PROCESO F1.P1.

MI
MEJORA E INNOVACIÓN Versión 10
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FORMATO 21/07/2021
SOLICITUD DE ELABORACIÓN, MODIFICACIÓN Clasificación de la Información
O ELIMINACIÓN DE DOCUMENTOS PÚBLICA

Instrucciones para el diligenciamiento de la Solicitud de

Elaboración, Modificación o Eliminación de Documentos
1. Solicitud de: Seleccione de la lista desplegable dependiendo el caso que se requiere: elaboración de un documento (nuevo), modificación de
un documento ya existente o la eliminación de un documento ya existente.
2. Publicar en: Marque con una (x) el espacio en el cual debe publicarse el documento. Sólo una opción.
- Portal Web ICBF: Documentos que relacionan información de consulta pública.
- Intranet: Documentos cuyo acceso y consulta es únicamente para los colaboradores del ICBF.
3. Proceso: Seleccionar de la lista desplegable el nombre del proceso al que esta asociado el documento.

4. Dependencia: Registrar la dependencia desde la cual se solicita la elaboración, modificación o eliminación del documento.

5. Relación de Documentos (Nombre, Código y Versión del Documento):

- Elaboración: Registre únicamente el nombre del documento.
- Modificación o eliminación: Registre el nombre, código y versión vigente del documento o los documentos que desea modificar o eliminar.

6. Justificación: Describa brevemente las razones por las cuales se esta solicitando la elaboración, eliminación o modificación del documento.

7. Observaciones de la Subdirección de Mejoramiento Organizacional: Espacio para que la Subdirección de Mejoramiento Organizacional
registre las observaciones, recomendaciones o trazabilidad del análisis que realiza a la solicitud. Visto bueno profesional enlace Subdirección de
Mejoramiento Organizacional.
8. Aprobación del Documento - Aprobación por parte del Líder o Responsable del Proceso:

- Registre el nombre y la firma digitalizada del líder o responsable de proceso que aprueba la solicitud de modificación, elaboración o eliminación
del documento.
- Firma digitalizada del Subdirector de mejoramiento Organizacional quien apurba la solicitud.
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O ELIMINACIÓN DE DOCUMENTOS PÚBLICA

Web Intranet
1. SOLICITUD DE: ELABORACIÓN 2. PUBLICAR EN
(Marque con una x)

3. PROCESO: COORDINACIÓN Y ARTICULACIÓN DEL SNBF Y AGENTES

4. DEPENDENCIA:

5. RELACIÓN DE DOCUMENTOS (Nombre, código y versión del documento)

Pueden ser varios documentos asociados a un mismo proceso.

6. JUSTIFICACIÓN (Formatos: Se debe relacionar los cambios realizados)

7. OBSERVACIONES DE LA SUBDIRECCION DE MEJORAMIENTO ORGANIZACIONAL:

Nombre Profesional
SMO

8. APROBACIÓN DEL DOCUMENTO

Nombre y Firma Líder o Responsable del Proceso

Firma Subdirector de Mejoramiento Organizacional

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O ELIMINACIÓN DE DOCUMENTOS PÚBLICA

ANEXO 1. LISTA DE CHEQUEO DE VERIFICACIÓN DOCUMENTAL

Objetivo: El presente instrumento permite facilitar la gestión del Promotor Épico y del Enlace SMO referente a las actividades de revisión
(No. 6 y No. 7) estipuladas en el Procedimiento de Elaboración y Control de Documentos.

El Epico del Proceso y Enlace SMO debe verificar lo siguiente antes de solicitar y aprobar la publicación de un nuevo documento o
su modificación:

Estructura SI/NO Observaciones

¿El documento cumple con la estructura estipulada para su elaboración?
¿El documento relaciona disposiciones claras y comprensibles para todas las personas para
quienes esté previsto su uso?
¿El documento está redactado de manera impersonal (tercera persona)?
¿El documento está clasificado y rotulado de acuerdo con la “Guía para la Rotulación de la
Información"?
¿El documento cumple con el tipo y tamaño de fuente estipulado por el P1.MI Procedimiento de
Elaboración y Control de Documentos?

Para los casos de modificación, indique si ¿Los cambios realizados en el documento se

relacionan en el apartado de control de cambios, dispuesto al final del documento y si conserva
el historial de los cambios relacionados a través de las versiones?

Codificación SI/NO Observaciones

¿El documento se encuentra codificado según la estructura de codificación para los
documentos SIGE y procesos del ICBF?

El Epico del Proceso y Enlace SMO debe verificar lo siguiente posterior a la publicación del documento:

Encabezado SI/NO Observaciones

¿La fecha citada en el encabezado corresponde a la fecha de publicación del documento y
coincide con la registrada en el listado maestro de documentos?

¿El código y versión citada en el encabezado es acorde con la esencia del documento y al
consecutivo de la versión del documento?