) Ingresar TR-01 en la celda Trend ID.
4) Ingresar Increase in Copper Prices en la descripción.
5) Ingresar procurement en la celda Change Source.
6) Ingresar R. Rogers en la celda requester.
7) Ingresar 10/03/2011 en request date (recordar su regional settings).
Ingresar detalles de la Desviación (Trend-Account Breakdown):

1) Click en al subpanel Control account Breakdown.
2) Click en add record (botón verde) seleccionar Cuentas: 2400-L1-MC y 2400-L3-MC, y click en OK.
3) Para cada cuenta, cick en cost element y seleccionar PIMTL en cada una.
4) Para la cuenta 2400-L1-MC, ingresar 50,000 en la celda change cost.
5) Para la cuenta 2400-L3-MC, ingresar 25,000 en la celda change cost.
6) Cerrar la ventana Trends.
Revisar Desviaciones / Tendencias asignadas a las cuentas de control:

1) Seleccionar Cost Management > Cost > Control Accounts.
2) Ubicar la cuenta 2400-L1-MC.
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3) Click en el sub panel changes. Notar que la desviación / tendencia recién ingresada aparece en pantalla.
Ingresar Budget/EAC Changes:

1) Seleccionar Cost Management > Change Management > Budget / EAC Changes.
2) Click add record (botón verde).
3) Ingresar SC-001 en la celda Change ID.
4) Ingresar “Increase Piping Cost” en descripción.
5) Colocar Change Variety ID en Scope.
6) Ingresar Procurement en Change Source.
7) Colocar Status ID en PENDING.
8) Ingresar 25/03/2011 en Status Date. (recordar su regional settings).
9) Ingresar R. Rogers en la celda requester.
10)Ingresar 10/03/2011 en Status Request Date. (recordar su regional settings).
11)Cerrar la ventana Budget/EAC Change.
Asignar Cuentas de desviación / Tendencia al Cambio Budget/EAC:

1) Seleccionar Cost Management > Change Management > Trends.
2) Click en la pestaña del sub panel Control Accounts Breakdown.
3) Para las dos Trend-Accounts (cuentas de desviación), click Change ID del drop down y selecciona SC-001.
4) Cerrar el panel Trends.
5) Seleccionar Cost Management > Change Management > Budget / EAC Changes. Notar que los datos ingresados
son mostrados en el sub panel Control Accounts Breakdown.
Copiar y Modificar Change Events (Eventos de cambio):

1) Click en el sub panel Events.
2) Click en el ícono Copy Template y accionar ok.
3) Para el ítem 15, ingresar la fecha plan 30/03/2011. (recordar su regional settings).
4) Para el ítem 30, ingresar la fecha plan 15/04/2011. (recordar su regional settings).
Ingresar otro Budget/EAC Change:

1) En el panel Budget / EAC Changes, Click add record (botón verde).
3) Ingresar “Contingency Draw-down” (desviación financiada con contingencia) en descripción.
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4) Colocar Change Variety ID en CONTING (Desviación financiada con contingencia).

5) Ingresar Project Manager en Change Source.
6) Colocar Status ID en APPROVED (cambio de alcance).
7) Ingresar 20/03/2011 en Status Date. (recordar su regional settings).
8) Ingresar t. Martin en la celda requester.
9) Ingresar 20/03/2011 en Status Request Date. (recordar su regional settings).
10)Click en sub panel Control Accounts Breakdown.
11)Click add record, asignar cuentas 2100-C2-MC, 2500-C3-MC y 3500-E7-MC, y click en OK.
12)Para cada una de las cuentas, asignar el cost element ID y el valor del change cost (coto del cambio):
ccc. 2100-C3-MC – EQUIP / 100,000
ddd. 2500-E7-MC – EQUIP / 15,000
eee. 3500-Z1-MC – EQUIP / - 115,000 (signo negativo)
Notar que la última cuenta es la cuenta de contingencia. Su valor es negativo, porque es la cuenta que financia el cambio. El
total removido de esta cuenta es asignado a las otras cuentas. El cambo neto es cero.
13)En el panel Budget / EAC Changes, activar el casillero Final Status ID. Notar que casi todos los campos están
desactivados, de modo que no se puedan modificar. Esto es debido al Final Status que acabamos de dar al elemento.
Calcular las cuentas con Change Management Data:

2) En el grupo Budgets and EAC Calculations, colocar en Approved Budget, Control Budget y Estimate at Completion
el drop down Use Change Management Data.
3) Click OK.
Revisar Cuentas de control:

2) Ubicar la cuenta 2400-L1-MC. Notar que no hay diferencia entre Baseline Budget, Approved Budget y Estimate at
Completion (Estimación a Término).
3) Click en la pestaña sub panel Changes. Notar que está el elemento SC-001 y su status es Pending, y ésta es la razón
por la cual los tres presupuestos son iguales y no son afectados por este cambio.
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Modificar Change Status:

2) Ubicar el cambio SC-001.
3) Colocar status ID en NTP (Notice to proceed). Esto significa que el cambio afectará la Estimación a Término EAC.
4) Cerrar la ventana Budget / EAC Changes.
Recalcular las cuentas con Change Management Data y Revisarlas:

3) Click OK.
5) Click en el sub panel Changes.
6) En el panel Control Accounts, ubicar la cuenta 2400-L1-MC. Notar que el presupuesto Estimate at Completion (EAC) es
distinto al Baseline Budget y al Approved Budget. También notar que el status del cambio es NTP (Desviación).
7) Ubicar la cuenta 2500-E7-MC. Notar que el Approved Budget y EAC son distintos al Baseline Budget. También notar
que el Change Status es Approved (Cambio de alcance).
8) Cerrar ventana Control Accounts.
Revisar Reportes de Change Management:

2) Revisar el reporte Cost Management > Change Management > Budget and EAC Change Breakdown.
3) Revisar el reporte Cost Management > Change Management > Budget and EAC Changes.
4) Revisar el reporte Cost Management > Change Management > Budget and EAC Change Summary.
5) Revisar el reporte Cost Management > Change Management > Trends Breakdown.
6) Revisar el reporte Cost Management > Change Management > Trends.
7) Revisar el reporte Cost Management > Change Management > Trend Summary.
8) Cerrar la ventana Print Preview y la ventana de reportes.
Fin ejercicio Change Management Parte 1.
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Ejercicio: Administración de Cambios - Parte 2

En este ejercicio, Ud ejercitará:
 Crear un ítem de riesgo e identificar la mitigación.
 Agregar un cambio (Risk change).
 Calcular las cuentas de control para incluir estos cambios.
 Revisar e interpretar los informes de riesgo.
 Vincular documentos a cambios.
 Revisar las funciones de Change Management Avanzado.

5) Seleccionar Botón PRISM > Restore. Seleccionar la pestaña Administration y Ubicar el archivo
ADMINISTRATION.PG2Z en la ruta E:\_PRISMG2 Training\02-Cost\PRISM G2 Cost Management Training
Files\Chapter 04 Archives\
Crear un Item de Riesgo:

1) Seleccionar Cost Management > Change Management > Risk.
3) Ingresar R-01 en Risk ID.
4) Ingresar HVAC Equipment delivery Delay en descripción.
5) Ingresar L. Adams en el la celda Identifier.
6) Ingresar 24/03/2011 en Identification Date.
7) Ingresar 25 en Probability Percent (porcentaje de probabilidad).
8) Ingresar 200 en Total Risk hours.
9) Ingresar 50 en Total Mitigation Hours.
10)Ingresar 50,000 en Total Risk Cost.
11)Ingresar 15,000 en Total Mitigation Cost.
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Crear Items de Riesgo:

1) Click en el sub panel Budget / EAC Changes Breakdown.
3) Ingresar 01 en la celda Item.
4) Ingresar Procurement Support en Details en la celda Details.
6) Click en el drop down Hours Element ID y seleccionar FOHRS.
7) Ingresar 40 en Mitigation Hours.
8) Click en cost element drop down y seleccionar FOLAB.
9) Ingresar 2,500 en la celda Mitigation Cost.
10)Click en el drop down del Control Account ID y selecciona 3500-T3-MC.
11)Click add record.
12)Click en la celda ítem e Ingresa 02.
13)Ingresar Expediting Costs en Details.
14)Ingresa SC-003 en la celda Change ID.
15)Click en drop down Cost Element ID y selecciona EQUIP.
16)Ingresa 35,000 en la celda risk cost.
17)Ingresa 10,000 en la celda Mitigation cost.
18)Click en Control Account ID drop down y selecciona 2200-M5-MC.
19)Cerrar la ventana risks.
Copiar Items de Riesgo a un cambio:

1) Seleccionar Utilities > Cost > Copy Risk to Changes.
2) Activar la celda Create missing Budget / EAC Changes. Esto agregará el Budget / EAC Change SC-003.
3) Click OK.
Revisar el nuevo cambio generado:

2) Ubicar el cambio SC-003. Notar que el Risk Change está activado.
3) Ingresar HVAC Equipment Expediting en la celda descripción.
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4) Click en drop down Status ID y seleccionar Approved.

5) Click en el sub panel Control Accounts Breakdown. Notar que los datos Control Hours y Cost se despliegan.
6) Cerrar la ventana.
Calcular Control Account Totals Con datos de Change Management:

1) Seleccionar Cost Management > Caculations > Account Totals.
3) Click en OK.
Asignar Actividades a Budget / EAC Change:

2) Ubicar el cambio SC-003.
3) Click en el sub panel Activities.
4) Click en Add Records y seleccionar actividades 10790 y 10800 y click en OK. Asumamos que estas actividades se
han ajustado en el cronograma para corresponder al cambio en las fechas.
5) Cerrar el panel de datos.
Copiar Fechas de Actividades a Budget / EAC Change:

1) Seleccionar Utilities > Shared > Copy Schedule Dates.
2) En el grupo Select Dates, dejar Copy From activado en Schedule Activities, pero click Copy to drop down y
seleccionar Budget / EAC Changes.
3) El el grupo opciones de copiado (copy Options), activar las tres opciones de copiado, Approved Dates, Control Dates y
Current dates. De esta forma se copiarán las fechas a estas tres opciones.
4) Click en OK.
5) Cerrar la ventana Copy Schedule dates.
32

Importar Estimación de Costos en PRISM G2

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1

Capítulo 5, El Ciclo de Vida del Proyecto (PRISMG2 Project Life Cycle)

Ejercicio: PPM El Ciclo de Vida de un Proyecto (Pagina 103)

En este ejercicio, Ud:

Abrir PRISM y Restaurar un proyecto existente (Capítulo 05):

Revisar la pestaña Project + Data Entry + Settings (Configuraciones)

Revisar la pestaña Cost Management + Data Entry + Settings

3) Actuals History = Detail

Ingresar en la pestaña Cost Management + Data Entry + Definitions

Revisar la estructura de grupos Project + Data Entry + Groups

Revisar la estructura de codificación de las cuentas de control:

Revisar e Ingresar “Cost Elements”

Revisar e Ingresar “Currencies”

Capítulo 6, Importación de Una Estimación de Costos (Import The Budget Details)

Ejercicio: Importación de la Estimación de Costos.

Abrir PRISM y Restaurar un proyecto existente:

Capítulo 6, Importación de Una Estimación de Costos (Import The Budget Details)

Vincular Enterprise Elements (Empresa) con Control Elements (Proyecto):

Asignar Rate Element ID a Control Elements (Proyecto):

2) Cerrar ventana Control Elements.

Revisar el archivo de Importación de una estimación (Budget Detail File):

Crear un archivo de Importación “Template” o Plantilla:

Importar el archivo de la estimación detallada:

cualquier registro (fila) en la tabla de importación.

Revisión de los datos importados:

Revisar el informe Baseline Details:

Calcular Budget details:

Modificación de Cantidades y Precios Unitarios:

Ingreso Manual de detalles de la estimación de costos:

Revisión de Informes de Presupuesto:

hh. Vista Previa del report Budget Detail Quantities.

2) Cerrar la ventana Print Preview.

Capítulo 7, Establecer el Presupuesto Línea Base (Establish The Baseline Budget )

Ejercicio: Establecer el Presupuesto Línea Base (Baseline Estimate) Página 146.

Abrir PRISM y Restaurar un proyecto existente (Capítulo 07):

Revisar las Cuentas de control:

Asignar Cuentas de control por defecto, manualmente

Capítulo 7, Establecer el Presupuesto Línea Base (Establish The Baseline Budget )

Globalmente Asignar Cuentas de control por defecto:

Globalmente Asignar Nuevas Cuentas de control por defecto:

Importación de Details-Group Assignments:

Capítulo 7, Establecer el Presupuesto Línea Base (Establish The Baseline Budget )

1) Seleccionar Import/Export > Import/Export.

2) Click en Refresh data .

Asignar más cuentas por defecto en forma global:

Capítulo 7, Establecer el Presupuesto Línea Base (Establish The Baseline Budget )

Asignar Cost Element Transfers Globalmente:

1) Seleccionar Utilities > Budget > Build Element IDs.

Capítulo 7, Establecer el Presupuesto Línea Base (Establish The Baseline Budget )

Preview Budget Details y listados:

Crear Cuentas de Control y Transferir la Información de Budget Detail:

Revisar Cuentas de Control:

Preview Budget Details y listados:

Preview reports de Control Account / Estimate Report:

Capítulo 10, Actuals (Gastos Reales) – PRISMG2 Cost Management

Ejercicio: Actuals Página 259.

Abrir PRISM y Restaurar un proyecto existente (Capítulo 10):

Revisar los gastos históricos para una cuenta de control:

Ingresar manualmente Actuals en una cuenta de control:

Capítulo 10, Actuals (Gastos Reales) – PRISMG2 Cost Management

2) Seleccionar el Tab Period actuals en el sub panel de la cuenta.

Calcular period actuals para una cuenta de control:

Ingresar manualmente Accruals (incurridos) en una cuenta de control: